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Planejamento e Análise Financeira (FP&A):Práticas,

Funções, Responsabilidades, e funções

O que é Planejamento e Análise Financeira (FP&A)?

Profissionais de planejamento e análise financeira (FP&A) são os donos do planejamento financeiro, processo de orçamento e previsão em uma empresa para informar as principais decisões tomadas pela equipe executiva e conselho de administração. Esses funcionários coletam, preparar e analisar dados financeiros de toda a organização para criar relatórios que fornecem respostas baseadas em dados para perguntas de negócios. A função FP&A está cada vez mais voltada para o futuro. É usar as melhores práticas para se concentrar não apenas no que aconteceu ou o que está acontecendo, mas no por que está acontecendo e o que é provável que aconteça no futuro.

Um diretor ou analista de FP&A deve ser um parceiro de negócios para toda a organização, trabalhando em estreita colaboração com várias unidades de negócios, e um consultor estratégico para o CFO ou controlador. Esses profissionais ajudam os líderes do departamento financeiro a manter e mitigar custos adicionais, identificando oportunidades de eficiência, poupança e investimento.

O papel da FP&A evoluiu nos últimos anos. No passado, Os analistas de FP&A se concentraram em registrar e relatar resultados financeiros e aproveitar dados financeiros históricos para extrapolar vendas e lucros futuros. Mas a enxurrada de dados disponíveis hoje e a tecnologia que ajuda os analistas a usá-los capacitaram a FP&A a passar de um trabalho mais reativo para fornecer previsões e análises perspicazes que influenciam diretamente a direção dos negócios.

FP&A é diferente de contabilidade porque se concentra em dados prospectivos e tenta antecipar resultados futuros, enquanto a contabilidade analisa as informações passadas e históricas para determinar o estado financeiro atual de uma empresa.

Habilidades FP&A

Um analista ou diretor de FP&A precisa ser excelente em matemática e ter apetite para calcular números. Portanto, não é surpresa que muitas pessoas nesta função sejam ex-contadores. Mas os profissionais dessa área também precisam se sentir à vontade para mergulhar em conjuntos de dados complexos e variados de vendas, marketing, recursos humanos e operações.

As planilhas são uma ferramenta essencial para analisar esses dados, portanto, os funcionários da FP&A precisam ser qualificados com o Microsoft Excel ou uma ferramenta semelhante. Eles precisam conhecer as fórmulas e processos que lhes permitirão agregar e manipular dados brutos para produzir relatórios importantes. Eles devem saber o básico dos sistemas ERP, compreender como este software pode automatizar relatórios e auxiliar em análises e relatórios mais complexos.

Uma vez que os membros da equipe FP&A precisam se comunicar e colaborar com colegas de toda a organização, eles devem ter fortes habilidades de parceria de negócios. Habilidades de parceria de negócios incluem a capacidade de trabalhar bem com outras pessoas e entender suas prioridades e objetivos de negócios, construir um conhecimento profundo da empresa e seus processos, e transformar grande quantidade de informações em relatórios de fácil compreensão. Finalmente, FP&A exige habilidades exemplares de resolução de problemas, pois esses funcionários devem superar os desafios inerentes à consolidação e reconciliação dos dados financeiros.

Responsabilidades FP&A

  • P&L: A equipe FP&A é responsável por reunir declarações de lucros e perdas (P&L), relatórios do conselho e relatórios de gestão, como relatórios de variação, que rastreiam o orçamento em relação ao gasto real por departamento, e demonstrações de fluxo de caixa. A finalização dessas declarações requer a coleta de dados de diferentes departamentos (portanto, as habilidades de parceria de negócios) e a verificação e consolidação dessas informações. A equipe de FP&A usa isso para calcular os principais indicadores financeiros que aparecerão nessas demonstrações - como o índice dívida / patrimônio líquido e o índice atual.
  • Margens de lucro: Os profissionais de FP&A costumam vasculhar as demonstrações financeiras para entender quais linhas de produtos ou serviços têm a maior margem de lucro ou contribuem mais para o lucro líquido. De forma similar, eles podem decompor o custo e a receita ou lucro gerado por cada departamento da empresa. Outro dever comum dos membros da equipe FP&A é avaliar os investimentos de uma empresa com seu capital de giro e encontrar novas oportunidades de investimento.
  • Orçamentação: As responsabilidades mais prospectivas do FP&A incluem o planejamento do orçamento e a previsão do desempenho financeiro futuro da empresa. O orçamento requer a análise de relatórios financeiros para determinar como alocar dinheiro. A previsão requer a criação de modelos financeiros que levem em consideração as tendências dentro dos negócios e na indústria e economia mais amplas que podem afetar a receita e o lucro. Uma empresa menor pode prever 4-8 meses antes, enquanto uma empresa maior pode olhar de 1 a 3 anos para o futuro. O planejamento e a previsão não são apenas um evento anual ou trimestral - mais empresas mudaram para o planejamento contínuo e as previsões contínuas, avaliando regularmente os números mais recentes para fazer ajustes.
  • Planejamento de cenário: Um tipo de modelagem financeira é o planejamento de cenário, um processo em que os funcionários da FP&A mapeiam o melhor caso, cenários esperados e de pior caso, conectando diferentes números para vendas e volume de pedidos para ver como isso afetaria a posição financeira da empresa. Com base nesses resultados, a equipe pode identificar as etapas que tomaria em resposta a diferentes resultados, preparar melhor um negócio para o futuro - equipes de FP&A "extremamente ou muito eficazes" eram mais propensas a ter capacidades preditivas, de acordo com levantamento da AFP / APQC. Essas projeções também podem ajudar a planejar despesas de capital e outros investimentos.
  • Relatórios ad-hoc: Esses relatórios sob demanda, normalmente solicitado pelo CFO ou controlador, frequentemente fornecem uma visão mais detalhada de um determinado KPI ou departamento de negócios. Um analista ou diretor pode precisar obter números de vários relatórios mais amplos para descobrir as informações específicas que o executivo deseja. Este relatório e modelagem, especialmente se for feito com frequência, fornece à equipe de FP&A as informações necessárias para fornecer em tempo hábil, recomendações precisas e acionáveis ​​para a alta administração.

Construindo uma equipe eficaz de FP&A

Cada empresa tem um contador, mas muitos não têm alguém dedicado a FP&A. A estrutura da equipe de FP&A varia muito - em uma pequena empresa, esta função pode ser apenas um aspecto do trabalho de uma pessoa, como o controlador, enquanto uma organização maior pode ter dezenas de funcionários de FP&A.

FP&A é normalmente uma função à qual uma organização adiciona pessoal à medida que se torna mais complexa com vários locais, subsidiárias, departamentos ou operações internacionais. Isso explica por que algumas empresas estão apenas começando a acumular recursos de FP&A e número de funcionários, enquanto outros têm equipes de alto desempenho que fornecem relatórios estratégicos regularmente para o alto escalão.

Uma empresa que deseja adicionar essa função pode transferir um líder de contabilidade existente, ávido por um novo desafio, para FP&A. A compreensão dessa pessoa dos aspectos únicos do negócio e do conhecimento histórico deve dar a ela uma vantagem inicial em sua nova função. Se uma empresa adota essa abordagem, deve-se considerar fortemente pagar para que essa pessoa se torne um Profissional Certificado de Planejamento e Análise Financeira Corporativa por meio da Association for Financial Professionals (AFP). A maioria dos líderes de FP&A tem essa certificação, e se uma contratação externa fizer mais sentido, procure alguém que tenha essa credencial.

Uma estrutura típica de equipe de FP&A em uma empresa com um ou dois funcionários de FP&A faz com que eles se reportem ao CFO. À medida que uma organização constrói sua equipe, pode adicionar um diretor de FP&A que se reporta ao CFO e vários analistas de FP&A que se reportam ao diretor.

Três funções das equipes de FP&A

Embora os cargos e funções dos membros da equipe FP&A variem de acordo com a empresa, aqui estão os títulos comuns e suas respectivas responsabilidades:

Analista Financeiro Corporativo

  • Analise dados financeiros e use modelos financeiros para previsões.
  • Rastreie a receita e a margem bruta por unidade de negócios e as despesas por centro de custo.
  • Prepare relatórios sobre o desempenho financeiro adequados às necessidades da liderança.
  • Avalie o desempenho financeiro comparando e analisando os resultados reais com planos e previsões.
  • Estude e analise tendências e previsões para informar as ações recomendadas.
  • Estabeleça políticas e procedimentos que orientem as análises de custos.

Gerente de FP&A

  • Trabalhe em estreita colaboração com a equipe de liderança para formular planos financeiros e estratégicos de curto a longo prazo.
  • Analise os resultados financeiros e operacionais para entender melhor a saúde financeira geral da empresa.
  • Avalie orçamentos anteriores e colabore com os líderes das unidades de negócios para construir seus orçamentos e previsões anuais.
  • Produzir modelos para projetar o crescimento de longo prazo, levando em consideração os fatores que afetarão o desempenho.
  • Fornece análises detalhadas e comentários sobre o desempenho de um produto ou departamento.
  • Comunicar os resultados e recomendações à alta administração que levarão à geração de receita, redução de custos e operações mais eficientes.

Diretor de FP&A / Vice-presidente de FP&A

  • Possuir o processo de preparação de demonstrações financeiras e modelos financeiros, incluindo planejamento de cenário.
  • Definir processos para mensais, orçamento financeiro trimestral e anual, previsão e planejamento de longo prazo.
  • Promova e melhore os relatórios de gerenciamento existentes para serem mais precisos e oportunos.
  • Analise os resultados financeiros para determinar as principais conclusões e recomendações para a alta administração.
  • Liderar modelagem financeira ad hoc e relatórios para projetos especiais.
  • Faça parceria com a TI e a organização mais ampla para melhorar a previsão por meio da automação e otimização do sistema.

Principais funções FP&A

Planejamento de curto e longo prazo Orçamento e planejamento Relatório de Gestão Previsão Relatórios e análises ad-hoc Reúna e compile dados para declarações de P&L. Crie um orçamento fixo para um período específico (normalmente um ano). Reunir mensalmente, relatórios trimestrais e anuais sobre o orçamento em relação ao real e fluxo de caixa. Use dados históricos para prever o desempenho financeiro nos próximos 4 a 12 trimestres. Reúna dados rapidamente para análises e relatórios ad-hoc ao longo do ano. Consolide planos de vários departamentos e comunique o plano finalizado. Monitore a execução mensal do plano, incluindo receitas e despesas, fluxo de caixa esperado e redução da dívida. Agregue e analise dados financeiros e operacionais para obter insights que direcionam a tomada de decisões. Faça uma nova previsão dos próximos 12 meses no final de cada trimestre para uma previsão contínua. Faça recomendações à gerência com base nas descobertas. Realize o planejamento do cenário com base em diferentes suposições. Ajuste o plano com base no desempenho real e outros desenvolvimentos. Apresentar relatórios para executivos e / ou Conselho de Administração.

Quais ferramentas o FP&A precisa?

O principal desafio que as equipes de FP&A enfrentam é a coleta de dados. As equipes de FP&A gastam 75% de seu tempo coletando e processando dados, de acordo com a pesquisa AFP, em parte porque muitos não têm acesso aos sistemas de origem. Eles ainda estão se afogando em um tsunami de planilhas do Excel, que são propensos a erros, frequentemente lento para processar dados e limitar a colaboração. Adicionalmente, muitos executivos seniores que deveriam extrair posições estratégicas de insights de FP&A não confiam nos dados ou análises o suficiente para permitir que orientem sua tomada de decisão.

Equipes de FP&A que contam com planilhas para gerenciar o planejamento, orçamento e previsão lutam para acompanhar sua lista crescente de responsabilidades. Uma solução de planejamento e orçamento que extrai dados em tempo real do ERP e mantém todas essas informações em um, lugar acessível torna o trabalho dos profissionais de FP&A mais fácil e, ao mesmo tempo, aumenta seu valor.

Quanto menos tempo a FP&A gasta procurando e agregando dados ou enviando e-mails, mais tempo ele pode gastar analisando e criando relatórios. Não é nenhuma surpresa que a pesquisa AFP indicou que as organizações de FP&A “muito ou extremamente eficazes” eram “significativamente mais propensas” a ter relatórios automatizados e ferramentas de visualização de dados. Isso resulta em ciclos de planejamento mais rápidos, modelagem mais sofisticada, previsões mais precisas e melhor planejamento preditivo que leva ao sucesso duradouro.

O NetSuite Planning and Budgeting está integrado ao NetSuite ERP, então ele puxa automaticamente de forma precisa, informações atualizadas e elimina a dependência da equipe de FP&A de planilhas. Uma vez que todos esses dados estão em um só lugar e visíveis para todos que precisam deles, não há nenhuma preocupação em olhar para dados ou relatórios desatualizados. Essa acessibilidade aumenta a colaboração e a responsabilidade, tornando mais fácil obter informações significativas e facilitando o planejamento de toda a empresa e departamentos.

Os recursos da solução NetSuite Planning and Budgeting incluem modelagem de receitas e despesas, fluxos de trabalho de aprovação e relatórios de gerenciamento. A solução oferece planejamento preditivo poderoso que usa dados históricos e modelos estatísticos específicos da indústria para prever resultados futuros, melhorando a precisão das previsões. Em última análise, O NetSuite Planning and Budgeting permite que os membros da equipe de FP&A se tornem os valiosos parceiros de negócios que deveriam ser.

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