36 categorias de despesas comerciais para pequenas empresas e startups

A atenção às deduções de despesas pode não desempenhar um papel proeminente no processo de planejamento financeiro para pequenas empresas e startups - e isso pode estar custando caro para elas. Certo, você está focado no atendimento ao cliente e na melhoria de seus produtos e serviços. Mas alguns movimentos fáceis podem diminuir significativamente sua conta de impostos.

Por exemplo, digamos que você esteja investindo 250 milhas por semana em seu veículo particular para levar produtos aos clientes. Pode parecer demorado manter um registro separando o uso comercial e pessoal, mas você está perdendo cerca de $ 600 em deduções. Ou talvez você tenha fechado seu escritório e começado a administrar sua empresa a partir de um quarto vago. Desde que o espaço seja usado exclusivamente para negócios, você pode deduzir $ 5 para cada pé quadrado, até $ 1, 500

Despesas comerciais são os custos de funcionamento de uma empresa e geração de vendas. Dado esse amplo mandato, o IRS não fornece uma lista principal de deduções permitidas para pequenas empresas e startups. Contanto que uma despesa seja "normal e necessária" para administrar um negócio em seu setor, é dedutível. Isso faz com que valha a pena organizar seus gastos para que sua empresa leve todas as baixas legítimas, cria um plano financeiro eficaz, paga a quantia adequada em impostos trimestrais - e não precisa se preocupar com uma auditoria.

O que é uma despesa de negócios dedutível de impostos?

As despesas que podem ser baixadas variam de acordo com a natureza do seu negócio. Comece analisando a Publicação 535 do Internal Revenue Service, que discute a dedutibilidade das despesas comerciais comuns e regras gerais para a apresentação de seus impostos.

Essas despesas “ordinárias e necessárias” devem ser incorridas em uma organização motivada pelo lucro. Mesmo que sua pequena empresa enfrente problemas financeiros e não gere lucro, a intenção precisa estar lá. De outra forma, o IRS pode determinar que seu negócio é um hobby e não permitir despesas.

O IRS também sugere distinguir despesas comerciais usuais de categorias que se enquadram no custo dos produtos vendidos (COGs) e despesas de capital para garantir a precisão, uma vez que algumas despesas comerciais não podem ser deduzidas no ano em que são incorridas.

O que são categorias de despesas comerciais?

Ao desenvolver categorias de despesas adequadas ao seu negócio e ao registrar e organizar as despesas conforme você avança, você achará mais fácil obter todas as deduções que merecem.

Você também evitará dores de cabeça significativas para o seu contador ou preparador de impostos. Falando de, vale a pena passar um tempo com um consultor financeiro para entender os tipos de despesas que você pode e não pode incluir em uma categoria específica.

Abaixo está um exemplo de lista de categorias de despesas de pequenas empresas que se aplica à maioria das empresas, descrevendo o que está incluído e como você pode se qualificar para uma dedução. Adicione a essas categorias específicas do setor, como custos de P&D ou gastos para buscar financiamento de capital de risco.

36 categorias de despesas comerciais para pequenas empresas e startups

1. Anúncio: Isso cobre o custo de itens e serviços para promover ou comercializar diretamente o seu negócio. Os exemplos incluem taxas pagas a empresas de publicidade ou marketing para produzir materiais promocionais, outdoors, brochuras, cartazes, sites e imagens de mídia social. Você pode até deduzir os gastos em uma campanha de RP.

2. Educação continuada: Isso pode incluir cursos de educação continuada ou seminários para se manter atualizado sobre as tendências do setor. Materiais relevantes, livros e taxas de registro para você e seus funcionários são dedutíveis de impostos. Você também pode deduzir os pagamentos feitos aos funcionários para reembolsá-los por despesas educacionais relevantes.

3. Taxas de crédito e cobrança: Empresas que usam a contabilidade de competência, onde as receitas e despesas são registradas quando são ganhas ou incorridas, mesmo que nenhum dinheiro mude de mãos nesse ponto, pode deduzir faturas não pagas como dívidas inadimplentes da empresa. Quaisquer taxas gastas tentando cobrar dívidas, como a contratação de uma empresa externa para cobrar o que é devido, também contam. A melhor aposta:Minimize a inadimplência e aumente o fluxo de caixa otimizando seus processos de faturamento.

4. Taxas bancárias: Juros pagos em empréstimos comerciais, as linhas de crédito em andamento e os cartões de crédito empresariais são despesas dedutíveis nos impostos. Taxas bancárias, como manutenção mensal ou taxas de cheque especial, também contam.

5. Quotas e assinaturas: As assinaturas de revistas do setor ou periódicos relacionados ao seu negócio podem ser deduzidas de seus impostos. As taxas de filiação incluem aquelas pagas a associações profissionais ou comerciais que podem ajudar a promover seu negócio e até mesmo a sua Câmara de Comércio local.

6. Programas de benefícios para funcionários: Pagamentos feitos para benefícios como seguro de invalidez, seguro de vida, assistência a cuidados de dependentes, planos de saúde para você e seus funcionários e assistência para adoção são dedutíveis do imposto de renda. Observe que esta é uma área, junto com seguro de compensação de trabalhadores, onde as empresas tendem a gastar mais do que precisam.

7. Seguro: Além do seguro de acidentes de trabalho, você pode deduzir prêmios de seguros relacionados a negócios, incluindo para responsabilidade, imperícia e imóveis. Os prêmios de seguro de automóveis em um veículo pessoal são um pouco mais complicados:se você deduzir uma taxa fixa de quilometragem, você não pode discriminar e deve usar o método de despesa real, onde você determina quanto custa realmente operar o carro para a parte do uso geral do carro que é para uso comercial.

8. Manutenção e reparos: As empresas que utilizam veículos da frota como parte de suas operações podem deduzir a parcela utilizada para o negócio. As despesas dedutíveis incluem taxas de estacionamento e gás. De outra forma, você pode optar por utilizar a taxa de milhagem padrão. Adicionalmente, o reparo e a manutenção de outros tipos de equipamentos e maquinários usados ​​em seu negócio também podem contar.

   De acordo com os cálculos de despesas reais para veículos, você pode incluir gás, óleo, reparos, pneus, seguro, taxas de registro, licenças e depreciação (ou pagamentos de arrendamento) rateados ao total de milhas de negócios geradas.

9. Despesas jurídicas e profissionais: Isso pode incluir taxas pagas a contadores públicos certificados (CPAs), planejadores financeiros, advogados ou outros tipos de profissionais.

10. Despesas e suprimentos de escritório: Itens como produtos de limpeza, papel, cadernos, artigos de papelaria e até lanches e bebidas para os funcionários podem ser deduzidos como suprimentos. o despesas categoria inclui custos relacionados à operação de seu negócio, como hospedagem de sites e software.

11. Telefone: As taxas mensais de telecomunicações em um espaço comercial podem ser deduzidas, assim como linhas telefônicas adicionais em um escritório doméstico, bem como contratos de telefonia celular como uma subcategoria de despesas de escritório.

12. Serviços de utilidade pública: Para um espaço comercial, utilitários como eletricidade, Internet, As taxas de coleta de esgoto e lixo são totalmente dedutíveis. Para um escritório em casa, você pode deduzir os serviços públicos na proporção de quanto de sua casa é usado para negócios.

13. Postagem e envio: Selos, frete e taxas de postagem para enviar itens relacionados ao negócio, incluindo produtos para clientes e etiquetas de envio de devolução, contar. Envelopes e materiais de embalagem estão incluídos no material de escritório.

14. Impressão: Itens como cartuchos de tinta, impressoras ou pagamentos por serviços de impressão podem ser incluídos nesta categoria de despesas comerciais. Observe que se você decidir fazer algum marketing por mala direta, você pode deduzir o custo de produção dos materiais aqui, mas a postagem deve ser listada separadamente, mesmo que a impressora cuide das correspondências.

15. Renda: Quaisquer pagamentos de aluguel feitos para ocupar um depósito para estoque ou espaço de escritório para a realização de negócios são dedutíveis nos impostos. Sua estrutura de negócios - corporação C (C-corp) ou corporação S (S-corp) - determina se você pode pagar uma quantia razoável para alugar um imóvel dos acionistas.

16. Salários e outras remunerações: Salários dos funcionários, salários brutos, comissões, bônus e outros tipos de compensação contam como despesas dedutíveis do imposto. A compensação pode até se estender aos salários pagos aos filhos e cônjuges, contanto que os pagamentos tenham sido feitos por meio de folha de pagamento e esses indivíduos executassem serviços para o seu negócio. O valor pago deve ser considerado razoável.

17. Viajar por: Despesas de viagens relacionadas a negócios incluem voos, hotéis e refeições - mas observe que apenas 50% do custo das refeições para funcionários e clientes é dedutível. Os custos dos candidatos que viajam para uma entrevista são dedutíveis. Os exemplos incluem taxas de estacionamento e voos.

18. Serviços de utilidade pública: Os custos incluem telefone celular, eletricidade, Internet, taxas de coleta de esgoto e lixo (para espaços comerciais).

19. Refeições de negócios: Você pode deduzir 50% das compras de alimentos e bebidas qualificadas. Precisa estar relacionado ao negócio, como conferências de trabalho e refeições em viagens de negócios. Como uma pequena empresa, você pode deduzir 50% das compras de alimentos e bebidas que se qualificam.

20. Uso comercial do seu carro: Você pode amortizar os custos de manutenção e operação de seu veículo se for estritamente para uso comercial. Contudo, se estiver misturado, você pode reivindicar milhas relacionadas ao uso comercial.

21. Despesas de mudança: Para despesas de mudança relacionadas ao trabalho, você pode deduzir 100% dos custos relacionados à sua mudança. Você precisará passar no teste de distância, como o seu novo local de trabalho estar a pelo menos 50 milhas de seu local anterior.

22. Depreciação: Estes são custos para itens caros, como máquinas ou um veículo durante o seu uso vitalício, em vez disso, ao longo de um único ano fiscal.

23. Contribuições de caridade: Você pode deduzir as contribuições de caridade feitas a organizações qualificadas - pode ser necessário relacionar essas deduções.

24. Cuidado infantil e / ou dependente: Os custos de qualificação associados a cuidados infantis ou dependentes podem ser amortizados, embora você precise atender aos requisitos do IRS.

25. Despesas iniciais: As empresas que lançaram um novo empreendimento podem conseguir deduzir até US $ 5, 000 em despesas iniciais antes de seu lançamento. Os exemplos incluem custos de marketing e treinamento de funcionários.

26. Juros de hipoteca: Se você estiver comprando um prédio ou fazendo um empréstimo para construir ou melhorar sua casa para fins comerciais, você pode deduzir os juros incorridos.

27. Programas: Uns, como software de contabilidade ou assinatura recorrente com empresas SaaS, usados ​​para fins comerciais podem ser totalmente dedutíveis nos impostos.

28. Livros e assinaturas de revistas: Revista, livros e periódicos especializados e diretos à sua empresa podem ser dedutíveis de impostos. Por exemplo, jornais podem não ser, mas revistas específicas do setor sim.

29. Renda obtida no estrangeiro: Se você tem uma empresa sediada no exterior, pode deixar de fora qualquer rendimento estrangeiro obtido na sua declaração de impostos, conhecido como exclusão de renda auferida por estrangeiros. Você precisará atender a certos requisitos, como estar abaixo de um certo limite de renda.

30. Gastos médicos: Indivíduos autônomos, que pagam por suas próprias despesas médicas ou prêmios de seguro, pode deduzir essas despesas em sua declaração de imposto. Os exemplos incluem honorários médicos e medicamentos prescritos.

31. Licenças e autorizações: Todas as licenças e autorizações exigidas podem ser dedutíveis de impostos. Os exemplos incluem alvarás de construção e licenças para praticar a lei em seu estado.

32. Fabricação ou matérias-primas: Eles estão diretamente relacionados ao custo das mercadorias vendidas ou itens e armazenamento pagos para vender seus produtos.

33. Contribuições de aposentadoria: Contribuir para uma conta com vantagens fiscais, como um IRA ou 401k, pode reduzir sua renda tributável - uma ótima maneira para aqueles que trabalham por conta própria economizarem em impostos.

34. Impostos imobiliários: Se você tem um escritório doméstico e especifica seus impostos, você pode deduzir alguns dos impostos que paga.

35. Presentes para clientes: Presentes para funcionários, clientes ou fornecedores podem ser totalmente dedutíveis nos impostos. Por exemplo, você dá cestas de presentes aos seus funcionários durante a temporada de festas ou envia cartões-presente aos fornecedores.

36. Empréstimos de funcionários: Se você pagar um adiantamento a um funcionário e esperar que ele o pague de volta (como em, eles não fizeram nenhum trabalho extra para ganhar essa renda "extra"), você pode deduzir esse valor. Contudo, quaisquer juros pagos podem contar como receita de negócios.

Pular o golfe?

Despesa Valor dedutível Festa ou churrasco para funcionários 100% Refeições reembolsáveis ​​para funcionários 50% Refeições com clientes ou clientes potenciais 50% Outro entretenimento para clientes ou clientes potenciais, como um evento esportivo ou partida de golfe 0%

Se você tem funcionários que viajam com frequência a negócios, certifique-se de seguir as práticas recomendadas de gerenciamento de despesas de pequenas empresas, facilitando o upload dos recibos exigidos pelo IRS.

3 etapas para categorizar despesas para sua pequena empresa ou start-up

Fraca conformidade fiscal e fluxo de caixa inconsistente estão entre os dez principais desafios financeiros para as pequenas empresas. Você pode quebrar esse molde sendo consistente na categorização das despesas. Isso permite que você veja onde e quanto está gastando para operar sua empresa enquanto se prepara na hora do imposto.

Você também reunirá insights que lhe permitirão criar uma demonstração financeira que agregue visibilidade à lucratividade e ao fluxo de caixa. Essas declarações são exigidas para auditorias e frequentemente solicitadas por investidores.

Aqui estão três etapas para categorizar as despesas comerciais.

1. Determine as categorias corretas para seu negócio específico. A escolha das categorias certas dependerá do seu setor. Por exemplo, uma empresa de cartões comemorativos pode ter categorias dedicadas para frete e aluguel de armazenamento, enquanto as empresas de software como serviço (SaaS) podem ter categorias para serviços digitais.

   Comece identificando as categorias de despesas que sua empresa mais usa - o demonstrativo financeiro vai ajudar aqui - e aquelas que você precisa para crescer. Consulte a lista acima para começar.

2. Reconcilie e analise as contas financeiras regularmente. Rever as contas financeiras é um bom hábito que o encorajará a controlar seus gastos. A reconciliação de extratos bancários pode ser feita facilmente usando um software de contabilidade. Se você achar que está tendo desafios, um cartão de crédito exclusivo para empresas é uma das melhores práticas de gerenciamento de despesas.

3. Atribua uma categoria a todas as transações. Usando a lista de categorias que você criou, verifique os detalhes de seus gastos e atribua qualquer franquia. Preste atenção especial onde os recibos são necessários. Observe que manter as finanças pessoais e comerciais separadas é uma dica financeira importante para pequenas empresas e protege você de responsabilidades, então, quando você atribui uma despesa, certifique-se de que seja relacionado aos negócios.

O que mais posso deduzir como despesa comercial?

Como mencionamos, sua casa pode render muitas oportunidades de dedução, com base na porcentagem de espaço que seu escritório ocupa, mas você precisará relacionar os juros da hipoteca, Serviços de utilidade pública, seguros e impostos sobre a propriedade. Ou, você pode reivindicar a dedução padronizada, que é de US $ 5 por pé quadrado até 200 pés quadrados.

Alguns outros itens que você pode não ter considerado:

o Crédito de imposto de oportunidade de trabalho (WOTC) é um crédito de imposto federal disponível para os empregadores para a contratação de indivíduos de certos grupos, incluindo alguns veteranos e deficientes físicos, que enfrentam barreiras significativas ao emprego.

Custos para proteger a propriedade intelectual criado por você ou seus funcionários, como código de software, um logotipo para sua empresa ou uma patente para um novo produto ou serviço.

Perdas em um desastre natural ou crime. Se um incêndio ou inundação destruir seu estoque, ou itens são roubados, você pode deduzir perdas não cobertas pelo seu seguro.

Use software de contabilidade para rastrear gastos e categorizar despesas comerciais

Uma das maneiras mais fáceis para os proprietários de empresas categorizarem as despesas e controlar os gastos é usar um software de contabilidade, que geralmente tem categorias de negócios pré-preenchidas. Você pode alterar ou adicionar conforme necessário, e ele irá compilar automaticamente as transações.

O software de contabilidade também ajuda você a usar os dados de suas despesas para gerar relatórios de lucros e perdas. Isso mostra o valor que você está gastando em cada categoria para que possa avaliar se precisa controlar seus custos ou se está no caminho certo. Você pode dividir os gastos em intervalos de tempo específicos para ver como as despesas mudam. Esses relatórios simplificam o processo de dedução enquanto revelam suas despesas anuais de negócios.

Planilha de despesas de negócios grátis

Um dos guias mais exaustivos sobre quais requisitos precisam ser atendidos para despesas de negócios qualificadas é a publicação 535 do IRS. No entanto, se você quiser um recurso que seja mais fácil de percorrer, baixe nosso guia de visão geral gratuito. Você pode revisar uma lista de categorias de despesas comerciais comuns, bem como de itens não dedutíveis.

Perguntas frequentes sobre despesas de pequenas empresas e start-ups

O que pode ser contabilizado como despesa comercial?

Geralmente, se uma despesa conta como normal e necessária para conduzir os negócios, você pode deduzi-lo como uma despesa comercial. Não há uma lista abrangente porque o que é considerado “comum e necessário” depende muito da indústria.

O que não pode ser contabilizado como despesa comercial?

Qualquer gasto considerado uma despesa pessoal não pode ser amortizado. Além disso, você não pode deduzir despesas relacionadas ao entretenimento do cliente, com exceção das refeições; multas ou penalidades por violação de uma lei; quotas do clube de campo; e pagamentos ilegais.

Você pode deduzir as despesas do trabalho?

Em 2018, despesas de trabalho, tais como relocação ou outros custos pagos pelos trabalhadores, mas não reembolsados ​​pelos empregadores, não são mais elegíveis. Contudo, se uma empresa reembolsar um funcionário, então, o empregador pode deduzir esse reembolso como uma despesa.

Posso amortizar meus custos iniciais de negócios?

As empresas podem amortizar os custos iniciais, dependendo do tipo de despesa. As deduções permitidas devem estar diretamente relacionadas com o início e funcionamento do negócio e de natureza organizacional, como treinamento de pessoal e taxas de incorporação. Você pode deduzir até $ 5, 000 para a inicialização e um adicional de $ 5, 000 para custos organizacionais.

Posso fazer a dedução padrão e ainda deduzir as despesas comerciais?

Sim, você pode deduzir despesas relacionadas ao negócio mesmo se fizer a dedução padrão.

Quais são os três principais tipos de despesas?

Os três principais tipos são fixos, variável e periódica.

• Despesas fixas são aqueles que não mudam no futuro previsível. Isso pode incluir pagamentos de aluguel ou aluguel de automóveis.
• Despesas variáveis são despesas como serviços públicos, que pode mudar de mês para mês.
• Despesas periódicas são aqueles que acontecem ocasionalmente, como viagens de negócios ou reparos de emergência no carro.