5 tarefas de contabilidade para pequenas empresas que a IA pode fazer

A contabilidade pode consumir horas do seu dia. Quando aplicada à contabilidade, a inteligência artificial (IA) conclui as tarefas mais demoradas e monótonas antes que você possa dizer “reconciliação”.
Você provavelmente não gosta de passar sua manhã de segunda-feira digitando meticulosamente em seu software de contabilidade todas as contas que recebeu na última semana. Talvez apenas a promessa de donuts faça com que você faça sua reconciliação bancária mensal.

A inteligência artificial (IA) está pronta para moldar o futuro da contabilidade, o que pode tirar suas tarefas de contabilidade menos favoritas do seu prato.

Visão geral:o que é contabilidade de inteligência artificial (IA)?

Quando ouço contabilidade de IA, imagino um iRobot -tipo de engenhoca usando uma viseira verde transparente no canto de um escritório (Google "contador de robôs" se você precisar de um visual). Na realidade, a contabilidade da IA ​​parece decididamente diferente. Os sistemas de IA integrados ao seu software de contabilidade ajudam a reduzir tarefas repetitivas de contabilidade, tornando a contabilidade menos trabalhosa.

Se você já adiou a contabilidade para sua pequena empresa, sabe como pode ser tedioso registrar dezenas de transações de uma só vez. A contabilidade de IA analisa as transações da sua empresa para reduzir o tempo necessário para registrar vendas e despesas comerciais, reconciliar contas e gerar documentos fiscais.

Além da contabilidade – o processo de rastreamento de transações comerciais – a IA ajuda os auditores a identificar fraudes e transações incomuns que justificam uma investigação mais aprofundada. Um sistema de auditoria de inteligência artificial detecta padrões consistentes com fraudes com mais rapidez e precisão do que os humanos.

A inteligência artificial pode substituir os contadores no futuro?

A contabilidade envolve repetição. Você saberá disso ao fazer sua primeira reconciliação bancária. Onde há monotonia, a IA pode intervir para ajudar. Isso levanta a questão:os contadores existirão daqui a 10, 15 anos? Entregarei minha calculadora de fita de papel para um robô?

É claro que não podemos saber exatamente como será a profissão contábil em uma década, mas a especulação faz parte da condição humana. Esperamos que a contabilidade esteja aqui para ficar, embora possa parecer muito diferente à medida que a tecnologia de IA avança.

Todos nós já vimos uma manchete sensacional que diz algo assim:“10 profissões que a IA assumirá nos próximos 5 anos”. A contabilidade costuma aparecer. Curiosamente, você pode encontrar tantos artigos que atestam a longevidade da profissão contábil humana.

A razão para a dicotomia é que os trabalhos de contabilidade não parecem todos iguais. O trabalho de um contador pode estar mais próximo de um administrador de folha de pagamento ou contador, enquanto outro pode ser responsável pela construção de um plano de crescimento financeiramente sustentável para uma empresa.

Ainda outro poderia estar aconselhando clientes sobre estratégias de negócios com vantagens fiscais. Não há muita sobreposição entre esses papéis, tornando difícil identificar toda a trajetória da profissão.

Em janeiro de 2020, a McKinsey &Company divulgou um relatório sobre o efeito que a robótica, a IA e o aprendizado de máquina terão nos empregos nos EUA, incluindo os do setor de contabilidade. A empresa examinou o “potencial de automação” de mais de 750 cargos com base na porcentagem de tempo gasto em tarefas que um computador poderia concluir usando a tecnologia atual.

A contabilidade aparece em duas descrições de cargos:uma que descreve os guarda-livros administrativos e outra que se refere aos auditores, contadores fiscais e contadores gerenciais.



As perspectivas para os contadores parecem um tanto sombrias:86% das tarefas podem ser automatizadas. As funções dos guarda-livros incluem registrar transações e concluir reconciliações, as quais o software de contabilidade já pode concluir - com a ajuda de um ser humano. Os administradores de folha de pagamento, incluídos nesta categoria, gastam tempo arquivando a papelada, um trabalho executado com mais eficiência pelo software de folha de pagamento.

O segundo campo de contadores, incluindo auditores e contadores gerenciais, mostra um potencial de automação de 12%. Os contadores gerenciais gastam tempo desenvolvendo processos de negócios simplificados que maximizam a eficiência. A IA ainda não conseguiu criar protocolos de corte de custos, embora seja excelente em segui-los.

Então, os contadores com viseira verde serão substituídos por robôs com viseira verde? Alguns, talvez. Aqueles cujos empregos giram em torno de tarefas repetitivas podem ver seus cargos se tornarem redundantes nos próximos anos, mas aqueles que trabalham no lado estratégico da contabilidade não deveriam estar arrumando seus cubículos ainda.

As 5 tarefas contábeis que a inteligência artificial pode fazer

As empresas de software de contabilidade investem pesadamente em pesquisa e desenvolvimento de IA para economizar horas dos proprietários de empresas em tarefas que vão desde as chatas até as excessivamente complexas. Confira algumas das tarefas de contabilidade para pequenas empresas que a IA pode realizar em segundo plano.

1. Escrituração

A IA permitiu que os empresários mantivessem seus livros com pouco ou nenhum conhecimento contábil. Onde há apenas 10 anos todo empresário precisava aprender a conciliar um livro-razão, você poderia passar anos sem saber o que é isso.

Muitos pacotes de software de contabilidade, como o QuickBooks Online, analisam suas transações bancárias e recomendam onde categorizá-las com base em como você registrou transações semelhantes anteriormente. Isso é a IA em ação, processando suas ações passadas – e talvez as de outros clientes – para prever ações futuras.

A Intuit, proprietária do QuickBooks, informou aos investidores em 2019 sobre os planos de implementar novos recursos de IA, como transações automatizadas. A IA no software de contabilidade também pode detectar erros, como transações duplicadas.

2. Folha de pagamento

A IA ainda não permeou a folha de pagamento, mas um relatório da Bloomberg Tax cita sua presença iminente. Em vez de alguém passar horas revisando e aprovando os quadros de horários dos funcionários, um sistema de IA poderia marcar quadros de horários irregulares para a revisão de um humano e aprovar o restante.

As implicações da IA ​​para a folha de pagamento podem significar ganhos significativos em eficiência para empresas com centenas de funcionários. Os sistemas de folha de pagamento atuais podem sinalizar quando um funcionário relata 400 horas trabalhadas em uma semana ou quando um funcionário fatura um projeto de cliente ao qual não está atribuído. Um sistema de folha de pagamento de IA pode ser mais profundo, potencialmente descobrindo casos em que os funcionários relatam suas horas em excesso, de forma acidental ou fraudulenta.

3. Previsão

O fluxo de caixa é fundamental para o crescimento das pequenas empresas. Quando você está com pouco dinheiro, é difícil expandir seus negócios. Um negócio cheio de caixa pode estar perdendo uma oportunidade de acelerar seus investimentos. Os sistemas de contabilidade de IA implementaram ferramentas de previsão de fluxo de caixa que podem estimar a posição de caixa futura da sua empresa, exceto grandes compras únicas.

Por exemplo, o QuickBooks oferece um planejador de fluxo de caixa que antecipa a posição de caixa da sua empresa em até 90 dias no futuro. O Xero, outro software de contabilidade popular, possui uma tecnologia que prevê seu saldo bancário em até 30 dias no futuro.

4. Preparação de impostos

Seu contador pode recitar o código fiscal de mais de 80.000 palavras? O Tax Knowledge Engine da Intuit provavelmente pode. Não que seja uma competição ou algo assim.

Quando você está usando um software fiscal, provavelmente há algum aprendizado de máquina acontecendo nos bastidores. Se você leu algum conteúdo relacionado a impostos do The Ascent, sabe que sua elegibilidade para certas deduções e créditos fiscais depende de nada menos que um milhão de fatores. Um sistema apoiado por IA analisa automaticamente as finanças da sua empresa para obter economias fiscais potenciais para sua pequena empresa.

5. Contas a pagar e contas a receber

Os humanos gostam de rotinas, às vezes até demais. Se você só paga as contas na segunda quinta-feira de cada mês, pode estar perdendo descontos por pagamento antecipado para faturas recebidas no início do mês.

Um sistema de contas a pagar (AP) de IA pode processar suas contas no momento em que são recebidas e alertá-lo sobre as chances de pagar antecipadamente por um desconto. Você pode integrar aplicativos como o Roger com seu software de contabilidade para automatizar o AP. Aplicativos semelhantes podem ajudá-lo a processar e aprovar relatórios de despesas mais rapidamente.

Da mesma forma, os sistemas de contas a receber (AR) auxiliados por IA podem prever com mais precisão quando seus clientes pagarão com base em seu histórico de pagamentos. Os sistemas AI AR são menos onipresentes do que os sistemas AP automatizados, mas você pode esperar ver esses recursos sendo lançados nos próximos anos.

Como os contadores podem se beneficiar do uso da IA

Os contadores de pequenas empresas devem adotar, não temer, a IA. O Jornal de Contabilidade publicou uma entrevista com três CPAs que concordaram que a IA melhorou e continuará melhorando suas vidas profissionais, principalmente cortando tarefas de baixo valor que um computador poderia concluir com mais eficiência.

Os contadores que utilizam a IA podem gastar mais tempo fazendo o trabalho para o qual foram treinados, desde a análise de demonstrações financeiras até o aconselhamento de executivos e clientes.

Vejo você no futuro, talvez

Não posso saber se meu trabalho estará disponível nas próximas décadas, mas o que sei com certeza é que a IA pode tornar o trabalho dos contadores agora mais empolgante, cuidando de nossas tarefas menos favoritas. E se um robô me substituir no futuro, espero que goste do meu cubículo.