6 maneiras de registrar suas transações comerciais

Qualquer transação financeira, desde um depósito bancário até um pagamento de contas, precisa ser registrada em seu livro-razão. Aprenda as diferentes maneiras de registrar suas transações contábeis e por que isso é importante.
Quer você administre seus negócios na mesa de sua sala de jantar ou tenha vários locais espalhados pela cidade, o registro de transações comerciais faz parte do processo de contabilidade. Isso inclui tudo, desde o registro de sua última conta de energia elétrica em sua contabilidade para pagamentos futuros até o registro de despesas de depreciação como uma entrada de ajuste.

Como o registro de transações faz parte do processo de contabilidade – independentemente de você registrar essas transações usando um software de contabilidade ou um diário de contabilidade ou outro livro de transações – elas devem ser registradas em tempo hábil e com precisão.

Se você estiver usando um software de contabilidade, sempre que registrar uma fatura a ser paga no futuro, ou um pagamento recebido de um cliente, ou pagar seus funcionários, estará registrando transações em sua contabilidade.

O registro de transações contábeis torna-se mais demorado se você estiver usando um sistema de contabilidade manual. Isso porque cada transação precisará ser registrada no livro-razão subsidiário apropriado, o que afetará posteriormente seu livro-razão geral. Os livros-razão das subsidiárias incluem o seguinte:

• Diário de recebimentos de caixa
• Diário de desembolsos de caixa
• Diário de vendas
• Diário de compras

A maneira mais eficiente de registrar suas transações contábeis é seguir o ciclo contábil, que é um processo usado por contadores e contadores para garantir que todas as transações contábeis sejam registradas corretamente. O ciclo contábil também fornece um lembrete prático das etapas necessárias que precisam ser seguidas, o que pode ser benéfico para aqueles que são novos no processo contábil.

As etapas do ciclo contábil são:

1. Organizar transações
2. Registrar entradas de diário
3. Lançar entradas de diário no razão geral
4. Executar um balancete não ajustado
5. Fazer lançamentos de ajuste
6. Prepare um balancete ajustado
7. Executar demonstrações financeiras
8. Feche os livros do mês
9. Iniciar o próximo ciclo

Tipos de transações

A primeira coisa que você precisa fazer antes de inserir transações é determinar se uma entrada é um débito ou um crédito. Débitos e créditos são usados ​​na contabilidade de dupla entrada e certifique-se de que para cada transação de débito registrada, haja uma transação de crédito correspondente registrada também. Por exemplo, se você pagar sua conta de luz, você faria o seguinte lançamento contábil:

Data	Conta	Débito	Crédito
1-11-2020	Despesa de Utilidade	$ 100
1-11-2020	Dinheiro		$ 100

Esta entrada registra seu pagamento debitando sua conta de despesas de serviços públicos e creditando em dinheiro. Usando a contabilidade de dupla entrada, esse processo precisará ser concluído para cada transação registrada.

A seguir estão os tipos mais comuns de transações contábeis que você precisará inserir para sua pequena empresa.

1. Contas a pagar

Sempre que você paga a um fornecedor ou fornecedor por bens e serviços que eles forneceram à sua empresa, você tem duas opções. Você pode pagar a conta imediatamente, descontando-a na conta apropriada, ou pode registrá-la em contas a pagar para pagar em uma data posterior.

Por exemplo, digamos que sua empresa receba uma fatura de R$ 75,00 para limpeza de escritório que vence no final do mês. Você registraria a despesa no mês apropriado e registraria o valor devido em contas a pagar.

Data	Conta	Débito	Crédito
1-11-2020	Despesas de escritório	$ 75
1-11-2020	Contas a pagar		$ 75

Se você pagar a conta imediatamente ou pagar em dinheiro por um item, tudo o que você precisa fazer é registrar a despesa e a redução em dinheiro nas contas apropriadas, como fizemos com a despesa de serviços públicos. Se você não estiver usando um software de contabilidade, precisará registrar essa entrada no diário de compras.

2. Contas a receber

O contas a receber segue a mesma premissa do contas a pagar, apenas o contas a receber é usado para registrar o dinheiro que lhe é devido pelos clientes que estão pagando a crédito. Novamente, se seu cliente pagar imediatamente, não há necessidade de registrar nada nas contas a receber. Você simplesmente registraria o aumento em dinheiro e o valor da venda.

No entanto, toda vez que você fatura um cliente, você registra automaticamente uma entrada de contas a receber. Por exemplo, digamos que você acabou de faturar um cliente no valor de US$ 208.



É assim que você precisaria registrar a entrada em contas a receber. Lembre-se, se você estiver usando um software de contabilidade, esse processo será concluído automaticamente quando a fatura for criada.

Data	Conta	Débito	Crédito
05-04-2020	Contas a receber	$ 208
4-5-2020	Vendas		$ 200
4-5-2020	Imposto sobre vendas		$ 8

Se você não estiver usando um software de contabilidade, precisará registrar essa entrada em seu diário de vendas.

3. Pagamento de contas

Quando estiver pronto para pagar uma conta, seja a conta de contas a pagar que você registrou anteriormente ou uma conta que deseja pagar imediatamente, você a registraria da seguinte forma. Como exemplo, vamos pagar a conta de limpeza do escritório que registramos anteriormente em contas a pagar.

Data	Conta	Débito	Crédito
1-11-2020	Contas a pagar	$ 75
1-11-2020	Dinheiro		$ 75

O lançamento acima reduz o saldo de contas a pagar e também reduz o saldo de caixa. Se você precisar registrar isso manualmente, isso será registrado no diário de desembolsos de caixa.

4. Pagamentos recebidos

Os pagamentos recebidos são registrados quando seus clientes pagam por bens e serviços. Isso pode incluir transações em dinheiro, como quando um cliente compra um cartucho de impressão em sua loja de material de escritório. Também inclui o pagamento recebido em uma fatura de bens e serviços adquiridos a crédito.

Por exemplo, digamos que recebemos um pagamento de US$ 208 da Johnson Fabrics para pagar a fatura mencionada anteriormente. Veja como registrar adequadamente esse pagamento.

Data	Conta	Débito	Crédito
01-05-2020	Dinheiro	$ 208
01-05-2020	Contas a receber		$ 208

Se você estiver registrando transações manualmente, isso deve ser registrado em seu diário de recebimentos de caixa.

5. Entradas da folha de pagamento

Se você tiver funcionários, estará inserindo transações de folha de pagamento. Normalmente, existem dois conjuntos de transações de folha de pagamento que você precisará registrar:a entrada inicial após o processamento da folha de pagamento e a entrada em dinheiro quando seus funcionários são pagos. As entradas de diário de folha de pagamento podem ser complicadas às vezes, e é por isso que é altamente recomendável que você use um software de folha de pagamento ou um serviço de folha de pagamento para processar a folha de pagamento.

As primeiras transações de folha de pagamento registradas devem incluir os salários brutos, bem como quaisquer impostos sobre a folha de pagamento que precisem ser pagos.

Data	Conta	Débito	Crédito
1-11-2020	Salários brutos	$ 1.000
1-11-2020	Retenção de Imposto de Renda Federal		$ 100
1-11-2020	FICA (Funcionário) Retenção		$   77
1-11-2020	Retenção de Imposto de Renda Estadual		$   40
1-11-2020	Salários a pagar		$ 779

O próximo conjunto de transações de folha de pagamento que você registrará será mais simples, notando quanto são os salários de seus funcionários após as deduções fiscais da folha de pagamento.

Data	Conta	Débito	Crédito
10-11-2020	Salários a pagar	$ 779
10-11-2020	Dinheiro		$ 779

Outro conjunto de transações de folha de pagamento também precisará ser inserido quando os pagamentos de impostos forem remetidos. Se você estiver usando um sistema de contabilidade ou contabilidade manual, poderá registrar essas entradas diretamente em seu diário geral.

6. Entradas de diário

Com o uso de software de contabilidade, a necessidade de inserir vários lançamentos contábeis foi reduzida drasticamente, mas ainda há casos em que eles são necessários.

Por exemplo, lançamentos de ajuste, como depreciação, amortização e acúmulos de folha de pagamento, seriam todos lançados como lançamentos de ajuste. Você também pode ter entradas adicionais, como taxas bancárias e juros ganhos, que precisarão ser lançados antes da execução de demonstrações financeiras.

Gravar as transações corretamente é uma necessidade para todas as empresas

Como proprietário de uma empresa, uma das coisas mais importantes que você ou seu contador precisam fazer é registrar todas as suas transações contábeis. Qualquer transação, por menor que seja, afetará seus negócios e precisa ser devidamente contabilizada.

O registro de transações contábeis fornecerá a você um registro de conta preciso de todas as suas atividades comerciais, oferecendo uma representação verdadeira das finanças de sua empresa, ajudando a garantir que suas demonstrações financeiras sejam precisas.