Como gerenciar relatórios de vencimento de contas a pagar

Compreender como as despesas fluem pelo seu negócio é crucial para uma boa gestão. O relatório de vencimento de contas a pagar ajuda você a entender o que está acontecendo.
Quando quero que as pessoas pensem que tenho um emprego chato, costumo dizer que trabalho com contas a pagar. Isso é eficaz quando estou em uma festa e quero sair, ou em qualquer outro momento em que estou envolvido em uma conversa fiada. Na realidade, acho que o trabalho de contas a pagar é empolgante.

O processamento de contas a pagar é uma ótima maneira de conhecer um negócio. Você vê quais despesas estão passando e com que frequência.

• Um departamento está constantemente solicitando mais matérias-primas enquanto outro departamento está desperdiçando cada vez mais com despesas gerais?
• Um gerente de projeto está processando faturas de um trabalho meses depois que o trabalho deveria ser encerrado?
• Quais fornecedores permitem que você estique o pagamento o máximo possível?

Se você não tiver a sorte de poder processar as faturas do dia-a-dia em sua empresa, o relatório de vencimento de contas a pagar é a melhor maneira de obter uma visão geral do que está acontecendo.

Visão geral:o que é um relatório de vencimento de contas a pagar?

Contas a pagar (AP) é o valor que você deve a seus fornecedores. Quando você compra estoque ou suprimentos ou contrata subcontratados, o fornecedor enviará uma fatura mostrando o que você deve, e isso é registrado como uma conta a pagar. Quando você paga a fatura, esse valor em contas a pagar desaparece.

O relatório de vencimento de contas a pagar mostra todas as faturas não pagas atuais. Os saldos geralmente são datados em incrementos de 30 dias. Assim, você mostrará cada fornecedor com seu saldo atual em dívida separado pelo valor atual, 30 dias vencidos, 60 dias vencidos e 90 dias vencidos. O saldo de contas a pagar antigas deve ser contabilizado no saldo de contas a pagar no razão geral.

Como gerenciar relatórios de vencimento de contas a pagar

Aqui estão as melhores dicas e truques para o processo de contas a pagar.

1. Determinar a configuração

O primeiro passo é configurar o relatório AP em seu software de contabilidade. Você deve configurar o relatório para imitar o orçamento. Se você tiver departamentos não relacionados separados, certifique-se de que eles recebam seus próprios relatórios. Se você administra uma empresa de construção, crie um relatório separado para cada trabalho ou um relatório que mostre APs por trabalho, não por fornecedor.

Você também pode usar um software específico de contas a pagar para sua contabilidade de AP. Isso facilitará o gerenciamento de fornecedores e o envio de 1099s no final do ano.

2. Usar pedidos de compra

Quando sua empresa atinge um determinado tamanho, é importante que os gerentes de departamento ou de projeto concluam os pedidos de compra para novas compras. Cada gerente deve ter um valor em dólares até o qual possa aprovar pessoalmente e todas as compras devem ser aprovadas por um gerente.

Uma maneira comum de fazer isso é fazer com que o gerente preencha um formulário descrevendo o que deve ser comprado e para qual departamento/trabalho e, em seguida, envie-o para a contabilidade. Quando a fatura chegar, a fatura será vinculada ao pedido de compra.

Quanto maior sua empresa fica, mais importante é ter controles internos eficazes. É surpreendentemente fácil para funcionários coniventes desviar dinheiro com faturas falsas ou ajustadas, e a melhor maneira de desacelerar isso é vincular cada fatura a um indivíduo.

O mesmo vale para compras com cartão de crédito. Se você vai confiar em um funcionário o suficiente para fornecer o número do seu cartão de crédito, você também pode fornecer a ele um cartão de crédito da empresa para que você possa rastrear as compras de um indivíduo.

3. Insira as faturas quando recebidas

Na contabilidade de competência, você contabiliza as despesas quando elas são incorridas, não quando são pagas. Isso significa que, se você não pagou pelo trabalho do subcontratado em um trabalho, mas recebeu a fatura, ela precisa ser contabilizada. Insira as faturas com a data da fatura e elas aparecerão no balancete a partir dessa data.

4. Determine quando você pagará

Muitas empresas gerenciarão seu capital de giro para aumentar o fluxo de caixa operacional. Quanto mais tempo você puder adiar o pagamento de APs enquanto ainda coleta rapidamente as contas a receber, melhor será o seu fluxo de caixa. Você está financiando vendas sem juros com contas a pagar.

A Dell foi pioneira nessa estratégia nos anos 90 com sua estratégia de estoque just-in-time. A Dell cobrava dos clientes pelo pedido e depois encomendava peças para o computador. Eles seriam pagos imediatamente pelo trabalho, mas às vezes não teriam que pagar seus fornecedores por 60 ou 90 dias. Esse capital de giro pode ser usado para expandir o negócio.

Não comece a usar essa estratégia do nada. Você vai acabar com uma tonelada de fornecedores irritados e taxas de serviço. A chave é trabalhar no relacionamento com os fornecedores ao longo do tempo e construir alavancagem. Você pode então começar a negociar tempos de pagamento mais longos.

Além disso, se você estiver administrando uma empresa de construção, é uma boa ideia pagar apenas quando pago. Se você puder fazê-lo funcionar, coloque uma cláusula em seus contratos de subcontratado dizendo que o sub não será pago até que você seja. Isso não funciona tão bem com compras de materiais, então, novamente, construa relacionamentos com seus fornecedores que permitam que você aumente os prazos de pagamento.

5. Reconciliar com outras contas

A etapa final é reconciliar seus relatórios. Certifique-se de que o saldo do relatório de vencimento do AP corresponda ao que está no balanço. Seu banco certamente fará isso, principalmente se você tiver uma linha de crédito.

Você também deve certificar-se de que seu relatório de AR se reconcilia com o balanço patrimonial. Se você tiver uma linha de crédito, seu banco verificará as contas a pagar e os recebíveis antigos e usará isso como garantia a cada mês.

6. Pense em problemas de tempo

Muitas vezes, você receberá faturas datadas muito antes de recebê-las. O original pode ter sido perdido no correio ou o gerente encarregado de aprová-lo pode tê-lo perdido.

Este não é um problema da vida real se o seu fornecedor for paciente e permitir que você pague com atraso. O problema da vida falsa (também conhecido como contabilidade) é com o tempo do AP.

Eu passo a primeira semana ou mais de cada mês fazendo finanças. Meu ciclo financeiro é um pouco mais longo do que a maioria porque trabalho em uma construtora e tenho que fazer muitas coisas divertidas com obras em andamento. Assim, quando termino, inevitavelmente processei dois ou três lotes de cheques e faturas.

É aqui que entra o problema. Se eu processei um cheque em 4 de outubro (antes de terminar as finanças de setembro) com data de fatura em 12 de julho (porque a fatura foi perdida originalmente ou algo assim), meu vencimento de AP para 30 de setembro será para mostrar um saldo vencido para essa fatura porque foi paga após 30 de setembro, mas com data anterior.

Você pode mexer com datas em seu software para que isso não aconteça. Ou, você pode fazer o que eu faço, que é apenas ignorá-lo. Basta estar preparado com uma explicação se o banco ou um auditor vier perguntando por que você tem saldos vencidos.

Exemplo de relatório de vencimento de contas a pagar

Vamos dar uma olhada em um exemplo de envelhecimento do AP:



O saldo total de AP é de $ 1.500. Entre os fornecedores mostrados, o Clothes Call está bem, pois sua única fatura ainda está em dia. A Todd's Tapers tem uma fatura de US$ 250 que mostra 30 a 60 dias de atraso. Na verdade, apenas US$ 400 do saldo total mostra-se atual.

Isso pode não ser um problema. Depende de qual é a estratégia e quando as faturas foram recebidas. O problema real é quando os APs entram na coluna>90. É muito raro ter um relacionamento com um fornecedor em que o pagamento de mais de 90 dias de atraso seja aceitável.

Passe no teste de AP (envelhecimento)

Não vou culpá-lo se você ainda não acha que as contas a pagar são interessantes; é preciso um tipo especial e estranho de pessoa para sentir isso. Mas espero que agora você entenda como é importante rastrear seu AP com eficiência e gerenciá-lo com eficiência.