Contas a pagar:15 desafios e soluções

p Sua equipe de contas a pagar pode sentir que está andando na corda bamba entre manter um fluxo de caixa saudável e manter relacionamentos com fornecedores. Alcançar os dois objetivos pode ser desafiador, especialmente se a empresa depende de práticas ineficientes, como manutenção manual de registros e cheques pelo correio.

p Ao eliminar processos baseados em papel e aplicar alguma automação AP pode ajudar a equilibrar interesses concorrentes, não há dúvida:as equipes AP estão ocupadas. Além de pagar por esses bens e serviços, as responsabilidades podem incluir o gerenciamento de despesas com viagens e entretenimento e pagamentos de empréstimos. Em muitas empresas, AP lida com todas as responsabilidades de curto prazo de uma empresa, exceto folha de pagamento. O mandato complexo da equipe de AP também envolve coordenação próxima com muitas linhas de negócios e funções - especialmente o departamento de compras - bem como interações com fornecedores.

p Afinal, sem matéria prima, os negócios param. Portanto, as equipes AP precisam estar no topo de seus jogos.

O custo das questões de contas a pagar

p Muitos problemas de contas a pagar surgem de práticas desatualizadas, como o processamento de faturas em papel, escrever cheques e manter registros manuais ou planilhas únicas. Essas práticas podem dificultar o controle de custos, analisar gastos e preservar relacionamentos com fornecedores.

p Embora a emissão de cheques para transações entre empresas tenha sido cortada pela metade desde 2004, de acordo com o JPMorgan 2019 AFP Electronic Payments Survey, as empresas ainda fazem 42% dos pagamentos de clientes empresariais em cheque. Os cheques são mais lentos e caros de processar do que os pagamentos eletrônicos, e mais sujeito a fraude.

p Além disso, A firma de pesquisas Ardent Partners estima que metade das faturas ainda são enviadas manualmente. Os erros e atrasos resultantes no processamento podem levar a pagamentos atrasados, incorreta, duplicado ou totalmente perdido.

p Ineficiente, AP baseado em papel não é apenas demorado, também pode prejudicar a previsão financeira porque priva a empresa de dados sobre padrões de gastos para usar no orçamento, cenário e planejamento da cadeia de suprimentos e outras análises. AP lento pode corroer a boa vontade do fornecedor e fazer com que eles encurtem suas condições de pagamento, reduzir seus padrões de entrega ou serviço ou de outra forma rebaixar o relacionamento.

8 desafios de contas a pagar

p Alguns dos maiores desafios de contas a pagar incluem:

1. Processamento lento:

   p Em papel, processos manuais levam a longos prazos de aprovação enquanto os documentos são misturados entre os departamentos, e, em última análise, resultam em pagamentos mais lentos - especialmente se as empresas ainda estiverem enviando cheques pelo correio. Mais da metade das empresas pesquisadas pela Ardent Partners disse que demora muito para aprovar faturas e pagamentos.
   p O atraso nos pagamentos pode desencadear uma reação em cadeia de efeitos negativos, como taxas de pagamento atrasado e remessas atrasadas de mercadorias. Pagamentos lentos também podem prejudicar a classificação de crédito de sua empresa, reduzindo ainda mais sua capacidade de obter condições favoráveis ​​de fornecedores e credores.

2. Erros de correspondência:

   p Para garantir que as faturas sejam pagas corretamente, departamentos de contas a pagar geralmente executam a correspondência de três vias:verificar se cada fatura corresponde ao pedido de compra e se os bens ou serviços foram realmente recebidos. As discrepâncias ocorrem com frequência e demoram para serem resolvidas. Erros de entrada de dados e informações de faturamento ausentes ou incorretas são culpados comuns, assim como o fato de que documentos relevantes podem ter sido produzidos em uma variedade de sistemas e formatos.

3. Faturas de exceção e acompanhamento manual:

   p Os departamentos de contas a pagar passam muito tempo lidando com exceções, incluindo incorreto, informações incompletas e não correspondentes nas faturas. A empresa de pesquisa Aberdeen Group relata que até 20% das faturas regularmente contêm informações incorretas ou incompletas, e Ardent diz que o departamento de AP gasta em média quase um quarto de seu tempo lidando com consultas de fornecedores para resolver problemas e rastrear informações ausentes.

4. Compras Não Autorizadas:

   p Processos manuais e controles inadequados podem agravar o problema de compras não autorizadas. Por exemplo, A AP pode perder tempo investigando faturas de compras de funcionários feitas sem um pedido de compra aprovado. Outras compras não autorizadas envolvem o uso impróprio de cartões de crédito empresariais, incluindo usá-los para comprar itens de fornecedores não autorizados.

5. Fraude e roubo:

   p Relacionado, uma organização típica perde 5% de sua receita com fraudes todos os anos, com uma perda média de $ 125, 000, de acordo com a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). A fraude de cheques continua sendo um grande problema, mas os golpes por e-mail também são comuns. Na chamada fraude de comprometimento de e-mail comercial, criminosos que se fazem passar por executivos ou fornecedores enviam por e-mail faturas com aparência autêntica ou outras solicitações de pagamento. As equipes de AP precisam estar constantemente em guarda contra fraudes em contas a pagar.

6. Pagamento de faturas antes da entrega de um serviço ou produto:

   p O pagamento imediato das mercadorias pode gerar descontos para fornecedores de sua empresa. Mas a equipe ocupada do AP pode acidentalmente pagar faturas quando chegam, sem verificar se as mercadorias foram realmente entregues, na condição esperada. Isso pode causar problemas, especialmente se a remessa apresentar problemas de qualidade ou não aparecer completamente. Pagar contas antes do vencimento também reduz a liquidez da empresa, o que pode restringir o fluxo de caixa.

7. Faturas desaparecidas:

   p É muito fácil para as faturas desaparecerem em uma enxurrada de papelada. Além de criar atrito com fornecedores, uma fatura não paga pode causar problemas de contabilidade. O passivo chega tarde ao balanço, e a despesa está faltando na demonstração de resultados atual, deixando a administração com informações imprecisas sobre a posição financeira da empresa.

8. Duplo pagamento:

   p Pagamentos duplicados podem ocorrer por vários motivos, muitos deles relacionados à entrada manual de dados. Inconsistências nas informações do fornecedor inseridas manualmente, valores de fatura ou codificação podem fazer com que uma única fatura seja paga duas vezes. As empresas também podem fazer acidentalmente pagamentos em dobro se usarem vários aplicativos financeiros em vez de um único sistema integrado.
   p Embora as duplicatas possam ser menos prováveis ​​em pequenas empresas, onde uma pessoa controla todos os pagamentos, essa não é uma solução escalonável. Crescer, você precisa de automação e algumas práticas recomendadas.

7 soluções de contas a pagar

1. Sem papel:

   p A eliminação de pilhas de faturas em papel e a entrada manual de dados pode reduzir drasticamente o tempo de processamento e as taxas de erro. Faturas eletrônicas podem ser importadas para software de contabilidade, e o reconhecimento óptico de caracteres pode ser usado para digitalizar e digitalizar as faturas em papel restantes. O software de contabilidade pode rastrear faturas em todo o processo de AP.
   p Pagar faturas eletronicamente também é uma boa ideia. É menos caro, mais fácil de automatizar, e menos sujeito a erros do que escrever verificações manualmente. Eliminar o papel torna-se ainda mais importante com a tendência de trabalho remoto, porque é mais fácil para a equipe colaborar e encaminhar faturas para aprovação.
   p Receber faturas eletronicamente não significa necessariamente que essas faturas serão pagas eletronicamente. Pela mesma razão, as faturas em papel não precisam ser pagas com cheques em papel. Eles podem ser pagos eletronicamente.

2. Pare de depender de planilhas do Excel:

   p Afastar-se do papel e da entrada manual de dados abre a porta para uma forma mais eficiente, processos centralizados de contas a pagar, mas apenas se você eliminar as planilhas também. Para aumentar sua taxa de rotatividade de AP, um indicador-chave de desempenho (KPI) que sinaliza que uma empresa está pagando seus credores e fornecedores rapidamente, ajuda a padronizar a forma como as faturas são processadas, desde o momento em que são recebidas até o momento em que são pagas. Thaty é difícil de fazer com uma pasta de planilhas.
   p Além de aumentar a eficiência, software de contabilidade profissional pode reduzir o risco de desaparecimento de faturas ou pagamentos duplicados e permitir que as equipes de AP gerem relatórios que dão às partes interessadas de negócios melhor visibilidade sobre a frequência e o tempo de pagamentos de fornecedores, ajudando-os a negociar melhores condições de pagamento.

3. Simplifique o fluxo de trabalho:

   p O software pode ser usado para codificar processos e fluxos de trabalho eficientes que direcionam faturas automaticamente para as pessoas certas em cada estágio do processo de AP. Cada equipe AP deve ter um fluxo de trabalho definido que inclui o registro de faturas, combinando-os com pedidos de compra e mercadorias recebidas, aprovar faturas e agendar pagamentos.

   

4. Correspondência de três vias:

   p O software pode ajudar a gerenciar essa etapa crucial no fluxo de trabalho do AP. Além de aumentar a precisão, correspondência de três vias, na verdade reduz o esforço necessário para processar faturas de rotina, adicionando garantia suficiente para que as empresas se sintam mais confortáveis ​​com aprovações automatizadas.
   p Uma vez que os pedidos de compra, recibos e faturas foram inseridos no mesmo sistema, o software pode determinar rapidamente se eles alinham e aprovam automaticamente as faturas correspondentes enquanto sinalizam exceções. A equipe do AP pode então agendar faturas aprovadas para pagamento e gastar seu tempo lidando com as exceções.

5. Automação AP:

   p Livrar-se de papéis e aplicar software para agilizar os fluxos de trabalho são etapas ao longo do caminho para a automação de contas a pagar, um termo amplo que abrange a automação de etapas de rotina, como o recebimento de faturas, codificação, encaminhamento para aprovação, pagamento e reconciliação. Um processo totalmente automatizado pode eliminar a necessidade de inserir dados manualmente em qualquer estágio, embora os aprovadores ainda precisem assinar os pagamentos com um clique do mouse. O software de automação de AP normalmente também fornece painéis e ferramentas analíticas que ajudam as equipes financeiras a gerenciar o processo de AP e diagnosticar problemas. Os dados também podem ser analisados ​​em busca de exceções e outras anomalias, como pagamentos em duplicado, compras não autorizadas e fraude.

6. Integração de sistemas:

   p A melhor prática é integrar seu sistema de automação de AP com o ERP da sua empresa e gerenciamento de relacionamento com o cliente, e outros sistemas de negócios essenciais. Essa integração garante que todos os sistemas funcionem com os mesmos dados, facilitando a produção de relatórios informativos, como análises de custo / benefício.

7. Descontos de pagamento antecipado:

   p Ganhar descontos no pagamento antecipado de fornecedores pode ajudar a controlar os custos. Mas os departamentos de AP e compras precisam equilibrar o valor dos descontos do fornecedor em relação ao impacto dos pagamentos antecipados no fluxo de caixa. As empresas com dinheiro suficiente em mãos normalmente podem economizar de 1% a 2% no total da fatura, pagando em 10 a 15 dias. Mas fazer pagamentos antecipados pode empatar dinheiro que sua empresa poderia usar melhor em outro lugar. A automação do AP pode evitar que você perca datas limite para receber descontos negociados.