Um guia para iniciantes em contabilidade de gerenciamento de propriedades

A contabilidade de gestão de propriedades não é mais difícil do que qualquer outra contabilidade. O Ascent orienta você através de um sistema para contabilizar aluguéis e despesas relacionadas.
A gestão da propriedade é estressante. No início deste ano, tivemos um terremoto aqui em Utah. Eu rapidamente verifiquei meu aquecedor de água e forno para ter certeza de que não havia vazamento de gás. Em seguida, tive que me certificar de que nossas propriedades de aluguel estavam OK.

Um inquilino mandou uma mensagem imediatamente e disse que havia verificado tudo e estava tudo bem. Isso foi um alívio. O outro inquilino disse que estava fora da cidade e não podia verificar, então saí do trabalho para correr para o condomínio e me certificar de que não estava prestes a explodir. Acontece que foi bem perto.

Quando cheguei lá, descobri que a fornalha tinha saído completamente da parede. Desliguei rapidamente o gás e liguei para a companhia de gás. Várias centenas de dólares, um inquilino irritado que chegou em casa cedo para um apartamento de 50 graus, e alguns dias de pressão alta depois, o forno foi consertado. Eu estava razoavelmente certo de que o condomínio não explodiria tão cedo. Mas era aquela fumaça de cigarro que eu cheirava na sala?

A contabilização de suas propriedades de aluguel não precisa ser tão estressante. Continue lendo para saber como configurar um sistema para sua contabilidade de gerenciamento de propriedades.

Visão geral:o que é contabilidade de gestão de propriedades?

A contabilidade de gestão de propriedades é a contabilidade do proprietário. Você reconhece a receita de todos os aluguéis recebidos e despesas de manutenção, paisagismo e outras saídas de caixa.

Como configurar um sistema de contabilidade de gestão de propriedades

Aqui estão os passos que usei pessoalmente para algumas situações diferentes em que estive envolvido.

1. Determine seu ponto de inflexão

Eu faço contabilidade de gestão de propriedade de duas maneiras diferentes. Eu pessoalmente possuo dois condomínios que são alugados para inquilinos que encontro em um site de classificados local. No meu trabalho diário, gerencio de 20 a 30 unidades de propriedade dos proprietários da minha empresa.

Para os dois condomínios, mantenho uma planilha de demonstrativo financeiro atualizada anualmente para quando estou pagando meus impostos. Todos os meses, verifico se o pagamento do aluguel foi feito e guardo os recibos do ano em uma pasta física. Eu só faço uma declaração de renda. Manter um balanço atualizado daria mais trabalho do que valeria a pena para essas pequenas unidades.

Para a contabilidade de imóveis de aluguel em minha capacidade profissional, uso nosso software de contabilidade para fazer reconciliações bancárias mensais e manter o rolo de aluguel em dia (chegaremos a esses termos em um minuto).

Não há uma regra para quando você deve passar da contabilidade do verso do envelope para um sistema completo com contabilidade de dupla entrada. Se você tiver apenas algumas transações por ano, provavelmente poderá se ater a uma planilha. Se você estiver processando várias faturas por mês, provavelmente precisará comprar um software de contabilidade.

2. Adquira software de contabilidade

Você não precisará encontrar software específico para proprietários. Confira nossas análises de software de contabilidade e escolha o que você mais gosta - ele funcionará para gerenciamento de propriedades.

A contabilidade para gerenciamento de propriedades é melhor quando é como qualquer outro negócio. Portanto, o software de contabilidade normal terá todas as funcionalidades de que você precisa.

3. Configure cada propriedade

Cada propriedade precisará ter vários itens configurados para ela:

• Entidade: Se você tiver uma propriedade comercial com várias unidades, coloque-a em sua própria LLC para se proteger da responsabilidade.
• Conta de software: Seu software de contabilidade deve permitir a criação de vários negócios. Crie um separado para cada entidade.
• Conta bancária/cartão de crédito: A maneira mais fácil de controlar as despesas de cada propriedade é usar uma conta bancária ou cartão de crédito apenas para essa propriedade. Em seguida, a cada mês, você analisa o extrato e adiciona cada entrada de diário ao software.
• GL e plano de contas: Configure um livro-razão geral e plano de contas para cada propriedade alugada. Quanto melhor você as criar inicialmente, mais fácil será processar rapidamente as transações a cada mês.
• Rota de aluguel: Crie uma planilha com uma linha para cada unidade. A cada mês, quando o aluguel for pago, adicione o pagamento. O gráfico abaixo mostra como deve ser a lista de aluguel.

4. Faça o ciclo contábil mensal

Aqui estão as etapas que você deve seguir para o ciclo contábil de cada mês.

1. Receber aluguéis: Muitos programas de software de contabilidade se integram à sua conta bancária e facilitam a configuração de faturas mensais automáticas com pagamentos ACH (Automated Clearing House). Se o seu software não fizer isso, reúna-se com o representante de gerenciamento de tesouraria do seu banco para configurar os pull mensais de ACH de seus locatários. Como alternativa, você pode exigir que seus inquilinos configurem o pagamento automático de contas ou um push ACH para sua conta. A chave é tirar a responsabilidade do aluguel mensal das mãos do seu inquilino e fazer um pagamento automático.
2. Processar faturas: Você receberá faturas de serviços públicos, paisagismo, manutenção e outras despesas aleatórias todos os meses. Muitos deles podem ser pagos automaticamente com transferências eletrônicas de fundos. Use seu software de contabilidade para imprimir cheques para os outros.
3. Fazer reconciliação bancária: Tradicionalmente, uma reconciliação bancária é feita para garantir que o valor em caixa do balanço patrimonial corresponda ao saldo bancário. Ainda queremos fazer isso, mas vamos fazer um pouco para trás. Insira todas as transações do extrato bancário no software (a menos que a transação seja de um cheque já inserido). Quando isso for feito, compare o saldo de caixa do livro (o valor do software) com o saldo do extrato. Se não for o mesmo, volte ao extrato e ao seu GL para descobrir o que foi inserido incorretamente.
4. Imprimir finanças: Você pode fazer isso a cada mês, trimestre ou ano. Para propriedades maiores, pode fazer sentido fazer isso mensalmente para garantir que você não esteja queimando muito dinheiro. Contanto que você tenha construído o GL corretamente e inserido todas as transações na conta correta, suas demonstrações financeiras de gerenciamento de propriedade só precisarão ser impressas.

Este é o ciclo que sigo para as propriedades na minha vida profissional. Imprimimos as finanças anualmente para impostos e acompanhamos o saldo bancário durante o ano para garantir que não haja queima de caixa.

Com os dois condomínios que possuo pessoalmente, uso um site chamado Cozy para fazer pagamentos mensais de aluguel e tenho um cartão de crédito que uso apenas para as propriedades de investimento. Eu geralmente tenho quatro ou cinco despesas não-HOA (Associação de Proprietários) anualmente, então é fácil juntar tudo em uma planilha no final do ano.

Dicas e truques para configurar um sistema de contabilidade bem-sucedido para gerenciamento de propriedades

Ter um sistema de contabilidade para gerenciar suas propriedades ajudará você a garantir que você não perca nenhuma data de vencimento e - idealmente - economizará muito tempo.

1. Vincular contas

Se você puder vincular seu software de contabilidade à conta bancária de cada entidade, isso facilitará o ciclo mensal em pelo menos 240%. Em vez de trabalhar para entrar em cada linha do extrato, você pode apenas verificar se as transações importadas são aplicadas nas contas certas.

2. Faça avaliações anuais

Há sempre um custo de oportunidade para a realização de propriedades de investimento. Faça uma prática de obter uma Opinião de Preço do Corretor (BPO), ou até mesmo faça sua própria avaliação dos imóveis anualmente, para decidir se deseja mantê-los ou tentar vendê-los.

3. Analise as finanças pelo menos anualmente

Existem quatro maneiras de ganhar dinheiro com propriedades de investimento:

1. Apreciação do capital: Quando o valor do imóvel sobe e você pode vendê-lo por mais.
2. Fluxo de caixa de aluguel: O dinheiro real que acaba no seu bolso no final do ano.
3. Abrigo fiscal: Deduções fiscais de itens como depreciação (não monetária) ou juros.
4. Pagamento da dívida: O ideal é que você compre um imóvel pelo menor valor possível e, em seguida, cobrará mais no aluguel do que o devido na dívida. Quando isso funciona, você está efetivamente fazendo com que um inquilino pague a hipoteca e receba o ativo gratuitamente. O melhor dos dois mundos é quando o inquilino quita facilmente o pagamento da dívida, mas os juros e a depreciação fazem com que o imóvel apresente prejuízo na sua declaração de imposto.

Ao executar suas finanças anuais, trabalhe na preparação de uma demonstração de fluxo de caixa. A demonstração do fluxo de caixa e a avaliação permitirão que você classifique cada propriedade nessas quatro métricas principais a cada ano.

4. Entenda os tipos de locação

A maioria dos arrendamentos comerciais são os chamados arrendamentos triple net (NNN). Isso significa que os inquilinos são responsáveis ​​por pagar sua parte de todas as despesas da área comum, como paisagismo ou remoção de neve. Se você tiver arrendamentos NNN, precisará manter as despesas da área comum e faturar os inquilinos anualmente.

5. Não se esqueça do rolo de aluguel

Se você deseja obter um empréstimo sobre o imóvel ou vendê-lo, a primeira coisa que será solicitada é uma lista de aluguel. Ter um correto e atualizado ajudará muito a facilitar a interação com terceiros, sem mencionar que ajudará você a identificar inquilinos inadimplentes mais rapidamente.

(Terra)senhor das Moscas

Se você passou algum tempo na administração de propriedades, provavelmente teve os mesmos momentos estressantes (ou semanas) que eu tive. No entanto, contabilizar suas propriedades não precisa ser um trauma no nível do terremoto.