5 melhores práticas para manutenção de registros de pequenas empresas

A manutenção de registros é essencial para uma preparação fiscal tranquila. Leve essas cinco dicas de manutenção de registros para sua pequena empresa para que você possa simplificar sua contabilidade.
Eu não acho que a especialista em organização Marie Kondo estava falando sobre registros de negócios aqui, mas certamente se aplica:“Colocar as coisas em ordem significa colocar seu passado em ordem também”.

Os registros comerciais comprovam as transações e atividades comerciais. O crescimento de um negócio de sucesso requer organização em todos os níveis, incluindo seus registros de negócios.

Um sistema de gerenciamento de registros eficaz não leva muito tempo para manter e agiliza a contabilidade, a preparação de impostos e as auditorias financeiras.

Siga estas dicas para criar um sistema de manutenção de registros que mantenha sua pressão arterial baixa durante a temporada de declaração de impostos.

1. Implemente um sistema de gerenciamento de documentos

Todas as transações comerciais devem ser documentadas, seja em papel ou eletronicamente. À medida que sua empresa cresce, cresce também a pilha de papéis e arquivos que sua empresa precisa armazenar.

Primeiro, fique sem papel para que todos os seus registros sejam facilmente acessíveis. Em seguida, implemente um sistema de gerenciamento de documentos digitais que organize seus documentos comerciais. Em seguida, adicione um sistema de controle de documentos que descreva com que frequência revisar e atualizar documentos.

2. Verifique se há mandatos de retenção de registros

A manutenção de registros não é apenas colocar um sorriso no rosto do seu preparador de impostos. Também deve cumprir os mandatos de retenção de documentos.

Os mandatos de retenção de registros do IRS e do Departamento de Trabalho (DOL) variam entre dois e seis anos, dependendo do documento. Independentemente disso, mantenha todos os registros de negócios por pelo menos sete anos.

Alguns registros comerciais, como certificados isentos de impostos de uma organização sem fins lucrativos ou uma identificação fiscal comercial, nunca se tornam irrelevantes, portanto, mantenha-os sempre à mão.

As regras de retenção de registros do IRS se aplicam a registros que o ajudaram a calcular ou justificar a receita comercial, deduções fiscais ou créditos fiscais. O DOL exige que você mantenha todos os documentos que o ajudem a fazer a folha de pagamento.

O IRS pode auditar os registros financeiros da sua empresa até sete anos no passado e ainda mais quando você não apresentar uma declaração de imposto ou for suspeito de fraude. A maioria dos CPAs diz para você manter todos os documentos comerciais por pelo menos sete anos depois que eles não forem mais relevantes.

Os registros comerciais mais comuns incluem:

• Nomes, endereços e informações de contato dos funcionários
• Planilhas de horas de funcionários
• Boletos de funcionários
• Todos os formulários fiscais enviados ao IRS
• Extratos bancários
• Documentos de seguro
• Contratos, incluindo empréstimos e hipotecas
• Recibos de compra
• Faturas de clientes
• Declarações fiscais
• Demonstrações financeiras
• Cronogramas de depreciação
• Documentos de registro comercial
• Atas da reunião do Conselho de Administração
• Arquivos legais
• E-mails

Os estados podem especificar ainda mais as regras de retenção de documentos, portanto, verifique o site do departamento do tesouro estadual para obter informações mais detalhadas.

3. Escolha um software de contabilidade e folha de pagamento que gere registros

Deixe o software liderar a criação de registros contábeis de pequenas empresas, como faturas de clientes e formulários de imposto de folha de pagamento.

A maioria dos softwares de contabilidade pode gerar faturas de clientes. O software também deve ajudá-lo automaticamente com os fundamentos da contabilidade, como registrar contas a receber quando você fatura um cliente.



Seu software de folha de pagamento deve cuidar da criação de registros fiscais de folha de pagamento, como:

• Formulários W-2
• Formulários W-3
• Formulários 1099-MISC
• Formulários 1099-NEC, novos em 2020
• Formulários 941

O software de folha de pagamento gera e arquiva esses formulários com a autoridade apropriada, seja IRS, Social Security Administration (SSA), ou ambos. Você pode pesquisar facilmente esses formulários em seu software de folha de pagamento sempre que precisar.

4. Corresponder registros a transações durante reconciliações bancárias

A contabilidade 101 nos ensina a ter documentação para todas as transações comerciais. Domine os conceitos básicos de contabilidade, tornando a manutenção de registros parte da contabilidade da sua pequena empresa.

As reconciliações bancárias ajudam as pequenas empresas a detectar erros e entender sua posição financeira. Também é o momento ideal para garantir que você tenha registros de todas as transações comerciais.

Durante sua reconciliação bancária mensal, combine cada transação em seu software de contabilidade com um registro. Ao vasculhar suas transações comerciais, certifique-se de ter uma fatura, recibo ou contrato correspondente.

Se o seu software permitir, armazene seus registros de negócios em seu software de contabilidade. O Intuit QuickBooks Online permite que os usuários anexem documentos a cada transação, para que qualquer pessoa que abra seus livros possa visualizar o registro associado.

5. Faça backup e proteja seus registros

Vivemos em uma época em que as violações de dados e os desastres naturais são galopantes. Reserve um tempo para fazer backup e proteger seus registros para evitar catástrofes.

Os registros armazenados em papel ou em um disco rígido devem ser copiados em pelo menos um outro local. Digitalize todos os documentos para preservar informações que podem ser perdidas, roubadas ou destruídas.

Armazenar registros em software baseado em nuvem reduz o risco de perdê-los, mas aumenta o risco de roubo. Seus registros comerciais incluem informações confidenciais, como números de CPF (SSNs) de funcionários.

Ao armazenar registros comerciais online, proteja sua conta com uma senha única e forte e ative a autenticação de dois fatores.

Perguntas frequentes

• 
  Se você duvidar se vale a pena manter um registro comercial, salve-o. Pergunte a um profissional tributário ou advogado quando não tiver certeza se um registro é importante.
  
  O IRS geralmente audita menos de 1% dos retornos individuais e corporativos enviados, portanto, não tenha medo de uma auditoria do IRS. Mas se sua empresa for escolhida, eles exigirão comprovação de todas as receitas, deduções e créditos que você relatar em seus impostos.
  
  Sem a documentação adequada, você pode enfrentar um aumento da responsabilidade fiscal e uma multa por negligência equivalente a 20% do seu pagamento a menor.
  
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  Quando os registros são perdidos ou roubados, sua primeira reação deve ser informar qualquer pessoa cujas informações confidenciais possam estar em risco. Por exemplo, se os registros da folha de pagamento estiverem ausentes, informe seus funcionários que o SSN deles pode ter sido exposto.
  
  Se seus registros forem irrecuperáveis, você deve fazer o possível para reconstruir todos os registros que justifiquem as deduções de impostos comerciais. Entre em contato com seus fornecedores e instituições financeiras, que devem ter cópias de seus documentos comerciais.
  
  Se o IRS auditar sua empresa, você ainda será responsável por provar as despesas comerciais declaradas em seus impostos.
  
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  Pode parecer lógico manter os registros enquanto você tiver o armazenamento, mas você pode excluir os registros que não são relevantes para o seu negócio há mais de sete anos.
  
  Ao reduzir o tamanho de sua pilha de registros, você facilita a pesquisa e a revisão de documentos de que realmente precisa. Consulte um profissional jurídico antes de apagar trechos de documentos comerciais.
  

Coloque a agulha no sistema de manutenção de registros

A contabilidade pode ser um desafio para uma pequena empresa, mas um sistema de gerenciamento de registros organizado pode facilitar. Ao seguir essas práticas recomendadas, você está se preparando para uma temporada fiscal tranquila.