Um guia para pequenos empresários de contabilidade em 2022

A contabilidade de sua pequena empresa pode ser intimidante. Nós facilitamos para você, detalhando passo a passo, para que você possa começar hoje.
Como proprietário de uma empresa, a ideia de fazer a contabilidade do seu negócio pode ser mais intimidante do que a perspectiva de possuir um negócio. Mas a contabilidade não precisa ser intimidante.

Ao saber o que você precisa fazer e obter algumas orientações sobre como fazer essas coisas, você pode executar tarefas de contabilidade para sua empresa em pouco tempo.

Visão geral:o que é contabilidade para pequenas empresas?

Enquanto a maioria das empresas maiores tem uma equipe de contabilidade que cuida das transações financeiras, como proprietário de uma pequena empresa, o trabalho do contador geralmente recai sobre você. Para proprietários de empresas sem experiência em contabilidade ou contabilidade, a perspectiva pode ser esmagadora.

Para facilitar o início, criamos um guia com as 10 etapas essenciais necessárias para a contabilidade de pequenas empresas.

Como fazer a contabilidade da sua pequena empresa

Embora não seja um método recomendado, tudo o que você precisa para começar a fazer a contabilidade do seu negócio é lápis e papel e muita paciência. Para começar corretamente, porém, o software de contabilidade é o caminho a percorrer.

Se você ainda não tem certeza de qual é a diferença entre um débito ou um crédito e não conseguiu distinguir um ativo de um passivo, o software de contabilidade pode facilitar muito sua vida.

Mas mesmo que você esteja pronto para encontrar um aplicativo de software de contabilidade adequado para sua empresa, há algumas outras coisas que você precisa fazer primeiro.

Etapa 1:escolha uma estrutura de negócios

O primeiro da lista é escolher uma estrutura de negócios. Como tudo o que você faz será afetado pela estrutura do seu negócio, escolha sabiamente. Existem quatro estruturas básicas de negócios:

1. Empresa individual: Uma empresa individual é essencialmente o que parece. Popular entre consultores e freelancers, uma empresa individual tem um único proprietário e requer pouca configuração. A desvantagem é que não há diferenciação legal entre você e sua empresa, tornando-o responsável por qualquer coisa que a empresa deva.
2. Parceria: Se você estiver entrando no negócio com uma ou mais pessoas, a propriedade do negócio pode ser compartilhada igualmente por meio de uma parceria. Cada parceiro é responsável por contribuir para o negócio, com os detalhes de suas responsabilidades incluídos em um contrato de parceria.
3. Sociedade de Responsabilidade Limitada (LLC): Uma LLC é semelhante a uma empresa individual, exceto que você não é responsável por dívidas comerciais. Outra vantagem de uma LLC é que você pode ser o único proprietário ou ter vários parceiros, o que também oferece flexibilidade ao declarar impostos comerciais.
4. Corporação: Uma corporação é a estrutura de negócios mais complexa e é considerada uma entidade separada de seus proprietários para fins fiscais. Embora haja benefícios como proteção legal adicional e impostos corporativos mais baixos, a estrutura corporativa é complicada e pode ser cara.

Etapa 2:abra uma conta bancária comercial

Mesmo se você for um único proprietário, é uma boa ideia abrir uma conta bancária comercial. Na verdade, as outras três estruturas de negócios exigem isso.

Ter uma conta bancária comercial facilita muito o arquivamento de impostos comerciais, mantém a receita comercial separada de seus fundos pessoais e fornece uma maneira de pagar seus fornecedores.

Etapa 3:escolha um método de contabilidade

Se sua experiência em contabilidade se limita a reconciliar sua conta corrente no final do mês, talvez você não entenda a diferença entre o método de contabilidade de caixa e o método de contabilidade de competência.

• Método em dinheiro: O método de caixa é o mais simples dos dois métodos e exige que você reconheça receitas e despesas quando o dinheiro muda de mãos. A contabilidade de caixa é frequentemente usada por freelancers com atividade contábil limitada.
• Método de acumulação: O método recomendado pelos CPAs, o regime de competência reconhece as receitas quando auferidas e as despesas quando ocorrem. Esse método fornece uma visão mais precisa da saúde da sua empresa, mas é mais complicado do que o método de caixa.

Escolha com sabedoria, pois uma vez que você escolha um método contábil, você precisará de autorização do IRS para alterá-lo.

Etapa 4:encontre o software de contabilidade certo

Sim, você pode acompanhar suas transações contábeis usando planilhas ou livros contábeis manuais, mas por que deveria fazer isso quando existem tantos programas de contabilidade bons, acessíveis e às vezes gratuitos no mercado?

Um bom lugar para começar é lendo as análises de ferramentas contábeis do The Ascent para ter uma ideia do que está disponível. Certifique-se de baixar algumas demos e experimentar um aplicativo antes de comprá-lo.

Etapa 5:configure seu plano de contas

Antes de começar a registrar quaisquer transações financeiras, você precisará criar um plano de contas para sua empresa. O plano de contas é uma lista de contas em sua contabilidade que será usada para registrar transações financeiras.

Mas antes de começar, certifique-se de se familiarizar com os cinco tipos de contas que serão usados ​​em seu plano de contas:

1. Ativos: Qualquer coisa de valor que sua empresa possui é considerada um ativo. Os ativos incluem o dinheiro em sua conta bancária, seu saldo de contas a receber (o que seus clientes devem a você), seu estoque, computadores e móveis.
2. Responsabilidades: Passivos são tudo o que sua empresa deve. Os passivos incluem o saldo de contas a pagar (o que você deve aos fornecedores), bem como quaisquer empréstimos ou notas que a empresa deva.
3. Receita / Renda: Receita é o dinheiro que sua empresa ganha com a venda de mercadorias ou serviços prestados.
4. Despesas: Esta é uma categoria com a qual você provavelmente está familiarizado; despesas são consideradas o custo de fazer negócios. As despesas comerciais comuns incluem os salários dos funcionários, o aluguel da vitrine e a conta de luz.
5. Equidade: Depois de subtrair os passivos da empresa dos ativos da empresa, você fica com o patrimônio líquido, que representa a participação financeira que você tem na sua empresa.

Os aplicativos de software de contabilidade sempre incluem um plano de contas padrão que você pode usar imediatamente.

Etapa 6:Familiarize-se com as noções básicas de contabilidade

Agora que você conhece os cinco principais tipos de contas, você deve começar a se familiarizar com alguns outros conceitos básicos de contabilidade. Se você estiver usando contabilidade de acumulação ou de dupla entrada, precisará entender a equação contábil e os débitos e créditos, que são a espinha dorsal de qualquer sistema contábil.

A equação contábil é:

Ativo =Passivo + Patrimônio Líquido

Para seguir a equação contábil, todos os lançamentos feitos no razão geral precisam ter um lançamento de débito e um lançamento de crédito correspondente.

• Uma entrada de débito aumentará uma conta de ativos ou uma conta de despesas. Os débitos são sempre registrados no lado esquerdo de uma entrada.
• Uma entrada de crédito aumenta passivos, receitas ou contas de patrimônio. Os créditos são sempre registrados no lado direito de uma entrada.

Digamos que você receba um pagamento de uma fatura no valor de $ 200. Esta é a aparência do lançamento contábil manual ao usar a contabilidade de dupla entrada:

Data	Conta	Débito	Crédito
01-06-2020	Dinheiro	$ 200
01-06-2020	Contas a receber		$ 200

Tanto a conta caixa quanto a conta contas a receber são ativos. Como estamos aumentando o saldo bancário, inserimos os $ 200 como débito na conta Caixa, enquanto creditamos $ 200 na conta de contas a receber porque o saldo diminuirá.

Lembre-se, sempre que você registra um lançamento no diário, sempre precisa haver um lançamento de débito e crédito.

Outra coisa com a qual você deve se familiarizar é o ciclo contábil. O ciclo contábil inclui nove etapas que todos os contadores ou contadores devem seguir para garantir que todos os processos sejam concluídos:

1. Organizar transações
2. Registrar entradas de diário
3. Lançar entradas de diário no razão geral
4. Executar balancete não ajustado
5. Fazer lançamentos de ajuste
6. Preparar balancete ajustado
7. Executar demonstrações financeiras
8. Feche os livros do mês
9. Iniciar o próximo ciclo

Se você estiver usando um software de contabilidade, o ciclo contábil é automatizado, reduzindo drasticamente o número de etapas.

Etapa 7:configurar a folha de pagamento

Você pode pular esta etapa se não estiver planejando contratar nenhum funcionário. No entanto, mesmo que você esteja contratando apenas um empreiteiro ocasional, você deve configurar seu sistema de folha de pagamento.

Existem inúmeras opções de software de folha de pagamento no mercado projetadas especificamente para pequenas empresas. Esses aplicativos podem ajudá-lo em todo o processo de folha de pagamento. No entanto, há algumas coisas que você precisa concluir antes de colocar a folha de pagamento em funcionamento:

1. Obtenha um EIN (Número de Identificação do Empregador) do IRS.
2. Obtenha os números de identificação estaduais e locais das agências apropriadas.
3. Decida se deve contratar funcionários ou usar terceirizados.

Depois de ter essas informações, encontre um bom provedor de serviços de folha de pagamento e prepare-se para contratar seu primeiro funcionário.

Etapa 8:saiba como gerenciar receitas e despesas

A maioria de suas transações financeiras terá a ver com receitas e despesas. Saber lidar com esses dois itens garantirá que seu negócio funcione sem problemas.

1. Saiba como faturar. A coisa mais importante para os proprietários de pequenas empresas é aprender a escrever uma fatura. A segunda coisa mais importante é fornecer aos seus clientes uma maneira fácil de pagar a fatura. Em muitos casos, você pode incluir um link para opções de pagamento on-line diretamente em sua fatura, facilitando o pagamento de seus clientes.
2. Pague seus fornecedores em dia. Um bom crédito é importante para pequenas empresas, portanto, você deve pagar suas contas em dia.
3. Registre todas as suas despesas. Para pagar impostos precisos no final do ano, você deve registrar todas as suas despesas comerciais corretamente. Embora o IRS não se importe se você pular despesas, sua conta de impostos será menor se você incluir todas as despesas relacionadas aos negócios.
4. Certifique-se de inserir todas as transações financeiras regularmente. Esteja você usando um software de contabilidade ou um sistema de contabilidade manual, certifique-se de que suas transações sejam inseridas corretamente ou seus extratos financeiros (consulte a etapa 10) serão imprecisos.

Etapa 9:reconciliar contas bancárias

Com o banco eletrônico tornando muito mais fácil gerenciar suas contas bancárias, você pode ficar tentado a pular esta etapa. Por favor, não. Conciliar suas contas bancárias todos os meses é importante e deve ser feito regularmente.

A conclusão de uma reconciliação bancária não apenas ajuda a identificar itens que precisam ser inseridos em seu razão geral, mas também identifica quaisquer erros bancários. Sim, os bancos também cometem erros e podem ser caros para você se não forem pegos. Eles não serão pegos se você não reconciliar suas contas.

Etapa 10:execute demonstrações financeiras

Quando todas as suas transações forem inseridas, você estará pronto para executar suas demonstrações financeiras. Comece com um balancete não ajustado, que pode ajudar a localizar quaisquer contas desbalanceadas. Isso também lhe dá a oportunidade de inserir quaisquer entradas de ajuste.

Quando isso for concluído, execute as demonstrações financeiras do mês e reserve um tempo para examinar essas demonstrações para ver como está o desempenho de sua empresa. As três demonstrações financeiras que você deve executar no final do mês são:

1. Balanço
2. Declaração de resultado/demonstração de lucros e perdas
3. Demonstração do fluxo de caixa

O melhor software de contabilidade para pequenas empresas

Com a ajuda de um bom software, a contabilidade de uma pequena empresa pode ser muito mais fácil do que você imagina. Não importa a sua situação, aqui estão algumas boas opções para você começar.

1. FreshBooks

Se você é autônomo, confira o FreshBooks. Uma opção fácil de usar para contabilidade de pequenas empresas, o FreshBooks facilita o rastreamento de receitas e despesas e inclui uma versão autônoma apenas para você.



Os preços do FreshBooks começam em US$ 15/mês para a versão Lite, que é perfeita para freelancers e contratados, com a opção de mudar para o popular plano Plus por US$ 25/mês a qualquer momento.

2. Contabilidade Sage Business Cloud

Se não se sente totalmente à vontade para utilizar uma aplicação de software, o Sage Business Cloud Accounting foi concebido para si. Um bom ajuste para proprietários individuais, o Sage Business Cloud Accounting facilita o rastreamento de vendas e serviços de estoque.



O Sage Business Cloud Accounting começa em $ 10/mês, mas para uma funcionalidade completa de contabilidade, você vai querer escolher o plano de serviço completo por $ 25/mês.

3. GnuCash

Se você é um tradicionalista e está mais interessado em rastrear receitas e despesas do que conectividade bancária ou acesso à nuvem, confira o GnuCash. Fácil de configurar, o GnuCash também é um software de contabilidade gratuito.



O GnuCash é um sistema de usuário único, portanto, você não poderá conectar o produto em rede para acomodar usuários adicionais. Mas se você planeja ser o único usuário, pode baixar este aplicativo de contabilidade para pequenas empresas a qualquer momento, sem nenhum custo.

4. Xero

Se você realmente deseja estar conectado a centenas de aplicativos que oferecem centenas de tarefas, o Xero pode ser o ideal para você. Uma ótima opção para startups de comércio eletrônico e pequenas empresas, o Xero adicionou vários recursos nos últimos anos e oferece excelente integração em todos os aspectos.



O Xero começa em US$ 9/mês para o plano Early, embora a maioria das pequenas empresas ache o plano Growing, a US$ 30/mês, mais adequado.

A contabilidade para pequenas empresas não precisa ser difícil

Com um pouco de preparação, até os novatos poderão assumir tarefas de escrituração ou contabilidade para seus negócios. Quer você escolha o método manual ou opte pelo software de contabilidade, existem várias ferramentas de contabilidade disponíveis para você aproveitar.

Lembre-se, quanto mais fácil você tornar o processo de contabilidade, mais tempo poderá gastar em seu negócio. Então respire fundo, estude o básico e comece hoje mesmo.