Um guia para organizações sem fins lucrativos para contabilidade de fundos em 2022

Se você ainda não tiver certeza do que é contabilidade de fundos, fornecemos o básico necessário para o seu organização sem fins lucrativos.
A contabilidade de fundos é um método contábil usado para determinar a responsabilidade e não a lucratividade de uma organização. A contabilidade de fundos ajuda as organizações a reconhecer adequadamente as receitas e despesas de cada programa individual.

O que é contabilidade de fundos?

A contabilidade de fundos ou contabilidade sem fins lucrativos enfatiza a responsabilidade. É usado por organizações sem fins lucrativos, organizações de serviços e entidades governamentais para contabilizar adequadamente os fundos recebidos de várias fontes.

Como o financiamento para organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais vem de contribuintes, fundações ou do público, uma ênfase maior é colocada na contabilização adequada desses fundos, que é onde entra a contabilidade de fundos.

Por exemplo, quando uma organização sem fins lucrativos realiza uma campanha de socorro a terremotos, os fundos arrecadados devem ser destinados ao socorro a terremotos, a menos que o doador declare o contrário.

Se a organização sem fins lucrativos realizar posteriormente uma campanha de combate à fome, os fundos arrecadados dessa campanha devem ser mantidos e contabilizados separadamente dos fundos arrecadados da campanha de socorro ao terremoto.

Este mesmo princípio se aplica à contabilidade de fundos do governo. Se você observar sua conta de imposto predial, verá que seu imposto é aplicado a vários programas governamentais. Todos esses programas devem ser contabilizados separadamente para garantir que seus dólares de impostos sejam usados ​​adequadamente.

As organizações sem fins lucrativos também têm a tarefa de gerenciar adequadamente os fundos de subsídios, principalmente porque as organizações sem fins lucrativos geralmente são obrigadas a fornecer um relatório à fundação de financiamento que detalha como os fundos foram usados. As doações recebidas de benfeitores também precisarão ser gerenciadas adequadamente.

Quais organizações usam a contabilidade de fundos?

A contabilidade de fundos é usada em organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais. Atualmente, existem 1,5 milhão de organizações sem fins lucrativos operando nos EUA hoje, desde a educação infantil até o combate à fome.

As ligas esportivas amadoras também são sem fins lucrativos, assim como as organizações de bem-estar animal. Eles são todos diferentes, mas a única coisa que eles têm em comum são seus fluxos de financiamento. A maioria dessas organizações, e milhares de outras como elas, recebem seus fundos por meio de apoio público ou por meio de doações.

Ao contrário de uma empresa com fins lucrativos que se reporta a proprietários ou acionistas, organizações sem fins lucrativos e entidades governamentais se reportam ao público, e é por isso que precisam de uma ferramenta de contabilidade que os ajude a contabilizar adequadamente os fundos que recebem.

Tipos de categorias de fundos para organizações sem fins lucrativos

As organizações sem fins lucrativos geralmente usam três tipos de fundos, com vários fluxos de receita gerenciados em cada tipo de fundo. Por exemplo, se sua organização sem fins lucrativos recebeu três doações, cada uma dessas doações precisará ser registrada na conta do fundo temporariamente restrita, pois a doação tem uma data de validade (explicaremos o motivo mais tarde).

Mas você também terá a tarefa de criar um centro de custo separado para cada subsídio, a fim de gerenciar os fundos adequadamente. Cada fundo é tratado como várias empresas seriam tratadas em um negócio com fins lucrativos, com seu próprio orçamento e demonstrações financeiras.

Categoria 1:fundos irrestritos

Os fundos irrestritos podem ser usados ​​para todos e quaisquer tipos de despesas incorridas por uma organização sem fins lucrativos, incluindo despesas gerais e administrativas, como salários, aluguel e serviços públicos.

Como os fundos irrestritos não são destinados a um programa específico, eles são muito procurados. As doações recebidas de uma campanha anual são geralmente consideradas fundos irrestritos, a menos que um doador especifique que o dinheiro deve ser usado para um programa ou compra específica.

Se for esse o caso, os fundos devem ser movidos para o fundo temporariamente restrito.

Categoria 2:temporariamente restrito

Fundos temporariamente restritos foram designados para um programa ou propósito específico. A diferença entre fundos temporariamente restritos e restritos é que um fundo temporariamente restrito tem uma data de expiração, normalmente dentro de um ano.

Por exemplo, uma organização sem fins lucrativos pode receber uma doação no valor de US$ 5.000 que o doador afirma que deve ser usado para pagar um programa específico antes do final do ano. As concessões também são consideradas temporariamente restritas, pois também têm uma data de expiração.

Categoria 3:permanentemente restrita

Fundos permanentemente restritos são doações, como imóveis, terrenos ou direitos minerais, que são mantidos permanentemente, com a organização sem fins lucrativos capaz de usar a renda derivada do uso do ativo.

Tipos de categorias de fundos para agências governamentais

Assim como as organizações sem fins lucrativos, as entidades governamentais também usam um tipo de contabilidade de fundos, geralmente chamada de contabilidade de ônus, que orça e reserva fundos para despesas específicas. Embora os tipos de fundos governamentais sejam diferentes, sua finalidade é semelhante.

A contabilidade de fundos governamentais normalmente usa cinco tipos de fundos:

1. Fundo geral:o fundo geral rastreia e registra receitas e despesas que afetam as operações regulares do governo. As receitas de receitas brutas, impostos sobre vendas, imposto de renda e juros geralmente vão para o fundo geral.
2. Fundo permanente:um fundo permanente funciona como uma doação, como receita obtida com a venda ou arrendamento de recursos naturais, como petróleo e gás, com quaisquer juros ou dividendos recebidos do arrendamento usados ​​para pagar obrigações específicas.
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3. Fundo de receita especial:um fundo de receita especial é criado para arrecadar fundos para um projeto específico. Por exemplo, um imposto de US$ 0,02 sobre o gás pode ser implementado para pagar os reparos nas estradas. Vários fundos de receitas especiais podem precisar ser gerenciados simultaneamente.
4. Fundo de projetos de capital:o fundo de projetos de capital rastreia os recursos públicos usados ​​para financiar um grande projeto de capital, como uma nova usina, oleoduto ou construção. Uma vez que o projeto de capital é concluído, o fundo é fechado.
5. Fundo de serviço da dívida:os fundos transferidos para o fundo de serviço da dívida a partir de receitas fiscais e outras fontes são usados ​​exclusivamente para pagar o principal e os juros de quaisquer títulos de obrigações pendentes.

Como funciona a contabilidade de fundos?

Se você está iniciando uma organização sem fins lucrativos, deve consultar um contador ou CPA que tenha experiência nos fundamentos da contabilidade, principalmente no básico da contabilidade de fundos.

Um desafio mesmo para contadores experientes, a contabilidade de fundos pode ser particularmente desafiadora para aqueles com pouca experiência no campo contábil.

O passo mais importante na contabilidade de fundos é criar uma estrutura de plano de contas que gerencie vários fundos adequadamente. Um plano de contas padrão seria estruturado da seguinte forma:

XXXX

Por exemplo, sua conta do razão geral para despesas com suprimentos seria:

6100 - Suprimentos

Para rastrear adequadamente vários subsídios, programas ou campanhas, você precisaria estruturar seu plano de contas em três segmentos:

XX-XX-XXXX

O primeiro segmento é o segmento de fundos:

01 - Sem restrições

02 - Restrição Temporária

03 - Permanentemente Restrito

O próximo segmento é o centro de custo. Se sua organização sem fins lucrativos tiver três concessões e dois programas que precisam ser acompanhados separadamente, você pode criar seus segmentos de centro de custo assim:

10 - Fundação A Subsídio

20 - Subsídio da Fundação B

30 - Subsídio da Fundação C

40 - Programa de Combate à Fome

50 - Programa de Assistência Habitacional

Por fim, seu plano de contas usará sua estrutura de contas padrão para registrar receitas e despesas:

4110 - Receita irrestrita

4120 -Receita Temporariamente Restrita

4130 - Receita permanentemente restrita

Em 10 de maio, você recebe um subsídio no valor de US$ 25.000 da Fundação C. O subsídio seria registrado em seu livro-razão assim:

Data	Conta	Débito	Crédito
5-10-2020	1000 - Dinheiro	$ 25.000
5-10-2020	30-02-4120 - Receita temporariamente restrita		$ 25.000

Em 30 de maio, você compra suprimentos no valor de $ 230 enquanto realiza a programação estipulada no Foundation Grant C:

Data	Conta	Débito	Crédito
30-05-2020	30-02-6100 Suprimentos	$ 230
30-05-2020	Dinheiro		$ 230

Gravar uma doação é semelhante. Por exemplo, você recebe uma doação em 1º de junho no valor de US$ 20.000 de um de seus apoiadores. Eles estipulam que querem que a doação seja destinada ao programa de auxílio-moradia. Aqui está como você registraria a doação:

Data	Conta	Débito	Crédito
01-06-2020	1000 - Dinheiro	$ 20.000
01-06-2020	02-50-4120 Receita temporariamente restrita		$ 20.000

O uso de segmentos permite rastrear facilmente as despesas em relação a qualquer doação temporariamente restrita, permitindo que doadores e fundações vejam exatamente como seus fundos foram usados.

Também é importante observar que as organizações sem fins lucrativos usam demonstrações financeiras diferentes:

• Demonstração da posição financeira:a demonstração da posição financeira é semelhante a um balanço patrimonial, exibindo ativos, passivos e ativos líquidos, incluindo os ativos restritos, temporariamente restritos e permanentemente restritos.
• Declaração de atividades:a demonstração de atividades é semelhante a uma demonstração de resultados, mas inclui detalhes adicionais, como os totais do ano atual e anterior, bem como os totais orçados e as variações orçamentárias.
• Declaração de Despesas Funcionais:A demonstração de despesas funcionais é usada para relatar a atividade de cada programa administrado pela organização sem fins lucrativos.
• Demonstração de fluxo de caixa:a demonstração de fluxo de caixa é o único relatório comumente usado em organizações com e sem fins lucrativos, informando sobre o caixa recebido de atividades operacionais, de investimentos e de financiamento.

A responsabilidade é fundamental na contabilidade de fundos

Se você está vendendo pipas ou prestando serviços de consultoria, é provável que seus clientes se importem pouco com como você gasta seu dinheiro. A contabilidade para organizações sem fins lucrativos é diferente. Se você aceitar dinheiro do público em geral ou de organizações financiadoras, precisará fornecer detalhes sobre como esse dinheiro é usado.

Usar métodos e planilhas de contabilidade manual pode ser um desafio para qualquer empresa, e mesmo o uso de contas T fará pouco para conter a confusão resultante se você estiver tentando rastrear vários fundos manualmente.

Se você estiver pronto para mudar para um sistema automatizado, confira as análises do software de contabilidade do The Ascent e facilite sua vida.