O que é um voucher?

Um voucher é um documento interno dentro de uma empresa que é emitido pelo contas a pagar Contas a pagar Contas a pagar é um passivo incorrido quando uma organização recebe mercadorias ou serviços de seus fornecedores a crédito. Contas a pagar são departamento (AP). Pode ser visto como um “memorando” das responsabilidades da empresa, e é usado para autorizar um pagamento.

Em cada empresa, existe um departamento de contas a pagar que se encarrega de efetuar os pagamentos devidos aos seus credores e fornecedores.

Um voucher é um documento de backup necessário para iniciar o procedimento de coleta e arquivamento de todos os outros documentos necessários para liquidar uma responsabilidade.

Uma característica importante da contabilidade interna de uma empresa é o mecanismo de controle. O mecanismo garante que cada pagamento feito pela empresa seja previamente autorizado e que seja adequado para os bens ou serviços Produtos e Serviços Um produto é um item tangível que é colocado no mercado para aquisição, atenção, ou consumo enquanto um serviço é um item intangível, que decorre de recebidos com base nos acordos pré-existentes.

Em outras palavras, um voucher é um documento de suporte para uma fatura recebida pela empresa. Assim que o voucher for emitido, significa que a fatura foi verificada, e foi confirmado que precisa ser pago. O voucher autoriza o pagamento da fatura à vista que será lançada no balanço patrimonial.

Como funcionam os vouchers

Em transações entre empresas, muitas vezes, os pagamentos não são devidos imediatamente. Eles podem ser pagos com um atraso permitido que pode variar entre 30, 60, ou 90 dias. Quando a empresa recebe os suprimentos com a nota fiscal, em vez de liberar o pagamento imediatamente, cria um voucher como lembrete dos pagamentos devidos ou como comprovante do pagamento já efetuado.

Um voucher pode incluir vários documentos comprovativos. Os mais comuns estão listados abaixo:

• A fatura recebida do fornecedor
• Os dados do fornecedor a ser pago (nome, Morada, número de telefone)
• Os dados para o pagamento (valor devido, incluindo um possível desconto e data de vencimento para o pagamento)
• A ordem de compra inicialPedido de compraA ordem de compra é um documento de origem comercial que é emitido pelo departamento de compras de uma empresa ao fazer um pedido com os fornecedores da empresa ou feito pela empresa
• O recibo que confirma que a empresa recebeu as mercadorias ou os serviços indicados na fatura
• As contas do razão geral Razão geral, na contabilidade, um Razão Geral (GL) é um registro de todas as transações anteriores de uma empresa, organizado por contas. Contas do Razão Geral (GL) - necessárias por razões contábeis
• A assinatura de um representante autorizado da empresa (como o chefe do departamento de contas a pagar) que valida a compra e o pagamento
• O comprovante de pagamento, que está incluído na documentação do voucher

O gráfico abaixo mostra o processo de preparação de um voucher:

Princípio de Contabilidade

Considerando as informações acima, você pode ver que existem dois tipos de vouchers:

• Vouchers com saldo devedor; e
• Vouchers que se referem a uma fatura já paga.

O primeiro tipo (pagamento devido) é registrado no balanço patrimonialBalançoO balanço é uma das três demonstrações financeiras fundamentais. As demonstrações financeiras são fundamentais para a modelagem financeira e para a contabilidade. como contas a pagar. Depois que o voucher for pago, será registrado como um voucher pago, e o comprovante de pagamento deve ser anexado.

Importância dos Vouchers

Os vouchers são particularmente importantes quando uma auditoria é realizada. Por lei, as empresas públicas estão sujeitas a um procedimento de auditoria que verifica a veracidade das informações constantes das demonstrações financeiras. Graças ao voucher, o auditor responsável pode facilmente verificar se todos os bens adquiridos, ou os serviços pagos, foram efetivamente recebidos pela empresa. Assim, os vouchers são usados ​​para justificar e documentar os pagamentos em dinheiro da empresa.

Por outro lado, os vouchers são usados ​​internamente para reduzir o risco de má conduta dos funcionários e impedi-los de conluiar para roubar ativos da empresa. Os vouchers criam uma trilha de papel, que documenta todas as pessoas envolvidas nessa transação específica, bem como suas tarefas associadas a essa transação. Desta forma, é mais fácil avaliar quem é responsável por quê.

Exemplo de vouchers

Um pequeno minimercado encomenda alimentos frescos de seu fornecedor a cada poucos dias. O gerente do departamento de alimentos frescos pede 22 quilos de carne e peixe, e o proprietário inicia o pedido para aprovar a entrega. Quando o minimercado recebe o pedido, o conteúdo da entrega é comparado ao pedido para garantir que tudo foi recebido.

Nesse ponto, um voucher é emitido. Ele contém o pedido de compra, o recibo de envio, e a fatura. O valor devido também está incluído, e ficará registrado no contas a pagar até que o pagamento seja feito.

O voucher será enviado ao proprietário, que analisa tudo para se certificar de que todas as informações são precisas, e então o pagamento será aprovado. Depois, a transação está fechada, e o voucher será registrado como voucher pago no balanço patrimonial.

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