O que é Backordering no Gerenciamento de Materiais?

Imagine-se fazendo grandes vendas. A velocidade com que os produtos estão saindo de suas prateleiras é tão rápida que você não consegue atender à demanda deles. O que acontece depois? Você para de vender? Você não pode se dar ao luxo de decepcionar seus clientes, perdê-los para seu concorrente e estragar suas vendas. De jeito nenhum. Para evitar isso, você usa backordering.

O que é pedido pendente?

Backordering é permitir que seus clientes façam seus pedidos mesmo quando você não tem estoque suficiente em mãos ou pedidos que não podem ser atendidos. Uma empresa implementa pedidos pendentes quando as vendas aumentam abruptamente, o que significa que os produtos são vendidos mais rapidamente do que são estocados. É um grande sonho para qualquer empresa e um grande problema se você não tiver as táticas para lidar com isso.

Um aumento repentino nas vendas força a empresa a enfrentar um aumento na demanda. Se a empresa usa uma estratégia de gerenciamento de estoque just-in-time, na qual recebe mercadorias sob demanda, regularmente terá produtos em espera. Uma previsão precisa da demanda do cliente em um determinado período de tempo é vital. O backordering em tal situação é crucial e essencial para sustentar as operações do negócio.

Em alguns casos, o cliente inicia o pedido pendente, principalmente se o item for para demandas sazonais. Essa pré-encomenda cai na zona de backordering.

Se você opera uma loja de comércio eletrônico, melhore seu gerenciamento de estoque e estabeleça uma boa experiência do cliente reduzindo ou lidando com pedidos pendentes adequadamente.

O que são pedidos pendentes?

Um pedido pendente é um pedido de serviços ou mercadorias que estão atualmente fora de estoque devido ao fornecimento indisponível. O produto pode não estar retido no estoque da empresa, mas pode estar em produção, ou ainda, a empresa precisa fabricar o item. Quando você permite que um produto esteja em espera, significa que você comprou o item, mas o recebeu posteriormente, assim que estiver disponível.

Backorder indica que a demanda de produtos da empresa supera a oferta. Também é conhecido como backlog da empresa. A natureza do pedido pendente e a quantidade afetam o tempo necessário antes de você finalmente receber o item solicitado. Quanto mais os itens forem pedidos em atraso, maior será sua demanda.

Os pedidos em atraso simbolizam qualquer quantidade de estoque que os clientes encomendaram da empresa, mas não receberam devido à sua indisponibilidade. A falta de fornecimento de um item não significa que a empresa não possa realizar transações em pedidos pendentes. A empresa ainda pode operar mesmo que não haja estoque nos livros. Manter o estoque em atraso aumenta a demanda, aumenta e retém os clientes e agrega valor aos produtos.

O que é um item pendente?

Os itens pendentes são denominados como mercadorias pré-vendidas aos respectivos compradores e são entregues prontamente.

Itens populares podem vender rápido e ficar temporariamente em espera. Isso significa que a remessa está a caminho para reabastecer as lojas. O produto é enviado ao cliente imediatamente após o recebimento. A promessa de cumprimento contém uma data de envio que o cliente aceita esperar. O cliente é notificado por e-mail de confirmação de envio quando o produto pendente foi enviado.

Remessas

Dependendo do entendimento com o fornecedor, uma empresa pode enviar os itens. A velocidade de atendimento aumenta significativamente, melhorando a experiência do cliente. Se um item específico está sendo vendido em grande volume, criando escassez, você deve considerar um recurso extensivo, ignorando o ciclo de compra típico.

O que significa pedido em atraso

Permitir que um produto esteja em espera significa que o cliente agora pode comprar o item e recebê-lo mais tarde.

Se um pedido tiver um item pendente, ele não será embalado para envio imediato devido à indisponibilidade de um item de estoque físico no momento. Se outros itens nesse mesmo pedido estiverem em estoque, o pedido poderá ser dividido e o envio feito em fases.

Análise de gerenciamento de estoque

Os pedidos pendentes são uma consideração significativa na análise de gerenciamento de estoque. O número de produtos em atraso e o tempo necessário para entregar os pedidos dos clientes esclarecem como uma empresa pode gerenciar seu estoque.

Se os pedidos são relativamente gerenciáveis ​​em um curto tempo de resposta, é uma indicação de que o negócio está funcionando bem. Grandes pedidos pendentes e longos tempos de espera podem ser problemáticos. As empresas com pedidos em atraso gerenciáveis ​​mantêm uma alta demanda, enquanto aquelas que não acompanham perdem seus clientes.

Contabilização de pedidos pendentes

Pode não ser viável para um pequeno varejista arriscar o excesso de estoque comprando mais estoque. Com a análise correta, é provável que seja previsível como um produto será vendido. Mesmo ao operar um sistema de gerenciamento de inventário em nuvem, é provável que ocorram picos de demanda inesperados e você fique sem estoque. Fazer uma venda é tentador, enquanto a verdade é que você pode estar sem estoque, decepcionando seus clientes se não estiverem bem informados de que o produto que eles querem comprar levará muito tempo para ser entregue.

Pedidos em atraso precisam de contabilidade excepcional. Uma empresa deve informar ao cliente que o item encomendado é um pedido pendente imediatamente após o pedido ser feito e o tempo de entrega esperado. Para evitar o cancelamento de pedidos, a empresa deve entrar em contato com o cliente sempre que surgir um problema de atendimento do pedido pendente.

A venda deve ser registrada nos livros como um pedido pendente e não como uma venda concluída. Caso o cliente cancele o pedido, isso não afetará o resultado final da empresa. Os pedidos são então colocados com o fabricante para aproveitar as mercadorias. Ao receber a remessa, a empresa busca os pedidos de compra e acompanha até a entrega. A venda é então registrada e marcada como concluída.

Por que os pedidos pendentes são gerados?

O backorder pressiona a cadeia de suprimentos testando sua capacidade de resposta. Surtos de demanda sem precedentes podem ocorrer. Apesar da previsão de vendas sofisticada, é difícil prever com precisão os aumentos de demanda em vários casos. Eles são inevitáveis. As lojas online dependem de estratégias predeterminadas que as rentabilizam de forma otimizada.

Os pedidos pendentes ocorrem devido a vários motivos. Alguns estão fora de controle, enquanto outros são evitáveis.

Endossos, como marketing de influenciadores ou afiliados, podem iniciar uma demanda repentina por seus itens. Suas atividades de marketing devem estar em harmonia com a cadeia de suprimentos para garantir níveis ideais de estoque.

Se uma empresa não acompanha o movimento do estoque ou os níveis de estoque apropriados não são mantidos, espera-se que surpresas aconteçam. Para otimizar suas operações, você deve ter uma boa visibilidade do estoque.

A falta de opções suficientes para fornecer produtos ou programas inadequados de gerenciamento de fornecedores é uma das principais razões para pedidos pendentes. Por exemplo, se o seu fornecedor não entregar os produtos conforme programado, você lidará com pedidos pendentes de forma caótica, mesmo quando os padrões de demanda não forem ajustados. Você pode perder seus compradores para seus concorrentes.

Importância de pedidos pendentes

O termo backorder pode atrair imagens negativas, mas para as empresas, há benefícios essenciais. O backordering aumenta as vendas do seu negócio sem perder seus clientes para seus concorrentes.

Quando você tem fornecedores confiáveis ​​operando sua empresa com pedidos pendentes funciona bem. Você começa recebendo pedidos em atraso dos produtos exibidos em seu site. Depois de acumular pedidos suficientes, é hora de fazer o pedido do fornecedor. Permite oferecer diversos produtos a um baixo custo. O dropshipping dos pedidos pendentes para os clientes reduz ainda mais o tempo de espera, pois isso será feito pelo fornecedor.

Os móveis geralmente consistem em itens volumosos e grandes, cujo custo de armazenamento é alto. Em vez de incorrer em custos de transporte tão significativos, você pode informar aos seus clientes que o tempo de entrega varia de item para item. Você só precisa manter um pequeno número de itens populares para venda imediata.

Os clientes não precisam saber que você administra seus negócios com pedidos pendentes. Somente o estabelecimento dos produtos pode levar algum tempo para chegar. A maioria dos clientes aceita, especialmente se estiver lidando com itens de grande valor.

Você não deve perder seus clientes por causa de pedidos pendentes. Se os clientes encontrarem algo desagradável, como longos tempos de trânsito, frete caro, abandono de carrinho, itens fora de estoque, você corre o risco de perdê-los. Eles podem navegar para o site do seu concorrente em pouco tempo.

Esses benefícios de pedidos pendentes incluem:

• Personalização

O backordering envolve passar o pedido do comprador para o seu fornecedor, facilitando a acomodação de solicitações personalizadas. Por exemplo, uma empresa pode oferecer uma opção aos compradores para construir sua própria motocicleta. Em vez de um produto permanente, o pedido em espera é uma decisão comercial conveniente e um ponto de venda atraente para o cliente.

• Custo reduzido

Estocar um grande suprimento exige espaço de armazenamento suficiente e muito dinheiro. Uma empresa sem um centro de armazenamento precisa pagar pelos custos de transporte. A retenção de pequenos estoques em estoque e pedidos pendentes elimina a necessidade de armazenamento extra, serviços necessários para armazenar o estoque e, portanto, o risco de redução de custos. O custo reduzido pode ser repassado aos clientes, especialmente quando a demanda e as vendas de um item são altas.

• Aumento do valor da marca e do produto

Várias empresas intensivas em tecnologia são auxiliadas por pedidos pendentes como uma jogada de marketing para melhorar o valor de um produto aos olhos do cliente. O alto número de pedidos pendentes mostra que a estratégia ajuda a aumentar o desejo e a curiosidade do cliente.

• Redução de resíduos

O backorder diminui o desperdício de produtos. O curto tempo de resposta significa que os produtos têm pouco tempo para serem danificados ou obsoletos. Por exemplo, se você vende condicionadores de ar todo verão, há um aumento na demanda. Os itens não vendidos no inverno podem ser ofuscados por novos modelos ou serem danificados no próximo inverno. Você não gostaria de permanecer com unidades não vendidas. O backordering atende à demanda de verão com baixo risco.

Problemas de pedidos pendentes

Se a empresa realizar transações continuamente em pedidos pendentes, isso pode ser visto como um sinal de que suas operações são muito enxutas. Além disso, pode significar que está perdendo negócios por não aproveitar os itens exigidos pelos clientes. Se um cliente sempre recebe produtos em pedidos pendentes, ele pode decidir cancelar os pedidos. A empresa é forçada a emitir reembolsos levando a reajustar seus livros.

Como funciona o pedido em espera

Para entender o processo de pedido em espera, comparamos um pedido atendido com produtos em estoque e onde os produtos estão fora de estoque e precisam ser pedidos em espera.

Processo de atendimento de pedidos onde os produtos pedidos estão em estoque:

1.   O comprador faz um pedido do produto.
2.   O pedido de venda do produto é gerado.
3.   Combine o produto no inventário com o pedido de venda.
4.   Envie o item ao cliente para concluir o pedido.

Processo de atendimento de pedidos em um cenário de pedidos pendentes:

1.   O comprador faz um pedido de um produto esgotado.
2.   Abra um pedido pendente para o produto convertendo-o em um pedido de compra para o fornecedor.
3.   Envie o pedido de compra ao fornecedor.
4.   O fornecedor atende ao pedido. Quando o item estiver finalmente em sua loja, envie-o para o cliente que está realizando o pedido.

O backordering é relativamente mais simples se estiver lidando com um produto fora de estoque. Mas ao lidar com vários produtos fora de estoque ou confiar em pedidos pendentes como estratégia de estoque principal, você deve combinar cada pedido de compra com o pedido de venda correto antes de iniciar o processo de atendimento do pedido.

O processo piora quando você tem muitos produtos fora de estoque que são de fornecedores separados. Para gerenciar com sucesso a entrada de produtos e vendas de saída simultaneamente, você deve ter um sistema de gerenciamento de estoque que corresponda bem às suas compras e pedidos de vendas.

O pedido em espera ajudará você a manter seus clientes, garantindo que as vendas estejam funcionando bem, mesmo com menos estoque. Quando você tem vários pedidos pendentes e está enfrentando dificuldades operacionais na consolidação dos pedidos de compra para atender os pedidos pendentes, as planilhas não serão úteis. Seria benéfico considerar um sistema de gerenciamento de estoque eficiente que gerencie automaticamente todos os seus pedidos pendentes.

Forneça uma página de destino separada onde os clientes solicitam convenientemente produtos que demoram um pouco para serem entregues. Informe o prazo estimado de entrega e comunique imediatamente quaisquer alterações.

Bom atendimento ao cliente

Um bom atendimento ao cliente e pedidos em atraso serão uma estratégia de negócios bem-sucedida para você. O resultado final é gerenciar as expectativas de seus clientes, independentemente do tamanho ou tipo do item. Quanto maior o valor do item, seja monetário ou físico, maior é a tolerância de entrega do cliente. Práticas aceitáveis ​​e ferramentas adequadas gerenciam tais situações de forma eficiente, atendendo às demandas do mercado.

Afinal, soa como pedir aos clientes que paguem antecipadamente por seus itens, deixando-os naturalmente preocupados. Eles sempre pedirão atualizações. Falta de comunicação e derrapagem de data não é perdoável pelos clientes. Comunique-se em tempo útil e peça desculpas em caso de atraso.

O backordering pode ser mal interpretado em termos de gestão, mas mostra o valor da sua marca. É uma mensagem de que você domina o mercado e os clientes optam por esperar pelo seu produto em vez de comprar itens semelhantes dos concorrentes. Encontre o equilíbrio adequado entre os compradores esperando pela ansiedade e frustrando-os por esperar demais.