Contagem do ciclo de estoque 101:Melhores práticas e benefícios

p Aprenda tudo o que você precisa saber sobre rastreamento de inventário com contagem cíclica, incluindo os métodos, processo, frequência, degraus, e benefícios.

O que é contagem cíclica?

p A contagem cíclica é um método de verificações e balanços por meio do qual as empresas confirmam que as contagens de estoque físico correspondem a seus registros de estoque. Este método envolve realizar uma contagem regular e registrar o ajuste de produtos específicos. Hora extra, eles contaram todos os seus bens.

p Os gerentes de armazém e os profissionais da cadeia de suprimentos costumam preparar o plano para a equipe auditar o estoque. Os planos de gerenciamento de estoque mais eficientes levam a taxas de erro de transação mínimas e precisão de registro de estoque extremamente alta, sem prejudicar as tarefas essenciais da equipe.

p Independentemente de a empresa usar práticas de estoque periódicas ou perpétuas para rastrear seu estoque, a contagem cíclica regular é um processo de auditoria necessário para gerenciar as contagens de estoque.

Vídeo:O que é contagem de ciclos?

O que significa a contagem do ciclo do inventário?

p Independentemente de a empresa usar práticas de estoque periódicas ou perpétuas para rastrear seu estoque, a contagem cíclica regular é um processo de auditoria necessário.

p Bill Conway, Diretor de Prática NetSuite, Soluções Blue Horseshoe, descreve o processo nos procedimentos de gerenciamento de estoque:

p “Muitas empresas realizam contagens regulares de inventário físico como parte de suas práticas contábeis financeiras anuais. Grandes empresas com milhares de itens normalmente interrompem as operações por até uma semana ou mais para realizar uma contagem completa do estoque físico. A contagem cíclica é uma opção de gerenciamento de estoque que permite contar itens em uma área designada do armazém sem interromper as operações para realizar um inventário físico completo. ”

O que é precisão de estoque na contagem cíclica

p Quando usado como métrica, a precisão do estoque é uma contagem ou um custo. Determine a precisão do registro de estoque (IRA) usando a fórmula de precisão da contagem do ciclo de estoque.

p IRA = Inventário compatível / # itens contados

p O objetivo da contagem cíclica é identificar e retificar quaisquer discrepâncias de registro de estoque. Como acontece com qualquer processo, é útil entender seu desempenho, se está melhorando, e seu desempenho em comparação com os benchmarks do setor. Um KPI comum para isso é o número IRA. Você pode adaptar esta fórmula para o número de unidades ou para um total em dólares. Para dólares / unidades, use a fórmula:

p IRA =[1-a soma da variância absoluta / # a soma do estoque total] x 100

p Por exemplo, se a contagem física fosse 354 e a contagem do sistema fosse 375, calcular o IRA como:

p =[[1- (21/375) x 100%
= 94,4%

p Um resultado superior a 90% pode parecer razoável, mas o objetivo é atingir quase 100% de precisão.

Inventário físico vs. contagem cíclica

p Um inventário físico conta todo o estoque uma vez por ano. A contagem de ciclos conta pequena, seções pré-selecionadas de inventário várias vezes por ano, às vezes tão freqüentemente quanto diariamente.

p Realizar apenas um inventário físico é uma boa opção para empresas com estoque mínimo. Se você puder contar facilmente seu estoque sem fechar e incomodar os clientes, agendar e realizar um inventário anual. Para obter mais informações sobre a realização de inventários físicos, leia Práticas recomendadas do NetSuite:Contagens anuais do inventário físico.

p “Se você não está realizando suas contagens de ciclo corretamente ou eles continuam indicando discrepâncias de estoque, realizar um inventário físico completo para determinar sua posição real de inventário, ”Conway aconselha. “Se a sua empresa não possui uma política ou procedimento robusto de contagem cíclica em vigor, você deve realizar uma auditoria completa do inventário físico como parte de um plano de implementação de ERP. Essa prática ajuda a garantir que você esteja começando com dados de qualidade. ”

p Adicionar a contagem cíclica a uma contagem física anual pode ser um bom processo para quem tem uma noção do seu inventário. O método também economiza tempo, ao mesmo tempo que ajuda a melhorar os sistemas atuais de gerenciamento de estoque e ajuda as empresas a programar e entregar produtos de maneira confiável.

Como fazer contagem cíclica

p Você pode realizar a contagem cíclica programando alta frequência, contagens regulares de seções, ou baias como parte das operações diárias. Use métodos de contagem de ciclo de estoque para fazer contagens diárias e designar trabalhadores específicos para áreas específicas.

p Ao desenvolver um programa de contagem cíclica, primeiro considere três entradas principais:

• Número de SKUs:
  Determine quantos produtos, ou unidades de manutenção de estoque, você quer contar de cada vez. Baseie o que você escolher para contar em seu número geral de SKUs, o número de produtos de alto valor e o que é razoável contar em intervalos.
• Recursos de contagem disponíveis:
  Esse recurso depende do número de funcionários disponíveis e de quanto tempo eles podem dedicar à contagem de estoque. Por exemplo, algumas empresas sugerem que os funcionários usem o tempo antes do final do turno para contar os SKUs em suas áreas designadas. Esse tempo aproveita a calmaria natural na produtividade do funcionário com um trabalho relativamente fácil. Esses funcionários não devem ter interesse na exatidão dos números.
• Freqüência de contagem:
  A frequência com que você conta o estoque depende de quantos SKUs você deseja fazer a contagem cíclica no ano. Por exemplo, se você deseja contar 1, 000 SKUs por ano, conte ~ 83 por mês, ~ 21 por semana, e ~ 3 por dia, presumindo que você só esteja contando cada SKU uma vez por ano. Você pode querer contar itens de alto valor com mais frequência. De qualquer jeito, você deve determinar quanto tempo os contadores levarão para registrar seus SKUs diariamente.

Política de contagem de ciclo de estoque

p Uma política de contagem cíclica de estoque especifica quando realizar contagens periodicamente para confirmar os saldos de estoque. As empresas também devem determinar se contarão os produtos aleatoriamente ou em um padrão definido e se farão auditorias “especiais” ocasionais.

Processo de contagem de ciclo de estoque

p As empresas iniciam a contagem do ciclo de estoque para eliminar as causas raiz dos erros. Essa ação leva a processos de controle confiáveis. Depois de completar um inventário físico completo para corrigir quaisquer discrepâncias de estoque, a empresa institui um programa de contagem regular para manutenção.

p As etapas a serem executadas durante uma contagem cíclica são:

1. Revisar registros
   Você quer começar com um banco de dados preciso. Comece o processo revisando e corrigindo a entrada de dados em todas as transações de estoque.
2. Imprimir ou fazer upload de um relatório de contagem de ciclo
   Crie um relatório de contagem de ciclo. Se você estiver usando um dispositivo móvel para fazer a contagem, carregue o relatório para ele.
3. Comece a contagem
   Os contadores devem revisar os locais de estoque, descrições, e quantidades do relatório e compare-o com o que está fisicamente na prateleira.
4. Investigar e reconciliar
   Identifique quaisquer diferenças encontradas durante a contagem e reconcilie-as com o gerente de estoque. Procure padrões de erros.
5. Alterar procedimentos
   Implementar quaisquer políticas ou procedimentos de contagem de estoque, se necessário.
6. Ajustar registros
   Faça alterações no banco de dados de registro de inventário para refletir o que está na prateleira.
7. Calcular e repetir
   Audite o inventário regularmente e calcule a porcentagem de precisão do inventário.

Métodos de contagem cíclica

p Os principais métodos de contagem cíclica baseiam-se na área física ou na classificação de vendas. Para contagem de área física, reveja itens de alto volume com mais frequência. Ao usar métodos de classificação de vendas, com base no Princípio de Pareto, conte o que se move mais rápido, itens mais caros com mais freqüência.

p O método do Princípio de Pareto, também chamada de contagem cíclica ABC, assume que 20% das peças em um depósito correspondem a 80% das vendas. Estes são os itens “A” (os itens “B” respondem por 30% do estoque e 15% das vendas, e assim por diante). Os itens “A” podem ser seus SKUs de movimentação mais rápida ou ativos mais valiosos. O software de controle de estoque pode identificar os contados como A, B, ou itens C. Você pode querer contar seus itens “A” com mais frequência, e “B” e “C” cada vez menos regularmente, respectivamente.

p Você pode basear a contagem de ciclos ABC em outras métricas, como transações e números de produção. Existem muitas métricas que você pode usar para identificar quais itens têm um impacto significativo no custo geral de estoque da sua organização.

p Contudo, a maioria dos sistemas de software depende inteiramente ou em parte da contagem cíclica ABC, independentemente das métricas usadas para identificar o As, Bs, e Cs. Outros métodos de contagem cíclica incluem:

• Ciclo de contagem apenas por uso:
  Este processo conta os itens do estoque que você mais usa. Cada vez que a equipe remove ou adiciona um desses itens, ele pode iniciar a variação de estoque.
• Grupo de controle:
  O processo geralmente se concentra em um pequeno grupo de itens que são contados muitas vezes em um curto período e revela quaisquer erros na técnica de contagem (que podem então ser corrigidos).
• Baseado na oportunidade:
  Uma forma de contagem cíclica baseada em oportunidades, como pontos críticos do processo de gestão de estoque, como quando um item é pedido ou guardado. Podem ser contagens de ciclo baseadas em exceções, como quando o estoque cai abaixo de seu limite predeterminado, ou quando ocorrem escolhas curtas. As escolhas curtas são quando uma empresa envia um pedido com menos do que a quantidade solicitada pelo cliente.
• Amostra aleatória:
  Assim como parece, você seleciona aleatoriamente um certo número de itens para contar. Você pode realizar a contagem diariamente para contabilizar uma grande porcentagem dos itens no depósito em um período razoável.
• Contagem objetiva por área de superfície:
  Independentemente do valor do estoque, você analisará a área de armazenamento em áreas de auditoria menores. Com base no mapa do armazém, o auditor conta os itens apenas em seu espaço físico alocado.
• Híbrido:
  Cada organização deve desenvolver suas próprias melhores práticas para contagem cíclica. Eles podem basear sua abordagem híbrida em seu mapa de warehouse, ou uma combinação de localização, valor e rendimento. A maioria dos planos híbridos começa com a análise de frequência de Pareto, e então uma empresa irá ajustá-lo com base em suas necessidades.

A frequência dos métodos de contagem cíclica e quando escolher cada um

p A frequência com que você faz uma contagem cíclica depende dos objetivos da sua empresa e do método que você escolhe usar.

A frequência dos métodos de contagem cíclica

Método Frequência Quando escolher este método Análise ABC (Pareto) Contar itens "A" com mais frequência, seguido por itens "B", e depois conte os itens "C" com menos frequência. Suponha que o número de contagens diminuirá com o tempo, à medida que os registros de inventário se tornam mais precisos. Você ainda manterá a proporção de contagens entre A, B, e itens C. Comece com o método ABC quando precisar de um programa personalizável que dê atenção extra aos produtos essenciais. Contagem cíclica por uso apenas Conte os itens mais usados ​​com mais freqüência e, em seguida, com menos freqüência para os outros itens. Use este método quando tiver controles adequados para itens de alto valor e precisar de mais. Grupo de controle Realize esta contagem várias vezes durante um curto período. Use um grupo de controle quando quiser encontrar erros de processo. Uso baseado na oportunidade para contar itens em pontos cruciais no processo de gerenciamento de estoque, como a cada dez transações de um item específico. Use para contar itens em pontos cruciais no processo de gerenciamento de estoque, como a cada dez transações de um item específico. Amostra aleatória Use para contar itens em pontos cruciais no processo de gerenciamento de estoque, como a cada dez transações de um item específico. Use este método ao estocar muitos itens semelhantes. Uso baseado na oportunidade para contar itens em pontos cruciais no processo de gerenciamento de estoque, como a cada dez transações de um item específico. Use este método como um diferente, maneira que economiza tempo para verificar a precisão do seu processo. Contagem objetiva por área de superfície A frequência com que você conta é baseada nos objetivos da empresa, mas você deve fazê-lo pelo menos uma vez por ano para cada área. Para garantir que os locais de armazenamento sejam precisos. Também pode ajudá-lo a encontrar qualquer padrão de discrepância de estoque com base no site. A frequência de contagem híbrida depende de quais métodos você configurou. Sua empresa precisa de um método de contagem mais flexível.

Benefícios da contagem do ciclo de estoque

p Não importa o quão bom seja o seu reabastecimento, sistemas de rastreamento e gestão são, as organizações devem fazer verificações regulares dos níveis reais de estoque para itens-chave. Manter uma contagem precisa de itens pode ajudar a reduzir o estoque de segurança necessário e diminuir os custos indiretos.

p Porque não obriga as empresas a encerrar as operações e realizar uma contagem completa do inventário físico de uma só vez, a contagem cíclica se tornou uma estratégia popular de gerenciamento de estoque para empresas de todos os setores. Outros benefícios incluem:

• Maiores taxas de atendimento de pedidos
• Melhores níveis de atendimento ao cliente
• Avaliações de inventário mais precisas
• Vendas mais altas
• Mais tempo entre contagens físicas
• Menos erros
• Menos baixas de estoque e estoque obsoleto
• Uma operação mais eficiente em geral
• Possível eliminação de contagens anuais
• Melhoria do processo de fechamento
• Taxas de auditoria reduzidas
• Sem custos de horas extras de funcionários
• Detecte roubos de maneira mais oportuna

Desafios e riscos de contagem cíclica

p Mesmo as empresas mais organizadas podem ter problemas com a contagem do ciclo de estoque. É fácil introduzir erros de inventário ao lidar com vários locais, atrasos na papelada e transações pendentes. Você pode introduzir variações falsas se não atualizar a contagem em tempo real. Portanto, defina o seu processo, rastreie a precisão do seu inventário e aspire a um alto grau de precisão.

Como aumentar a precisão na contagem cíclica

p Os profissionais de gerenciamento de estoque favorecem a contagem cíclica em relação à contagem anual de estoque para economizar tempo e custos. Melhore a precisão usando uma abordagem metodológica que leva em conta todas as necessidades de negócios exclusivas e envolvimento humano.

p Certifique-se de que as equipes façam o trabalho em um horário que faça sentido para os negócios. Algumas empresas preferem contar no início do dia, citando novos funcionários. Outras organizações dizem que o fim do dia é melhor porque não prejudica as tarefas rotineiras da equipe. Algumas organizações usam um sistema de gerenciamento de armazém para atribuir a contagem por estação, para que a equipe nunca precise deixar sua estação para realizar suas contagens. Outras maneiras de aumentar a precisão incluem:

• No caso de variação, recontar os itens no nível da linha.
• Coordene o reordenamento, escolhendo e guardando os itens após contá-los.
• Durante a contagem ativa, congelar qualquer atividade nos itens e em suas localizações.
• Alterne aleatoriamente a equipe de contagem.

Práticas recomendadas de contagem de ciclo de estoque

p Independentemente do seu método de auditoria de inventário, seu desempenho deve ser sistemático e parte das operações comerciais regulares. Cada organização também deve decidir o intervalo de contagem com base nas especificações de seu estoque.

p As melhores práticas de contagem de ciclo incluem:

• Feche todas as transações para itens de estoque antes da contagem do ciclo.
• Se estiver usando o método ABC, classificar os itens nos respectivos grupos de contagem usando processos documentados.
• Conte todos os produtos para todos os SKUs listados.
• Decida o que contar e quando. Faz sentido contar os itens de alto valor ou que se movem rapidamente pelo depósito semanalmente. Conte todas as outras ações trimestralmente. Conway sugere listar os itens por localização de depósito para decidir quanto você contará cada combinação a cada trimestre.
• Use a fórmula de precisão do inventário para ver as mudanças ao longo do tempo.
• Identifique os itens que se movem mais rapidamente no armazém. Marque-os como os mais rápidos para os mais lentos para descobrir como classificar os itens para contagens futuras.
• Dedique pessoal específico às equipes de contagem.
• Certifique-se de que as equipes contam todos os produtos pelo menos uma vez por trimestre.
• Use contagens zero. “Se os processos de armazém causam uma caixa vazia por um pedido de separação, em seguida, um comando é dado ao funcionário do depósito para que conte a caixa e confirme que está vazia. Esta ação verifica rapidamente se a caixa está vazia e ajudará a instalação a confirmar se a conclusão da contagem do nível de localização do armazém do item estava correta, ”Explica Conway.
• Inicialmente, você pode querer fazer contagens duas vezes para garantir que os números estão corretos. Um supervisor pode verificar as contagens em relação ao inventário no sistema.
• Realize investigações quando surgirem erros.
• Documente tudo:o processo, as mudanças e os resultados.

Automação na contagem cíclica

p Usar a automação em seu processo de contagem cíclica pode melhorar a precisão de seus resultados. A automação também reduz os custos de mão de obra, aumenta a produtividade do trabalhador, fornece confiança em seus níveis de estoque e permite visibilidade em tempo real conforme seu estoque muda.

p Graças à tecnologia, o processo de contagem cíclica tornou-se mais fácil, menos intrusivo e requer ainda menos mão de obra. Substituindo planilhas do Excel ou outros sistemas manuais de controle de estoque por software de controle de estoque, as empresas podem rastrear seu estoque com mais eficiência - tudo isso enquanto reduz o erro humano e economiza tempo, dinheiro e horas-homem valiosas.

• Use o software para implementar um sistema de controle de estoque (parte do sistema de gerenciamento de armazém)
• Os dispositivos incluem computadores móveis, contadores de robôs, e leitores de código de barras
• O software pode selecionar o número de itens e locais para contar em um momento específico

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Como o NetSuite ajuda na contagem do ciclo de estoque

p O recurso de contagem de inventário do NetSuite melhora o rastreamento de inventário e fornece maior controle sobre os principais ativos. Com este recurso, as empresas podem categorizar o estoque com base no volume de transações e / ou valor, e insira contagens periódicas regulares de quantidades de itens disponíveis para manter a precisão do estoque.

p Com sua funcionalidade padrão, O NetSuite não só ajuda a obter um melhor controle de seu inventário, mas também dá um passo adiante, estendendo essas atividades para sua solução de gerenciamento de armazém e dispositivos móveis de radiofrequência (RF). Com o aplicativo móvel, os usuários podem escanear caixas e itens, registrando automaticamente as contagens de ciclo sem sair do chão. Isso torna o inventário de auditoria menos intrusivo para o trabalho diário e reduz os erros manuais devido à digitação incorreta e ao tempo de atraso.

p Ao implementar uma estratégia de contagem cíclica que é suportada por um software de gerenciamento de estoque, as empresas obtêm níveis de estoque mais precisos; prompts automáticos para itens que precisam ser contados; a capacidade de categorizar itens com base em volumes ou valor; garantia de qualidade aprimorada; e maiores taxas de satisfação do cliente.

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