Controle de estoque - Auditorias de estoque e contagens de ciclo

Qualquer inventário de matérias-primas, Os estoques de produtos acabados e intermediários em processo têm valor econômico e são considerados um ativo nos livros da empresa. Assim, qualquer ativo precisa ser gerenciado para garantir que seja mantido de forma adequada e armazenado em ambiente seguro para evitar furtos, perda ou furtos etc.

O controle de estoque assume importância devido a muitos fatores.

Em primeiro lugar, o estoque de matérias-primas, bem como de produtos acabados, pode ser executado em milhares de variedades de SKU. Em segundo lugar, o estoque pode estar em um local ou espalhado por vários locais. Em terceiro lugar, o estoque pode estar com a empresa ou sob a custódia de um provedor de logística terceirizado. Esses fatores exigem que mecanismos de manutenção de estoque sejam concebidos para garantir o controle do estoque.

O controle de estoque também é necessário como um requisito do processo operacional. O inventário tem duas dimensões diferentes. Em um nível, é físico e envolve transações físicas e movimentação de estoque. Por outro lado, o estoque é reconhecível pelo estoque contábil e pelos estoques do sistema mantidos. Isso exige que um mecanismo de controle de estoque seja implementado para garantir que os estoques contábeis e físicos coincidam o tempo todo.

Em terceiro lugar, o estoque sempre se move pela cadeia de suprimentos e passa por várias transações em vários lugares. O número de transações e manuseio que passa do ponto de origem ao ponto de destino são numerosos. Portanto, torna-se essencial controlar o estoque e ter visibilidade através do duto, incluindo o estoque de trânsito.

O controle de estoque é exercido por meio de auditorias de estoque e contagens de ciclo. Uma auditoria de inventário consiste essencialmente em auditar os estoques e transações contábeis e combinar os estoques físicos com o estoque contábil.

Contagens de ciclo: A contagem cíclica refere-se ao processo de contagem de itens de estoque disponíveis em locais físicos. Dependendo da natureza do inventário, número de transações e o valor dos itens, a contagem do ciclo pode ser realizada periodicamente ou perpetuamente.

1. Contagem de ciclo diário: Normalmente, onde o número de SKUs é muito alto, juntamente com um grande número de transações e taxas de transferência, a contagem do ciclo diário é iniciada, onde em uma determinada porcentagem de locais ou SKUs são contados diariamente e o estoque físico é comparado com o estoque do sistema. No final do mês, todos os estoques estariam cobertos uma vez na contagem cíclica.

   O sistema de inventário apresenta uma lista de contagem com base em uma análise dos movimentos de SKUs de movimento rápido, juntamente com outros atributos, como valor, etc. Em alguns dos sistemas, controladores de inventário podem configurar os atributos para cada contagem de ciclo.

2. Contagens do ciclo trimestral e semestral: Fim do trimestre de vendas ou final das vendas semestrais, produtos acabados e peças sobressalentes são normalmente cobertos pela auditoria de estoque e uma contagem de ciclo de 100% é realizada.

3. Contagem de ciclo de parede a parede: O final do ano financeiro e o fechamento dos livros envolvem fazer uma contagem de ciclo de parede a parede de todas as ações que estão em todos os locais e contabilizar os livros contábeis. Este é um requisito de auditoria obrigatório e até que os valores do estoque sejam reconciliados, certificado por auditores e publicado, Os livros de contas de Ano Novo não podem ser iniciados do zero.

Como funciona o processo de auditoria?

Exceto para contagens de ciclo diário, todas as outras contagens de ciclo envolvem a contagem de cem por cento de todos os estoques, interrompendo todas as transações durante o período de contagem. As transações do sistema também são congeladas até que a contagem seja concluída.

O sistema de estoque lança uma lista de contagem com o número SKU, descrição e número do local. A operadora vai até o local, verifica o SKU, conta a quantidade disponível e atualiza a lista, que é então alimentado no sistema. O sistema reconcilia a quantidade física com a quantidade do sistema e gera um relatório de discrepância, que é posteriormente trabalhado para registrar e ajustar o estoque.