5 dicas de CRM para gerenciamento de dados eficaz

Prática recomendada para gerenciamento de dados de CRM

Mesmo quando você implementa um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente para ajudá-lo a segmentar todos os seus dados e alinhar suas equipes, o sucesso não é garantido.

A fonte de sua falha pode ser a qualidade dos dados coletados e a relutância de seu funcionário em usar o novo software.

A realidade é que dois terços do tempo dos representantes de vendas são gastos em atividades que não são vendas. Eles gastam seu tempo em tarefas administrativas que devem ser realizadas com alguma forma de automação. Isso é ainda mais assustador quando você leva em consideração que essa pesquisa abrange apenas usuários que estão usando ativamente o CRM.

Aqui, veremos cinco maneiras de tornar seus dados mais limpos, confiáveis ​​e sua equipe mais inclinada a aceitar o novo conceito para que possam se concentrar mais nas vendas.

1. Crie uma estratégia

Cada decisão de gestão deve ser apoiada por uma estratégia que beneficie o objetivo final do seu negócio. Ao usar apenas o software de CRM e não seguir com a implementação adequada, você pode causar mais danos do que benefícios.

Ter uma ideia clara do motivo pelo qual você está coletando os dados ajudará você a evitar a coleta de dados desnecessários que só podem entupir seu sistema e prejudicar a eficiência de seus vendedores.

Aqui estão algumas metas eficazes que devem ajudá-lo a formar uma estratégia sólida:

• Melhore o processo de automação
• Criar personas
• Analisar os padrões do comprador do cliente
• Treine suas equipes no uso de dados
• Criar KPIs para qualidade de dados

2. Padronize seus dados

Este é o primeiro passo para receber dados limpos. Se você está coletando dados da web, a principal preocupação é saber quais são esses dados e como eles estão sendo coletados. Os padrões direcionam as informações para o seu banco de dados de maneira invariável e previsível.

As fontes de seus dados são pontos de fornecimento dos quais os dados são transferidos para seu banco de dados. Principalmente as equipes de marketing e vendas têm sua própria fonte de dados que eles mineram e mantêm. Mas outras equipes também podem ter suas próprias fontes de dados, por isso é importante ser transparente e reuni-las.

Para construir padrões válidos, você precisa conhecer cada fonte, com que frequência eles fornecem dados, quais equipes possuem quais fontes e quais são as fontes primárias, secundárias ou de terceiros.

Com aumentos no volume de dados, velocidade e variedade, seus padrões podem se tornar ineficientes e deixar você com uma grande quantidade de dados desnecessários.

Por esse motivo, é muito importante que seus padrões sejam adaptáveis ​​e previsíveis. Uma start-up pode não ter uma grande quantidade de dados, mas se você for grande, não seja pego de surpresa. Mapeie seus padrões para dados que estão sendo inseridos atualmente com um aumento futuro em mente.

Tipos de fontes de dados:

• Funil superior
• Botões de página da Web incorporados
• Formulários pop-up de geração de leads
• Formulários da página de destino
• Questionários
• Chamadas de acompanhamento

É muito importante que seus padrões sejam adaptáveis ​​e previsíveis. Uma start-up pode não ter uma grande quantidade de dados, mas se você for grande, não quer ser pego de surpresa. Portanto, mapeie seus padrões para os dados que estão sendo inseridos, mas também para o que pode vir no futuro.

3. Limpe seus dados

Por dados limpos, queremos dizer dados atualizados em tempo real. Cerca de 30% dos funcionários de gerenciamento de dados acreditam que seus dados são imprecisos e desatualizados.

Este é um grande problema, pois tem um impacto negativo na confiança e na satisfação do cliente, o que, por sua vez, reduz seus lucros. Isso significa que você deve validar e atualizar os e-mails, números de telefone e endereços de seus clientes. Além disso, remova duplicatas e exclua contatos que estão inativos há muito tempo.

Existem ferramentas de validação de dados que podem ser integradas ao seu CRM e ajudar seus funcionários a eliminar essa tarefa repetitiva.

Algumas dicas na hora de limpar os dados:

• Realize uma auditoria de dados atual
• Evite silos de dados
• Tenha um formato de dados consistente

Além de limpar seus dados, certifique-se de ter um plano de backup de dados implementado.

4. Use o Cloud CRM para segurança e backup

Um dos maiores benefícios de usar um sistema de CRM baseado em nuvem é seu alto nível de segurança.

Muitas empresas ainda se preocupam que uma solução baseada em nuvem ainda seja inferior a uma solução local. Mas isso está longe de ser verdade. Na verdade, as soluções baseadas em nuvem têm um padrão de segurança muito mais alto do que sua equipe de TI local média.

Como o pão com manteiga dos provedores de nuvem é a garantia de que o uso é mais seguro e acessível, eles usam os mais recentes sistemas de criptografia para manter seus dados seguros.

Outra vantagem em comparação com um sistema local é o tempo que leva para um possível ataque cibernético ser interrompido. Se alguma ameaça for detectada 24 horas por dia, uma equipe de especialistas estará lá para tomar medidas imediatas. Se o sistema travar, eles podem usar backups para restaurar os dados imediatamente. Isso é difícil de conseguir com uma equipe no local, pois eles não estarão trabalhando 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Exceto pela segurança, um CRM baseado em nuvem é muito mais ágil, pois seus funcionários podem acessá-lo de qualquer lugar.

5. Certifique-se de que seus funcionários vejam o valor

Todas as suas decisões e preparações de gerenciamento serão desperdiçadas se você não tiver seus funcionários na mesma página.

Assim como em qualquer nova tecnologia, a adaptação do usuário final pode ser complicada. Se seus funcionários não estiverem familiarizados com os benefícios do CRM, eles evitarão inserir dados nele. Isso pode causar ainda mais dificuldades, pois os gerentes podem elaborar relatórios da maneira antiga, pois não confiam nos dados fornecidos pelos representantes de vendas.

Para desenvolver a confiança em seu CRM recém-implementado, você precisa realizar reuniões de equipe que destacarão todos os benefícios dele. A chave aqui é que seus gerentes de linha aceitem a nova estratégia e influenciem o restante da força de trabalho.

Se isso não funcionar, seu próximo passo é mudar as estruturas de incentivos, introduzindo painéis e planilhas de pontuação que mostrarão quem são os líderes de adoção. Isso ajudará a criar um ambiente competitivo saudável.

Se tudo falhar, você precisará colocar o pé no chão e cortar bônus para os funcionários que ainda estão relutantes em mudar seus antigos hábitos de trabalho.

Recomendações

Ao seguir essas práticas, suas equipes de vendas, marketing e gerenciamento estarão no caminho certo para otimizar todo o processo de vendas.

O gerenciamento eficaz de dados permite campanhas de marketing personalizadas voltadas para compradores específicos e funis de vendas otimizados. Isso não apenas aumentará suas chances de adquirir novos clientes, mas suas taxas de retenção e lucro melhorarão.