Como fazer contabilidade para sua loja de comércio eletrônico

Os proprietários de empresas de comércio eletrônico enfrentam desafios únicos quando se trata de preços e entrega de seus produtos. Familiarize-se com esses seis conceitos para administrar seu negócio de comércio eletrônico com sucesso.
Os proprietários de empresas de comércio eletrônico têm um grau de flexibilidade que não é oferecido àqueles com vitrines físicas. Mais apelativo do que evitar o aluguer numa montra, poder cumprir as encomendas a partir de casa com calças de moletom levar-me-ia a optar por um modelo de e-commerce.

Configurar seu sistema de contabilidade pode ser uma das partes mais estressantes da abertura de um novo negócio. Ao estabelecer sua empresa on-line, familiarize-se com os problemas contábeis mais comuns para proprietários de empresas de comércio eletrônico.

Como a contabilidade de comércio eletrônico difere da contabilidade padrão?

Uma empresa de comércio eletrônico enfrenta situações fiscais e contábeis diferentes de uma loja física, mas não é nada que você não possa lidar.

• Imposto sobre vendas: Uma loja física cobra imposto sobre vendas de acordo com as leis do estado em que a loja está localizada. Por outro lado, os clientes de empresas de comércio eletrônico só pagam imposto sobre vendas quando a empresa possui uma conexão comercial significativa, chamada de nexo de imposto sobre vendas, no estado do cliente. Confira nosso guia sobre impostos sobre vendas de comércio eletrônico para saber quando você deve cobrar e enviar impostos sobre vendas. A maioria das plataformas de ponto de venda (POS), como o Shopify PDV, coloca o ônus dos proprietários de empresas em cobrar impostos sobre vendas quando necessário.
• Tarifas e impostos internacionais: As empresas de comércio eletrônico que enviam para o exterior devem garantir a conformidade com os regulamentos internacionais. Comunique aos seus clientes as taxas e impostos aplicáveis ​​aos seus pedidos.
• Envio: Ao contrário dos proprietários de empresas físicas, o transporte pode representar uma alta proporção de suas despesas totais. Você precisa de um sistema para estimar e acompanhar essas despesas em seu software de contabilidade. Além disso, decida se repassa esses custos para seus clientes.

Os 6 princípios contábeis com os quais você deve estar familiarizado para administrar um negócio de comércio eletrônico bem-sucedido

Você não precisa ser um especialista em contabilidade para abrir um negócio de comércio eletrônico. Depois de se familiarizar com alguns conceitos de contabilidade, você estará pronto para configurar um sistema de contabilidade para pequenas empresas impecavelmente organizado para ajudá-lo a administrar um negócio lucrativo de comércio eletrônico.

1. Contabilidade de inicialização

Aprimore os conceitos básicos de contabilidade ao criar seu negócio de comércio eletrônico. O software de contabilidade pode gerar lançamentos contábeis e demonstrativos financeiros, mas configurá-lo corretamente requer uma compreensão prática desses conceitos fundamentais.

A contabilidade de inicialização abrange mais do que apenas procedimentos de contabilidade. Por exemplo, você precisa escolher um método de contabilidade de estoque e o regime contábil de caixa ou de competência.

Por causa de todos os custos associados ao início de um negócio, preste atenção especial ao fluxo de caixa nos estágios iniciais. Monitore a demonstração do fluxo de caixa em seu software de contabilidade e conclua regularmente as reconciliações bancárias para manter seus negócios funcionando antes que as vendas comecem a chegar.

Depois de dominar o básico da contabilidade, você pode passar para tópicos mais complexos, como previsão financeira, para ajudá-lo a elaborar um plano de crescimento realista.

2. Custo dos produtos vendidos

O custo das mercadorias vendidas (CPV) refere-se aos três custos do produto:material direto, mão de obra direta e custos indiretos de fabricação.

• Material direto inclui o custo das matérias-primas dos seus produtos. Se sua empresa fabrica canecas de café, suas matérias-primas são cerâmica e tinta. Inclua impostos e frete do fornecedor para sua fábrica no custo de materiais diretos.
• Mão de obra direta refere-se aos custos de mão de obra para os trabalhadores transformarem o produto em um bem acabado.
• Custos gerais de fabricação adiciona os custos de aluguel de fábrica, serviços públicos e pessoal de supervisão aos custos de seus produtos. Tem elementos fixos e variáveis.

O custo de envio de produtos para seus clientes não faz parte do cálculo do CPV. O envio para os clientes deve ser contabilizado separadamente, o que exploraremos a seguir.

3. Envio para clientes

O atendimento de pedidos de comércio eletrônico deve ser um dos primeiros processos que você aperfeiçoa. Quando suas vendas dependem do envio de produtos, você precisa ser rápido e eficiente.

O custo de envio aos clientes não faz parte do custo das mercadorias vendidas – porque é distinto do próprio produto – mas desempenha um papel no custo total das vendas. O rastreamento preciso desses custos permite que você decida quanto cobrar pelo frete.

Digamos que eu abro o Book Me, um fornecedor de livros longos e curtos, pesados ​​e leves. Os clientes pagam uma taxa fixa de envio de $ 10 para cada pedido, independentemente do peso ou do número de livros.

Você deve registrar imediatamente uma venda quando alguém fizer um pedido. Imagine que um estudante universitário encomende dois livros pesados ​​por $250. Ignorando o imposto sobre vendas e as taxas de processamento de cartão de crédito, o lançamento no diário de vendas é:

Conta	Débito	Crédito
Dinheiro	$ 260
Despesas de envio		$ 10
Receita		250

Você pode se lembrar da escrituração 101 que você debita despesas e receitas de crédito, com pouquíssimas exceções. Estamos prestes a quebrar essa regra:credite as despesas de envio pelo valor que sua empresa cobra dos clientes. Ele cria um saldo negativo em sua conta de despesas de envio, a ser compensado pelos custos reais de envio no lançamento contábil a seguir.

O envio de dois livros pesados ​​não é barato e acaba custando US $ 25 para enviá-los. Registre os custos de envio conforme incorridos.

Conta	Débito	Crédito
Despesas de envio	$ 25
Dinheiro		$ 25

O saldo de despesas de envio do razão geral indica $ 15, o custo líquido do envio (custo real de envio de $ 25 - custo de $ 10 repassado ao cliente).

Às vezes, uma taxa de envio paga pelo cliente excede os custos reais de envio, gerando uma renda extra. Digamos que o custo real de envio seja de apenas US $ 7. Você registraria a despesa real de envio primeiro:

Conta	Débito	Crédito
Despesas de envio	$ 7
Dinheiro		$ 7

Em seguida, reconheça a receita adicional:

Conta	Débito	Crédito
Despesas de envio	$ 3
Outras receitas		$ 3

4. Descontos de vendas, devoluções e subsídios

Qualquer negócio de varejo deve estar familiarizado com a contabilização de descontos de vendas, devoluções e subsídios.

Para registrar ajustes nas vendas, você deve adicionar duas contas ao plano de contas em seu software de contabilidade:“descontos de vendas” e “devoluções e abatimentos de vendas”.

Quando você subtrai essas duas contas do seu número total de vendas, obtém as vendas líquidas. As vendas líquidas refletem sua receita total de vendas após subtrair devoluções, descontos e abatimentos, que são descontos feitos para mercadorias defeituosas que os clientes mantêm.

Você deve acompanhar todos os descontos em seu software de contabilidade. Digamos que minha livraria on-line faça uma promoção com 15% de desconto e frete grátis, e um cliente compre um livro que geralmente é vendido por US$ 10. Ignorando o imposto sobre vendas e as taxas de processamento de cartão de crédito, o lançamento no diário de vendas é:

Conta	Débito	Crédito
Dinheiro	$ 8,50
Descontos de vendas	$ 1,50
Vendas		$ 10

A venda líquida é de $ 8,50 ($ 10 preço original - $ 1,50 de desconto).

As empresas de comércio eletrônico, especialmente aquelas que vendem roupas, devem esperar uma quantidade razoável de retornos. Crie uma política de devolução explícita que liste a janela de devolução.

Registre devoluções e descontos em mercadorias defeituosas usando a conta “devoluções de vendas e subsídios”. Digamos que um cliente devolva um livro pelo qual pagou US$ 20. A entrada do diário diz:

Conta	Débito	Crédito
Devoluções de vendas e subsídios	$ 20
Dinheiro		$ 20

Observe que em todos esses exemplos nunca reduzimos o saldo da conta “vendas”. Em vez disso, descontos, devoluções e abatimentos são rastreados separadamente e subtraídos da conta de vendas, facilitando o rastreamento da atividade de vendas.

5. Lucratividade

As empresas de comércio eletrônico estão operando em um mercado internacional, gerando uma concorrência acirrada pelos clientes. As vendas e a redução de preços podem aumentar sua vantagem no mercado, mas você precisa medir sua lucratividade antes de oferecer um acordo ou redução de preço em seus produtos.

Use as seguintes métricas para medir a lucratividade do seu negócio:

• Ponto de equilíbrio informa quantos produtos sua empresa precisa vender para neutralizar os custos.
• Margem de contribuição mede a lucratividade de seus produtos após subtrair os custos variáveis. Os principais custos variáveis ​​são materiais diretos, mão de obra direta, a parcela variável dos custos indiretos de fabricação e envio aos clientes.
• Margem de lucro bruto avalia a lucratividade de seus produtos após subtrair todos os custos do produto. Essa métrica inclui a parte fixa das despesas gerais de fabricação, a única diferença entre a margem de contribuição e a margem de lucro bruto para empresas de comércio eletrônico.
• Margem operacional refere-se aos ganhos da sua empresa após a dedução das despesas de suas principais atividades comerciais.
• Margem de lucro líquido , mais comumente chamado de lucro líquido, é o lucro líquido da sua empresa. Quando você subtrai as despesas não comerciais e o imposto de renda da margem operacional, obtém a margem de lucro líquido. A margem de lucro líquido é o determinante final para saber se sua empresa está no preto ou no vermelho.

As métricas de lucratividade podem informar o orçamento do seu negócio e ajudá-lo a criar uma estrutura de preços que gere lucros máximos.

6. Deduções fiscais para empresas

Os novos proprietários de empresas podem não estar familiarizados com as deduções fiscais de negócios que podem fazer em sua declaração de imposto de negócios. Ao contrário das deduções fiscais pessoais, as empresas podem deduzir as despesas comerciais mais comuns e necessárias.

Leia nosso guia de deduções fiscais para pequenas empresas para obter uma lista considerável de despesas que você deve deduzir em sua declaração de imposto.

Você pode administrar um negócio de comércio eletrônico de qualquer lugar. Aqueles que dedicam uma parte de sua casa a um negócio de comércio eletrônico podem aproveitar a dedução do home office.

Adicione estes 6 conceitos ao seu carrinho de compras

Não deixe que o medo da contabilidade o impeça de construir um próspero negócio de comércio eletrônico. Depois de dominar esses seis conceitos, você pode voltar sua atenção para o lado criativo de administrar um negócio, como projetar produtos e criar uma estratégia de marketing de comércio eletrônico.