O que é uma conta de compensação e como usá-la para fins comerciais de comércio eletrônico

Se sua cabeça está girando com o número de contas que sua empresa possui, este artigo lhe dará algum alívio. Pelo menos, quando se trata de entender o que é uma conta de compensação e como qualquer negócio de comércio eletrônico pode se beneficiar dela.

Conteúdo:

O que é uma conta de compensação?

Como funciona uma conta de compensação?

Diferença entre uma conta de compensação e uma conta corrente

Vantagens de usar uma conta de compensação para seu negócio de comércio eletrônico

Configurando uma conta de compensação

Como reconciliar no QuickBooks usando uma conta de compensação

O que é uma conta de compensação?

Às vezes, há a necessidade de um espaço de buffer seguro para diferentes tipos de transações que ainda não ocorreram ou exigem algum tipo de detalhamento ou processamento específico.

Aqui, as informações sobre o movimento das finanças são mantidas temporariamente até que sejam transferidas sem problemas para a conta principal.

Assim, uma conta de compensação ajuda a segregar as transações do livro-razão contábil principal.

Limpando definição de conta

De acordo com o dicionário Accounting Coach, uma conta de compensação é:

Normalmente, as contas de compensação contêm valores que devem ser transferidos para outra conta posteriormente. Por exemplo, uma conta com valores de receita e despesa que devem ser transferidos para lucros acumulados no encerramento de um período fiscal.

Termos relacionados para uma conta de compensação que você pode encontrar:

• conta com saldo zero
• conta temporária
• conta de buffer
• lavar conta
• conta de resumo
• conta titular

Essas contas de compensação (podem ser apenas uma ou várias) podem ser criadas para você automaticamente por software de integração como o Synder.

Quando você usa sistemas de contabilidade, como QuickBooks ou Xero, uma conta de compensação existe uma conta buffer criada na seção Plano de contas. Ele mantém temporariamente os registros de transações sincronizadas no sistema, por exemplo, de uma plataforma de comércio eletrônico ou de um processador de pagamentos.

O objetivo de uma conta de compensação

O objetivo deste tipo de conta é separar os detalhes do pagamento antes da finalização da transação final.

Os contadores usam contas de compensação para armazenar informações de entrada e saída de dinheiro por um curto período de tempo até que tudo esteja pronto para ser oficialmente registrado nos registros permanentes.

As empresas podem usar contas de compensação para documentar todas as vendas, itens, taxas e detalhes de remessa, impostos ou outras despesas que ainda não foram totalmente e adequadamente contabilizadas. Uma conta de compensação também se torna muito útil na gestão de contas a receber (digamos, no caso de faturas não pagas).

De um modo geral, uma conta de compensação é útil sempre que uma empresa ou um contador deseja lidar com certos tipos de transações ou manter alguns detalhes específicos do fluxo de dinheiro separados antes de equilibrar as folhas.

O fluxo geral fica assim:

1. Insira as transações em um espaço de buffer seguro
2. Zerar o saldo
3. Mover transações para a conta principal

Mas vamos ver com mais detalhes.

Como funciona uma conta de compensação?

Uma conta de compensação é uma contabilidade geral, que ajuda empresas e contadores a manter os detalhes sobre transações financeiras de forma temporária. Ele é criado apenas para registrar a receita ou as despesas antes que elas passem para os lucros acumulados no balanço.

As contas de compensação são “compensadas” sistematicamente. Isso significa que todos os dados dessa conta são transferidos para outro local e o saldo se torna igual a zero. A conta pode ser limpa no final do ano fiscal, mensalmente ou às vezes até diariamente. Por exemplo, uma conta de compensação usada para registrar despesas de serviços públicos pode ser fechada mensalmente, enquanto uma conta de recebimentos diários de caixa pode ser fechada todos os dias.

Quando o saldo da conta de compensação estiver perfeitamente zerado, você saberá que sua escrituração foi feita corretamente. Todas as informações podem ser registradas no livro contábil principal sem erros.

Limpar contas para gateways de pagamento

Synder cria contas de compensação em seu sistema de contabilidade (QuickBooks ou Xero) que reproduzem os fluxos de dinheiro real de qualquer gateway de pagamento.

Existe uma vasta lista de plataformas de comércio eletrônico ou provedores de pagamento com os quais o Synder pode se integrar. Caso contrário, você sempre pode importar pagamentos do Excel. Portanto, tecnicamente, qualquer gateway do qual você possa receber pagamentos pode ser contabilizado pelo Synder.

Digamos que sua empresa receba pagamentos via Stripe de um cliente. O dinheiro é transferido da conta Stripe do cliente para a sua e é mantido lá por algum tempo. Você não pode vê-los em sua conta bancária real ou gerenciar esse dinheiro por um momento.

É assim que uma conta de compensação imita uma situação da vida real e desempenha o papel de um provedor de pagamento no sistema contábil. As contas de compensação criadas pelo Synder também terão o nome do provedor de pagamento, por exemplo, aconta bancária Stripe .

Pelo saldo dessa conta de compensação, você pode acompanhar facilmente se todas as transações estão na contabilidade. Dependendo das configurações, eles podem ser mantidos aqui por um dia, uma semana ou um mês.

Se todos os tipos de transações forem sincronizados, todas as vendas e pagamentos, o saldo da conta de compensação em seu QuickBooks ou Xero será igual ao saldo da conta Stripe (ou qualquer gateway conectado).

Diferença entre uma conta de compensação e uma conta corrente

Agora você sabe que os fundos são armazenados na conta de compensação por um curto período de tempo, antes de serem realocados para outro lugar. Onde eles vão?

No Synder, as transações da conta de compensação vão para sua conta corrente. Portanto, é importante entender a diferença entre esses dois tipos de contas.

Este software de automação contábil utiliza o fluxo com uma conta de compensação em vez de apenas sincronizar os depósitos com uma conta corrente. Ao fazer isso, o Synder atinge um alto nível de precisão na reconciliação e facilita o processo para os usuários.

Definição de conta corrente

Uma conta corrente é uma conta bancária que permite retirar e depositar dinheiro.

Os termos relacionados para uma conta corrente são:

• conta corrente
• conta bancária
• conta de transações
• conta de depósito

Em seu software de contabilidade, uma conta corrente é sua conta bancária atual que você conecta ao sistema de contabilidade e usa para transferências de dinheiro e reconciliação.

Limpar conta x conta corrente

Limpar conta	Conta corrente
Conta de buffer no software de contabilidade	Conta real no banco conectada ao software de contabilidade
Mantém apenas as informações da transação	Mantém dinheiro real e informações de transações
Grava dados temporariamente	Grava dados permanentemente

Benefícios de usar uma conta de compensação para seu negócio de comércio eletrônico

As empresas de comércio eletrônico podem se beneficiar amplamente do uso de contas de compensação em sua contabilidade.

Aqui estão algumas das razões pelas quais:

1. Acompanhamento de inventário mais fácil . Para fins de rastreamento e atendimento de estoque, é comum que uma empresa de comércio eletrônico registre o início do processo de vendas e a liberação do estoque bem antes do depósito final.

2. Gerenciamento de reembolsos e devoluções . Quando salvas na conta de compensação, as informações de despesas ou reembolsos podem ser processadas e combinadas com as transações existentes antes de serem finalmente depositadas no banco ou reconciliadas.

3. Cálculos de despesas mais simples . As vantagens da conta de compensação se estendem a quase todos os tipos de despesas e pagamentos, começando com o imposto sobre vendas e terminando com o processamento da folha de pagamento.

4. Diminuição de erros e discrepâncias. As contas de compensação são usadas separadamente do livro-razão principal e da conta corrente bancária real. Isso ajuda a reduzir ao mínimo a possibilidade de erros indesejados nos relatórios.

5. Alto nível de detalhes . O uso de uma conta de compensação como um buffer permite que proprietários de empresas e contadores combinem todos os tipos de detalhes financeiros em um modo “buffer”. O saldo da conta de compensação ajuda a identificar problemas, se for o caso. Se algo não corresponder, é mais fácil rastrear o que está faltando.

6. Contabilização de várias empresas de comércio eletrônico ou provedores de pagamento. Synder cria uma conta de compensação separada em seu sistema de contabilidade para cada negócio de comércio eletrônico (se você tiver muitos) ou um processador de pagamento. Por exemplo, você pode ter uma conta de compensação para pagamentos da Shopify, outra para PayPal e outra diferente para transações do Stripe. Essa separação de fluxos de dinheiro facilita o processo de escrituração, ajudando a identificar com precisão os problemas e as discrepâncias.

7. Reconciliação precisa. Na compensação de contas, a reconciliação é livre de problemas, pois você não tem medo de bagunçar os livros. Se houver problemas ou transações ausentes, eles podem ser facilmente identificados. Se todas as transações corresponderem e a conta for compensada com saldo zero, a reconciliação será bem-sucedida.

Configurando uma conta de compensação

É fácil configurar uma conta de compensação quando você usa o Synder. Basicamente, você apenas escolhe conectar seu software de contabilidade preferido:QuickBooks Online, QuickBooks Desktop ou Xero. E o software faz tudo por você.

Você só verifica o estado de sua conta periodicamente e realiza a reconciliação de sua conta de compensação. Um saldo zero restante em sua conta de compensação após esse período significa que sua reconciliação foi concluída com sucesso e nenhum problema foi detectado em seus livros.

Limpar conta no QuickBooks

O Synder pode sobrecarregar sua contabilidade e facilitar todo o processo de contabilidade e relatórios financeiros para proprietários de empresas e contadores profissionais.

Aqui está um resumo de como uma conta de compensação funciona para a integração do QuickBooks:

• Synder cria uma conta de compensação para você assim que a conexão com as plataformas de contabilidade e pagamento for feita.

• Esta conta se torna uma das duas contas com as quais o Synder trabalha no QuickBooks:uma conta de compensação e uma conta corrente à qual seu feed bancário está conectado.

• O software o usa para registrar transações de vendas, taxas e reembolsos (para que você tenha o valor correto da receita bruta e líquida registrado).

• Em seguida, essa conta de compensação deve ser reconciliada com o processador de pagamento e sua conta bancária corrente.

Como reconciliar no QuickBooks usando uma conta de compensação

Depois que todos os detalhes de pagamento, incluindo reembolsos, taxas de pagamento e as informações de venda originais, forem inseridos na conta de compensação em seu QuickBooks, é hora de combinar as transações e reconciliar os dados de vendas.

Como acontece:

• Quando um processador de pagamento (por exemplo, Stripe ou PayPal) envia uma liquidação de pagamento ao seu banco, o Synder reflete isso fazendo uma transferência da compensação para sua conta corrente.

• Esta conta é reconciliada com seu banco real.

• O QuickBooks destaca automaticamente as peças que correspondem e tudo o que você precisa fazer é clicar em Corresponder ou Confirmar para concluir o processo.

Transações sincronizadas x compensadas x reconciliadas

Você pode estar se perguntando como encontrar transações que acabaram de ser sincronizadas pelo Synder em sua contabilidade e qual é o status delas.

Procure os resultados da sincronização diretamente em seu sistema contábil:

1. Quando você vê as transações aparecerem no Synder com o status verde Sincronizado , significa que a transação está sincronizada pelo sistema. Agora você pode encontrá-lo na conta de compensação no Plano de contas no QuickBooks ou Xero.

2. Depois de clicar para reconciliar transações, você verá o status Combinado ou Confirmado . Isso significa que as transações são reconciliadas com sua conta bancária conectada à contabilidade.

3. Finalmente, uma vez reconciliadas as transações, elas passam da conta de compensação para a conta corrente, ou seja, são compensadas .

Resumo

A compensação de contas oferece aos proprietários de empresas de comércio eletrônico e contadores profissionais a flexibilidade necessária para obter as informações de vendas mais precisas e perspicazes.

É uma ferramenta útil para o armazenamento de transações temporárias em um espaço de buffer, onde todas as informações de vendas e despesas inseridas podem ser reconciliadas com segurança sem nenhum dano aos livros.

Além disso, a conta de compensação pode sinalizar se algumas transações estão faltando caso o saldo não seja zerado ou corresponda à conta do seu provedor de pagamento.

Torna-se fácil gerenciar as finanças, mesmo com várias plataformas de comércio eletrônico e gateways de pagamento conectados, pois o Synder contabiliza cada um deles em uma conta de compensação separada criada automaticamente para você.