Como preparar um orçamento de caixa para o seu negócio

Os orçamentos de caixa ajudam os empresários a prever seu saldo de caixa no futuro próximo. Aqui estão os seis passos para criar um orçamento de caixa para o seu negócio.
Eu mantenho uma citação de Coco Chanel emoldurada na minha mesa. Ele diz:“As melhores coisas da vida são de graça. Os segundos melhores são muito, muito caros.” Administrar uma pequena empresa cai diretamente na última categoria, a maioria de nós pode concordar.

O dinheiro é a força vital de qualquer pequena empresa, por isso é fundamental monitorar a posição de caixa da sua empresa e prever como ela mudará no futuro próximo.

Visão geral:o que é um orçamento de caixa?

Um orçamento de caixa, também chamado de orçamento de caixa combinado, é uma ferramenta de planejamento financeiro que prevê quando o dinheiro entrará e sairá do seu negócio, geralmente mensal ou trimestralmente.

O orçamento destaca áreas em que sua empresa pode não ter dinheiro suficiente para cobrir pagamentos essenciais, como salários de funcionários, pagamentos de dívidas e emergências. Também pode identificar momentos em que você pode ter muito dinheiro, um bom problema para se ter.

Todos os orçamentos de caixa seguem a mesma fórmula:

Saldo de caixa de abertura + entrada de caixa - saída de caixa =saldo de caixa de fechamento

Acompanhar a posição de caixa no futuro próximo da sua empresa pode evitar que sua empresa fique temporariamente sem caixa. Por exemplo, um orçamento de caixa pode sinalizar um déficit de caixa potencial daqui a alguns meses, que você pode remediar agora, garantindo uma linha de crédito. Você não pode ser aprovado para um empréstimo da noite para o dia, então o planejamento pode comprar a longevidade do seu negócio.

Os orçamentos de caixa refletem as cobranças e pagamentos com base no orçamento principal da sua empresa, uma expectativa de alto nível de receitas e despesas futuras.

Exemplo de orçamento de caixa

Um orçamento de caixa é uma demonstração de resultados, extrato bancário e demonstração de fluxo de caixa, tudo em um.

Dê uma olhada no exemplo de orçamento de caixa de seis meses abaixo. Ele começa fornecendo o saldo de caixa inicial projetado, que é o mesmo que o saldo de caixa de fechamento do mês anterior.

No meio, há espaço para todo tipo de cobrança em dinheiro, como vendas à vista e pagamentos de clientes em vendas a crédito e pagamentos em dinheiro para despesas e pagamentos de empréstimos. Adotei uma abordagem de orçamento flexível, estimando os custos de envio como uma porcentagem das vendas à vista da empresa no mês.

O orçamento de caixa termina com uma deficiência ou superávit de caixa com base no saldo de caixa da empresa, o valor mínimo que a empresa está disposta a ter no final do mês.



A empresa prevê entradas de caixa - para trazer mais do que gasta - em fevereiro, março e abril. O dinheiro está entrando e as despesas são relativamente baixas. A vida é boa.

No entanto, eles estão planejando saídas líquidas de caixa em janeiro, maio e junho, onde a empresa espera gastar mais do que recebe. Não deve ser um problema em maio, já que o saldo de caixa termina acima da meta de US$ 70.000. No entanto, a empresa precisa considerar como se contentará com milhares a menos do que gostariam de manter para emergências em janeiro e junho.

Como preparar um orçamento de caixa para sua empresa

Preparar um orçamento de caixa requer olhar para o futuro. Você precisará do seu software de contabilidade, extrato bancário mais recente e uma bola de cristal para passar por todas as seis etapas.

1. Crie um modelo de orçamento de caixa

O melhor lugar para fazer um orçamento de caixa é no Microsoft Excel. Uma ferramenta poderosa para a contabilidade de pequenas empresas, o Excel dá a você as rédeas para personalizar seu orçamento de caixa. Copie o formato acima; ficarei honrado.

Alguns pacotes de software de contabilidade têm recursos de orçamento, para que você possa seguir esse caminho, se estiver disponível para você.

2. Determine o prazo

Pense em até onde você gostaria de projetar o fluxo de caixa da sua empresa. O horizonte de tempo de um orçamento de caixa não deve exceder um ano; é improvável que você consiga fazer uma projeção realista tão distante no futuro.

Nesta etapa de planejamento, considere se você gostaria de estimar suas entradas e saídas de caixa mensalmente ou trimestralmente. Você só deve preparar um orçamento de caixa trimestral quando sua empresa tiver acumulado dinheiro suficiente para cobrir as despesas do trimestre inteiro.

Você pode ser ainda mais específico do que mensalmente, mas isso daria mais trabalho do que valeria a pena. As empresas geralmente têm a vantagem de atrasar os pagamentos em dinheiro em um período de 30 dias para evitar déficits temporários de caixa.

3. Identifique um saldo de caixa desejado

Assim como os indivíduos, as empresas devem ter um fundo de caixa de emergência se os tempos ficarem difíceis. Proteja as despesas de pelo menos três meses em dinheiro e prometa a si mesmo não gastá-lo, a menos que esteja em circunstâncias terríveis.

Solopreneurs sem funcionários podem usar suas economias de emergência pessoais de forma dupla.

4. Insira o saldo de caixa atual da sua empresa

O saldo de caixa atual da sua empresa pode ser o único número certo em todo o orçamento. Inclua o saldo de caixa atual da sua empresa, incluindo poupança e caixa pequeno.

Proprietários individuais sem conta bancária comercial separada podem não ter um saldo inicial por si só. Insira o valor que você reservou para financiar futuras despesas comerciais.

5. Prepare e analise a demonstração do fluxo de caixa da sua empresa

Para prever o futuro, olhe para trás em como os fluxos de caixa da sua empresa. Abra uma demonstração de fluxo de caixa mensal em seu software de contabilidade e examine como sua empresa gasta e coleta dinheiro.

A demonstração do fluxo de caixa também deve ser a base para todas as categorias do orçamento de caixa. Conforme mostrado no exemplo acima, cada linha de cobrança ou pagamento representa uma linha no demonstrativo de fluxo de caixa.

6. Projete o fluxo de caixa da sua empresa

Aqui está a parte mais desafiadora. Preveja o fluxo de caixa da sua empresa inserindo as cobranças e pagamentos estimados da empresa. Siga nosso guia para projeções financeiras.

Comece estimando os recebimentos de caixa estimados da sua empresa, também chamados de entradas de caixa. As cobranças de contas a receber, vendas à vista e juros de renda são as entradas de caixa mais comuns.

Em seguida, estime os pagamentos em dinheiro ou as saídas de dinheiro. Considere as despesas operacionais, como aluguel e serviços públicos, compras de estoque e pagamentos de dívidas e impostos iminentes. Os fabricantes também incorporam as compras esperadas de matéria-prima descritas em seus orçamentos de produção.

Você deve ter um orçamento de caixa completo agora. Peça a um colega para verificar se você não perdeu nenhum empréstimo ou pagamento de impostos.

3 práticas recomendadas ao preparar um orçamento de caixa

Leve essas dicas em consideração ao prever a posição de caixa futura da sua empresa.

1. Aproveite a tecnologia

A inteligência artificial (IA) não está aqui para tirar o trabalho do seu contador – ainda. No entanto, a contabilidade de IA pode ajudá-lo a desenvolver seu orçamento de caixa.

Softwares de contabilidade como o Intuit QuickBooks e o Xero criam automaticamente projeções de fluxo de caixa de curto prazo com base nos padrões de gastos recentes da sua empresa. As contas comerciais do Bank of America fazem o mesmo.

Embora você possa saber mais sobre pagamentos futuros de dívidas e impostos do que seu software, dê uma olhada no que eles estão esperando.

2. Compare o fluxo de caixa orçado versus o real

Aumente a precisão dos orçamentos de caixa futuros sobrepondo seu fluxo de caixa real e orçado e analisando as variações.

A comparação de números orçados e reais pode revelar padrões de cobrança e pagamento que você não reconheceu inicialmente. Seus futuros orçamentos de caixa serão melhores para isso.

3. Tenha um plano para excedentes e deficiências de caixa

Elabore um plano para garantir dinheiro para manter seu negócio à tona durante a escassez de dinheiro.

Muitas pequenas empresas estabelecem linhas de crédito rotativo, um tipo de empréstimo, para suavizar possíveis problemas de fluxo de caixa. Quando sua empresa precisa de dinheiro, ela pode puxar sua linha de crédito. Quando a dívida for paga, você estará imediatamente qualificado para sacar mais dinheiro, até o limite de crédito.

Da mesma forma, muito dinheiro no banco significa que você pode estar perdendo uma oportunidade de investir no crescimento de seus negócios. Crie uma estratégia de crescimento para executar em tempos prósperos.

Os orçamentos não são escritos em concreto

Os orçamentos de caixa são uma parte essencial do planejamento financeiro de uma pequena empresa. Embora as despesas ocasionalmente surjam do nada e ameacem arruinar seus negócios, ter um orçamento de caixa pode ajudá-lo a ver os cantos com tempo suficiente para reagir.