Contabilidade para organizações sem fins lucrativos:tudo o que você precisa para começar

A contabilidade sem fins lucrativos é semelhante à contabilidade de empresas com fins lucrativos, com algumas grandes diferenças. Saiba o que você precisa saber para configurar seu sistema de contabilidade sem fins lucrativos corretamente.
Embora a contabilidade em si possa apresentar vários desafios para o proprietário da empresa que não é contador, a contabilidade sem fins lucrativos pode representar um nível ainda maior de confusão.

É claro que todas as empresas precisam depositar fundos, rastrear despesas e pagar fornecedores e funcionários, mas as organizações sem fins lucrativos também precisam rastrear doações (em dinheiro e em espécie), lidar com recibos de impostos e cartas de agradecimento, gerenciar funcionários voluntários e rastrear fundos fornecidos através de subvenções ou patrocínios.

É aí que entra a contabilidade sem fins lucrativos ou de fundos. Embora a contabilidade de fundos possa parecer complicada, significa simplesmente que, em vez de rastrear dinheiro para uma única empresa ou entidade, você está acompanhando receitas e despesas usando vários fundos.

Por exemplo, quando uma organização sem fins lucrativos realiza uma campanha de arrecadação de fundos, o dinheiro recebido precisa ser rastreado separadamente de outros fundos. Portanto, se uma organização sem fins lucrativos tiver cinco programas ativos para os quais obtém financiamento regularmente, ela precisará rastrear todas as receitas e despesas de cada um desses programas ou fundos separadamente.

O mesmo princípio se aplica ao financiamento de doações ou doações.

Quando uma organização sem fins lucrativos obtém um subsídio de uma fundação, esse dinheiro precisa ser contabilizado em um fundo separado, com um relatório fornecido à fundação no final do prazo do subsídio que fornece informações detalhadas sobre como os fundos do subsídio foram usados. As doações são gerenciadas da mesma maneira.

Embora a criação de várias contas de fundos certamente possa ser feita manualmente ou usando um software de contabilidade padrão, é um processo mais complicado que envolve a entrada de dados adicionais, a necessidade de criar um plano de contas especializado, bem como a necessidade de adicionar subcontas ao seu razão geral, tornando todo o processo mais confuso.

Por outro lado, o software de contabilidade sem fins lucrativos ou de fundos oferece uma estrutura de plano de contas mais flexível, especificamente adaptada para organizações sem fins lucrativos.

Assim como as empresas com fins lucrativos, existem diferentes tipos de organizações sem fins lucrativos, cada uma com suas próprias necessidades específicas. Por exemplo, uma organização sem fins lucrativos financiada principalmente por meio de doações privadas precisa rastrear os fundos de maneira muito diferente de uma organização sem fins lucrativos que recebe doações regularmente.

Aqui estão algumas das coisas que as organizações sem fins lucrativos precisam gerenciar:

• Fundos: Se você tiver várias fontes de renda, precisará de uma maneira de contabilizar adequadamente todas essas fontes de renda.
• Gestão de doações: Muitas organizações sem fins lucrativos são financiadas principalmente por doações individuais. Você não apenas precisa de uma maneira de rastrear os valores das doações, mas também precisa de uma maneira de gerenciar os doadores, pois precisa fornecer cartas de agradecimento ou, no mínimo, um recibo da doação.
• Gerenciamento de subsídios: Embora nem todas as organizações sem fins lucrativos precisem de gerenciamento de subsídios, se você receber subsídios de fundações, precisará de uma maneira de gerenciar os fundos adequadamente. Na verdade, o gerenciamento adequado de fundos geralmente é uma estipulação de qualquer doação que uma organização sem fins lucrativos receba.
• Gestão de voluntários: Se sua organização sem fins lucrativos usa muitos voluntários, você precisa de uma maneira de gerenciar esses voluntários adequadamente.
• Campanhas: Novamente, se você executar várias campanhas, precisará de uma maneira de gerenciar a campanha em si e os fundos recebidos dessas campanhas.

Organização sem fins lucrativos x entidade com fins lucrativos:qual é a diferença?

Existem várias maneiras pelas quais uma organização sem fins lucrativos difere de uma empresa com fins lucrativos. Aqui estão apenas alguns:

1. Responsabilidade: Embora as empresas com fins lucrativos prestem contas aos acionistas e investidores, elas têm muito mais autonomia do que uma organização sem fins lucrativos, que deve relatar regularmente como os fundos recebidos são usados ​​e garantir que sejam usados ​​adequadamente. Na verdade, uma organização sem fins lucrativos é responsável por qualquer pessoa que forneça fundos para a organização, começando com um doador de US$ 10 até a fundação que concedeu à sua organização sem fins lucrativos uma doação de US$ 100.000.
2. Impostos: Organizações sem fins lucrativos normalmente são isentas do pagamento de impostos sobre doações e outros fundos recebidos, embora ainda sejam responsáveis ​​por impostos sobre a folha de pagamento, como impostos federais e estaduais, bem como impostos da Previdência Social e Medicare.
3. Diferentes missões: O objetivo principal de uma organização sem fins lucrativos é fornecer bens ou serviços necessários, enquanto a missão de uma empresa com fins lucrativos é ganhar dinheiro para os proprietários e acionistas.
4. Distribuição de lucros: Enquanto uma organização sem fins lucrativos pode obter lucro, qualquer lucro obtido deve ser reinvestido no trabalho da organização. Os lucros obtidos por uma empresa com fins lucrativos são distribuídos aos proprietários e acionistas, bem como reinvestidos na empresa.
5. Demonstrações financeiras: As demonstrações financeiras são diferentes para organizações com e sem fins lucrativos.

Demonstrativos financeiros sem fins lucrativos	Demonstrações financeiras com fins lucrativos
Demonstração da posição financeira	Balanço patrimonial
Declaração de atividades	Demonstração de resultados
Declaração de despesas funcionais	Demonstrativo do fluxo de caixa
Demonstrativo do fluxo de caixa

Como configurar a contabilidade para sua organização sem fins lucrativos

Aqui está como você pode configurar seu sistema de contabilidade para sua organização sem fins lucrativos.

Etapa 1:escolha um software sem fins lucrativos adequado à sua organização

Fazer a contabilidade manualmente é um trabalho difícil, mas é ainda mais difícil se você estiver tentando fazer a contabilidade para uma organização sem fins lucrativos. Embora você possa usar contas T para ajudar em suas transações, acompanhar vários fundos, programas ou doações em uma planilha é uma receita para o desastre.

Passe algum tempo para encontrar um aplicativo de software de contabilidade sem fins lucrativos que atenda às suas necessidades e ao seu orçamento. Você não vai se arrepender.

Etapa 2:crie um plano de contas sem fins lucrativos

As organizações sem fins lucrativos precisam acompanhar receitas e despesas em três áreas distintas:programas, custos administrativos e captação de recursos. Se você solicitar e receber subsídios ou patrocínios, também precisará contabilizar essas áreas.

Com áreas como captação de recursos e subsídios, você também terá que contabilizar o status do fundo, como fundos restritos, irrestritos e temporariamente restritos.

Se você usar um software de contabilidade sem fins lucrativos, seu plano de contas incluirá a opção de usar vários segmentos para gerenciar vários fundos, o que é uma necessidade para gerenciar adequadamente fundos, programas e subsídios.

Por exemplo, em um plano de contas padrão, uma conta de despesas apareceria da seguinte forma:

5000 - Despesas Salariais

No entanto, se você deseja acompanhar as despesas salariais de um programa específico, sua estrutura de plano de contas ficaria assim:

01-02-5000

O segmento 01 indica o fundo específico envolvido. O segmento 02 indica o departamento, programa ou concessão específico e 5000 é o número da conta de despesas padrão.

Etapa 3:escolha a contabilidade de caixa ou de competência

Todas as empresas - organizações sem fins lucrativos e empresas com fins lucrativos - precisam usar a contabilidade de caixa ou de competência em sua contabilidade. Aqui está a diferença.

• Contabilidade de caixa: Se você usar a contabilidade de caixa, registrará as transações quando o dinheiro for realmente trocado, registrando a receita quando seu cliente pagar e registrando as despesas quando forem pagas.
• Contabilidade de competência: A contabilidade de exercício reconhece receitas e despesas quando incorridas. Por exemplo, quando você fatura um cliente, a fatura é registrada como receita, independentemente de o cliente ter pago a fatura. O mesmo vale para as despesas, que são registradas quando ocorrem, não quando são pagas.

Etapa 4:familiarize-se com as demonstrações financeiras de organizações sem fins lucrativos

Existem quatro demonstrações financeiras sem fins lucrativos que são normalmente usadas.

1. Demonstração da posição financeira: A demonstração da posição financeira é semelhante a um balanço patrimonial. Ele exibe ativos, passivos e ativos líquidos, que detalha ativos restritos, temporariamente restritos e irrestritos. Os ativos líquidos substituem o patrimônio líquido de uma organização sem fins lucrativos, pois uma organização sem fins lucrativos não tem proprietário ou investidores.
2. Declaração de atividades: A demonstração de atividades mostra quaisquer mudanças nos ativos líquidos durante um período de tempo especificado. A demonstração de atividades é semelhante a uma demonstração de resultados, mas inclui os totais do ano atual e anterior, bem como os totais orçados e as variações orçamentárias. Uma explicação de quaisquer alterações deve sempre acompanhar a declaração de atividades.
3. Declaração de despesas funcionais: O demonstrativo de despesas funcionais informa sobre cada programa individual oferecido pela organização sem fins lucrativos, juntamente com despesas administrativas/ gerais e despesas de captação de recursos. A declaração de despesas funcionais também pode ser usada ao preparar seu Formulário 990.
4. Declaração de fluxo de caixa: A demonstração do fluxo de caixa é o único relatório usado em empresas com fins lucrativos e organizações sem fins lucrativos. A demonstração do fluxo de caixa identifica e relata o caixa recebido das atividades operacionais e de investimento, bem como o caixa das atividades de financiamento.

Etapa 5:Familiarize-se com o Formulário 990

Embora muitas organizações sem fins lucrativos sejam classificadas como isentas de imposto de renda federal, elas ainda precisam preparar formulários de imposto no final do ano.

O formulário 990 é devido até o 15º dia do quinto mês após o término do período contábil ou ano fiscal da organização, portanto, se o ano fiscal terminar em 31 de dezembro, o formulário 990 deverá ser devido até 15 de maio do ano seguinte.

É importante observar que o Formulário 990 está disponível para inspeção pública o tempo todo uma vez arquivado e precisará ser arquivado anualmente para que sua organização mantenha seu status de organização sem fins lucrativos.

Etapa 6:comece a inserir transações contábeis

Com a maior parte do trabalho de configuração concluído, você está pronto para começar a inserir transações para sua organização sem fins lucrativos.

A coisa mais importante a ser lembrada ao inserir transações é que, se você for financiado por doadores ou doações, precisará acompanhar como esse dinheiro é gasto. Os orçamentos também são usados ​​mais amplamente em organizações sem fins lucrativos, com vários orçamentos normalmente preparados para cada programa ou subsídio.

Além disso, se você aceitar doações em espécie, também precisará saber como registrá-las adequadamente.

Organizações sem fins lucrativos exigem contabilidade sem fins lucrativos

Embora as organizações sem fins lucrativos menores certamente possam se dar bem com o software de contabilidade padrão, para rastrear adequadamente vários programas, fundos e doações, você será mais bem atendido se usar software de contabilidade para organizações sem fins lucrativos ou de fundos.

Os fundamentos da contabilidade sem fins lucrativos são mais complexos do que a contabilidade de uma empresa com fins lucrativos, mas o uso de software específico do setor tornará o processo muito mais fácil.