Inventário físico:etapas,

Melhores práticas e dicas p Aprenda tudo o que você precisa saber sobre como realizar inventários de contagem física, incluindo as etapas, métodos, processo, planejamento e benefícios. Mais, Conselho de profissional, calendários e métricas para ajudá-lo a se tornar um profissional de inventário.

Vídeo:O que é uma contagem de inventário físico?

O que é uma contagem de inventário físico?

p Uma contagem de estoque físico é uma abordagem estruturada para contar o estoque de uma empresa, onde a equipe usa um método predeterminado para contar as mercadorias. As empresas programam uma contagem de inventário físico no final de um período de relatório.

Os quatro tipos de contagens de inventário físico

p Existem quatro tipos de contagens de estoque:manual, eletrônico, contagem cíclica e contagem total do estoque. Os métodos variam, mas escolher a técnica certa pode ser a diferença entre dados bons e ruins para sua empresa.

Prós e contras dos tipos de contagens de estoque

Método de Inventário Físico Descrição Prós Contras Conclusão manual Esta contagem usa cartões de contagem de papel ou folhas e lápis para registrar o inventário. Baixo custo para materiais Alta taxa de erros Contagem eletrônica Esta contagem pode usar scanners, RFID, códigos de barras ou dispositivos móveis. Reduz significativamente os erros de contagem. Esse método ainda leva tempo e recursos extras para ser concluído. A equipe de contagem cíclica conta porções aleatórias ou seções rotativas do inventário a qualquer momento. Isso reduz o tempo extra ou os recursos necessários para contar, e as empresas podem não precisar interromper as operações durante as contagens. Dependendo do método de contagem cíclica, algumas empresas contam o estoque menos do que o número ideal de vezes. As empresas de estoque completo reaproveitam a equipe ou trazem uma equipe temporária para contar todo o estoque de uma só vez. Este método fornece registros de estoque precisos para a criação do documento financeiro anual. Este método pode exigir um desligamento operacional e consome muito tempo e mão de obra.

Inventário físico vs. contagem cíclica

p Um inventário físico é abrangente, geralmente a contagem anual das ações que uma empresa possui. A contagem cíclica é um método mais sistemático de contar porções do estoque. Às vezes, as empresas realizam a contagem cíclica com a frequência diária, e é aconselhável realizá-los pelo menos trimestralmente.

p O inventário físico nem sempre é automatizado. A contagem de ciclos é normalmente automatizada, Contudo. A automação agiliza o processo de inventário em geral, se contagens físicas ou de ciclo. Isso economiza tempo, elimina a maioria dos erros humanos, e permite dados úteis e em tempo real. As contagens de estoque mais precisas são aquelas que combinam contagens de ciclo com automação.

Contagem de inventário físico anual

p As empresas geralmente realizam sua contagem de inventário físico anual antes de compilar seus relatórios financeiros anuais. Realizar o inventário apenas uma vez por ano nem sempre produz os resultados mais precisos. A melhor prática de contagem de estoque depende do seu tipo de negócio e objetivos.

p Os tipos de negócios que realizam inventários físicos anuais incluem varejistas, fabricantes, distribuidores atacadistas e empresas baseadas em comércio eletrônico. Eles podem fazer um inventário completo uma vez ou fazer a contagem cíclica. Na contagem cíclica, a equipe conta as seções do estoque em uma base rotativa ou sistemática. Leia nosso guia de inventário de contagem cíclica para saber mais sobre essa prática.

p Mesmo se você tiver um sistema automatizado que gerencia seu estoque, os especialistas concordam que você precisa realizar pelo menos algum inventário físico. Um sistema informatizado não pode substituir uma contagem de inventário físico. As empresas com pequenas quantidades de estoque ainda podem querer realizar inventários físicos anuais.

p Empresas com grandes quantidades de estoque, como distribuidores, encontrar estoque congelando para contar o estoque bastante perturbador. Portanto, eles podem preferir implementar um sistema de inventário perpétuo para apaziguar seus auditores e reconciliar seus números de estoque, em vez de uma contagem anual completa.

Benefícios de fazer uma contagem de inventário físico

p As contagens de inventário físico são uma parte essencial para manter os registros de inventário precisos e atualizados. Registros de estoque atualizados fornecem melhores previsões de vendas e compras e garantem que você sempre tenha a quantidade certa de produto em mãos.

p A realização de um inventário físico beneficia seus clientes, e contagens precisas de inventário físico são uma necessidade. Sem usuário final, seja consumidor, revendedor ou atacadista, quer lidar com os níveis de estoque incertos nos dias modernos de gratificação instantânea. A satisfação do cliente é fundamental. Níveis de estoque atualizados garantem que você possa atender seus pedidos de seus clientes prontamente ou avisá-los quando puderem ser atendidos.

p Outro benefício de contar fisicamente seu estoque é garantir que você entenda e possa planejar as perdas. A perda pode resultar de roubo ou quebra. Todos os dias que um item permanece no estoque, seu valor diminui. À medida que o valor diminui, os riscos do custo de estocar o item superando seu valor tornam-se muito reais.

p Realizar inventários físicos melhora seus lucros em geral. Você pode classificar certos produtos em seu armazém como estoque obsoleto, que é um método valioso para identificar quais itens comercializar e mercadorias para venda rápida. Este processo também reduz a responsabilidade e o ponto de equilíbrio, pelo menos, para produtos questionáveis.

Problemas com contagem de estoque físico

p O maior problema que as empresas citam sobre a realização de inventários físicos é que eles consomem muito tempo e recursos. Algumas empresas fecham peças ou todas as operações para realizar seu inventário físico. Quando isso acontece, eles correm o risco de um atendimento ao cliente ruim.

p Algumas empresas não têm pessoal para concluir um inventário físico completo.

p Usualmente, discrepâncias acontecem em uma contagem física porque a equipe interna ou temporária não registra com precisão parte do inventário, ou classificam itens ou registram novos itens incorretamente. Independentemente dos níveis de precisão, há algumas coisas que a equipe não deve contar durante o inventário físico. Esses incluem:

• Recibos do fornecedor após a data de corte decidida pela contagem
• Qualquer roubo conhecido
• Quaisquer remessas conhecidas que partiram sem faturas

Dicas e práticas recomendadas ao se preparar para uma contagem física

p A melhor maneira de realizar uma contagem de estoque bem-sucedida é por meio de um planejamento detalhado. O uso de uma política e instruções abrangentes por escrito diminui as incógnitas e agiliza a contagem do inventário físico.

p Outras dicas para melhorar a precisão da contagem de sua equipe incluem:

• Usando scanners ou outra tecnologia de contagem de estoque
• Seleção de funcionários que são contadores atentos
• Resolvendo discrepâncias imediatamente
• Executar uma contagem simulada durante o planejamento
• Garantir que o custo do item contado não seja exibido durante a contagem
• Parando as operações ao realizar um inventário físico completo
• Garantir que a equipe no local durante um inventário físico completo esteja lá apenas para a contagem
• Protegendo a área de estoque no dia do inventário
• Usando software de inventário

Objetivo de uma contagem de inventário físico

p Um inventário físico pode garantir uma contagem precisa do inventário. A equipe conta fisicamente cada peça do estoque. Esta inspeção física de mercadorias deve confirmar o que está no relatório do sistema de gestão de estoque. Qualquer discrepância deve alertá-lo de que há outro problema.

p As empresas realizam inventários físicos por outros motivos, como ao preparar um balanço para a temporada de impostos. Os objetivos adicionais de uma contagem de inventário incluem:

• Verificar e equilibrar os níveis de estoque: Os inventários físicos podem ajudar os gerentes a ver quaisquer discrepâncias entre os relatórios do sistema de gerenciamento de inventário e quais itens estão em seu armazenamento.
• Gerenciar ou monitorar roubo: A diferença entre o que aparece no sistema de gerenciamento de estoque, e o que está presente pode ser devido à falta, roubado, itens perdidos ou quebrados. A menos que a equipe insira manualmente quando esses cenários ocorrem, o sistema não os reconheceria.
• Crie um orçamento preciso: Empresas com contagens de estoque precisas podem planejar melhor seu orçamento para os pedidos de estoque do próximo ano.
• Relatório de ganhos precisos: Um estoque impreciso significa que uma empresa relatará um valor incorreto para o custo das mercadorias vendidas, o lucro bruto e o lucro líquido. As empresas públicas são principalmente responsáveis ​​perante suas partes interessadas por fornecer números corretos em seus relatórios anuais.

p Os tipos de estoque de estoque que as empresas precisam contar fisicamente incluem matérias-primas, trabalhos em andamento (WIP), bens acabados, materiais de embalagem e manutenção, reparo e operações (MRO). Usar as métricas de estoque corretas pode ajudá-lo a medir o sucesso relativo de como sua empresa estoca e gerencia essas categorias de estoque. Você pode usar o giro de estoque como uma métrica de sucesso para todas essas categorias. Contudo, existem métricas adicionais que são boas práticas para cada tipo de inventário. O gráfico abaixo mostra exemplos de quais métricas são boas práticas, com base em cada categoria.

Como medir o sucesso de sua prática de gerenciamento de estoque por tipo de estoque

Tipos de estoque Métrica Fórmula Métrica Referência para métrica Taxa de rotatividade de estoque de matéria-prima (custo das mercadorias vendidas no ano) / (valor médio do estoque de matéria-prima no final do mês) Os melhores desempenhos estão em ~ 16,5 vezes por ano. Works-in-Process (WIP) Estoque WIP / Turns (Custo das mercadorias vendidas) / (Estoque médio usado para produzir as mercadorias) Compare este número com os anos anteriores para avaliar o desempenho. Tempo do ciclo do pedido de produtos acabados Calcule a quantidade de tempo desde o momento em que um cliente faz um pedido até o momento em que recebe o produto. Relate essa métrica em dias. Os líderes do setor são de dois a três dias. Custos de embalagem de materiais de embalagem Adicione embalagem, caixas, enchimento, e custos trabalhistas gerais. Este número é diferente para cada empresa, mas cada empresa deve se empenhar em melhorias constantes. Manutenção, Precisão do estoque de reparos e operações (o número de itens listados como em estoque) / (O total encontrado nos caches de peças sobressalentes e matérias-primas) ~ 95%

Instruções passo a passo de contagem de inventário físico

p A realização de inventários físicos bem-sucedidos requer um planejamento adequado, preparação e orientação do pessoal. Envolva os gerentes em cada etapa e peça-lhes que forneçam conselhos e supervisão para obter os melhores resultados. Comece a planejar seu inventário físico com pelo menos três meses de antecedência.

p Ao fornecer instruções de contagem, você pode usar uma política escrita da empresa que sempre segue ou preparar um novo plano a cada ano. Certifique-se de cobrir as seguintes atividades antes de qualquer contagem de inventário programada:

1. Comece com um plano: Se sua empresa já tem um, excelente. Se você está fazendo o plano, comece descobrindo se sua empresa já está controlando o estoque com um sistema de estoque periódico ou perpétuo. Leia nosso “Guia Essencial para Controle de Estoque” para aprender o método mais eficiente para contar seu estoque com base na localização dos SKUs em seu depósito.
2. Decida o intervalo entre as contagens: Como parte do plano, decida com que freqüência você contará o estoque. Um registro preciso do estoque é necessário para fins fiscais em empresas de capital aberto, mas você pode optar por contar o estoque com mais frequência.
3. Elabore a lista de itens de estoque a serem contados: Este rascunho de lista deve incluir as quantidades em estoque. Saber esse número deve ajudá-lo a determinar quanto tempo levará uma contagem de inventário físico.
4. Selecione uma data de inventário: Idealmente, esta data que você escolhe para fazer o inventário tem um efeito mínimo em suas operações comerciais regulares, já que as contagens de estoque físico são demoradas. Escolher um horário que não cause alguma interrupção no local de trabalho nem sempre é possível com empresas maiores ou depósitos de fornecedores, mas tente escolher um horário que não seja particularmente movimentado.
5. Escolha quem fará o inventário: Depois de definir uma data de inventário, descobrir o que a equipe pode fazer a contagem. Uma boa prática é realizar uma análise de custos dos salários e horas extras do pessoal para determinar quanto custa para realizar uma contagem. Pode ser mais econômico contratar e treinar funcionários temporários externos em grandes empresas. A equipe suplementar externa pode liberar parte da sua equipe regular para continuar as operações necessárias.
6. Selecione as datas de treinamento da equipe: Da mesma forma que você escolhe sua data de inventário, você precisa escolher um (ou dois, no caso de equipe maior) datas para treinar a equipe no processo de contagem de estoque. Este treinamento deve ocorrer no máximo uma semana antes da contagem programada, de preferência o (s) dia (s) útil (s) imediatamente antes da contagem.
7. Notificar parceiros externos e locais de armazenamento: Fornecedores e parceiros devem saber com antecedência se sua contagem física afetará suas operações, então mande uma mensagem com a data, tempo e como a contagem os afetará. A comunicação anterior permite que seus parceiros entrem em contato com você com perguntas e preocupações.
8. Notificar a equipe: Comece o processo notificando a equipe sobre o treinamento e o cronograma de contagem. Decidir, com base na antiguidade ou delineamentos já existentes, quem estará em cada equipe de contagem. Algumas empresas preferem colocar um membro da equipe experiente com um mais novo.
9. Solicite o equipamento necessário: Se sua equipe usará pranchetas e lápis, tags de contagem, ou scanners, ordene-os com tempo suficiente para chegarem para o treinamento. As etiquetas de contagem são cartas pesadas com numeração sequencial estampada na parte superior e inferior que os contadores usam para rastrear o estoque.
10. Verifique seu equipamento eletrônico: Se você estiver usando equipamento de contagem eletrônica, planeje verificar bem antes da contagem. Você pode precisar solicitar peças, troque as baterias ou carregue os dispositivos.
11. Revise todos os aplicativos e software: Não se esqueça das atualizações de software! Se você planeja usar aplicativos ou software de inventário, verifique se sua equipe está usando a versão mais atual.
12. Visualize o inventário: Dê uma volta pela sala de estoque ou armazém. Você pode obter ideias sobre como diminuir quaisquer desafios que os contadores possam enfrentar. Por exemplo, pode haver barreiras físicas temporárias que podem retardá-los.
13. Prepare o espaço para a contagem do inventário: Designe quaisquer áreas adicionais necessárias para contagem ou equipe. Por exemplo, se você retirar pequenas peças para contar nesta área, configurar caixas para usar durante a contagem. A área de estoque deve estar livre de qualquer entulho ou lixo.
14. Faça uma limpeza de estoque: As áreas de armazenamento devem ser sempre as mais organizadas em qualquer depósito. Contudo, não deve haver produtos esperando para serem guardados ou fora de sua área de armazenamento normal.
15. Identifique o estoque que não está na contagem: Use sinais para mostrar ações que não estão na contagem. É fácil para a equipe ficar confusa durante uma longa sessão e começar a contar esses itens sem marcações claras.
16. Prepare sua lista final de contagem de itens: Crie uma versão final - incluindo quantidades - de sua lista de inventário inicial que a equipe contará.
17. Treine a equipe no procedimento: A equipe precisará de instruções por escrito sobre como realizar a contagem. Considere todas as contingências que podem acontecer, como duplicações, itens ausentes e aqueles no lugar errado. Decida como lidar com esses cenários com antecedência. Por exemplo, a equipe pode encontrar o produto errado em um local. Decida se eles devem parar a contagem e relatar de volta, preencha um novo cartão para o item presente e conte-o ou investigue a discrepância.
18. Treine Pessoal no Equipamento: Durante este mesmo treinamento, se você estiver usando cartões de contagem, ensine a equipe como completá-los. Se você estiver usando equipamentos eletrônicos como scanners, treinar a equipe sobre como usar todas as funções necessárias e solucionar quaisquer problemas de equipamento. Inclua instruções sobre o que eles devem fazer se houver mau funcionamento do equipamento.
19. Faça uma demonstração: Durante o treinamento, uma demonstração de como contar o estoque é útil para a equipe.
20. Pare de inserir dados antes da contagem: Antes de imprimir a lista de itens de linha para contagem, certifique-se de congelar qualquer entrada de dados no sistema de gerenciamento de estoque para diminuir as discrepâncias.
21. Pré-contagem do estoque: Se possível, pré-conte algumas peças do estoque como uma espécie de teste. Procure por problemas de contagem e anote se a área de pré-contagem precisa ser recontada ou se você a considera concluída.
22. Imprima a lista de contagem: Se você estiver usando lápis e papel, imprima a lista final na noite anterior ou na manhã da contagem para garantir a captura de todos os detalhes de última hora.
23. Congelar outras atividades: No caso de uma contagem completa, congelar quaisquer outras atividades da empresa relacionadas ao inventário. Em outras palavras, não receba ou ajuste quaisquer ações da empresa até que a contagem seja concluída e reconciliada.

p O gráfico de exemplo abaixo mostra uma contagem de inventário físico, com duração de três dias. Este cenário é para uma grande empresa ou um armazém de fornecedores. Como você pode ver, a equipe começa a planejar a contagem física com 12 semanas de antecedência.

O Processo de Contagem de Inventário Físico

p Depois de produzir um detalhado, plano de contagem de estoque apropriado, é hora de executar o processo de inventário físico. Designe um supervisor para cada equipe de contadores a quem eles se reportam e todos os equipamentos de que precisam.

p O processo no dia da contagem começa com os gerentes congelando os itens do estoque. Eles também devem ter impressões da lista de inventário que será contado. As próximas etapas em uma contagem de inventário físico são:

1. Atribuir mapas, impressões de estoque a serem contadas, e equipamentos para o pessoal.
2. A equipe conta o estoque atribuído.
3. A equipe preenche planilhas ou conta tags.
4. A equipe devolve as planilhas ou marcas de contagem aos gerentes. Se a equipe estiver usando marcas de contagem, eles fixam a parte superior da etiqueta no estoque ou na área de retenção do estoque.
5. Os gerentes inserem os dados no sistema de estoque.
6. Os gerentes comparam os dados de contagem aos dados do sistema.
7. Os gerentes comparam os dados com os relatórios de produção e embalagem.
8. Os gerentes designam funcionários para investigar quaisquer discrepâncias.
9. Os funcionários recontam ou justificam as discrepâncias.
10. A equipe reenvia quaisquer alterações de dados aos gerentes.
11. Depois que os gerentes validam os dados de contagem, eles enviam para o departamento de contabilidade.
12. A contabilidade audita os dados de contagem de estoque.
13. A contabilidade aprova a contagem do estoque.
14. Os gerentes descongelam o estoque e voltam às operações normais.

p Use seu armazém regular ou mapa de área de armazenamento e delineie as áreas onde cada equipe de contagem trabalhará. Observe como a seção ampliada na imagem abaixo mostra a rotulagem de cada espaço de armazenamento. Atribua funcionários a locais específicos.

p Uma contagem típica inclui a localização, descrição do item, número da peça, quantidade presente e unidade de medida. A equipe deve verificar todas as marcas ainda nos itens e suas informações. Os auditores devem acompanhar cada seção contada assim que a equipe a conclui. Verificações aleatórias ao longo do processo também são uma boa ideia. Finalmente, recompensar o pessoal por sua parte no inventário. Embora um inventário seja essencial, pode não ser a atividade favorita de sua equipe.

p Depois da contagem, vem a parte emocionante:a análise. Se o seu estudo mostra alguma irregularidade de estoque, atribuir uma investigação. Identifique todas as zonas em seu armazenamento que são de alto risco, ou mais probabilidade de ter anomalias. Determine quaisquer métricas adicionais que você irá relatar, como giro de estoque. Para obter mais informações sobre o giro de estoque, leia “Cartilha de Rotatividade de Estoque:Cálculos, Taxas e análises. ”

Como otimizar as contagens de estoque físico com o NetSuite

p Contar estoque é um fato de fazer negócios. Usar um sistema de gerenciamento de estoque pode ajudar a garantir que você sempre tenha a quantidade certa de estoque nos locais certos para atender à demanda do cliente. A solução de gerenciamento de estoque e depósito da NetSuite tem todas as ferramentas de que os gerentes de estoque precisam para ajudá-los a rastrear e localizar o estoque a qualquer momento. O sistema oferece suporte a todos os recursos essenciais para o futuro, como IA, VMI, e integração de dispositivos móveis.

p O recurso de contagem de inventário do NetSuite melhora o rastreamento de inventário e fornece maior controle sobre os principais ativos. As empresas podem categorizar o estoque com base no volume de transações e / ou valor e inserir contagens periódicas regulares de quantidades de itens disponíveis para manter a precisão do estoque.

p Embora a contagem física uma vez por ano possa parecer uma boa opção, a contagem cíclica é menos perturbadora e fornece mais visibilidade do estoque diariamente. Usar um sistema de gerenciamento de estoque e sistema de gerenciamento de armazém com contagens de ciclo regulares oferece às empresas níveis de estoque mais precisos; prompts automáticos para itens que precisam ser contados; a capacidade de categorizar itens com base em volumes ou valor; garantia de qualidade aprimorada; e maiores taxas de satisfação do cliente. O uso da contagem cíclica torna as discrepâncias cada vez menores a cada contagem. A reconciliação também é mais fácil.

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