Guia de inventário obsoleto:como identificar,

Gerenciar e evitar

O estoque prende a maior parte do dinheiro para qualquer negócio baseado em produto - portanto, é também uma área com muitas oportunidades de economia.

O U.S. Census Bureau afirma que no final de julho de 2020, o estoque total de negócios / proporção de vendas, com base em dados ajustados sazonalmente, era 1,33. Isso significa que, como julho terminou, Os fabricantes e varejistas dos EUA mantinham aproximadamente US $ 1,33 em estoque para cada US $ 1 em vendas.

Uma maneira que as empresas podem vencer as probabilidades de estoque é minimizando o volume de mercadorias não vendidas ou não utilizadas ou matérias-primas que têm em mãos, mas isso requer o domínio do gerenciamento de estoque. Vale a pena o esforço, no entanto, porque o gerenciamento de estoque sólido é bom para o fluxo de caixa; com os dados e tecnologia certos, as empresas podem limitar a quantidade de ações de que precisam para dar baixa e liberar esse dinheiro para iniciativas de crescimento.

O que é estoque obsoleto?

Inventário obsoleto, também chamado de estoque “em excesso” ou “morto”, é um estoque que uma empresa não acredita que possa usar ou vender devido à falta de demanda. O estoque geralmente se torna obsoleto após um certo período de tempo e atinge o final de seu ciclo de vida.

Produtos que se tornam obsoletos ou mortos passam por várias etapas antes de se tornarem invendáveis. Geralmente começa como um estoque lento, então se torna estoque em excesso e finalmente se transforma em estoque obsoleto.

As matérias-primas também podem se tornar obsoletas. Minimizar ambos é uma função das melhores práticas de inventário e técnicas de análise.

Principais vantagens

• As organizações devem revisar imediatamente seus balanços para ver se o estoque obsoleto está afetando negativamente suas finanças.
• Previsão ruim, design defeituoso, compras imprecisas e sistemas de gerenciamento de estoque desatualizados geram pouca visibilidade de estoque. Essas são as causas básicas de estoque obsoleto.
• As empresas podem limitar a necessidade de baixa de estoque monitorando o estoque em tempo real e medindo regularmente o giro do estoque, dias de estoque disponível e outras métricas importantes até o nível de SKU.
• Empregar as melhores práticas de previsão e gerenciamento de estoque, além da tecnologia, oferece benefícios duplos:você evita que grandes quantidades de estoque em excesso se acumulem e ajudar os líderes a identificar ações de baixa rotação e descobrir como vendê-las antes que percam todo o valor.

Explicado o inventário obsoleto

Empresas que vendem produtos físicos, bem como aqueles na indústria de manutenção e reparo, precisa rastrear o inventário obsoleto. A quantidade de estoque obsoleto que uma organização possui é um indicador importante para saber se ela está otimizando a compra e o gerenciamento de estoque, também conhecido como planejamento de requisitos de material (MRP), ou precisa reavaliar esses aspectos de seus negócios.

Como o estoque obsoleto pode levar a grandes problemas de fluxo de caixa, pode prejudicar a capacidade de uma empresa de enfrentar uma fase difícil. Se uma empresa com margens estreitas se encontra consistentemente com estoque obsoleto e não resolve o problema, pode acabar em um buraco profundo.

Como funciona o estoque obsoleto?

As empresas devem criar seus próprios parâmetros para quando diferentes tipos de estoque se tornarem obsoletos, e isso vai variar entre os setores - pense em alimentos x móveis, por exemplo - e categorias de produtos. Comece com padrões específicos da indústria para construir diretrizes para quando os itens de estoque devem ser categorizados como de movimento lento, excessivo e obsoleto.

Os motivos pelos quais o estoque pode se tornar obsoleto incluem problemas com o produto, previsão ruim, deficiências de gerenciamento de estoque ou outros problemas. Mas a boa notícia é que as empresas podem minimizar o estoque morto monitorando de perto suas posições de estoque:se você puder identificar itens enquanto eles ainda estão nos estágios de movimento lento ou excesso, você pode ganhar algum dinheiro com eles antes que se tornem obsoletos.

Em um recente painel de varejistas da Brainyard, distribuidores e fabricantes, a maioria dos participantes citou a previsão de demanda como a principal área de preocupação.

5 maiores preocupações de varejo para 2020 vs. 2019

Observação de estatísticas:80% ou mais de nosso painel disseram que cada um desses itens é muito mais ou um pouco mais preocupante: 1. Previsão de demanda 2. Obtenção de estoque adequado 3. Manter a equipe e os clientes seguros 4. Gerenciar remessas 5. Gerenciar a experiência na loja

Por que o estoque obsoleto é importante?

Uma vez que o estoque obsoleto é um estoque que uma empresa não pode mais vender, pode afetar negativamente a saúde financeira geral de uma empresa. A empresa já investiu dinheiro e, no caso de fabricantes, tempo nessas mercadorias e não pode mais recuperar esses custos - e quanto mais você armazena o estoque não lucrativo, mais dinheiro vai custar.

Tanto quanto 20% a 30% do estoque da empresa está obsoleto a qualquer momento, e eles podem dar baixa na maioria ou em todos esses bens como perda. Esse é um grande número, e pode representar o ponto de ruptura para uma organização em dificuldades.

Mesmo para um negócio saudável, isso prejudica os resultados financeiros.

Análise de Estoque

É fundamental que as empresas examinem regularmente os níveis de estoque e as tendências como parte de seus esforços para maximizar a visibilidade e a eficiência da cadeia de suprimentos.

A equipe deve revisar os números de vendas como parte de sua análise de estoque pelo menos uma vez por mês e compará-los aos níveis de estoque atuais, frequentemente determinado com uma contagem de inventário físico. As empresas podem usar esses números para calcular o giro do estoque, que é uma proporção de quantas vezes ele vende por meio de estoque durante um determinado período de tempo.

A fórmula para calcular o giro do estoque é:

Giro de estoque = Vendas / Estoque Médio

Uma organização pode descobrir que certos produtos são altamente sazonais - eles vendem muito mais no outono e inverno do que na primavera e no verão, por exemplo - ou que as vendas caíram repentinamente para uma determinada categoria de bens. Nesse caso, eles podem realizar a contagem cíclica de estoque para categorias específicas.

Outra métrica que pode ajudar a identificar a origem do estoque obsoleto são os dias (ou meses) de estoque disponível. Isso diz a uma empresa há quanto tempo ela tem determinado estoque em seu depósito. Para medir os dias disponíveis, use esta fórmula:

Dias de estoque disponível = Estoque médio / custo das mercadorias vendidas x 365

A revisão dessas e outras métricas de inventário regularmente ajudará as empresas a melhorar a gestão de compras e inventário, o que ajuda a diminuir o estoque obsoleto.

Consequências do estoque obsoleto

Altas taxas de estoque obsoleto podem afetar a lucratividade e a viabilidade de longo prazo de um negócio. À medida que a saúde financeira de uma organização diminui, que prejudica sua capacidade de atrair investidores ou se qualificar para empréstimos.

O estoque obsoleto também aparece como uma despesa no balanço patrimonial, um dos documentos financeiros mais importantes de uma empresa.

Adicionalmente, o estoque obsoleto costuma ser ignorado por muito tempo, mesmo quando ocupa um espaço valioso no depósito. Em vez de usar esse caro imóvel para armazenar produtos lucrativos e de rápido movimento, o estoque antigo acumula poeira e continua a depreciar.

Benefícios de se livrar do estoque obsoleto

Por outro lado, reduzir o estoque obsoleto pode impulsionar a saúde financeira de uma empresa. Ele reduz os custos gerais de estoque e as perdas que vêm com a baixa desse estoque. Não desperdiçar dinheiro em estoques obsoletos libera dinheiro que a empresa pode investir em outras áreas para ajudá-la a ter sucesso.

Para jovens empresas, evitar estoques obsoletos pode ser uma etapa crítica no caminho para margens de unidade mais fortes.

Adicionalmente, minimizar o estoque obsoleto torna mais fácil para as empresas reunir demonstrações financeiras precisas e obter uma imagem clara dos custos atuais de manutenção do estoque. Há menos chances de erros de contabilidade ou de negligenciar o excesso de estoque em um canto empoeirado do depósito.

5 Causas de Excesso e Estoque Obsoleto

Existem vários problemas comuns que tornam o estoque obsoleto. As empresas devem dar uma olhada em suas operações para ver se algum desses problemas e, em caso afirmativo, trate-os antes que percam dinheiro:

Previsão imprecisa

A previsão ruim é um dos maiores impulsionadores de estoque obsoleto. Se uma empresa prevê que determinados SKUs serão os mais vendidos nos primeiros dois trimestres, naturalmente fará grandes pedidos para os fornecedores desses itens. Mas se a demanda não corresponder a essas expectativas, o negócio fica com muito estoque extra. Hora extra, esse estoque perderá seu valor.

Sistema de gerenciamento de estoque inadequado

Um sistema de gerenciamento de estoque que mostra números imprecisos ou carece de recursos de relatórios para dar uma visão abrangente do estoque atual apenas agravará o problema de estoque obsoleto. Se o sistema de gerenciamento de estoque informar a um varejista que ele tem 100 pares de calças em um determinado tamanho, mas na verdade existem 400 pares no armazém, por exemplo, acabará comprando mais produto do que precisa. De forma similar, se uma empresa não pode monitorar o giro do estoque ou os dias de estoque disponíveis, ele precisa estimar quando deve solicitar mais estoque.

Fraca qualidade do produto ou design

Às vezes, não é difícil ver por que os produtos fracassam. Talvez um item quebre facilmente ou não funcione como anunciado, devido a um descuido de design ou a um erro no processo de fabricação. Os clientes podem devolver esses itens - um problema em si - e deixar comentários negativos. À medida que outras pessoas ouvem sobre os problemas, queda nas vendas. De forma similar, um novo item que não tem vantagem sobre produtos semelhantes já existentes no mercado pode ter um desempenho inferior e resultar em excesso de estoque.

Compra desleixada

A compra deve ser orientada por dados e intimamente ligada à previsão e ao planejamento da demanda. Quando não é, e a equipe de compras está comprando com base em conhecimento anedótico ou outros fatores não confiáveis, isso leva a problemas. Gerentes de compras ávidos por negócios, dispostos a comprar tudo em grandes quantidades para reduzir o custo por item, também podem deixar uma empresa com muitos produtos em suas mãos.

Prazos de entrega imprecisos

Os prazos de entrega tornam o trabalho dos compradores mais difícil. Eles precisam entender quanto tempo depois de fazer um pedido eles realmente receberão os produtos, que pode variar entre os fornecedores. Prazos de entrega estendidos, especialmente se forem mais longos do que o esperado, pode ser especialmente problemático porque a demanda por um produto pode cair nos meses que se passam antes de uma organização receber os produtos.

6 maneiras de se livrar do estoque obsoleto

Por mais que as organizações possam tentar eliminar o estoque obsoleto, a maioria ficará com pelo menos um pequeno número de itens que não podem vender. Quando isso acontecer, aqui está o que eles podem fazer com esse estoque, na ordem do que provavelmente gerará os melhores retornos financeiros:

Remarketing de itens

Se os itens ainda tiverem um potencial de vendas sólido, repense como você os posiciona. Isso pode incluir movê-los para um lugar diferente em uma loja ou site, ou destacando-os em um e-mail de marketing para os clientes. As empresas também podem experimentar diferentes canais - se determinados itens não estiverem sendo vendidos na loja, promovê-los por meio de mídia social ou anúncios online que direcionam os compradores ao site de comércio eletrônico.

Venda com desconto

As promoções são uma forma comprovada de movimentar produtos que não estão vendendo tão rapidamente quanto o esperado. Embora isso possa corroer as margens de lucro, oferece um melhor retorno do investimento do que as outras opções listadas abaixo. Experimente um pequeno desconto no início, e aumente conforme necessário até que o produto comece a sair das prateleiras com mais rapidez.

Produtos em pacote

Itens que não vendem bem por conta própria podem ter um desempenho melhor como parte de um pacote. Vender um item básico com dois ou três relacionados, acessórios baratos podem ajudá-lo a se livrar de produtos que se movem lentamente ou em excesso. É uma boa ideia definir o preço do pacote mais baixo do que custa comprar todos os três itens separadamente para incentivar as vendas.

Liquidar seus itens

Na maioria das indústrias, há liquidantes que compram o estoque restante com um grande desconto e depois o revendem. Essa é uma boa opção se você tentou o remarketing, descontando e empacotando e não moveu produto suficiente. Embora o preço que os liquidatários pagam possa ser igual ou inferior ao custo, ainda é melhor do que dar baixa em ações obsoletas como perda.

Doar estoque obsoleto

As empresas podem doar seu estoque obsoleto para instituições de caridade. Não só é preferível descartar os itens, mas pode tornar as organizações elegíveis para uma dedução fiscal equivalente ao custo desses produtos. Esta opção é mais relevante para varejistas e distribuidores que vendem produtos acabados, ao invés de fabricantes ou fornecedores que trabalham com matérias-primas.

Estoque obsoleto com baixa

Quando uma organização esgotou todas as outras opções, deve dar baixa em estoque obsoleto como perda. Sob os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP), ele deve listar o estoque obsoleto como uma despesa e usar uma conta de reserva de estoque (um tipo de conta de ativo de contrapartida) para compensar a perda.

4 maneiras de evitar estoque obsoleto

O que é ainda melhor do que se livrar de estoque obsoleto? Não ficar preso a ele em primeiro lugar. Aqui estão algumas maneiras de vender o máximo possível do estoque que você compra:

Previsão de demanda com precisão

Conforme observado anteriormente, a previsão é a chave para atingir o equilíbrio certo com o estoque. As empresas devem gastar tempo estudando de perto a demanda histórica, incluindo tendências sazonais para certos produtos, à medida que criam previsões. Ferramentas poderosas de previsão, como um módulo de otimização de inventário, que pode ser responsável por fatores internos e externos ajudará a fechar a lacuna entre as expectativas e a realidade. A previsão precisa requer as pessoas certas e as ferramentas certas.

Garantir que o estoque esteja visível e disponível em todos os canais

Se algo não está vendendo na loja, mas está online ou em outro local físico, você pode acessar o estoque que está parado e vendê-lo antes que se torne obsoleto e você não pede mais para reabastecer os locais onde está vendendo.

Conheça o seu ponto de novo pedido

Para evitar estoque desnecessário, a equipe deve saber quando pedir mais itens e o tamanho desses pedidos. O software pode disparar alertas para os compradores quando for hora de fazer um novo pedido, mas os funcionários da cadeia de suprimentos precisam estar atentos a um aumento ou queda nas vendas de um determinado item de estoque.

Esta é a fórmula geral para calcular o ponto de reabastecimento:

Ponto de novo pedido = (Média diária de vendas unitárias x lead time médio em dias) + estoque de segurança

Acompanhe os níveis de estoque em tempo real

A visibilidade dos níveis de estoque em tempo real é fundamental para permitir que as organizações otimizem as compras e o gerenciamento de estoque, que irá minimizar o estoque obsoleto. Os funcionários da cadeia de suprimentos precisam de acesso constante às suas posições de estoque para cada SKU para que possam fazer pedidos de compra ou promover produtos quando o estoque estiver baixo ou alto, respectivamente. Esses números podem mudar rapidamente, portanto, os funcionários precisam das informações mais atualizadas. Os sistemas de inventário de ERP se baseiam em uma variedade de fontes de dados para ajudar as empresas a entender melhor o histórico de desempenho de vários SKUs, entre outros insights.

Use software de gerenciamento de estoque

O software de gerenciamento de estoque certo ajudará as empresas a adotar todas essas estratégias e reduzir o estoque obsoleto, rastreando o movimento de itens que entram e saem do depósito conforme acontecem e alertando a equipe quando um item específico está acabando. O software de gerenciamento de inventário pode rastrear automaticamente KPIs relevantes para o inventário, como ponto de pedido, dias de estoque disponível e giro de estoque e entrega de relatórios diários com números-chave. Uma solução de gerenciamento de estoque também pode ajudar a construir previsões mais precisas quando integrada com software de vendas e financeiro.

Sistema de controle de estoque vs. Sistema de gestão de estoque

A seguinte tabela de recursos para controle de estoque e sistemas de gerenciamento de estoque pode ajudá-lo a decidir se você precisa de um dos sistemas ou de ambos.

Sistema de Controle de Estoque Sistema de Gestão de Estoque Gerencia o estoque existente e o layout do depósito. O sistema também rastreia a condição do estoque. Planeja reposição de estoque e prevê demanda futura. Os medidores ordenam os ciclos e a quantidade e tipo de itens. Solicita inventário automaticamente. Recebe novos estoques e devolve e processa transferências. Gerencia o planejamento e a previsão de demanda. Gerencia o estoque de coleta e embalagem para envio. Decide o estoque de segurança, ciclos de reabastecimento e estoque de reposição. Usa código de barras ou RFID para rastrear e registrar transações de estoque. Reúne dados quase em tempo real usando código de barras ou RFID e encontra tendências para evitar rupturas e estoques excessivos. Rastreia o recebimento, transferência ou embalagem de itens por lote ou número de série, palete, local ou data e notas onde o estoque reside no armazém. Rastreia e apóia o processamento de estoque conforme os itens passam pelas fases de armazenamento e produção até a entrega ou vendas. Gerencia faturas de vendas e pedidos de fornecedores. Encontra estoque obsoleto. Envia alertas sobre baixos níveis de estoque ou datas de vencimento. Melhora o layout do armazém e armazenamento de estoque. Suporta contagens físicas e de ciclo, audita o inventário e gera relatórios. Suporta contagens físicas e de ciclo.

Exemplo de estoque obsoleto

A Central City Electronics é uma varejista de eletrônicos domésticos com quatro lojas e um site. Ano passado, seu lucro caiu pela primeira vez em uma década, e nos dois trimestres deste ano, o lucro total ainda está baixo. Depois de revisar os números, a equipe de contabilidade do varejista percebe um aumento recente nos custos de estoque.

Após uma inspeção mais detalhada, os contadores percebem que a empresa cancelou centenas de milhares de dólares em produtos no ano passado, muito disso televisores LCD 1080p. Sua previsão era de que as TVs 1080p se tornassem campeãs de vendas, mas, em vez disso, muito mais pessoas compraram conjuntos de 4K e OLED. Um gerente de compras piorou as coisas ao comprar mais 200 aparelhos de 1080p do que a previsão pedia em troca de um preço mais baixo por TV.

A Central City Electronics só obtém relatórios de inventário mensais, então ele não percebe o problema até que seja tarde demais. Nesse ponto, mesmo a maioria dos liquidatários não está interessada em TVs com essa tecnologia desatualizada.

Essa experiência convence a empresa a investir em um sistema de gerenciamento de estoque que atualizará os números do estoque em tempo real. O sistema também permite que os funcionários da Central City Electronics visualizem o giro do estoque e os dias de estoque disponíveis por categoria de produto ou SKU e os notifique quando for a hora de colocar um novo pedido de compra - com as quantidades sugeridas. Qualquer pedido de compra é automaticamente enviado a um gerente para aprovação para evitar pedidos em excesso.

Depois de dois trimestres com o software de gerenciamento de estoque, os custos de estoque obsoletos caíram 70%, economizando um pacote de dinheiro em Central City e colocando o lucro de volta em uma trajetória ascendente. Quando a empresa precisa cancelar o estoque, uma integração com o sistema de contabilidade automatiza muito do trabalho envolvido na criação de um lançamento de estoque obsoleto que debita a baixa e os créditos da conta do ativo de contrapartida.

Conclusão

Muitas empresas desperdiçam muito dinheiro em inventários obsoletos. Embora a baixa de pequenas quantidades de estoque seja muitas vezes inevitável, o estoque obsoleto não precisa ser um contribuinte tão grande para os passivos no balanço patrimonial.

Encontrar uma segunda casa para o estoque que ficou no depósito por muito tempo é uma forma de recuperar o custo do estoque em excesso. O software que fornece visibilidade detalhada do inventário e relatórios abrangentes pode ajudar a prevenir o problema antes mesmo que aconteça, fornecendo aos funcionários as informações de que precisam para tomar decisões mais inteligentes de compra e gerenciamento de inventário.

Em última análise, reduzir estoques obsoletos é uma maneira fácil para as empresas baseadas em produtos aumentarem seus resultados financeiros.