Baixas de estoque:Definição,

Passos, &FAQs

Quando se trata de inventário, eventos como deterioração, danos ou obsolescência, junto com o roubo e perda de valor de mercado pode reduzir ou até eliminar seu valor. Quando as empresas experimentam essas perdas, cancelá-lo corretamente para fins contábeis pode reduzir sua responsabilidade tributária geral e ajudá-los a manter a conformidade com os regulamentos e as melhores práticas contábeis.

O estoque é um ativo, e as baixas afetam seu balanço patrimonial e demonstração de resultados, em última análise, reduzindo o lucro líquido e os lucros retidos. Contudo, algumas baixas podem ser elegíveis para uma dedução fiscal para aliviar o prejuízo.

O que é uma baixa de estoque?

Primeiro, o que é estoque? O estoque é a matéria-prima de uma empresa, peças componentes ou produto acabado. Se o estoque perder todo o seu valor porque está estragado, danificado, obsoleto ou roubado, o processo contábil necessário para refletir essa perda é conhecido como baixa.

Quando o valor do estoque é totalmente eliminado, essa perda é registrada na conta de contrapartida ou na contabilização do custo das mercadorias vendidas (CPV), dependendo da importância da baixa. Uma conta de contrapartida é uma entrada na contabilidade que mostra o valor original e o novo valor reduzido. Em vez de simplesmente alterar a entrada original, é uma maneira mais limpa de mostrar a redução no valor e pode ser útil para rastrear custos históricos. É especialmente útil ao calcular sua renda tributável. E o CPV é uma contabilidade de todos os custos indiretos e diretos que envolvem a fabricação de um produto.

Exemplo de baixa de estoque

Um distribuidor de carne tem muitos cortes caros de carne no congelador. Infelizmente, o freezer quebra e a carne estraga, tornando-o invendável e inviável. Porque a carne perdeu totalmente o valor, deve ser cancelado. Isso pode ser feito de um desses dois jeitos.

Digamos que a perda seja considerada insignificante, neste caso, $ 500. Apenas um freezer quebrou e não tinha muita carne - a grande maioria do estoque não foi afetada. O processo de redução do estoque debitará o CPV e creditará o estoque. Normalmente, uma perda é considerada irrelevante se for inferior a 5% do estoque total disponível. A entrada de diário apareceria como tal:

Entrada de Débito Entrada de Crédito Custo dos produtos vendidos 500 Estoque

500

Para calcular o COGS, siga esta fórmula:

COGS = Estoque inicial + compras - estoque final

Se o valor final do estoque diminuir como acontece com uma redução, o CPV aumentará.

Por outro lado, digamos que a perda de estoque seja considerada material. Eram vários freezers com os cortes de carne mais caros. O dano é de $ 5, 000. Nesse caso, uma grande baixa de estoque debitará uma perda em uma conta de baixa de estoque separada e estoque de crédito. Essa abordagem é adotada porque uma grande cobrança no CPV distorceria a margem bruta do negócio.

Entrada de Débito Entrada de Crédito Baixa de estoque 5, 000 Inventário 5, 000

Baixa de estoque vs. baixa

Uma baixa de estoque é quase idêntica a uma baixa de estoque - ela difere apenas na gravidade da perda. Quando o valor do estoque diminui, mas não perde todo o valor, está escrito. Ainda poderia ser vendido - mas não por um preço tão alto. Uma baixa ocorre quando o inventário é perdido tudo de seu valor. Embora o grau de perda seja diferente, as circunstâncias reais que causam a perda e o processo contábil que deve ocorrer permanecem os mesmos.

Quando o inventário deve ser cancelado?

Os itens de estoque podem perder todo o seu valor devido a uma série de circunstâncias, Incluindo:

• Mudanças na demanda do mercado
• Roubo interno ou externo
• Dano
• Obsolescência
• Deterioração
• Deslocamento

Muitas dessas situações constituem redução de estoque, o que significa perda de estoque devido a problemas como roubo, dano, erro administrativo e fraude.

Em todos os casos, uma baixa deve ser realizada para remover o estoque sem valor dos registros contábeis para refletir a perda.

Os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) exigem que o estoque seja baixado como despesa assim que for determinado que perdeu todo o valor. As empresas não podem esperar até que seja mais vantajoso abordá-lo ou distribuí-lo por vários períodos, como se tratassem um ativo em depreciação.

5 etapas para dar baixa no estoque

1. Avalie a perda de valor: Determine se o estoque tem algum valor de mercado remanescente. Se isso acontecer, pode ser tratado como uma redução do valor contábil. Se todo o valor foi perdido, prosseguir com o processo de baixa de estoque.
2. Determine a significância da perda: Se uma baixa de estoque for considerada imaterial para a empresa, será registrado em COGS. Se for significativo, será documentado em uma conta separada para fins de rastreamento e para evitar distorcer as margens brutas.
3. Criar entrada de diário: Dependendo da significância da perda determinada na etapa anterior, uma empresa debitará o CPV e creditará o estoque ou debitar a perda em uma conta separada para baixa de estoque e creditar o estoque. Esta etapa deve ser realizada imediatamente porque, de acordo com o GAAP, o estoque não pode ser baixado em uma data futura ou distribuído por vários períodos. Toda a baixa deve ser reconhecida e documentada como despesa de uma só vez. O software de gerenciamento de estoque pode ajudá-lo a dar baixa nas mercadorias perdidas e manter a conformidade com o GAAP.
4. Determine o melhor método de descarte: As empresas não precisam se livrar do estoque baixado imediatamente. Mas é importante seguir os métodos de eliminação do IRS.
5. Eliminação de documentos: Se uma empresa liquida, doa ou destrói seu estoque baixado, eles devem garantir a documentação adequada (ou seja, recibos, As fotos, etc.) para fornecer como prova ao IRS, se necessário.

Como dar baixa em estoque danificado

Estoque quebrado ou danificado pode ser baixado ou baixado. Mas é melhor detectá-lo o mais cedo possível e tomar as medidas adequadas imediatamente.

Examine cuidadosamente o estoque conforme ele chega e enquanto está armazenado em um depósito. Se você encontrar inventário danificado, comece colocando-o de lado para que não seja confundido com mercadorias intactas. Inspecione o estoque danificado e prepare um relatório de danos para cada item que está quebrado. Pode ser vendido a preço reduzido? Ou o valor está totalmente perdido? Siga as etapas para registrar a perda em seu CPV ou livro-razão.

Procure tendências em estoque danificado. Existem áreas ou produtos específicos com problemas frequentes que você possa resolver? Examine cada etapa do processo, desde o recebimento e armazenamento até a coleta e atendimento do pedido, para encontrar ineficiências e áreas problemáticas que podem reduzir a quantidade de estoque danificado. E o software de gerenciamento de inventário pode ajudar em cada etapa deste processo, junto com a análise necessária para localizar e corrigir áreas problemáticas.

Como um write-off afeta a declaração de renda?

Com uma baixa de estoque, os efeitos específicos dependem de onde a baixa é listada. Se a baixa não for significativa, ele será listado como parte do CPV. Nesse caso, a empresa debitaria a conta geral do CPV na demonstração de resultados e creditaria o estoque. Essa abordagem aumentará o CPV.

Contudo, se a baixa de estoque for significativa, a empresa registraria a despesa em um item de linha de perda por redução ao valor recuperável separado (baixa de estoque) para que o tamanho agregado possa ser rastreado, e as margens brutas não são distorcidas.

O tratamento da redução como despesa significa que tanto o lucro líquido quanto o lucro tributável serão reduzidos.

Como reduzir as baixas de estoque

• Evite o excesso de estoque: Os itens são mais suscetíveis a deterioração, obsolescência e danos quando solicitados e armazenados em grandes quantidades por um longo tempo.
• Proteja os itens de estoque: A necessidade de uma baixa de estoque pode ser evitada instituindo-se medidas para impedir o roubo, danos e extravio de mercadorias. Implementar ações de proteção, como a instalação de fechaduras, gaiolas de segurança, video vigilância, detectores de fumaça, alarmes de segurança, monitorando, etc. Além disso, implantar políticas e auditorias intensivas de controle de estoque para ajudar a monitorar e prevenir fraudes e roubos.
• Considere uma anotação primeiro: Ainda há uma chance de que o estoque tenha algum valor, mesmo que não seja o valor contábil original. Verifique se há oportunidades de vender com desconto, revenda ou agrupe itens. Nos casos em que algum valor pode ser preservado, as empresas podem buscar uma baixa contábil em vez de uma baixa contábil.
• Revisite os ciclos e tamanhos do pedido: Reavalie intermitentemente o tamanho e a frequência dos pedidos de estoque para avaliar se a quantidade é adequada para a demanda. Muitas empresas acham que isso é menor, pedidos mais frequentes ajudam a reduzir a perda de valor de estoque em comparação com pedidos maiores, pedidos menos frequentes.
• Acompanhe a demanda e as tendências do mercado: Algumas empresas precisam dar baixa no estoque porque o produto se tornou obsoleto no mercado. Rastrear vendas anteriores e ficar de olho nas tendências do mercado do produto pode ajudar as empresas a tomar medidas proativas, como ajustar o tamanho do pedido e a frequência para evitar ficar presa em excesso, bens obsoletos e invendáveis.
• Rastreie os níveis de estoque: O software de gerenciamento de estoque mostra os níveis de estoque em tempo real, o que ajuda você a tomar melhores decisões de compra e gerenciamento.
• Implemente um sistema de gerenciamento de estoque: Investir em software de gerenciamento de estoque pode ajudar as empresas a evitar baixas de estoque por meio de recursos como contagem de ciclo, rastreamento de estoque em vários locais e planejamento de demanda.

Gerenciar os processos contábeis por trás de mercadorias perdidas ou danificadas ajuda a manter a conformidade enquanto reduz sua receita tributável geral. Existem etapas que você pode seguir para tentar reduzir a quantidade de estoque que deve ser baixada ou baixada, como monitorar níveis de estoque e ciclos de pedidos. E o software de gerenciamento de estoque pode ajudá-lo em cada etapa do processo. Desde o rastreamento de tendências históricas e a previsão do inventário necessário até o registro correto das perdas de inventário, O software de gerenciamento de estoque pode reduzir custos e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência.

Perguntas frequentes sobre baixa de estoque

Posso cancelar o estoque expirado?

O estoque expirado pode ser baixado como se tivesse sido perdido ou danificado porque perdeu seu valor de mercado e não pode mais ser usado para seus fins normais.

A baixa de estoque é dedutível no imposto de renda?

Uma baixa de estoque pode ser considerada dedutível de imposto se determinados critérios forem atendidos. Para provar ao IRS que o estoque não foi de fato vendido, as empresas devem fornecer prova do seguinte:

• Venda de boa-fé: O estoque baixado pode ser vendido a um depósito de salvados ou síndico e ainda ser elegível para uma dedução fiscal do IRS. Uma empresa então subtrairia o lucro recuperado do valor de mercado justo original do estoque e poderia reivindicar qualquer custo remanescente como um benefício fiscal.
• Exemplo:uma empresa tem $ 10, 000 de estoque desvalorizado e vende para um liquidante por US $ 1, 000. A empresa poderia, então, dar baixa de $ 9, 000
• Doação: Outra opção é doar o estoque baixado para uma instituição de caridade, o que o tornaria elegível para uma dedução fiscal. As deduções fiscais adicionais podem estar disponíveis se o inventário doado ajudar diretamente os empobrecidos, populações doentes ou infantis. Se você fizer uma doação, certifique-se de obter um recibo caso seja auditado.
• Destruir: Quando tudo falha, o estoque que perdeu seu valor pode ser destruído. Este deve ser o último recurso, pois não fornece tanta dedução quanto outras opções. Tire fotos antes e depois que o estoque for destruído, caso você precise mostrar ao IRS que nenhum lucro foi obtido com os produtos.

A baixa de estoque é uma despesa?

O estoque é inicialmente considerado um ativo para uma empresa porque tem valor econômico e potencial de benefício futuro. Quando o estoque é baixado, esse processo é reconhecer que o item não tem mais valor econômico e não fornecerá valor futuro para a empresa, assim, tornando-se uma despesa.