O que são despesas de negócios? Exemplos, Dicas e FAQs

Qualquer empresa terá despesas comerciais. O acompanhamento meticuloso garante que você saiba para onde estão indo seus fundos, e ajuda a reduzir sua responsabilidade tributária. Também é crucial entender quais são as despesas comerciais e o que você pode deduzir para não pagar mais impostos do que o necessário.

O que são despesas de negócios?

De acordo com o Internal Revenue Service (IRS), despesas comerciais são custos normais e necessários incorridos para operar seu negócio. Os exemplos incluem inventário, folha de pagamento e aluguel. Despesas fixas são regulares e não mudam muito - coisas como aluguel e seguro. Despesas variáveis ​​são esperadas, mas eles podem mudar. Alguns exemplos incluem comissões de vendas, gás para veículos comerciais e custos de envio. Você espera despesas variáveis ​​a cada mês, mas o valor real pode variar. Rastrear suas despesas de negócios ajuda você a ficar de olho se haverá lucros ou perdas.

Principais vantagens

• As despesas comerciais devem ser consideradas normais e necessárias para que sejam dedutíveis nos impostos.
• As despesas comerciais são registradas na demonstração do resultado.

Despesas de negócios explicadas

Também conhecido como deduções, despesas comerciais são os custos operacionais de uma empresa. Eles são registrados na demonstração do resultado. Essas despesas serão subtraídas da receita do negócio para mostrar o lucro ou prejuízo líquido e o lucro tributável de uma empresa.

Diretrizes para despesas comerciais podem ser encontradas na Seção 162 do Código de Receita Interna (IRC). Desde que uma despesa seja considerada normal e necessária, pode ser comunicado ao IRS para ajudar a reduzir a responsabilidade fiscal.

De acordo com o IRS, ordinário refere-se a despesas comuns à maioria dos proprietários de negócios no setor ou comércio. Necessário significa que suas despesas ajudam nas operações comerciais, e eles são apropriados para sua organização.

Como as despesas comerciais afetam ou reduzem os impostos?

Qualquer despesa que atenda à definição do IRS de normal e necessária pode ser deduzida. Para ser cancelado, uma despesa deve ser incorrida por uma empresa que pretenda obter lucro. Algumas despesas podem ser totalmente dedutíveis, enquanto outros são parcialmente dedutíveis ou não serão totalmente deduzidos no ano em que incorrem.

Quais são os exemplos de despesas comerciais dedutíveis?

As seguintes despesas comerciais podem ser total ou parcialmente dedutíveis:

• Publicidade e Marketing
• Taxas bancárias e juros
• Milhagem de negócios
• Comissões
• Despesas educacionais para funcionários
• Benefícios do empregado
• Manutenção e reparo de equipamentos
• Mobília
• Escritório doméstico (você precisará atender a certos requisitos, como o de que é seu local de trabalho principal)
• Seguro
• Taxas de afiliação (apenas despesas de negócios)
• Taxas legais
• Material e equipamento de escritório
• Folha de pagamento (funcionários e contratados)
• Aluguel ou aluguel de escritório
• Pagamentos de hipotecas
• Programas
• Alguns custos de viagens de negócios
• Serviços de utilidade pública

Quais são os exemplos de despesas comerciais não dedutíveis?

Nem todas as despesas comerciais são dedutíveis nos impostos.

aqui estão alguns exemplos:

• Despesas de demolição ou perdas
• Despesas educacionais incorridas para atender aos requisitos para conduzir negócios
• Multas e penalidades governamentais
• Atividades ilegais
• Despesas de lobby
• Contribuições políticas

Observe também que as despesas de capital, enquanto franquia, são normalmente baixados ao longo de vários anos por meio de um processo contábil conhecido como depreciação.

Relatório de declaração de renda

Sua demonstração de resultados é a principal demonstração financeira usada para registrar despesas de negócios e determinar sua receita tributável. A demonstração de resultados mostra uma imagem das despesas e receitas da sua empresa durante um determinado período de tempo. As declarações são normalmente divididas em categorias diferentes.

• Custos das mercadorias vendidas (CPV): Também conhecido como custo de vendas, O CPV refere-se ao custo dos bens manufaturados ou comprados vendidos. O CPV é uma despesa comercial e afeta o lucro que uma empresa obtém com seus produtos. É deduzido da receita total de uma empresa para determinar o lucro bruto e pode incluir despesas gerais de fábrica, armazenar, custo das matérias-primas e peças usadas para fazer um produto, custos diretos de mão de obra, transporte ou frete em custos e custos indiretos, como custos de distribuição ou força de vendas.

• Custos operacionais: Os custos operacionais são quaisquer despesas associadas à manutenção e administração do dia-a-dia de uma empresa. Os custos operacionais incluem fixos, custos variáveis ​​e semivariáveis. Essas despesas são subtraídas do lucro bruto para apurar o lucro operacional e normalmente incluem custos de marketing e remuneração de executivos. Presentes e refeições também se enquadram nesta categoria.

• Depreciação: Depreciação é o processo de dedução do custo de um ativo comercial por um longo período de tempo, ao invés de mais de um ano. A depreciação tem dois componentes principais:um é a diminuição no valor de um ativo ao longo do tempo e quando você aloca o preço que originalmente pagou por um ativo ao longo do período de tempo em que o usa. Os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos (GAAP) exigem que as empresas usem métodos de depreciação padrão com programações de depreciação específicas para várias categorias de ativos. A amortização é semelhante à depreciação, mas é um método de distribuição do custo de um ativo intangível por um período específico de tempo.

• Despesas de juros: Os juros pagos sobre empréstimos são subtraídos do lucro tributável.

Despesas pessoais vs. despesas comerciais

As despesas comerciais podem ser deduzidas para reduzir o rendimento tributável geral da sua empresa. Despesas pessoais não podem. Assim, quais são algumas das diferenças e sempre existe uma área cinzenta?

Despesas pessoais: É vital que você mantenha suas despesas pessoais separadas dos negócios. Por exemplo, se você for a uma loja de ferragens comprar madeira para um projeto pessoal e jogar algum desengraxante para esfregar o chão de sua loja, certifique-se de executar duas transações. Dessa forma, você pode manter recibos separados e, se tiver um cartão de crédito ou débito empresarial, você pode usar isso para a compra comercial.

Despesas de negócio: Você está fazendo uma compra para tentar gerar mais receita para sua empresa? É algo que seria considerado uma compra normal em seu setor? Provavelmente é uma despesa de negócios. Registre a compra, guarde o recibo e registre o motivo da compra. O valor pode ser deduzido de sua renda e diminuir seu passivo fiscal. Grandes despesas que aumentam o valor de longo prazo do seu negócio, como comprar novos equipamentos ou investir em um novo prédio, são consideradas despesas de capital e são tratadas de maneira diferente das outras despesas.

Principais diferenças: Compras comerciais são coisas que você compra nas operações normais de sua empresa. Despesas pessoais são itens que não pertencem ao seu negócio. Mas e quanto a coisas como escritórios domésticos? Se você usa um escritório fora de casa principalmente para fins comerciais, você pode amortizar essa despesa. Mas você não poderá deduzir o preço total da hipoteca de sua casa. Há ocasiões em que você pode relacionar certos aspectos das despesas, como serviços públicos, impostos imobiliários ou telefones. É especialmente importante para você manter registros meticulosos que detalhem por que você está contabilizando esses itens, caso você seja auditado.

As 6 principais dicas para despesas de negócios

Controlar as despesas do seu negócio pode ser opressor. Mas também é uma das maneiras mais fáceis de reduzir sua responsabilidade tributária geral. Aqui estão algumas dicas para facilitar um pouco o gerenciamento de despesas.

1. Mantenha registros meticulosos.

   Quando em dúvida, mantê-la. Não apenas recibos e outras documentações de suas despesas comerciais serão úteis se você for auditado, o IRS exige que alguns registros sejam mantidos por até 7 anos. Coisas como recibos, as declarações de impostos e os registros de emprego precisam ser mantidos por 3-4 anos. E a documentação de cancelamento de dívidas inadimplentes deve ser mantida por 7 anos. Considere o uso de um software de contabilidade comercial para controlar suas despesas e eliminar o uso de papel para manter os registros.

2. Separe despesas pessoais e comerciais.

   As despesas comerciais podem ser amortizadas e reduzir o seu passivo fiscal geral. Comece a separar suas despesas comerciais e pessoais imediatamente. Abra uma conta corrente comercial separada. Obtenha um cartão de crédito ou débito empresarial. E certifique-se de que seus parceiros de negócios saibam quais despesas podem ser amortizadas, e quais não podem.

3. Reveja quais despesas são consideradas dedutíveis do imposto.

   Nem todas as despesas são dedutíveis nos impostos. Mas a maioria das despesas em que você incorre ao tentar gerar receita para o seu negócio pode ser amortizada. Algumas compras importantes, como equipamentos grandes, são consideradas despesas de capital. A compra inicial não pode ser amortizada em um ano fiscal, mas a depreciação do valor, junto com os custos de funcionamento seria.

4. Guarde recibos para viagens de negócios.

   Muitas despesas de viagens de negócios são dedutíveis do imposto de renda. Mantenha registros de custos como transporte, hospedagem e algumas das refeições (geralmente 50% do custo). Guarde seus recibos dessas despesas por pelo menos três anos, contanto que o IRS possa auditar você.

5. Registre as despesas o mais rápido possível.

   Quer você mesmo armazene seus registros ou use um programa de software de contabilidade empresarial, adquira o hábito de registrar despesas imediatamente. Formalize o processo de como rastrear e armazenar os recibos e registrar as despesas.

6. Monitore e analise as despesas regularmente.

   O software de contabilidade comercial pode exibir suas informações de despesas com gráficos e painéis. E se você rastrear suas despesas manualmente, certifique-se de incluir uma revisão regular nas políticas e procedimentos de gerenciamento de despesas. Considere a contabilidade por partidas dobradas para detectar erros e evitar fraudes.

Como controlar as despesas de negócios?

Controlar suas despesas de negócios deve se tornar um hábito. Ao torná-lo parte de seu fluxo de trabalho regular, é menos provável que você perca despesas que podem reduzir sua carga tributária geral. E, ao ficar de olho em suas despesas e receitas por meio de sua demonstração de resultados, você pode monitorar melhor a saúde financeira de sua empresa.

1. Abra uma conta bancária empresarial. Certifique-se de que ele esteja separado de sua conta corrente pessoal e use-o apenas para despesas comerciais. Isso tornará mais fácil rastrear suas cobranças comerciais. E você pode ser elegível para cartões de crédito ou débito empresariais que vêm com vantagens como dinheiro de volta ou financiamento sem juros por três meses.

2. Formalize como você armazena os recibos. Considere digitalizar recibos e manter cópias digitais. Tente torná-lo parte de seu fluxo de trabalho regular. Se não for diariamente, tente reservar o mesmo tempo todas as semanas para digitalizar e organizar os recibos. Escreva o objetivo da empresa no recibo para que você possa se lembrar mais tarde, se necessário.

3. Revise e categorize suas despesas regularmente. Examine cada transação e acompanhe seus gastos por categoria. Ao comparar suas despesas com a receita, você pode ver quanto custa para produzir uma determinada quantidade de receita em um determinado momento.

4. Considere comprar um software de contabilidade empresarial. Economize tempo e garanta que você tenha as informações mais atualizadas com uma plataforma de contabilidade. Armazene e rastreie receitas e categorize despesas facilmente. Você pode ver gráficos e painéis de suas informações financeiras, além de gerar relatórios importantes, como a demonstração de resultados.

Acompanhamento de despesas comerciais com software

Rastreando suas despesas, você pode reduzir sua responsabilidade tributária. Mas também é importante manter registros detalhados dessas despesas caso você seja auditado ou precise reconciliar contas. Eliminar o papel e usar software de contabilidade empresarial pode ajudar a economizar tempo, automatizar processos e manter registros financeiros mais precisos, mesmo se você tiver uma pequena empresa ou início. Conforme sua empresa cresce, o software irá escalar com o seu crescimento. E soluções de nuvem de primeira linha, como NetSuite, integram-se a outros softwares de negócios, como o seu CRM, gerenciamento de inventário e funções de comércio eletrônico.

Perguntas frequentes sobre despesas de negócios

As despesas comerciais podem ser transportadas?

Seu negócio pode ser transportado se você tiver uma perda operacional líquida (NOL), você ultrapassou o valor das deduções permitidas e um crédito não reembolsável para o qual se qualifica é mais do que o imposto devido em um ano.

As despesas comerciais que podem ser deduzidas não são tributadas. Existem algumas despesas de negócios, como demolição, que não podem ser amortizadas.

Posso deduzir despesas pessoais para negócios?

Você não pode deduzir despesas pessoais de seu negócio. Contudo, se a despesa for para uso comercial e pessoal, você pode deduzir a parte comercial. Por exemplo, digamos que você tenha um veículo e dirija para consultar clientes no local 25% do tempo. Você pode deduzir 25% de suas despesas comerciais. Você precisará manter registros como milhagem incorrida, custos de manutenção e a finalidade de cada viagem.

Quais são os três tipos de despesas comerciais?

Os três tipos principais são:

• Fixo: Essas despesas tendem a não se alterar e permanecem as mesmas. Os exemplos incluem pagamentos de aluguel ou arrendamento de equipamento.
• Variável: Essas despesas mudam de mês para mês. Os exemplos incluem comissões de funcionários e serviços públicos.
• Periódico: Essas despesas acontecem ocasionalmente. Os exemplos incluem reparos de equipamentos de emergência e bônus anuais.