O que são despesas operacionais? Um Guia de Negócios

O que são despesas operacionais?

Despesas operacionais são despesas diretamente relacionadas às atividades do dia-a-dia dos negócios. Os exemplos incluem aluguel, Serviços de utilidade pública, salários, material de escritório, manutenção e reparos, impostos sobre a propriedade e depreciação.

Despesas operacionais vs. não operacionais

Despesas operacionais de uma empresa, às vezes chamado de OpEx, são refletidos em sua demonstração de resultados. Junto com as despesas não operacionais, eles ajudam as empresas a calcular sua lucratividade. As despesas não operacionais são despesas indiretamente relacionadas às operações e são o resultado de atividades de financiamento ou investimento, como pagamentos de juros sobre empréstimos.

Despesas operacionais (e não operacionais) podem ser fixas - não afetadas por mudanças no volume de produção ou entrega de serviço - ou variáveis, o que significa que eles flutuam em proporção às mudanças no volume ou na entrega. Aluguel e salários são exemplos de despesas operacionais fixas, enquanto combustível e comissões de vendas são exemplos de despesas operacionais variáveis.

Despesas operacionais vs. COGS

As despesas operacionais são diferentes do custo dos produtos vendidos (CPV), que são as despesas diretas que uma empresa paga para comprar ou fabricar seus produtos. O CPV pode ser difícil de calcular, dependendo da complexidade do negócio e do que ele vende. No mais simples dos termos, O COGS inclui o estoque inicial mais as compras de estoque menos o estoque final. A fórmula inclui a contabilização do custo de compra dos itens, custos de frete de entrada, custos de fabricação (incluindo mão de obra), custos de modificação e embalagem.

Despesas de capital vs. despesas operacionais

Ao contrário do CPV e despesas operacionais, despesas de capital não aparecem na demonstração de resultados da empresa. Despesas de capital, ou CapEx, são despesas únicas de ativos tangíveis ou não tangíveis que se refletem no balanço patrimonial da empresa. Esses ativos geralmente têm uma vida útil de um ano ou mais e agregam valor de longo prazo ao negócio.

Embora as despesas de capital sejam dedutíveis, a dedução ocorre ao longo de um período de tempo, em vez de imediatamente. Depreciação e amortização são os processos pelos quais essas deduções são feitas. Nota:Em alguns casos, para certas categorias de ativos, É permitida a depreciação de 100% no primeiro ano.

Principais vantagens

• Toda organização tem despesas operacionais que acompanham o funcionamento de um negócio e tornam possível a venda de bens ou serviços.
• Compilar esses custos ajuda as organizações a medir a lucratividade e os números relacionados, como margem de lucro operacional.
• Ao ficar de olho nas despesas operacionais, as equipes financeiras podem identificar outliers e tendências que podem revelar oportunidades para reduzir despesas sem sacrificar a qualidade do produto ou serviço.
• O software de contabilidade torna muito mais fácil calcular e rastrear despesas operacionais e métricas relacionadas.

Despesa Operacional Explicada

Ter uma imagem clara das despesas operacionais, O CPV e as despesas não operacionais são cruciais para descobrir se o seu negócio é lucrativo. Não existe uma regra rígida e rápida sobre a porcentagem ideal dos custos operacionais em relação à receita. Vai ser diferente dependendo do modelo de negócios, indústria e a maturidade do negócio. Mas, como regra geral, manter os custos operacionais sob controle e vender mais de seus produtos ou serviços cria mais fluxo de caixa livre para o negócio, O que é uma boa coisa.

O que são atividades operacionais?

As despesas operacionais são o resultado das atividades operacionais de uma empresa, ou atividades diretamente relacionadas à venda de produtos ou serviços aos clientes. Viagem do funcionário, campanhas de marketing e reparo de equipamentos importantes são exemplos de atividades operacionais.

Na demonstração do fluxo de caixa, o fluxo de caixa operacional mede o caixa que entra e sai do negócio a partir dessas atividades operacionais. O dinheiro entra, por exemplo, da venda de bens ou serviços, e fluxos de caixa para pagar os funcionários. Outras classificações na demonstração do fluxo de caixa, como atividades de investimento e financiamento, são consideradas despesas não operacionais.

Importância das despesas operacionais

As despesas operacionais são necessárias para operar um negócio. Mas se as despesas operacionais excederem a receita total da empresa, a empresa não terá nenhum lucro. Com aquilo em mente, custos associados a pessoas, energia, transporte e viagens são quatro tipos de despesas operacionais que as empresas podem examinar em busca de oportunidades de redução de custos quando têm uma visão clara dessas despesas.

Como calcular despesas operacionais

As despesas operacionais variam de uma organização para outra. Algumas empresas têm custos com os quais outras não precisam se preocupar. Tendo isso em mente, aqui está uma fórmula geral para calcular as despesas operacionais:

Despesas operacionais =Folha de pagamento / Salários + Comissões de vendas + Marketing / Custos de publicidade + Aluguel + Serviços públicos + Seguro + Impostos

As empresas podem então usar suas despesas operacionais, CPV e despesas não operacionais para medir o lucro. Comece com esta fórmula simples da Administração de Pequenas Empresas dos EUA:

Vendas - Custo das mercadorias vendidas =Lucro Bruto - A sobrecarga =Lucro Líquido

Embora essa fórmula seja bastante direta, nem sempre é imediatamente óbvio se, por exemplo, um custo relacionado ao transporte deve ser colocado no CPV ou despesas operacionais.

COGS para um fabricante, por exemplo, inclui todos os custos associados à compra de materiais, custos de frete para levar esses suprimentos ao seu armazém ou fábrica, despesas para fazer o produto, custos de modificação e embalagem. Esse número é subtraído do estoque final para chegar ao CPV. (Observe que os padrões de contabilidade IFRS e U.S. GAAP usam métodos diferentes para obter COGS.)

A próxima etapa é subtrair o CPV das vendas para obter o lucro bruto. É aqui que as despesas operacionais entram em jogo. Depois que uma empresa subtrai as despesas operacionais do lucro bruto, tem seu lucro líquido.

Exemplo de despesas operacionais

Em um exemplo simples deste cálculo, pegue a sorveteria Dig Dog Ice Cream.

Dig Dog vende $ 200, 000 no valor de sorvete anualmente. O COGS inclui os cones, sorvete e embalagens de papel sem todos os suprimentos que não foram usados, no valor de $ 75, 000. As despesas operacionais incluem $ 2, 000 em serviços públicos, $ 10, 000 em aluguel, $ 40, 000 em salários, $ 1, 000 depreciação do freezer e $ 2, 000 para seguros empresariais. Não há custos não operacionais. Isso tornaria seu lucro líquido de $ 70, 000. (Veja o cálculo abaixo.)

$ 200, 000 - $ 75, 000 (CPV) = $ 125, 000 (lucro bruto) - $ 55, 000 (sobrecarga) = $ 70, 000 (lucro líquido)

Despesas operacionais em uma demonstração de resultados

Abaixo está um modelo de declaração de renda fornecido pela U.S. Small Business Administration com uma lista detalhada de muitas despesas operacionais comuns. (Veja a seção destacada.)

Este formulário automatizado é disponibilizado como complemento do CCH Business Owner’s Toolkit

[O nome da sua empresa]
Declaração de renda
Para o ano encerrado [MM, DD, AAAA] Receita: Vendas brutas $ 0,00 Menos:Retorno de vendas e descontos $ 0,00 Vendas Líquidas $ 0,00 Custo de bens vendidos: Estoque inicial $ 0,00 Adicionar:Compras $ 0,00 Frete de frete $ 0,00 Mão de obra direta $ 0,00 Despesas indiretas $ 0,00 $ 0,00 Menos:Estoque final $ 0,00 Custo de bens vendidos $ 0,00 Lucro bruto (perda) $ 0,00 Despesas: Publicidade $ 0,00 Amortização $ 0,00 Dívidas incobráveis ​​$ 0,00 Encargos bancários $ 0,00 Contribuições de caridade $ 0,00 Comissões $ 0,00 Mão de obra contratada $ 0,00 Taxas de cartão de crédito $ 0,00 Despesas de entrega $ 0,00 Depreciação $ 0,00 Quotas e assinaturas $ 0,00 Seguro $ 0,00 Juros $ 0,00 Manutenção $ 0,00 Diversos $ 0,00 Despesas de escritório $ 0,00 Suprimentos operacionais $ 0,00 Impostos sobre a folha de pagamento $ 0,00 Autorizações e licenças $ 0,00 Postagem $ 0,00 Taxas profissionais $ 0,00 Impostos sobre a propriedade $ 0,00 Aluguel $ 0,00 Reparos $ 0,00 Telefone $ 0,00 Viagem $ 0,00 Utilitários $ 0,00 Despesas com veículos $ 0,00 Salários $ 0,00 Despesas totais $ 0,00 Receita operacional líquida $ 0,00 Outras receitas:(despesas não operacionais) Ganho (perda) na venda de ativos $ 0,00 Renda de juros $ 0,00 Total de outras receitas $ 0,00 Lucro líquido (perda) $ 0,00

Como usar despesas operacionais

Saber o valor total das despesas operacionais ajuda a empresa a calcular não apenas o lucro, mas também outro número valioso:a receita operacional, também conhecido como lucro antes de juros e impostos (EBIT). Como a receita operacional muda ao longo do tempo ajudará a empresa e os investidores em potencial a determinar se é uma operação eficiente.

Receita operacional = Lucro bruto - despesas operacionais

Uma vez que uma empresa conhece suas despesas operacionais, ele pode usar fórmulas mais complexas que fornecem informações sobre a lucratividade geral, como margem de lucro operacional.

Margem de lucro operacional = EBIT / Receita de Vendas x 100

Quanto maior a porcentagem de margem de lucro operacional, mais lucrativo o negócio.

O que mais, aumentar as vendas sem um aumento significativo nos custos operacionais é crucial para aumentar os lucros. Assim, o conhecimento das despesas operacionais é útil, já que as equipes financeiras podem detalhar os itens de linha de despesas para ver discrepâncias e tendências e, em seguida, procurar maneiras de controlá-los.

Como Cortar Custos Operacionais

A pesquisa sugere que uma redução de 1% nas despesas operacionais pode aumentar a lucratividade em até 10 vezes mais do que um aumento correspondente na receita, por Capgemini. Com uma visão clara dos custos operacionais, você pode identificar áreas que parecem muito caras, em seguida, analise-os para encontrar oportunidades de redução de custos.

Aqui estão algumas maneiras comuns de reduzir as despesas operacionais:

• Revise as contas de serviços públicos - elas aumentaram com o tempo? Procure por investimentos em eficiência energética, como luzes de sensor de movimento ou atualizações de HVAC.
• Avalie as opções de provedores de internet / cabo e seguros. Veja se outro fornecedor oferece um preço mais competitivo.

Como o software de contabilidade ajuda a calcular despesas operacionais

Para automatizar o processo de rastreamento, registrar e classificar despesas, a maioria das empresas se volta para software de contabilidade. A primeira etapa da lista "Dez etapas básicas da contabilidade" da U.S. Small Business Administration é comprar software de contabilidade. É antes de abrir uma conta corrente comercial separada, reconciliar essa conta e até mesmo controlar as vendas.

Software de gestão contábil e financeira são essenciais para monitorar receitas e despesas, geração de relatórios financeiros e acompanhamento de outras métricas que garantem a saúde financeira do negócio. A automação reduz os erros gerados pela entrada manual de dados e torna um processo demorado muito mais eficiente.

Sobre tudo, tal sistema ajudará uma empresa a gerar demonstrações financeiras precisas e relatórios que estejam em conformidade com os padrões contábeis US GAAP e IFRS.