O que é um orçamento e por que sua empresa precisa de um?

Um orçamento é uma ferramenta de planejamento essencial para estimar a receita futura de sua empresa, despesas e lucros. Ajuda a controlar os gastos e identificar as áreas com problemas potenciais onde a receita pode não cobrir os gastos e as oportunidades de crescimento em potencial, quando você pode ter dinheiro extra que pode ser investido em novas oportunidades. Uma detalhada, um orçamento realista também pode ajudar a empresa a obter financiamento de bancos e investidores.

O que é um orçamento?

O que é um orçamento empresarial? É uma visão geral das finanças de sua empresa. Ele lista informações sobre o estado atual de sua situação financeira, bem como estimativas de gastos e receitas futuras. Inclui receita regular, despesas, despesas de capital e compromissos, como empréstimos. Seu orçamento ajuda a orientar a tomada de decisões de seu negócio. Os orçamentos geralmente são feitos para um ano fiscal e monitorados regularmente - pelo menos mensalmente.

O que faz um bom orçamento?

Comparar receitas e despesas estimadas e reais ajudará você a saber se você tem dinheiro suficiente para se manter à tona, se você precisa fazer cortes e se você está tendo lucro. Um bom orçamento fornece detalhes suficientes e traça um plano para que você não gaste mais dinheiro do que arrecada, mas, ao mesmo tempo, você gasta o suficiente para expandir estrategicamente o seu negócio e mantê-lo competitivo. Um orçamento de negócios deve incluir os seguintes quatro componentes principais:

• Renda: Geralmente é a receita de vendas. Algumas empresas também podem ter receitas de outras fontes, como bolsas, investimentos e taxas.
• Despesas operacionais: Despesas de funcionamento do dia-a-dia da sua empresa. Estes são divididos em despesas fixas e variáveis. As despesas fixas são geralmente as mesmas mês a mês e são pagas regularmente, como aluguel ou salários de funcionários e salários. Despesas variáveis ​​são esperadas, mas podem mudar dependendo do uso, produção e vendas, e outras influências de mercado. Eles podem incluir o preço das matérias-primas, trabalho e o custo de distribuição de seus bens e serviços.
• Despesas únicas: Isso inclui despesas de capital e aquisições.
• Lucro: A medida de lucro mais importante geralmente é o lucro líquido, também conhecido como resultado financeiro.

Principais vantagens

• Um orçamento define metas para a receita de sua empresa, despesas e lucros.
• Os orçamentos normalmente prevêem o desempenho ao longo de um período de doze meses, mas também podem ser produzidos semestralmente, trimestral ou mensalmente.
• O monitoramento da variação entre as previsões de orçamento e o desempenho real dos negócios pode fornecer percepções sobre as condições de negócios e a saúde financeira geral da sua empresa, bem como diferentes departamentos e áreas. A criação de estimativas de orçamento para diferentes cenários pode ajudá-lo a tomar decisões estratégicas para o seu negócio.
• Usar um orçamento como ferramenta de gestão pode controlar os gastos e motivar os funcionários.
• Um orçamento bem administrado pode ajudar sua empresa a obter empréstimos a taxas de juros acessíveis.

Orçamentos de negócios explicados

Um orçamento de negócios mapeia seu cenário financeiro e traça o caminho que você deseja seguir. Para construir um orçamento, comece documentando a situação financeira atual da sua empresa. Liste todas as receitas, despesas e lucro. Em seguida, use o orçamento para prever cenários futuros com receitas e despesas planejadas. Use o orçamento para definir metas e entender melhor qual receita você precisará gerar para cobrir os custos esperados. Monitore seu progresso regularmente e acompanhe os gastos e receitas reais em relação às projeções.

Tipicamente, os orçamentos de negócios cobrem um período contábil de 12 meses. Também pode ser útil dividir o orçamento em semestrais, segmentos trimestrais e mensais. A maioria dos orçamentos corresponde ao ano fiscal, ou o período de tempo usado para fins de relatórios financeiros e fiscais.

Quais são os três tipos de orçamentos?

Os diferentes tipos acabam com um excedente, deficitários ou equilibrados. Embora esses termos sejam mais comumente usados ​​para descrever orçamentos governamentais do que orçamentos corporativos. No governo, os termos geralmente descrevem se há receita fiscal suficiente para cobrir os custos.

1. Excedente: A receita excede as despesas, e a empresa obtém lucro.
2. Déficit: As despesas excedem as receitas. A empresa perde dinheiro - pelo menos temporariamente. As vezes, é razoável que um orçamento esteja deficitário no final do período. Por exemplo, Suponha que você queira investir em novas máquinas para aumentar a produção e aumentar o potencial de receita. O custo desse maquinário pode exceder sua receita naquele período, mas o aumento da produção deve resultar em maiores receitas e lucros no futuro.
3. Equilibrado: A receita é igual a despesa. O negócio atinge o ponto de equilíbrio.

Seu orçamento diz onde estão suas finanças deve estar indo. Também é importante monitorar a receita e os gastos reais em relação ao seu orçamento. Alguma variação é normal, mas se a receita real estiver consistentemente abaixo do orçamento ou as despesas reais estiverem consistentemente acima, pode ser um aviso de que sua empresa está enfrentando dificuldades financeiras inesperadas.

As variações nas receitas e despesas reais também podem fornecer informações sobre o ambiente de negócios. Por exemplo, você pode descobrir que sua renda aumenta mais do que o esperado no período que antecede o Natal ou diminui mais do que você esperava em agosto. Essas informações podem ajudá-lo a planejar suprimentos e gerenciar o fluxo de caixa para conduzir o negócio em futuras flutuações sazonais.

Por que um orçamento é importante para os negócios?

Criar e monitorar um orçamento pode dar muito trabalho, especialmente se seu negócio é simples e você não tem planos imediatos de expandir ou fazer mudanças significativas. Mas usar um orçamento para gerenciar seus negócios oferece três benefícios importantes:

1. Pode evitar gastos excessivos. Os gastos podem ser facilmente descontrolados, portanto, compare-o regularmente com suas despesas planejadas em seu orçamento. Comparando o planejado com o real em seu orçamento, você pode ver quando os gastos aumentam ou a receita não está acompanhando as despesas. Você pode fazer ajustes e ações corretivas para evitar um déficit.
2. Pode ajudar a motivar os funcionários. Use seu orçamento para compartilhar objetivos de negócios com sua equipe. Também pode ser uma ferramenta perspicaz para definir metas de receita e redução de custos. Em alguns casos, conectar bônus e comissões ao desempenho pode ajudar a motivar seus funcionários. Se você tem uma equipe com autoridade para gastar, incentivá-los a monitorar coletivamente os gastos em relação ao orçamento pode estimular o trabalho em equipe e a cooperação para ajudar a empresa a atingir suas metas.
3. Pode ajudá-lo a obter financiamento para o seu negócio. Ao buscar financiamento externo, os investidores e bancos analisarão vários aspectos de seu negócio a partir de diferentes demonstrações financeiras. Um orçamento operacional detalhado mostra a eles quanto custará operar o negócio em termos de receitas e despesas futuras esperadas. Um orçamento bem administrado e bem pensado pode dar aos bancos e investidores confiança em sua estratégia e empresa.

Benefícios de um plano de negócios: Um plano de negócios define seus objetivos estratégicos, estabelece prioridades, descreve metas de curto e longo prazo, identifica as necessidades e fontes de financiamento e relaciona as principais partes interessadas. Os planos de negócios geralmente abrangem uma visão de longo prazo - geralmente cinco anos ou mais. Eles são essenciais para novos negócios, bem como empresas estabelecidas.

Orçamentos e planos de negócios: Um orçamento detalhado é um elemento-chave em qualquer plano de negócios. O orçamento define suas metas financeiras de curto prazo e alimenta as metas de longo prazo de seu plano de negócios. O papel dos contadores e a maneira como o planejamento e o orçamento são incorporados às metas de negócios mais amplas estão crescendo. Os contadores não estão apenas relatando informações, a contabilidade gerencial analisa os dados para projetar tendências e monitorar o desempenho dos negócios.

Como funcionam os orçamentos empresariais

Os orçamentos de negócios consideram quanto dinheiro você tem e de quanto você precisará. Um orçamento é uma ferramenta para você prever se terá mais fundos entrando do que pagando. Você deve ser realista com suas projeções financeiras. E você pode querer subestimar seu desempenho financeiro, ou criar conservador separado, orçamentos intermediários e ambiciosos. O orçamento pode ser especialmente difícil se você está apenas começando e não tem dados históricos para examinar. Nesse caso, tente criar previsões financeiras baseadas em números de vendas e informações que você pode obter de empresas semelhantes. O software de planejamento financeiro pode ajudar nesta etapa.

A cada mês, você deve comparar suas previsões com os reais. Isso pode ajudá-lo a tomar decisões e cenários de previsão com orçamentos anexados podem ser um exercício útil.

Por exemplo, se você está pensando em contratar pessoal adicional, você pode examinar o impacto no orçamento de adicionar um funcionário permanente em comparação com o uso de empreiteiros temporários ou pedir aos funcionários atuais que façam horas extras. Se você está pensando em investir em mais equipamentos para aumentar a produção, você pode experimentar diferentes estimativas de renda para ver quanto você teria que aumentar a produção para justificar as despesas de capital.

Os orçamentos ajudam você a tomar decisões de negócios mais inteligentes. Ao remover a emoção das decisões de compra, e, em vez disso, focar em permanecer dentro de um orçamento que reflita as prioridades estratégicas, sua empresa pode atingir metas e obter lucro com mais facilidade.

O orçamento do seu negócio deve ser detalhado o suficiente para lhe dar uma imagem clara das receitas e despesas. Mas muitos detalhes podem prejudicar seu orçamento. Por exemplo, você pode incluir material de escritório em seu orçamento. Mas você não precisa escrever a quantidade específica para clipes de papel, marcadores e canetas separadamente. Uma categoria geral será suficiente na maioria dos casos.

Você pode usar seu orçamento para definir metas de vendas e lucro operacional para o seu negócio. Seu orçamento pode ajudá-lo a identificar desafios como custos elevados ou fluxo de caixa insuficiente. Um orçamento bem elaborado pode ajudar sua empresa a se qualificar para um empréstimo bancário a taxas de juros razoáveis ​​ou atrair financiamento de investidores.

Tipos de orçamentos corporativos

Circunstâncias diferentes podem justificar abordagens diferentes para seus processos de orçamento. Dependendo de coisas como as forças do mercado externo, a maturidade do seu negócio e a confiabilidade dos seus dados históricos, você pode escolher um orçamento estático ou flexível.

Estático vs flexível

Orçamento estático: Um orçamento estático é mais direto e fácil de gerenciar do que um orçamento flexível. Você cria o orçamento no início de um período contábil usando as melhores informações disponíveis no momento. Comece considerando os dados históricos e as receitas e despesas esperadas para criar um orçamento para o ano fiscal ou outro período contábil. Liste as receitas e despesas esperadas por categoria. Então, conforme o ano avança, monitorar o desempenho real dos negócios em relação ao orçamento. Tipicamente, orçamentos estáticos são estabelecidos com um ano de antecedência e divididos em seções trimestrais ou mensais para fins de monitoramento.

A vantagem de um orçamento estático é que você pode ver as variações entre o orçamento e o desempenho real dos negócios. Isso mostra o quão precisas são suas estimativas, e fornece informações sobre as condições de negócios. Por exemplo, se suas estimativas do início do ano não presumiram condições climáticas adversas, mas em agosto seu negócio sofreu uma interrupção repentina por causa de um furacão, o efeito em cada item de receita e despesa apareceria como variações em relação às estimativas originais. Com um orçamento suficientemente detalhado, você saberia não apenas o impacto em seus resultados financeiros, mas também quais aspectos do seu negócio foram mais afetados.

Contudo, um orçamento estático também tem desvantagens. Quando as perspectivas são incertas ou seus negócios estão mudando, você pode encontrar uma grande variação entre as receitas e despesas estimadas e reais. Também, com orçamento estático, você está fazendo suposições com base em informações históricas e previstas. Suas estimativas podem estar erradas.

Orçamento flexível: Se você tem um negócio dinâmico ou opera em condições de negócios incertas, você pode optar por um orçamento flexível que pode ser atualizado com novas informações. Ao contrário de um orçamento estático, um orçamento flexível é projetado para se ajustar com base nas atividades do negócio. Um mecanismo para fazer isso é expressar os custos como proporções em vez de valores fixos; por exemplo, uma empresa pode orçamentar 40% da receita para salários do pessoal.

As empresas de crescimento rápido podem optar por um orçamento flexível. Você pode examinar diferentes cenários, como oportunidades de investimento e monitorar seus efeitos no orçamento com mais facilidade. Por exemplo, se uma empresa de manufatura precisar usar mais horas de máquina em março do que em fevereiro, então, seu orçamento deve aumentar logicamente em março. Por outro lado, se os usar por algumas horas, seu orçamento deve refletir esse declínio. Portanto, a maioria das empresas que têm custos de negócios variáveis ​​a cada mês ou mesmo trimestralmente têm orçamentos flexíveis.

Orçamentos flexíveis também são úteis quando as perspectivas de negócios são incertas, uma vez que as receitas e despesas podem variar significativamente nessas circunstâncias. Por exemplo, se as vendas aumentarem significativamente de forma inesperada, você precisará pedir mais suprimentos do que o orçado originalmente. Com um orçamento flexível, você pode estabelecer uma relação entre a receita de vendas e o custo de suprimentos de forma que o dinheiro orçado para suprimentos se ajuste automaticamente de acordo com a receita de vendas.

Contudo, para gerenciar um orçamento flexível, você precisará ter um bom conhecimento da relação entre sua receita e seus gastos. E não se esqueça de reservar um tempo para manter seu orçamento atualizado, pois é mais trabalhoso do que um orçamento estático.

Como construir um orçamento

Ao construir um orçamento para o seu negócio, comece decidindo sobre um orçamento estático ou flexível. Se você nunca preparou um antes, um orçamento estático pode ser um bom começo. Contudo, se você for um gerente de negócios experiente que enfrenta um período de incerteza, você pode considerar a criação de um orçamento flexível. A decisão afetará a maneira como você desenvolve seu orçamento.

Próximo, defina o período contábil para o seu orçamento. Os comprimentos comuns são três meses e um ano. Estabeleça um cronograma regular para revisar e monitorar gastos e receitas. Isso geralmente é feito pelo menos uma vez por mês.

Componentes de um orçamento: Reúna informações e defina expectativas para cada um dos componentes principais do orçamento - receita de vendas, despesas operacionais fixas e variáveis ​​e despesas de capital. Use isso para calcular os lucros esperados - ou a diferença entre receita e despesa.

Examine as demonstrações financeiras para coletar muitas informações e ajudá-lo a entender onde sua empresa está financeiramente. Olhar para trás em dados históricos - se você manteve um orçamento detalhado ou não - pode informar suas previsões.

Renda: Sua receita principal é provavelmente de vendas, e as vendas são geralmente variáveis. Observe os padrões de vendas anteriores e use-os para informar o seu orçamento. Se você está apenas começando, dê uma olhada em outras empresas semelhantes em seu setor para definir expectativas realistas e metas ambiciosas, mas alcançáveis.

Custos operacionais: Os custos operacionais incluem custos fixos e variáveis. Os custos fixos incluem

• Renda
• Salários regulares para funcionários
• Seguro
• Pagamentos de juros e reembolsos do principal em empréstimos comerciais

Essas informações devem ser encontradas em sua declaração de renda, balanço e outras demonstrações financeiras. O software de contabilidade empresarial para pequenas empresas e iniciantes pode ajudá-lo a controlar sua situação financeira.

Contudo, até os custos fixos podem aumentar com o tempo, então, deixe algum espaço em seu orçamento para considerar coisas como:

• Aumentos de aluguel
• Aumentos de salário de custo de vida e outros aumentos
• Incentivos de desempenho
• Equipe adicional para expansão planejada
• Juros e amortizações de principal sobre novas dívidas planejadas

Os custos variáveis ​​dependem da atividade do seu negócio. Alguns exemplos incluem:

• Matéria prima
• Salários para trabalhadores pagos por hora ou por peça de trabalho concluída
• Comissões
• Embalagem
• Pagamentos de juros de cartão de crédito, taxas bancárias e taxas de cheque especial

Estimar custos de matérias-primas e embalagens com base em dados históricos. Certifique-se de levar em consideração qualquer expansão planejada ou crescimento esperado nas vendas. Usando estimativas de produção e tendências históricas, você também pode calcular estimativas para sua equipe horária. Não se esqueça de incluir quaisquer aumentos de custo de vida, promoções e comissões.

Alguns itens possuem componentes fixos e variáveis. Por exemplo, você pode pagar uma taxa fixa mensal pelo seu serviço de água, mais um custo adicional para a quantidade que você usa.

Despesas únicas: Você também pode estar planejando algumas despesas únicas, como novos equipamentos de escritório ou máquinas de produção. Inclua estimativas para esses custos.

Agora você tem suas estimativas de receita e gastos, você pode começar a entender a lucratividade do seu negócio. Isso pode ajudá-lo a se manter no caminho certo e a estabelecer novos objetivos. Por exemplo, se seu orçamento está no vermelho, você pode precisar encontrar novas áreas para cortar gastos e novas maneiras de atrair novos clientes ou vender mais bens e serviços.

Quatro etapas principais para a criação de um orçamento comercial

Aqui está um exemplo de configuração de um orçamento estático usando um modelo de orçamento padrão, que você pode baixar na próxima seção.

1. Liste suas fontes de receita e a receita estimada de cada uma na coluna do orçamento. Você listará os valores reais ao lado dele à medida que o período financeiro avança.
2. Em despesas operacionais, liste suas despesas variáveis ​​e uma estimativa para cada uma. Use a receita esperada e os dados históricos para fazer previsões. Por exemplo, se você planeja vender 50 unidades por mês, contabilizar o custo das matérias-primas, o trabalho para produzir os itens, e o custo para vendê-los e distribuí-los.
3. Também nas despesas operacionais, liste todas as suas despesas fixas e um valor esperado na coluna de orçamento. Não se esqueça de incluir estimativas para aumentos, novas contratações e outras coisas como pagamentos de juros sobre dívidas.
4. Liste despesas únicas, como novos equipamentos de escritório, com estimativas de custos. Eles serão listados em despesas não operacionais em seu orçamento.

Essas etapas podem ser feitas manualmente, mas a maioria das empresas usa software para essas funções. Ajuda a produzir dados mais precisos e completos para auxiliar em suas previsões, bem como quando você compara os gastos reais. E um software de planejamento financeiro robusto inclui programas de treinamento e certificação para ajudar você e sua equipe financeira a aproveitar ao máximo seus recursos.

O que é um exemplo de orçamento? Para um exemplo de orçamento, vamos usar uma pequena empresa hipotética chamada Michigan Widgets. Esta é a aparência do orçamento estático da Michigan Widgets após a conclusão das etapas de 1 a 4.

MICHIGAN WIDGETS

DESPESAS

Período:
Todos os valores em $ 000s

Abril de 2019 a março de 2020

Despesas Real Variância

• Renda
• Vendas - Widget 1
• Vendas - Widget 2
• Vendas - Widget 3
• Vendas - Widget 4
• Suporte técnico
• Renda total
• Despesas operacionais
• Matéria prima
• Remunerações
• Renda
• Eletricidade
• Água
• Telecomunicações
• Manutenção e reparos
• Envio e entrega
• Seguro
• Interesse
• Depreciação
• As despesas operacionais totais
• Despesas Não Operacionais
• Compra de novas máquinas
• Despesas não operacionais totais
• Despesas totais
• Resultado líquido

• 500
• 250
• 350
• 675
• 275
• 2, 050
• 500
• 750
• 200
• 50
• 10
• 20
• 5
• 20
• 15
• 5
• 7
• 1, 582
• 35
• 35
• 1, 617
• 433

Como você pode ver, Michigan Widgets teve um orçamento bastante saudável para 2019/20. Agora vamos alimentar alguns números reais.

MICHIGAN WIDGETS

DESPESAS

Período:
Todos os valores em $ 000s

Abril de 2019 a março de 2020

Despesas Real Variância

• Renda
• Vendas - Widget 1
• Vendas - Widget 2
• Vendas - Widget 3
• Vendas - Widget 4
• Suporte técnico
• Renda total
• Despesas operacionais
• Matéria prima
• Remunerações
• Renda
• Eletricidade
• Água
• Telecomunicações
• Manutenção e reparos
• Envio e entrega
• Seguro
• Interesse
• Depreciação
• As despesas operacionais totais
• Despesas Não Operacionais
• Compra de novas máquinas
• Despesas não operacionais totais
• Despesas totais
• Resultado líquido

• 500
• 250
• 350
• 675
• 275
• 2, 050
• 500
• 750
• 200
• 50
• 10
• 20
• 5
• 20
• 15
• 5
• 7
• 1, 582
• 35
• 35
• 1, 617
• 433

• 451
• 260
• 347
• 556
• 200
• 1, 814
• 450
• 750
• 200
• 50
• 10
• 25
• 10
• 17
• 15
• 5
• 7
• 1, 539
• 35
• 35
• 1, 574
• 240

• -10%
• 4%
• -1%
• -18%
• -27%
• -12%
• -10%
• 0%
• 0%
• 0%
• 0%
• 25%
• 100%
• -15%
• 0%
• 0%
• 0%
• -3%
• 0%
• 0%
• -3%
• -45%

Infelizmente, Os negócios da Michigan Widgets não foram tão bem quanto o esperado em 2019/20 porque a receita foi menor do que o orçamento previsto. As despesas também caíram, mas não tanto. Como resultado, o lucro líquido foi cerca de 45% menor do que o esperado. O proprietário não está muito feliz, mas acha que foi uma retração de curto prazo e que o negócio se recuperará em 2021/20. Então, a empresa avançou com a compra de novos equipamentos e não reduziu o quadro de funcionários.

Modelo de orçamento grátis

Você pode criar um orçamento estático para o seu negócio com este modelo para download gratuito.

Gerenciando orçamentos com software

Você pode configurar e manter um orçamento de negócios estático simples, como o acima, usando uma planilha padrão. Contudo, o processo de coleta e inserção de informações pode ser complicado e demorado. E se você quiser recursos mais avançados, como a capacidade de criar um orçamento flexível, uma planilha pode não atender às suas necessidades.

Para uma abordagem mais poderosa e rápida, use software de planejamento financeiro para seus livros, faturas e recibos. O software pode tornar o processo de orçamento e planejamento menos trabalhoso e manter todos os dados financeiros em um local central. Você e suas equipes financeiras podem acessar facilmente informações atualizadas para criar orçamentos e previsões para cenários hipotéticos. Pode ser um processo colaborativo e, ao mesmo tempo, fornecer relatórios e painéis simples de entender.

Um orçamento empresarial é uma ferramenta de gestão essencial. Os gerentes de negócios podem usá-lo para monitorar o desempenho do dia-a-dia, e pode informar as decisões sobre investimento e desenvolvimento para o futuro. Usar um orçamento para definir metas de negócios e monitorar o desempenho em relação a essas metas pode motivar a equipe e incentivar o trabalho em equipe, enquanto ajuda a manter os gastos sob controle. Um software de contabilidade abrangente torna a criação, rastrear e ajustar seu orçamento de forma mais fácil e precisa.