Compreendendo os custos por trás da folha de pagamento de pequenas empresas

p Pagar funcionários e contratados com precisão e no prazo é uma tarefa crítica para qualquer pequena empresa. Mas também é um trabalho demorado e orientado para os detalhes - e os erros podem ter consequências graves, incluindo penalidades fiscais. Na verdade, A falta de conformidade tributária é um grande desafio financeiro para pequenas empresas que pode acabar custando muito dinheiro.

p Embora você não consiga dedicar uma equipe ao gerenciamento da folha de pagamento, isso não significa que você está sozinho. Muitas pequenas empresas obtiveram sucesso com serviços online que lidam com uma variedade de tarefas de folha de pagamento, como o cálculo de salários e impostos e o pagamento de funcionários por depósito direto ou cheque, por uma taxa mensal.

p Na Pesquisa Tributária de Pequenas Empresas de 2018 da National Small Business Association, 45% das pequenas empresas usam serviços de folha de pagamento, e 42% gastam entre US $ 101 e US $ 500 por mês. Vinte e três por cento gastam mais de US $ 500.

p Aqui está um resumo desses serviços baseados em software, alguns fatores que influenciarão o que você paga e sugestões para obter o máximo valor de seu provedor.

Qual é o custo médio para terceirizar a folha de pagamento?

p O custo de usar um serviço de folha de pagamento baseado em software varia muito, em parte porque esses provedores costumam oferecer vários níveis de serviço.

p Um pacote de folha de pagamento para pequenas empresas pode ser muito barato, começando em cerca de US $ 20 por mês mais uma taxa por funcionário. Esses pacotes oferecem funções básicas, como o cálculo de salários e o depósito de pagamentos diretamente nas contas bancárias dos funcionários. Eles também costumam calcular locais, impostos estaduais e federais e preencher os formulários pertinentes. Alguns serviços permitem que os funcionários acessem suas informações financeiras online a partir de um navegador ou aplicativo móvel.

p As camadas de nível superior podem incluir acesso a informações de recursos humanos e especialistas, por uma taxa básica que normalmente é várias vezes o custo do serviço de nível básico. O suporte de RH pode variar de uma base de conhecimento com formulários e modelos padrão, como manuais de funcionários, para ter acesso a consultores de RH para consultas individuais. Isso economiza as pequenas empresas nas despesas de contratação de um especialista, e potencialmente adicionando um sistema de gestão de RH, fornecendo expertise conforme a necessidade.

Fatores que afetam o custo da folha de pagamento

p Outros fatores que podem afetar os custos da folha de pagamento de pequenas empresas incluem a frequência de pagamento de sua empresa, Número total de empregados, quantos usam depósito direto, se você tem equipes espalhadas por vários estados e a complexidade do seu local, impostos estaduais e federais.

Frequência da folha de pagamento

p Alguns serviços de folha de pagamento cobram com base em cada execução da folha de pagamento, enquanto outros incluem um número ilimitado de execuções de folha de pagamento por mês, incluindo execuções fora do ciclo. Se um serviço cobra por execução da folha de pagamento, esteja ciente de que, embora os funcionários geralmente prefiram um contracheque semanal, quanto mais você paga aos seus funcionários, mais pode custar.

p A frequência da folha de pagamento pode ter implicações de custo menos óbvias para sua empresa e também para seus funcionários. Por exemplo, se o seu provedor de serviços de folha de pagamento cobrar por corrida, pagar mensalmente pode ser a opção menos cara para a empresa, mas pode não ser legal em seu estado, ou para algumas classes de trabalhadores.

p Pagamento semestral - em uma data fixa a cada mês, como o dia 15 e 30 - pode ser mais complicado de administrar porque cada período de pagamento tem um número diferente de dias e geralmente termina no meio de uma semana de trabalho.

Número total de funcionários na folha de pagamento

p Os serviços de processamento de folha de pagamento normalmente cobram uma taxa mensal por funcionário, além do custo básico da assinatura. A taxa por funcionário pode variar de US $ 2 a US $ 15 por funcionário por execução da folha de pagamento ou por mês. O custo por funcionário pode ser maior para empresas menores porque empresas maiores geralmente se qualificam para descontos por volume de fornecedores.

Depósito direto

p Em geral, as taxas de serviços de folha de pagamento incluem depósito direto nas contas bancárias dos funcionários. O depósito direto elimina o custo potencial de substituição de cheques de papel que se perdem no correio e garante que o pagamento dos funcionários sempre chegue às suas contas bancárias em uma data específica, mesmo se estiverem viajando a negócios ou férias.

p Usar um serviço de folha de pagamento que inclui depósito direto também pode economizar dinheiro em comparação com o custo de gerenciar sua própria folha de pagamento e configurar o depósito direto em seu banco. De acordo com a Federação Nacional de Empresas Independentes, as taxas de configuração de depósito direto variam de $ 50 a $ 149, dependendo de fatores como o tamanho do empregador e o tipo de conta bancária. Além disso, os bancos podem impor uma taxa fixa para cada período de pagamento, mais uma taxa para cada pagamento do funcionário.

Equipes dispersas entre estados

p O processamento da folha de pagamento pode custar mais se você tiver funcionários em vários estados simplesmente porque a contabilidade é mais complicada. Na verdade, ter trabalhadores em várias jurisdições fiscais pode ter implicações importantes além da folha de pagamento.

p Se você tem uma força de trabalho dispersa geograficamente, pergunte ao provedor sobre o suporte antes de assinar, porque alguns pacotes básicos não serão capazes de fornecer os insights diferenciados necessários quando os funcionários são residentes de diferentes estados. Geralmente, impostos locais e estaduais são retidos para o estado onde o funcionário executou o trabalho, e sua empresa deve se registrar em cada agência de receita estadual. Por exemplo, Digamos que você tenha funcionários que moram em Connecticut e trabalham em tempo integral em sua empresa em Nova York. Você reteria impostos de Nova York. Mas se esse funcionário trabalhar em tempo integral nas instalações de Connecticut, você reteria impostos de Connecticut.

p Se outro funcionário vive e trabalha remotamente em um estado livre de impostos, nenhum imposto seria cobrado.

Quaisquer serviços fiscais adicionais

p Os empregadores devem contribuir localmente, impostos estaduais e federais para funcionários em suas folhas de pagamento. Para todos os funcionários permanentes, as empresas devem pagar a parte do empregador nos impostos do Seguro Social e do Medicare, que juntas somam 7,65% dos salários. Os empregadores também são responsáveis ​​por pagar os impostos federais e estaduais de desemprego, que variam por estado.

Outras taxas potenciais de folha de pagamento

p Dependendo do nível de serviço e provedor que você escolher, pode haver taxas adicionais para cobrir funções como:

p Benefícios do empregado: Alguns provedores de folha de pagamento oferecem benefícios adicionais aos funcionários, tanto em pacotes básicos quanto em camadas superiores. Por exemplo, eles podem calcular automaticamente, deduzir e pagar o seguro de acidentes de trabalho. Algumas empresas também fazem parceria com fornecedores externos para oferecer serviços médicos, seguro dentário e oftalmológico. Observe que você ainda precisa prestar muita atenção aos gastos com compensação e saúde do trabalhador, porque essas são duas áreas que os especialistas dizem que muitas pequenas empresas pagam a mais.

p Adicionando ou retirando funcionários : Porque há um custo de adicionar seus funcionários e dados fiscais da empresa ao sistema, alguns provedores cobram uma taxa quando você adiciona ou remove funcionários de sua folha de pagamento.

p Depósito direto: As taxas de depósito direto nem sempre são incluídas nos provedores de serviços de folha de pagamento, o que pode aumentar os custos.

p Segurança baseada no usuário: Um modelo de segurança configurável permitirá que você conceda a usuários específicos acesso a funções e informações selecionadas com base em suas funções na empresa. Por exemplo, um gerente de contratação deve ser capaz de revisar as taxas de pagamento de todos os funcionários. Alguns provedores cobram mais por essa funcionalidade.

p Autoatendimento para funcionários: A funcionalidade de autoatendimento do funcionário permite que os funcionários façam alterações nas deduções eletivas, contas de depósito direto e retenção de impostos e recuperação de cópias de extratos de ganhos sem assistência de RH - mas alguns provedores cobram mais por esse recurso.

p Impressão e envio de cheques: Embora o depósito direto seja o método preferido para a maioria dos serviços de folha de pagamento, alguns empregadores e funcionários ainda preferem cheques em papel. Os serviços de folha de pagamento geralmente permitem que as empresas imprimam seus próprios cheques em modelos padrão, mas se você quiser que o serviço imprima e envie cheques para você, taxas de entrega podem ser aplicadas.

Uma terceira opção:cartões de folha de pagamento

p Os funcionários que preferem cheques em papel porque não têm contas bancárias agora têm outra opção:Cartões de débito em folha de pagamento recarregáveis ​​que são automaticamente financiados a cada período de pagamento.

Prós

Contras

p Segurança e comodidade: Os funcionários não precisam mais se preocupar com cheques perdidos no correio ou com a chegada de um banco durante o horário comercial. Os cartões têm PINs exclusivos para cada funcionário. Os cartões perdidos podem ser desativados e substituídos com uma chamada telefônica.

p Poupança: Os empregadores evitam o custo de impressão e envio de cheques, enquanto os funcionários sem conta bancária evitam taxas de desconto de cheques.

p Ampla aceitação: Esses cartões são emitidos pela Visa e MasterCard, o que significa que eles podem ser usados ​​em qualquer lugar que os cartões de crédito sejam aceitos e tenham o mesmo seguro FDIC e proteção contra fraudes. Os funcionários também podem sacar seu pagamento em um caixa eletrônico.

p Honorários: Os custos adicionais potenciais que podem prejudicar os salários incluem inatividade, Multibanco e taxas de cheque especial. Os empregadores devem investigar a estrutura de taxas do emissor do cartão e educar os funcionários sobre como evitar cobranças.
p Regulamentos: Alguns estados regulamentam o uso de cartões de folha de pagamento, incluindo a colocação de limites sobre as taxas que podem ser impostas. O Conselho Nacional de Legislaturas Estaduais tem um guia para as leis estaduais e federais.
p Recibos de pagamento: Os empregadores ainda devem garantir que os trabalhadores tenham acesso às suas declarações de pagamento, então, trabalhe com seu provedor de serviços para decidir a melhor maneira de fornecer stubs - afinal, o papel de impressão e envio pelo correio elimina muito da conveniência e segurança do cartão.

p Processamento W-2 e 1099: Alguns serviços cobram extra para preencher e preencher formulários de impostos de fim de ano para seus trabalhadores - formulários W-2 para funcionários e formulários 1099 para contratados independentes. Contudo, essa taxa pode valer a pena para algumas empresas que não possuem contadores internos ou contratados.

Qual a diferença quando a folha de pagamento é feita internamente ou via software?

p É possível que as pequenas empresas lidem com a folha de pagamento sozinhas em vez de usar um serviço baseado em software, especialmente se eles tiverem apenas um punhado de funcionários. Contudo, que requer uma quantidade considerável de trabalho e conhecimento, tanto para configurar o processo quanto para executá-lo continuamente. Além disso, alguém deve monitorar continuamente as mudanças nas leis tributárias.

p As empresas que não possuem experiência financeira interna podem considerar a contratação dos serviços de um contador ou contador público certificado (CPA). Um contador terá as taxas mais acessíveis; você geralmente pagará muito mais por um contador que pode oferecer serviços de planejamento tributário, manter registros financeiros e fornecer consultoria de negócios.

p Independentemente de você contratar um contador, alguém dentro da empresa terá a responsabilidade de gerenciar os deveres da folha de pagamento, Portanto, considere o custo do tempo dessa pessoa ao decidir se deve gerenciar a folha de pagamento manualmente ou usar um serviço. As tarefas envolvidas no manuseio da folha de pagamento incluem o cálculo de salários, deduções e retenções de impostos; criando Federal, formulários de impostos estaduais e locais; criação de depósito direto; e pagando a parte do empregador dos impostos sobre os salários.

Economizando tempo e dinheiro com software de automação de folha de pagamento

p Para muitas pequenas empresas, é mais eficiente usar um serviço de software para automatizar a folha de pagamento em vez de lidar com a tarefa demorada de gerenciar cálculos da folha de pagamento internamente ou pagar um contador para fazer isso.

p A automação da folha de pagamento libera você e sua equipe para se concentrarem no crescimento do negócio. A automação também reduz a probabilidade de erros devido à entrada manual e cálculos, o que pode ter implicações caras. Por exemplo, a automação da folha de pagamento pode garantir que você está pagando seus impostos federais e locais corretamente - isso por si só pode ser extremamente complexo, porque existem milhares de jurisdições fiscais dos EUA. Por exemplo, pequenas empresas com receitas brutas de US $ 5 milhões ou menos podem enfrentar penalidades de mais de US $ 1 milhão por não preencherem involuntariamente os formulários W-2 ou 1099.

p Alguns serviços de folha de pagamento também economizam dinheiro para as empresas, incluindo acesso a informações e especialistas de RH na mensalidade.

p Quando se trata de software de gerenciamento de quadro de horários, você precisa tornar simples e fácil para os funcionários inserir as horas trabalhadas e as informações do quadro de horários de suporte. Quanto mais gerenciável o processo, as planilhas de horas mais prováveis ​​serão precisas e inseridas no prazo.