Folha de pagamento de pequenas empresas:de despesas a deduções e relatórios - tudo o que você precisa saber

Para muitas pequenas empresas, despesas com folha de pagamento são um dos maiores custos de se fazer negócios. Pagar funcionários também pode ser uma tarefa demorada - e é fundamental que seja feito da maneira certa. Mesmo se você tiver relativamente poucos funcionários, pode ser um desafio acompanhar a evolução das leis fiscais e salariais, mantenha todos os registros necessários e pague a todos com precisão e no prazo. As penalidades por não conformidade são graves e os erros também podem afetar negativamente a confiança e o moral dos funcionários. As soluções de folha de pagamento podem reduzir muito a complexidade e os riscos, mas você ainda precisa entender o que está envolvido no processo de folha de pagamento.

Principais vantagens

• A folha de pagamento é um dos dois ou três principais custos recorrentes para a maioria das pequenas empresas.
• A folha de pagamento é um dos pontos mais importantes de engajamento entre empregador e empregado. A maneira como você lida com a folha de pagamento pode afetar significativamente a confiança e o moral dos funcionários.
• A folha de pagamento é complexa. A retenção de impostos e outras deduções podem ser diferentes para cada funcionário. As leis tributárias e salariais mudam com frequência.
• Se a folha de pagamento não for tratada corretamente, as empresas podem enfrentar pesadas penalidades por não conformidade.
• O software e os serviços de folha de pagamento podem ajudar as empresas a administrar a folha de pagamento de maneira eficiente, mantenha-se atualizado com o federal, regulamentos estaduais e locais de folha de pagamento, reter e pagar impostos corretamente, e lidar com os benefícios dos funcionários.

O que é folha de pagamento?

Folha de pagamento geralmente se refere ao processo de pagamento de funcionários, embora o termo às vezes também seja usado para significar a lista de funcionários da empresa ou o custo total dos salários dos funcionários.

Da perspectiva de um funcionário, a folha de pagamento pode parecer enganosamente simples. Um funcionário trabalha uma semana e recebe seu salário líquido no dia de pagamento programado, com impostos e contribuições de benefícios já deduzidos.

Mas muito acontece nos bastidores para garantir que cada funcionário seja pago com precisão e no prazo. Remunerações, passivos fiscais e outras deduções podem ser diferentes para cada funcionário. As empresas devem prestar muita atenção ao complexo federal, pagamento de impostos sobre os salários estaduais e locais e obrigações de relatórios. As empresas devem sempre se certificar de que têm dinheiro suficiente disponível para pagar no prazo, o que significa que eles precisam obter receita suficiente para cobrir de forma consistente as despesas com folha de pagamento.

Como funciona a folha de pagamento?

Aqui está uma visão geral de como funciona a folha de pagamento:

Para cada período de pagamento, a empresa calcula os contracheques dos funcionários com base em seu salário ou hora de trabalho e horas trabalhadas, menos suas obrigações fiscais exigidas e quaisquer outras deduções relevantes, como contribuições para seguro saúde ou plano de aposentadoria. Os funcionários podem optar por ter impostos adicionais retidos (formulário W-4). Essas deduções adicionais também precisam ser consideradas no cálculo do bruto para líquido.

Com base nesses cálculos, a empresa então entrega o pagamento líquido a todos os funcionários no dia do pagamento, eletronicamente ou por meio de cheque. A empresa também paga os funcionários e sua própria parte dos impostos sobre os salários ao IRS e às autoridades locais apropriadas e atualiza seu livro razão para refletir o que foi pago. A empresa também deve manter registros em conformidade com as regras do IRS e do Departamento de Trabalho dos EUA, e relatar impostos de acordo com as programações do IRS - além de quaisquer relatórios de impostos locais e estaduais necessários e requisitos de manutenção de registros.

As empresas podem optar por executar a folha de pagamento manualmente, terceirizar a mão de obra para uma empresa dedicada à folha de pagamento ou contador, ou usar uma solução de folha de pagamento de software.

Quem está na folha de pagamento?

De um modo geral, o termo folha de pagamento só se aplica a trabalhadores que são considerados funcionários de acordo com o Fair Labor Standards Act (FLSA); não inclui empreiteiros independentes. As empresas são obrigadas a reter, pagar e relatar impostos sobre a folha de pagamento para os funcionários, mas não para empreiteiros.

Muitas soluções de folha de pagamento podem ser usadas para pagar contratados e funcionários; Contudo, contratados e outros “não funcionários” são normalmente pagos por meio de contas a pagar - nenhum imposto sobre a folha de pagamento é retido. Os contratantes recebem um formulário 1099 no final do ano civil e devem pagar seus próprios impostos sobre os salários.

• Qual é a diferença entre um funcionário e um contratado independente? Empreiteiros independentes, conhecidos em alguns setores como freelancers, pode fazer um trabalho para uma empresa, mas eles não são tecnicamente considerados funcionários pelos padrões do IRS. Eles recebem diferentes formulários de imposto de renda da empresa (um 1099-MISC em vez de um W-2), e eles não são elegíveis para benefícios que os funcionários podem obter, tais como seguro-desemprego estadual e federal e seguro de invalidez. Os contratados independentes devem pagar seus próprios impostos sobre a folha de pagamento quando chega a época de impostos; a empresa não é legalmente obrigada a reter, depositar e pagar seus impostos sobre os salários. Portanto, os contratantes independentes geralmente recebem seu pagamento bruto total sem retenções ou deduções.

• E se eu for meu único funcionário? Se você é o único funcionário de sua pequena empresa, a forma como sua empresa é classificada determinará como você é pago. Se sua empresa estiver configurada como uma corporação S ou C, você é legalmente obrigado a receber salários como qualquer funcionário (ou seja, o imposto de renda é retido na fonte de seus contracheques e a empresa cobre sua parcela dos impostos sobre a folha de pagamento).

  Se sua empresa for configurada como uma empresa individual ou parceria, você normalmente não se qualifica como funcionário e, em vez disso, recebe pagamento por meio de sorteios do proprietário retirados diretamente da receita e dos lucros de sua empresa. Você é pessoalmente responsável pelo pagamento de todos os impostos relevantes.

Minha pequena empresa precisa de folha de pagamento?

Se você tem funcionários, sua empresa precisa para administrar a folha de pagamento. Se você decidir fazer isso manualmente, terceirizar ou usar uma solução de software de folha de pagamento, todos os negócios com funcionários precisam de uma maneira organizada de controlar as horas dos funcionários, pagar trabalhadores, gerenciar impostos sobre a folha de pagamento e manter registros.

Mas, dadas as complexidades da folha de pagamento, simplesmente sabendo que você precisa corre a folha de pagamento não é suficiente. Você precisa Compreendo folha de pagamento para manter os funcionários felizes, otimizar as finanças da empresa e cumprir os regulamentos. Deixar de fazer sua devida diligência pode levar a problemas com seus funcionários, o IRS e o Departamento do Trabalho dos EUA.

Folha de pagamento para pequenas empresas explicada

A folha de pagamento de pequenas empresas envolve muito mais do que entregar os cheques de pagamento aos funcionários no prazo - embora isso seja vital. A folha de pagamento também protege os funcionários, mantendo-os felizes, em conformidade com os requisitos fiscais da folha de pagamento, gerenciar o fluxo de caixa e otimizar o desempenho dos negócios:

• Protegendo funcionários: Os funcionários com folha de pagamento geralmente têm direito a benefícios como seguro-desemprego. Outros benefícios a empregados diretamente vinculados à folha de pagamento incluem seguro saúde e contribuições para planos de aposentadoria. As pequenas empresas que podem oferecer esses benefícios podem desfrutar de vantagens competitivas quando se trata de contratar e reter funcionários.
• Manter os funcionários engajados: Quando os funcionários estão confiantes de que seu pagamento é regular e preciso, pode elevar o moral, engajamento e confiança em seu empregador. Em contraste, Erros de folha de pagamento, como cheques atrasados ​​ou incorretos, podem drenar rapidamente e causar tensão. Uma pesquisa descobriu que 49% dos trabalhadores americanos começarão a procurar um novo emprego depois de apenas dois problemas com o salário.
• Cumprindo os requisitos fiscais da folha de pagamento e as leis trabalhistas: As empresas precisam estar a par das complexas regulamentações tributárias e trabalhistas que operam no governo federal, nível estadual e local. Esses regulamentos estão sujeitos a mudanças constantes. Em 2020, por exemplo, muitos requisitos de pagamento de impostos foram temporariamente abrandados devido à pandemia de COVID-19. A conformidade pode ser ainda mais complicada se os funcionários morarem em uma jurisdição, mas trabalharem em outra, como costuma acontecer com empresas localizadas perto das fronteiras estaduais ou que contratam trabalhadores remotos.
• Gerenciando fluxo de caixa e liquidez: A folha de pagamento é a maior despesa recorrente para muitas pequenas empresas. É necessária uma gestão financeira cuidadosa para garantir que a empresa tenha fluxo de caixa e liquidez adequados para administrar suas obrigações - principalmente porque os custos da folha de pagamento podem ser maiores do que muitas pequenas empresas percebem inicialmente. Contribuições do empregador, como impostos, benefícios e taxas de serviço de folha de pagamento normalmente adicionam 15% -20% ao custo total dos salários dos funcionários. A folha de pagamento também é altamente sensível ao tempo; a empresa deve ter dinheiro suficiente em mãos para cobrir completamente a folha de pagamento.
• Otimizando o desempenho dos negócios: Gerenciar a folha de pagamento de forma eficiente requer que as empresas encontrem um equilíbrio entre ter funcionários suficientes para fazer o trabalho sem contratar mais funcionários do que o necessário. Ao mesmo tempo, a empresa pode precisar manter dinheiro suficiente em mãos para trazer trabalhadores adicionais se eles forem necessários em curto prazo para atender à demanda ou cobertura para funcionários doentes. Muitas empresas que trabalham em projetos de clientes também precisam de uma visão clara das despesas com folha de pagamento para analisar custos e lucratividade.

Como configurar a folha de pagamento para uma pequena empresa

Configurar a folha de pagamento para uma pequena empresa pode não ser muito complicado, mas você precisa saber os requisitos exatos da folha de pagamento. O processo pode ser dividido em sete etapas principais:

1. Inscreva-se para obter um Número de Identificação do Empregador (EIN) federal. Também conhecido como ID fiscal comercial, seu EIN é o número exclusivo que o IRS atribui à sua empresa. Você pode se inscrever para um EIN online através do site do IRS, por correio ou por fax. Alguns estados e localidades têm requisitos adicionais de registro de imposto do empregador, como um ID de imposto estadual, portanto, certifique-se de verificar com as agências governamentais locais e estaduais apropriadas.

2. Entenda as finanças de sua empresa. Comece configurando a estrutura apropriada para controlar as despesas da folha de pagamento em seu livro-razão geral. Calcule seus custos de folha de pagamento em dólares e como uma porcentagem da receita. Embora os custos da folha de pagamento variem dependendo da indústria e do negócio, geralmente é uma boa regra manter os custos semelhantes aos dos concorrentes bem-sucedidos.

3. Faça sua devida diligência regulatória. Para mitigar as penalidades fiscais da folha de pagamento e outros riscos de não conformidade, você precisa conhecer os meandros dos impostos e das leis trabalhistas. As leis estão sujeitas a alterações frequentes e os impostos sobre os salários podem ser diferentes para cada funcionário, especialmente se eles vivem em diferentes estados ou jurisdições.

4. Classifique seus funcionários. Você vai contratar funcionários em tempo integral ou contratados independentes? Os funcionários serão assalariados ou horistas? Você também terá funcionários sazonais ou estagiários? Qual é a taxa de pagamento e o status fiscal de cada funcionário? As respostas a essas perguntas ajudarão a determinar suas obrigações de acordo com a legislação tributária e trabalhista. Se os funcionários forem classificados incorretamente, você pode enfrentar multas pesadas e manchar a confiança de seus funcionários. Por exemplo, tratar os contratados como funcionários e controlar quando e como eles trabalham, em vez de apenas o resultado de seu trabalho, pode ser considerada uma forma de roubo de salário. Certifique-se de que cada funcionário preencha a documentação necessária da nova contratação e os formulários fiscais relevantes, como os formulários IRS I-9 e W-4.

5. Determine o período de pagamento. Você executará a folha de pagamento semanalmente, quinzenal, mensal ou semestral? Executar a folha de pagamento com menos frequência significa menos papelada e, possivelmente, também menores custos de processamento, mas os funcionários podem gostar de ser pagos com mais frequência e alguns estados têm requisitos de frequência mínima. Verifique com o departamento de trabalho do seu estado se o período de pagamento escolhido atende aos regulamentos. Bi-semanal é o mais comum, seguido por semanal. Apenas cerca de 5% dos americanos são pagos mensalmente. Depois de definir um cronograma de pagamento que funcione para sua empresa e funcionários, é uma boa ideia distribuir um calendário da folha de pagamento e uma explicação de como a folha de pagamento funciona para que todos os funcionários tenham um entendimento claro.

6. Estabeleça políticas de folga e elegibilidade aos benefícios. Você vai oferecer licença remunerada e licença por doença remunerada? Se então, quantos dias ou horas os funcionários receberão? As horas serão acumuladas e transportadas para o próximo ano se não forem utilizadas? Se sua empresa planeja oferecer benefícios, quando os funcionários se tornarão elegíveis, e que impacto os benefícios terão nas despesas e cálculos da folha de pagamento? Certifique-se de explicar claramente as políticas e benefícios para todos os funcionários.

7. Comece com uma solução de folha de pagamento. Decida como gerenciar seu sistema de folha de pagamento, dependendo das necessidades e capacidades de sua empresa. As opções incluem fazer manualmente internamente, terceirização para um contador ou serviço de folha de pagamento ou usando software de folha de pagamento.

Depois de definir seu plano de folha de pagamento completo, classificou seus funcionários e recebeu um EIN, você está pronto para começar a executar a folha de pagamento.

3 maneiras de executar a folha de pagamento

Existem três maneiras principais de uma pequena empresa administrar a folha de pagamento:

1. Manualmente internamente: Essa abordagem DIY geralmente envolve o uso de planilhas e calculadoras de folha de pagamento online para calcular os contracheques e determinar retenções de impostos e outras deduções. Você terá que acompanhar de perto as alterações nos regulamentos tributários e trabalhistas para garantir que calcula o pagamento dos funcionários corretamente e segue todas as regras. Você também precisará manter a papelada em dia para garantir que está protegido no caso de uma auditoria.

   Executar a folha de pagamento manualmente pode ser demorado, e os cálculos podem se complicar rapidamente à medida que você adiciona funcionários e benefícios - até mesmo dois funcionários com o mesmo salário podem ter diferentes deduções fiscais retidas na fonte. A folha de pagamento manual é melhor para empresas que têm poucos funcionários e são simples, necessidades diretas de folha de pagamento. Geralmente não é a melhor solução de longo prazo para empresas que pretendem crescer e contratar mais funcionários.

2. Terceirizar: Isso envolve a contratação de uma empresa externa de folha de pagamento ou um contador para lidar completamente com a folha de pagamento de seu negócio. Terceirização geralmente significa um processo automático após a configuração inicial da folha de pagamento, embora você possa ter que fornecer informações, como cartões de ponto de funcionários, se a empresa de folha de pagamento não oferecer uma maneira de controlar as horas.

   O provedor lida com todos os cálculos da folha de pagamento e distribui os contracheques. O provedor de terceirização também é responsável pelo cumprimento das leis tributárias e trabalhistas, portanto, sua empresa não será responsabilizada por multas se os contracheques ou registros de impostos estiverem incorretos.

3. Software de folha de pagamento: As soluções de software de folha de pagamento podem ser entendidas como o ponto médio entre as opções internas e terceirizadas. O software de folha de pagamento normalmente automatiza muitos aspectos da folha de pagamento, incluindo a realização de todos os cálculos, retenção de impostos e pagamento de funcionários. Contudo, em comparação com a terceirização, O software de folha de pagamento normalmente oferece às empresas um maior nível de controle.

   As soluções de software de folha de pagamento também podem se integrar a outros softwares de negócios, como contabilidade ou sistemas de RH. Contudo, as empresas são totalmente responsáveis ​​por seguir as leis tributárias e regulamentações trabalhistas aplicáveis ​​- embora uma boa solução de software de folha de pagamento deva estar atualizada com os requisitos em cada jurisdição.

   Recursos de software de folha de pagamento para pequenas empresas

   O software de folha de pagamento geralmente oferece recursos como cálculo automatizado de ganhos e deduções, revisão e edição da folha de pagamento em tempo real e várias opções de pagamento, incluindo depósito direto ou cheques em papel. Alguns softwares de folha de pagamento também tratam dos registros de impostos sobre a folha de pagamento e fornecem formulários de impostos de fim de ano para empresas e seus funcionários. Os funcionários podem ter acesso a um portal online ou aplicativo móvel que lhes permite verificar os recibos de pagamento, informações sobre os benefícios e quanto tempo de folga remunerado eles acumularam, bem como permitir que eles insiram informações, como uma mudança de endereço.

   Como escolher o software de folha de pagamento

   Ao escolher o software de folha de pagamento, você deve considerar alguns pontos críticos:

   • O software se integrará às soluções de negócios existentes, como programas de contabilidade e RH? Ele pode atualizar automaticamente o livro razão geral da sua empresa com despesas de folha de pagamento, ou fornece apenas informações resumidas que precisam ser inseridas novamente no sistema de contabilidade?
   • Quantos detalhes e controle você terá sobre a folha de pagamento? Por exemplo, você pode ver as despesas da folha de pagamento por departamento?
   • Se um funcionário for dispensado ou rescindido antes do término do período de pagamento, você terá que executar o ciclo fora da folha de pagamento para pagá-los imediatamente. O software permitirá que você execute a folha de pagamento fora do ciclo da folha de pagamento padrão? Se então, as execuções da folha de pagamento fora do ciclo são gratuitas ou haverá uma sobretaxa?
   • O software tem flexibilidade para lidar com impostos estaduais e locais se os funcionários residirem em jurisdições diferentes? A empresa de software tem recursos para acompanhar todas as mudanças que ocorrem no governo federal, níveis estaduais e locais?
   • Existem opções de autoatendimento para que os funcionários possam acessar e atualizar facilmente as informações sem precisar entrar em contato com um gerente ou especialista em folha de pagamento?
   • Quão seguro é o sistema? Os dados da folha de pagamento são privados e altamente confidenciais. Proteger a privacidade dos funcionários é essencial, e as informações sobre salários costumam ser um assunto delicado. O software deve oferecer a capacidade de limitar o acesso com base no tipo de informação e na função do usuário.
   • O software é fácil de usar, e quanto treinamento e suporte técnico o fornecedor oferece?
   • O custo da solução de software de folha de pagamento corresponde ao seu orçamento?

Métodos de pagamento de folha de pagamento

Existem três maneiras principais de pagar aos funcionários:cheques de pagamento, cartões de folha de pagamento e depósito direto.

Tradicionalmente, gerar contracheques tem consumido muito tempo, mas as soluções de folha de pagamento agora podem automatizar o processo e permitir que as próprias empresas imprimam cheques diretamente.

Cartões de folha de pagamento, um tipo de cartão de débito, estão crescendo em popularidade. Cada funcionário recebe um cartão recarregável. O pagamento do funcionário é depositado na conta do cartão de débito a cada dia de pagamento. Os cartões normalmente funcionam nas redes de cartões principais, como Visa e Mastercard, para que os funcionários possam usá-los em qualquer lugar onde esses cartões sejam aceitos, mas eles não estão vinculados a contas correntes como um cartão de débito típico.

O depósito direto usa a rede de pagamento Automated Clearing House (ACH) para depositar fundos diretamente da conta bancária de sua empresa na conta bancária do funcionário. Após a configuração inicial, O depósito direto é uma maneira rápida e fácil de pagar aos funcionários e se tornou o método mais comum de pagamento em folha de pagamento.

Depósito direto para pequenas empresas

Qualquer negócio, pequeno ou grande, pode pagar os funcionários por meio de depósito direto - e a maioria o faz. De acordo com uma pesquisa de 2020, quase 94% dos funcionários americanos agora são pagos por meio desse método. É rápido e conveniente, e os funcionários recebem pagamento diretamente em suas contas bancárias, sem ter que depositar ou correr o risco de perder um cheque.

Para pagar os funcionários por meio de depósito direto, primeiro você terá que configurar um depósito direto no banco que mantém sua conta bancária comercial ou por meio de um serviço de folha de pagamento. Depois de concluir a configuração inicial, você precisará do número da conta bancária e do número de roteamento de cada funcionário. Daquele ponto, cada vez que você executar a folha de pagamento, seu banco enviará um lote de depósitos diretos por meio da rede ACH para as contas bancárias de seus funcionários. Geralmente, leva de um a dois dias para debitar em sua conta, creditar as contas dos funcionários e liberar os fundos para uso dos funcionários.

Ainda, o depósito direto tem suas desvantagens. Por exemplo, as empresas devem ser extremamente cuidadosas com a privacidade dos funcionários ao armazenar dados bancários confidenciais, e não há como interromper o pagamento de um depósito direto se a folha de pagamento for calculada incorretamente. Também é sensível ao tempo. Certifique-se de verificar o prazo de originação do depósito direto do seu banco para garantir que o pagamento do funcionário seja compensado a tempo. Avançar, todos os pagamentos dos funcionários serão retirados de sua conta bancária simultaneamente, por isso é crucial ter fundos suficientes em sua conta para fazer a folha de pagamento.

O que está incluído em um cheque de pagamento?

Embora não haja nenhuma exigência federal, a maioria das leis trabalhistas estaduais exige que as empresas forneçam uma maneira para os funcionários verem seus comprovantes de pagamento, também conhecido como contracheque, com cada cheque de pagamento, mesmo se eles forem pagos via depósito direto ou com um cartão de folha de pagamento. Os recibos de pagamento são emitidos em cada dia de pagamento e incluem as seguintes informações:

• Informação geral como o nome do funcionário, a data, período de pagamento e horas trabalhadas.
• Impostos deduzido do pagamento de um funcionário. Os impostos são normalmente divididos em federais, impostos estaduais e locais, além da Previdência Social e Medicare.
• Deduções adicionais subtraído do salário do funcionário para fins como contribuições para o plano de aposentadoria, benefícios de seguro saúde ou penhoras salariais.
• Ganhos incluindo o salário base, qualquer hora extra e renda adicional, como gorjetas, comissões ou bônus. Os recibos de pagamento mostram o pagamento bruto (rendimento total antes de quaisquer deduções) e o pagamento líquido (também conhecido como pagamento líquido). Os ganhos são normalmente mostrados para o período de pagamento atual e para o ano até a data.

5 etapas para a folha de pagamento de pequenas empresas

Assim que sua solução de folha de pagamento para pequenas empresas estiver configurada e pronta para funcionar, Existem cinco etapas para executar cada lote da folha de pagamento:

1. Acompanhe as horas dos funcionários. Você pode fazer isso manualmente inserindo dados, usando um relógio ou máquina de perfuração ou com software de ponto e atendimento. Algumas soluções de software de folha de pagamento incluem software de controle de tempo.

2. Execute os números. Calcule o pagamento bruto dos funcionários com base em seu salário ou horas trabalhadas, além de qualquer receita adicional, como gorjetas ou comissões. Subtraia todos os impostos relevantes e outras deduções.

3. Pague funcionários. Distribuir cheques de pagamento, recarregue cartões de pagamento ou transfira fundos por meio de depósito direto. Forneça recibos de pagamento. Registre os pagamentos a cada funcionário, o valor total da folha de pagamento e outras informações para fins contábeis e fiscais.

4. Pague impostos sobre a folha de pagamento e outras despesas. Depositar impostos e preencher formulários fiscais com agências governamentais de acordo com seus cronogramas exigidos. Você pagará a parte dos funcionários nos impostos sobre a folha de pagamento, que foi retido de seus contracheques, e a parte do empregador. Os impostos sobre a folha de pagamento devem ser pagos eletronicamente, normalmente através de Sistema eletrônico de pagamento de impostos federais (EFTPS). Você também pagará as empresas que oferecem benefícios aos funcionários, como provedores de seguro saúde, e quaisquer taxas devidas a empresas de terceirização de folha de pagamento ou fornecedores de software de folha de pagamento.

5. Mantenha registros completos. De acordo com a FLSA, você deve manter registros precisos dos pagamentos da folha de pagamento por três anos. Não importa Como as você mantém os registros da folha de pagamento. O que importa é que você os mantenha em um local seguro e acessível que possa ser disponibilizado para o Departamento de Trabalho dos Estados Unidos dentro de 72 horas após uma solicitação.

Quais são os relatórios da folha de pagamento e as responsabilidades fiscais que os empregadores têm?

Gerenciando impostos sobre a folha de pagamento, também conhecido como impostos trabalhistas, é um dos aspectos mais complicados da folha de pagamento. Há várias razões para isso:

• Existem federais, impostos estaduais e locais sobre a folha de pagamento para se preocupar, alguns que são pagos apenas por funcionários, outros pagos apenas pelos empregadores e outros pagos por ambos. Isso inclui impostos de renda federais, Impostos da Lei de Contribuições de Seguros Federais (FICA) que financiam a Previdência Social e o Medicare, Impostos da Lei Federal do Imposto sobre o Desemprego (FUTA) que financiam os benefícios de seguro-desemprego e impostos estaduais e locais, como imposto de renda estadual e impostos por invalidez.
• As leis fiscais estão sujeitas a alterações e as penalidades por não conformidade podem ser severas.
• Os funcionários podem ser tributados de forma diferente dependendo de suas situações financeiras pessoais e de onde moram.
• Os empregadores devem fornecer formulários fiscais de fim de ano adequados e papelada para os funcionários, bem como manter os registros necessários para cada agência governamental relevante.
• Como alguns impostos sobre a folha de pagamento são pagos pelos empregadores, eles aumentam o custo total da folha de pagamento de uma empresa.

Dadas as complexidades, é fundamental que as empresas tenham um entendimento claro de seus relatórios de folha de pagamento e responsabilidades fiscais para evitar penalidades de IRS e outros problemas potenciais - especialmente se planejam gerenciar a folha de pagamento manualmente em casa.

Os gráficos abaixo fornecem um detalhamento do imposto sobre a folha de pagamento de uma pequena empresa e obrigações de relatórios. A Publicação 15 do IRS também explica como gerenciar as responsabilidades do imposto federal sobre a folha de pagamento.

5 etapas para calcular os impostos sobre a folha de pagamento

Calcular os impostos sobre a folha de pagamento pode ser complicado. Uma pesquisa da Deloitte descobriu que 35% das empresas afirmam que seu maior desafio é gerenciar os cálculos de retenção de impostos para pagamentos regulares ou suplementares. Empresas de terceirização de folha de pagamento e soluções de software de folha de pagamento geralmente automatizam a retenção na fonte para você. Mas se você planeja fazer isso sozinho, você precisa saber como calcular corretamente os impostos sobre a folha de pagamento. Veja como.

1. Calcular o pagamento bruto do funcionário multiplicando sua taxa horária pelo total de horas trabalhadas no período de pagamento. Se o funcionário é assalariado, você pode encontrar seu salário base bruto para cada período de pagamento dividindo seu salário anual pelo número de períodos de pagamento em um ano. O pagamento bruto é o ponto de partida para a maioria dos cálculos de imposto sobre a folha de pagamento. Por exemplo:se um funcionário ganha $ 52, 000 por ano e é pago semanalmente, seu salário bruto para cada período de pagamento é $ 1, 000

2. Calcule o imposto de renda federal. Cada funcionário pode ser tributado a uma taxa diferente com base em sua renda e deduções de retenção na fonte. O IRS fornece um assistente de retenção de imposto de renda para ajudá-lo a calcular o imposto de renda federal de cada funcionário.

3. Calcule os impostos FICA. Para calcular a parcela da Previdência Social dos impostos FICA, multiplique o pagamento bruto do seu funcionário pelo período de pagamento por 6,2%, que é a sua parcela do passivo tributário da Previdência Social. Usando o mesmo exemplo na etapa 1, o funcionário pagaria $ 62 por contracheque de impostos da Previdência Social ($ 1, 000 x 0,062 =$ 62). Contudo, o passivo fiscal da Previdência Social é baseado na base salarial tributável de $ 137, 700, o que significa que um funcionário que ganha mais do que isso só é tributado pelos primeiros $ 137, 000 ganhos em um ano.

   Para a porção do Medicare, multiplique o salário bruto do funcionário por 1,45%, sua parte da responsabilidade fiscal do Medicare. Usando o mesmo exemplo, a obrigação tributária do funcionário do Medicare para esse período de pagamento é de $ 14,50 ($ 1, 000 x 0,0145 =$ 14,50).

   Adicione os dois valores ($ 62 + $ 14,50 =$ 76,50) para obter as contribuições FICA totais do funcionário para esse período de pagamento.

   Lembre-se:os impostos FICA são uma obrigação tributária compartilhada e os empregadores devem igualar as contribuições de seus funcionários. Usando o mesmo exemplo, sua empresa também pagaria $ 76,50 em impostos FICA por esse funcionário.

4. Calcule os impostos FUTA. O FUTA é pago apenas pelo empregador. A taxa de imposto FUTA é de 6% sobre os primeiros $ 7, 000 em salários pagos a um funcionário em um ano civil, a menos que seu estado receba um crédito de imposto reduzindo seu pagamento total de FUTA. Muitos estados obtêm créditos fiscais que efetivamente reduzem sua contribuição para o FUTA, portanto, a maioria dos estados paga significativamente menos de 6% sobre os impostos FUTA. Os impostos FUTA não dependem da renda do funcionário ou do pagamento bruto.

5. Calcule todos os impostos estaduais ou locais relevantes. As leis tributárias estaduais sobre a folha de pagamento e as taxas de impostos variam de estado para estado, portanto, certifique-se de verificar com todas as agências governamentais estaduais e locais relevantes para determinar e calcular corretamente os impostos necessários.

   Para calcular o salário líquido do seu funcionário, você terá que subtrair sua receita federal, FICA e quaisquer retenções de impostos estaduais e locais - além de quaisquer outras deduções - do pagamento bruto.

Problemas de folha de pagamento e desafios para pequenas empresas

Muitas pequenas empresas não percebem o tempo, energia e recursos necessários para executar a folha de pagamento com precisão. A folha de pagamento é tão importante para os negócios que até mesmo pequenos erros podem ter efeitos negativos importantes. Felizmente, os desafios e problemas mais comuns de folha de pagamento de pequenas e médias empresas (SMB) podem ser evitados com previsão:

Subestimando os custos da folha de pagamento. Os custos totais da folha de pagamento variam amplamente, mas podem representar até 50% -60% dos custos operacionais totais de uma empresa em alguns setores. Contribuições do empregador, como impostos FICA, seguro desemprego, benefícios e taxas de provedor podem adicionar 15% -20% à folha de pagamento total.

• Solução: Certifique-se de ter uma imagem precisa da saúde financeira geral da sua empresa e dos custos de folha de pagamento, levando em consideração todas as despesas.

Cometer erros na folha de pagamento. Gerir a folha de pagamento é uma tarefa crítica e urgente porque os funcionários dependem de seus contracheques. Mais de um terço dos funcionários foi forçado a atrasar o pagamento de contas devido a erros na folha de pagamento. Cheques de pagamento atrasados ​​e / ou incorretos podem minar a confiança dos funcionários e, eventualmente, levar a problemas maiores:o Departamento do Trabalho dos EUA recuperou um recorde de $ 322 milhões em salários atrasados ​​devidos aos trabalhadores em 2019.

• Solução: Tome medidas para garantir a precisão. Se você estiver executando a folha de pagamento manualmente, você precisará de uma equipe com experiência adequada em folha de pagamento. Alternativamente, você pode terceirizar a folha de pagamento para provedores de folha de pagamento de serviço completo.

Negligenciando passivos fiscais. Os códigos tributários e as leis trabalhistas são complicados e sujeitos a alterações. Cada empresa deve pagar impostos com precisão e dentro do prazo, ou pode enfrentar penalidades ou até acusações criminais.

• Solução: Especialistas em folha de pagamento dedicados ou uma solução de folha de pagamento específica podem ajudar a garantir que uma empresa se mantenha em dia com as obrigações fiscais em um governo federal, nível estadual e local.

Falha em manter registros. As empresas são legalmente obrigadas a criar trilhas de auditoria claras com registros atualizados sobre seus processos de folha de pagamento. Tanto o IRS quanto o Departamento de Trabalho dos EUA têm requisitos específicos, e os departamentos de trabalho estaduais podem ter obrigações adicionais de manutenção de registros.

• Solução: Faça sua devida diligência. Saiba quais registros devem permanecer arquivados para cada agência governamental e por quanto tempo você deve mantê-los.

Falha ao atualizar dados. Empregado, os dados da folha de pagamento e impostos devem ser mantidos e atualizados com precisão. Mesmo uma mudança aparentemente pequena, como uma mudança de endereço, pode afetar os cálculos do imposto sobre a folha de pagamento se o funcionário se mudar para uma jurisdição fiscal diferente. Além disso, pode ser particularmente desafiador manter dados atualizados e precisos se uma empresa tiver contabilidade separada, Sistemas de RH e folha de pagamento.

• Solução: Use uma solução de software de folha de pagamento que se integre perfeitamente a outro software de negócios para garantir que os registros sejam precisos e atualizados o tempo todo.

Lista de verificação gratuita da folha de pagamento para pequenas empresas

Use esta lista de verificação para ajudá-lo a configurar e executar a folha de pagamento e atender aos requisitos de impostos e relatórios.

Configurando a folha de pagamento:

• Você recebeu seu EIN?
• Todos os funcionários estão classificados corretamente?
• Voce sabe federal, leis trabalhistas estaduais e locais?
• Faça com que os funcionários preencham todos os impostos necessários e a papelada de contratação, como W-2s e I-9s?
• Todas as informações dos funcionários são precisas?
• Se estiver usando depósito direto, você tem registros precisos de todas as informações bancárias dos funcionários?
• São períodos de pagamento, políticas de folga e benefícios claramente definidos?

Execução da folha de pagamento:

• Você tem uma maneira de administrar a folha de pagamento que atenda às necessidades da sua empresa, seja em casa, com uma empresa de folha de pagamento ou uma solução de software de folha de pagamento?
• Você tem uma maneira de controlar quanto tempo cada funcionário trabalhou?
• Se não estiver usando um software de folha de pagamento ou solução terceirizada, você sabe como calcular com precisão os contracheques e reter todos os impostos e deduções necessários?
• Você precisa distribuir holerites aos funcionários no dia do pagamento?

Obrigações fiscais e de relatórios:

• Você conhece suas obrigações fiscais sobre a folha de pagamento, bem como o que você deve pagar em nome de seus funcionários?
• Você conhece todos os prazos de pagamento de impostos e relatórios?
• Você conhece todos os requisitos de manutenção de registros? Como você manterá os registros?

Termos importantes da folha de pagamento a saber

940: O Formulário 940 do IRS é a Declaração de Imposto sobre Desemprego Federal Anual (FUTA) do empregador, usado para relatar os pagamentos de impostos FUTA anuais de um empregador ao IRS. Apenas os empregadores pagam impostos FUTA.

941: Declaração Fiscal Federal Trimestral do Empregador. Os empregadores devem apresentar o Formulário 941 do IRS a cada trimestre para pagar a parte do empregador dos impostos FICA e relatar os impostos de renda e impostos FICA retidos dos contracheques dos funcionários.

945: A declaração anual do empregador do imposto de renda federal retido. Este formulário do IRS é usado para relatar qualquer imposto de renda não pago retido, como imposto de renda retido de distribuições de pensões ou retenção na fonte.

1040: O formulário de declaração de imposto de renda de pessoa física dos EUA. Este formulário do IRS é usado pelos contribuintes para apresentar sua declaração anual de imposto de renda.

1096: Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns. One use of this form is for employers to provide the IRS with a summary of all the 1099-MISCs provided to independent contractors. IRS form 1096 is also used to transmit forms 1097, 1098, 3921, 3922, 5498, and W-2G.

1099-MISC: The IRS form used to report annual compensation paid to each non-employee taxpayer, such as freelancers or independent contractors. If you paid a contractor $600 or more during the tax year, you need to issue them a 1099-MISC. At the end of the tax year contractors receive one 1099-MISC form from each business that paid them $600 or more in the year.

8027: Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips is used to report all tips received by employers in the tax year.

Accrue: To accumulate or receive. In the context of small business payroll, the term usually refers to earning benefits like paid vacation, sick leave and personal time off.

ACH (Automated Clearing House): A U.S.-based electronic payment network that transmits direct deposit payroll transactions.

Base pay rate: An employee’s salary or hourly pay rate before factoring in any benefits, bônus, commissions or tips.

Bonus: A sum of money added to regular wages, often given as a reward for exceptional performance.

Commissions: Extra pay earned for completing a specific task, such as selling a certain amount of goods or services. Commissions are paid in addition to an employee’s base pay rate and are usually calculated as a percentage of the price of goods or services sold.

Deductions: The amount of money subtracted from an employee’s gross pay to cover taxes, wage garnishments and benefits like health insurance or retirement plan contributions .

EFTPS: The Electronic Federal Tax Payment System is used by employers to pay federal taxes online.

Employee’s Withholding Allowance Certificate (W-4): The IRS form filled out by employees to determine the number of withholding allowances they will claim. Employers use an employee’s W-4 to withhold the correct amount of federal income tax from each paycheck. Filling out a W-4 is standard new-hire paperwork, but employees may wish to change their W-4 each time their personal or financial situation changes.

Exempt: Geralmente, refers to employees who are exempt from the Fair Labor Standards Act (FLSA). Tipicamente, exempt employees include executives and some other salaried employees.

Exempt employees are not protected by certain aspects of the FLSA. Por exemplo, they are not legally required to receive overtime pay.

FICA Taxes: The Federal Insurance Contributions Act, which mandates payroll taxes to fund Social Security and Medicare. Employers are responsible for paying 50% of each employee’s FICA, which must be remitted with federal income taxes—together known as the federal tax liability—and reported quarterly with the IRS form 941.

FLSA :The Fair Labor Standards Act establishes the minimum wage, overtime pay, recordkeeping and child labor standards in the U.S. Some salaried employees may be exempt from certain provisions of the FLSA, such as overtime pay.

FUTA Taxes :Taxes established by the Federal Unemployment Tax Act. FUTA taxes are paid yearly by employers using IRS form 940. FUTA taxes contribute to a fund that provides unemployment compensation to workers who have lost their jobs.

Garnishment: A legal requirement that certain amounts of money—usually wages paid by an employer—are seized to satisfy debt or other necessary obligations like alimony or child support. Employers are responsible for taking garnishments out of paychecks after taxes have been deducted.

General ledger: A bookkeeping system used to track and record all of a business’s financial transactions.

Gross pay: An employee’s total wages and earnings before taxes and other deductions are withheld.

Hourly wages: The rate at which an employer agrees to pay an employee per hour worked, such as $15 an hour.

I-9: Employment eligibility verification form used by the IRS to verify an employee’s identity and validate that he or she is legally eligible to work in the U.S.

Income tax: The primary tax that governments levy on the earnings of businesses and individuals. Employers and employees may have to pay federal, state and local income tax. Employees’ income tax obligations are typically calculated by payroll software or services and withheld from employee’s paychecks.

Independent contractor: Sometimes referred to as a freelancer, an independent contractor is a self-employed person who performs work for a business. When first hired by a company, independent contractors generally file a W-9, and they receive a 1099-MISC summarizing their payments at the end of the tax year. Independent contractors must pay all of their own income taxes, including Social Security and Medicare, and are not eligible for employee benefits such as unemployment compensation.

Net pay: An employee’s take-home pay, or the amount of wages and earnings they receive after all taxes and deductions are subtracted from their gross earnings.

Non-exempt employee: Non-exempt employees are covered by certain regulations FLSA. Por exemplo, they must be paid at least the federal minimum wage and they qualify for overtime pay. Non-exempt employees are typically paid an hourly rate instead of a salary.

Overtime: Time worked beyond 40 hours in a workweek. Federal overtime laws state that non-exempt employees must be paid one and one-half times their usual wage for overtime.

Salary: A fixed regular pay amount allotted every pay period, but usually expressed as a total annual sum. Por exemplo, if an employee earns a $60, 000/year salary and is paid twice a month, the employee would receive a gross pay of $2, 500 in each paycheck.

Social Security (OASDI): Social Security tax, also known as the Old Age, Survivors and Disability Insurance tax, is a payroll tax paid by both employees and employers. Employees and employers split the tax payment 50/50, meaning the employer and employee each pay 6.2% of the 12.4% tax rate on up to the taxable wage base, or $137, 700 of employee earnings as of 2020.

Take-home pay: Also known as net pay, it’s the amount of wages and earnings an employee receives after all taxes and other deductions are withheld from their gross pay.

Taxable wage base: Also known as the contribution and benefit base, the Social Security taxable wage base is the maximum amount of an employee’s income that can be subject to Social Security taxes in a given year. For 2020, the taxable wage base is $137, 700. If an employee makes more than that, the employee and their employer pay FICA tax only on the first $137, 700 earned. The taxable wage base increases every year.

Third-party sick pay: An insurance disability benefit set up by participating employers that aims to help pay employees if they lose wages due to illness or non-work-related injury. Third-party sick pay is usually provided by insurance companies and is typically paid only when employees are absent from work.

Tips: Optional or extra payments—whether paid in cash or as non-cash rewards like tickets or event passes—given to an employee by a customer as a reward for service. Tips are usually considered taxable income and are therefore subject to income taxes and FICA taxes.

W-2: The IRS form that employers send to employees at the end of the tax year to report the employee’s annual wages and the total amount of taxes withheld from their pay throughout the year. Taxpayers use the information on their W-2 to file income taxes.

W-3 :The Transmittal of Wage and Tax Statements form employers must submit to the Social Security Administration each year. The W-3 provides a quick overview of all employee wages and contributions submitted to the Social Security Administration in a given tax year.

W-9: The IRS form filled out by independent contractors to provide their taxpayer identification number to the company they’ll be doing business with. A W-9 is needed in order for the business to send the independent contractor a 1099-MISC at the end of the tax year.

Withholding: The tax liability held back from employees’ paychecks by the employer and sent directly to tax authorities.

Small Business Payroll FAQs

What are my payroll tax obligations?

All businesses with employees are legally required to withhold payroll taxes from each employee’s paycheck and pay all applicable federal, state and local taxes, including additional tax obligations like the Federal Unemployment Tax Act (FUTA) payments and any applicable disability insurance taxes on time. Missed payments or failure to pay taxes can lead to fines and penalties.

What payroll reports do I need to submit to remain compliant?

Employers must submit several federal payroll reports periodically in order to remain compliant. These include IRS forms 940, 941, W-2 and W-3. Additional reports may be required depending the nature of the business and its employee classifications. State payroll report requirements may differ depending on state-specific laws, so be sure to check with the appropriate state government organization.

What payroll reports are due annually?

Several payroll reports are due annually:

• Form 940, identifying the amount of FUTA taxes paid throughout the year, due Jan. 31 following the close of the tax year.
• Form W-2, summarizing each employee’s wages and tax withholding for the year. W-2s must be supplied to employees by Jan. 31.
• Form W-3, a summary report of all the W-2 forms issued by the employer for the tax year. W-3s must be submitted to the Social Security Administration by the end of February following the close of the tax year.
• Any additional relevant federal payroll tax reports, if applicable.
• Any relevant annual state payroll reports, if applicable.

What payroll reports are due quarterly?

The main payroll report that must be submitted quarterly is Form 941, which is used to pay an employer’s portion of FICA taxes and to report total federal income and FICA taxes withheld from employee paychecks. Some states may also require businesses to submit additional quarterly payroll tax reports.

What payroll records do I need to create and keep?

Every employer covered by the FLSA must keep particular records for all non-exempt employees, with the following information about each employee:

• Nome, social security number, address, birthdate and gender
• Occupation
• Pay rate and how they are paid
• Time and day of week when workweek begins
• Hours worked each day
• Total hours worked each workweek
• Total daily or weekly straight-time earnings
• Total weekly overtime earnings
• All additions to and/or deductions from pay
• Total wages (gross pay and net pay) paid each pay period
• Date of payment and the pay period covered by the payment

The FLSA mandates that these payroll records are kept for at least three years; some other records, such as timecards, must be kept for two years.

Além disso, the IRS requires that employers keep employee information such as:

• Employee name, address, social security number and occupation
• Employment date
• Amounts and dates of all earned wages, including any pension or annuity payments
• Amounts of tips reported
• Dates for which employees received sick pay or injury compensation, including the amount and weekly payment rate
• Copies of employee’s income tax withholding certificates (W-4)
• Dates and amounts of tax deposits made
• Amount of additional benefits provided

States may have additional record-keeping requirements.

What payroll records do I need to create and give my employees?

The primary payroll record you need to create and give to each employee is a W-2. This must be provided annually, before Jan. 31. Independent contractors who are paid more than $600 must receive a 1099-MISC.

Além disso, some states require that employers provide employees access to pay stubs with each paycheck.

What are payroll deductions?

Payroll deductions are items subtracted from an employee’s gross pay, reducing net pay. Deductions can be mandatory or voluntary. Mandatory deductions include taxes and court-ordered wage garnishments, while voluntary deductions typically include benefits like health insurance, third-party sick pay and retirement plan contributions.

Which deductions are required by law?

The five mandatory payroll deductions are federal income taxes, state income taxes, local taxes, FICA taxes and court-ordered garnishments like child support payments.

How can I estimate payroll costs?

First estimate how much you will be paying employees. One way to get a rough estimate of your total payroll costs is to then add an additional 20% on top to account for payroll taxes, benefits and payroll service fees. Depending on your business and employees, the additional 20% may be on the high side, but it’s generally better to overestimate than underestimate.

What percentage of gross revenue should go to payroll?

It depends. Not all businesses or industries have the same labor requirements. Payroll expenses can account for anywhere from less than 10% of revenue to more than 50%, depending on the industry.

How do payroll companies/outsourced services work?

Outsourced payroll services typically provide a completely hands-off way to handle payroll. The provider performs all payroll calculations and distributes pay. Outsourced services also handle compliance with tax and wage laws, and your business is generally not held liable for penalties if paychecks or tax filings are calculated incorrectly.

How does payroll software work?

Payroll software solutions generally automate aspects of the payroll process, such as payroll calculations and wage payments, to help save businesses time and money. Unlike outsourcing services, payroll software typically gives businesses a greater degree of internal control over the payroll process. Payroll software systems may integrate with other business software like accounting, human resources or time tracking systems.

How do I know which payroll software is right for my business?

The choice of payroll method depends on several factors, including the size of your business, payroll complexity, your budget and your plans for business growth. If you have a small business with a simple payroll, you may choose to manually run payroll, at least to start. If your business is larger with more employees or your payroll situation is more complex, consider using payroll software or an outsourced payroll company. If you have many employees that live in different states, you will need a payroll solution that stays up to date with all federal, state and local tax laws.