Depósito direto para sua pequena empresa:um guia completo

Pagar seus funcionários e contratados com precisão e no prazo é uma maneira indolor de manter o moral alto e reter o talento que torna sua empresa bem-sucedida. Muitas empresas consideram o depósito direto um meio confiável de automatizar as funções da folha de pagamento, fique em conformidade com as leis tributárias e garanta que os trabalhadores possam acessar prontamente seus fundos no dia do pagamento.

Mas há pegadinhas a serem observadas, como mais dificuldade em mudar de instituição financeira ou atualizar erros de pagamento. Portanto, o depósito direto é adequado para o seu negócio? Aqui está um guia de como funciona o processo, uma lista de verificação para configurar o depósito direto, e um resumo das vantagens e desvantagens.

O que é depósito direto?

O depósito direto substitui os métodos de pagamento mais antigos, como a emissão de cheques em papel e envelopes de dinheiro. Transferindo eletronicamente fundos da conta bancária de sua empresa para as contas de seus funcionários, você minimiza o risco e prepara sua equipe de folha de pagamento para o sucesso.

Você também pode ouvir o depósito direto referido como pagamento direto, transferência eletrônica de fundos (EFT) ou cheques eletrônicos. Seja qual for o termo, a maioria das empresas opta por pagar seus funcionários usando esta opção, com 94% dos trabalhadores recebendo seu pagamento por meio de depósito direto.

Principais vantagens

• Os depósitos diretos são amplamente usados ​​como uma forma conveniente, maneira econômica e econômica de pagar os funcionários.
• O depósito direto também é geralmente mais seguro para empregadores e trabalhadores do que pagar em cheque ou dinheiro.
• Existem algumas desvantagens:é mais difícil mudar de banco e interromper ou ajustar pagamentos incorretos do que ao emitir um cheque.
• Os depósitos diretos também podem ser usados ​​para pagamentos a empreiteiros e para bônus, anuidades e despesas de viagem.

Depósitos diretos explicados

Os depósitos diretos movem fundos entre bancos por meio de uma rede centralizada de pagamento eletrônico chamada rede Automated Clearing House (ACH). Uma organização sem fins lucrativos financiada por um banco chamada Nacha - que foi estabelecida como National Automated Clearing House Association - gerencia a administração, desenvolvimento e governança da rede ACH.

Nacha facilita o compartilhamento de informações entre órgãos reguladores e instituições financeiras. Também se concentra na redução de riscos e fraudes com o objetivo de manter os bancos, empregadores e trabalhadores confiantes no sistema de depósito direto.

Como funciona o depósito direto?

Como empregador, você começará configurando um depósito direto em seu banco ou provedor de serviços de folha de pagamento e conectando seu sistema de contabilidade.

Você precisará de informações sobre a conta que será usada para pagar aos funcionários e os números das contas correntes ou de poupança das contas nas quais cada trabalhador ou empreiteiro deseja que o pagamento seja depositado.

Então, para cada execução da folha de pagamento, você fornece ao seu banco ou serviço de folha de pagamento instruções de depósito direto listando o valor a ser transferido para a conta de cada funcionário. Seu banco ou provedor envia os depósitos diretos para a rede ACH, que os direciona aos bancos de seus funcionários. Os bancos receptores, então, creditam as contas de seus funcionários. Os fundos ficam imediatamente disponíveis para seus funcionários assim que o pagamento for efetuado.

Os pagamentos ACH geralmente levam de um a dois dias úteis para serem fechados. A rede ACH também oferece suporte para pagamentos no mesmo dia, que geralmente envolvem uma taxa adicional.

As pequenas empresas podem usar depósito direto?

Empresas de qualquer tamanho podem usar depósito direto - o processo de folha de pagamento é essencialmente o mesmo, quer você tenha 10 ou 10 funcionários, 000. E de fato, a folha de pagamento muitas vezes surge como um ponto problemático à medida que as pequenas empresas contratam trabalhadores. O depósito direto ajuda a remover essa barreira ao crescimento e coloca sua empresa em pé de igualdade com empresas maiores na hora da contratação.

Vantagens do depósito direto

O depósito direto é fácil, seguro e econômico. Também torna o fluxo de caixa mais previsível em comparação com o pagamento de funcionários com cheques em papel.

Muitos dos benefícios do depósito direto se aplicam à sua empresa e aos seus funcionários. Vamos olhar de ambos os ângulos.

Benefícios do depósito direto para o seu negócio

Economizar tempo: Como o depósito direto é automático, leva menos tempo para processar a folha de pagamento. Você reduzirá as horas de contabilidade porque não precisa escrever, envie e reconcilie cheques - ou emita novamente cheques perdidos. E, você minimizará os problemas de contabilidade relacionados à folha de pagamento, como atrasos na atualização da contabilidade geral e o tempo gasto em reconciliações manuais.

Economizar: Além da economia de tempo da equipe de finanças, você eliminará os custos de cheques, postagem e outros suprimentos de envio necessários para um processo baseado em cheque em papel. A reemissão de cheques perdidos pode incorrer em taxas de bancos ou serviços de folha de pagamento. E, os serviços de folha de pagamento podem garantir que sua empresa retenha impostos e outras deduções com precisão, e assim evita penalidades.

Melhore as projeções de fluxo de caixa: Minimizar os problemas de fluxo de caixa é fundamental para qualquer empresa. Com depósito direto, você sabe exatamente quando os pagamentos aos funcionários serão retirados de sua conta bancária, e a quantidade exata. Isso significa que você pode prever com precisão as necessidades de caixa. Em contraste, ao pagar em cheque, seu fluxo de caixa dependerá de quando os funcionários decidirão descontar seus contracheques.

Mais seguro do que cheques em papel: Os depósitos diretos são geralmente considerados mais seguros do que a emissão de cheques, que pode ser perdido, roubado ou forjado. Nacha relata que fraude de falsificação de identidade de folha de pagamento, onde um criminoso tem como alvo um funcionário enviando um e-mail de phishing que se faz passar pelo departamento de recursos humanos ou folha de pagamento do empregador, é uma preocupação real.

5 etapas para manter a folha de pagamento segura

Os criminosos podem enganar os funcionários para fazer login em um site falso para que eles possam sequestrar os dados da folha de pagamento, incluindo contas bancárias. Eles usam essas informações para roubar fundos ou redirecionar pagamentos. Veja como manter os trabalhadores seguros: Treine a equipe sobre como funcionam os ataques de phishing e como reconhecer links suspeitos. Avise os funcionários para ficarem atentos a e-mails que supostamente vêm da equipe de finanças ou do provedor de serviços de folha de pagamento. Fornece um contato para o qual os funcionários podem encaminhar e-mails suspeitos; considere recompensar os funcionários que detectam e relatam tentativas de phishing. Implementar uma política de que os portais de autosserviço de folha de pagamento exigirão autenticação para solicitações de alteração de informações de pagamento e reautenticarão os usuários que acessam o sistema a partir de dispositivos não reconhecidos. Configure alertas automatizados para administradores de folha de pagamento para que atividades incomuns - como quando as informações bancárias são alteradas ou várias alterações que usam o mesmo novo número de roteamento ou números de contas idênticos - possam ser detectadas antes que o dinheiro seja perdido. Valide as novas informações de depósito direto dos funcionários enviando transações de pré-notificação ACH.

Processe a qualquer hora / em qualquer lugar: Depois de configurar o depósito direto, você poderá pagar seus funcionários com apenas alguns cliques. Esteja você no escritório, trabalhando em casa ou viajando, seus funcionários ainda serão pagos em dia. Observe que, para empresas que possuem equipes de recursos humanos, é uma boa prática unir os sistemas de RH e de folha de pagamento desde o início para que o processo da folha de pagamento possa ser executado e os dados atualizados por mais de um grupo.

Ajude o meio ambiente: Se as práticas ecológicas são importantes para o seu negócio, então, o depósito direto é o caminho a percorrer. Você salvará árvores e reduzirá as emissões de gases de efeito estufa, eliminando a necessidade de imprimir e entregar cheques.

Benefícios de depósito direto para seus funcionários

Economizar tempo: A maioria dos funcionários gosta que seu pagamento seja depositado automaticamente em suas contas. Eles não precisam se preocupar em pegar cheques, correndo para o banco ou esperando a compensação dos cheques. Eles têm acesso rápido aos seus fundos, já que seu dinheiro está sempre disponível no dia do pagamento, mesmo se estiverem doentes ou de férias.

Economizar: Alguns bancos oferecem contas correntes gratuitas se souberem que os titulares das contas receberão o pagamento por meio de depósito direto e atenderem a outras condições, como manter um saldo mínimo mensal.

Reembolsos de despesas mais simples: Você pode incluir reembolsos de despesas por meio de depósito direto simplifica o processo para funcionários e empregadores.

Mais seguro do que cheques em papel: Os funcionários não precisam mais se preocupar com a perda ou roubo de seus cheques.

Escolha para onde vai o dinheiro: Alguns bancos e provedores de folha de pagamento permitem que os funcionários dividam seus depósitos diretos entre várias contas, para que eles possam direcionar parte dele para uma conta poupança todos os meses.

Desvantagens do Depósito Direto

Embora o depósito direto seja mais eficiente do que o pagamento em cheque, existem algumas desvantagens para empregadores e empregados.

Desvantagens do depósito direto para o seu negócio

Sensível ao tempo: Para garantir que os pagamentos cheguem às contas bancárias dos funcionários no dia do pagamento, você precisa executar a folha de pagamento com um a dois dias de antecedência - independentemente de quantas outras prioridades você esteja lidando. Se você não conseguir fazer isso, você terá funcionários insatisfeitos.

Riscos de segurança potenciais no alojamento de dados bancários de funcionários: Para permitir depósitos diretos aos funcionários, você precisa armazenar sua conta bancária e informações de roteamento. Certifique-se de ter medidas de segurança adequadas e políticas em vigor para proteger seus dados financeiros confidenciais - não é incomum que funcionários de finanças sejam alvos de golpistas.

Menos opções de "interromper o pagamento" do que com cheques em papel: Pode ser mais difícil interromper ou reverter os pagamentos de depósito direto do que pagar em cheque. Se você acidentalmente pagar a mais a um funcionário, geralmente você pode reverter o pagamento contanto que faça isso dentro de cinco dias, mas alguns estados aplicam restrições adicionais assim que o dinheiro chega às contas bancárias dos funcionários.

Taxas de banco e cheque especial: Os bancos geralmente cobram taxas dos empregadores para pagamentos de depósitos diretos. E se você não garantir que sua conta contenha todos os fundos necessários para uma execução da folha de pagamento antes do dia de pagamento, você pode incorrer em taxas de cheque especial caras.

Desvantagens do depósito direto para funcionários

Taxas da conta bancária: Se os funcionários ainda não tiverem uma conta bancária para receber depósitos diretos, eles podem precisar abrir um e pagar taxas mensais de manutenção da conta. Como empregador, você pode considerar a oferta de educação e referências a instituições que oferecem cheques gratuitos, ou mesmo fornecer a adesão a uma cooperativa de crédito como um benefício.

Torna a mudança de banco mais difícil: Se os funcionários mudarem de banco, eles terão que repetir o processo inicial de configuração de depósito direto, o que pode demorar vários dias.

Riscos de segurança potenciais. Seus funcionários estão confiando em sua empresa, ou seu provedor de serviços de folha de pagamento, com informações financeiras confidenciais, potencialmente criando novos riscos, incluindo roubo de identidade, se as informações não estiverem bem protegidas.

Prós e Contras do Depósito Direto

PROs

CONs Conveniente para empregadores e funcionários Sensível ao tempo - você deve programar os pagamentos a tempo para chegar às contas dos funcionários no dia do pagamento Economia de tempo e custo-benefício para os empregadores Taxas de configuração e transação do banco Menor chance de fraude ou perda de pagamentos do que com cheques Preocupações com a segurança dos dados Funcionários tenha acesso rápido a salários Difícil de interromper os pagamentos se forem encontrados erros Ecologicamente correto Mais difícil de mudar de banco

Quanto custa o depósito direto?

Existem vários custos a serem considerados. Os bancos geralmente cobram uma taxa de configuração inicial de $ 50 a $ 149 mais taxas de transação em média de $ 1,50 a $ 1,90 para cada depósito individual. Alguns bancos também podem cobrar taxas mensais.

Dizemos "geralmente" e oferecemos uma variedade porque a estrutura de taxas depende do tamanho do seu negócio, seu banco, se você mesmo processa pagamentos ou usa um serviço e seu contrato de depósito direto específico. Vale a pena comparar os preços entre diferentes instituições financeiras e provedores de serviços de folha de pagamento.

Quando os depósitos da folha de pagamento são lançados para os funcionários?

Com pagamentos ACH no dia seguinte, os depósitos da folha de pagamento são lançados e disponibilizados aos seus funcionários logo às 9h00 ou até às 17h00 hora do banco local no dia de pagamento, dependendo de quando o banco recebedor recebe os fundos. Se o banco recebedor receber fundos até às 17h00 horário local, o dinheiro estará nas contas dos funcionários na manhã seguinte.

No mesmo dia ACH, os funcionários são pagos até as 17h00. no mesmo dia em que você transfere fundos, desde que você cumpra prazos específicos definidos pelo seu banco e pela rede ACH. Os bancos geralmente cobram extra para pagamentos ACH no mesmo dia.

Como funcionam os contratantes pagantes?

Se você trabalha com muitos contratantes independentes, vale a pena manter suas opções em aberto em relação ao depósito direto. Se você estiver usando um software de folha de pagamento ou um serviço terceirizado de folha de pagamento, verifique se o sistema oferece suporte a pagamentos para contratados, bem como para funcionários - embora contratantes independentes sejam geralmente pagos por meio de contas a pagar, não folha de pagamento. O ACH também pode ser usado para depósito direto em contas a pagar.

Embora o processo de pagamento de depósito direto para contratados seja geralmente o mesmo que para funcionários, você precisará manter uma papelada diferente. Quando você contrata um empreiteiro ou empresa independente, eles preencherão um formulário fiscal W-9 em vez do W-2 que os funcionários usam. Se você pagar a um empreiteiro $ 600 ou mais por ano, você precisará fornecer um formulário 1099 no final do ano.

Como configurar depósito direto para sua pequena empresa

Você precisará seguir cinco etapas iniciais para configurar o depósito direto. É importante observar que o processo de configuração pode levar de sete a 10 dias úteis, portanto, planeje adequadamente para garantir que não haja interrupção no ciclo de pagamento de seus funcionários.

1. Selecione um provedor de depósito direto: Você tem várias opções aqui. Você pode configurar depósitos diretos diretamente com sua instituição financeira, ou você pode usar um software de folha de pagamento ou um serviço de folha de pagamento que cuidará dos depósitos diretos para você. Aproveite o tempo para entender e comparar as opções, incluindo custos, recursos de segurança e tempos de processamento de pagamento. O provedor escolhido deve orientar você ou a equipe de RH ou de finanças nas etapas de configuração. Certifique-se de executar transações de teste para garantir que o processo de depósito direto esteja funcionando perfeitamente.

2. Obtenha as informações necessárias do funcionário: Após a conclusão da fase de configuração e teste, é hora de carregar os dados dos funcionários em seu sistema. Os empregadores geralmente precisam obter as seguintes informações dos funcionários, embora os requisitos possam variar por estado:

   • número da conta de banco
   • Tipo de conta bancária (corrente, poupança)
   • Número de encaminhamento do banco
   • nome do banco
   • Assinatura do funcionário autorizando o depósito de fundos na (s) conta (s)

   Alguns provedores também solicitam uma cópia de um cheque anulado para garantir a exatidão das informações bancárias.

3. Insira as informações do funcionário em seu sistema: Se você estiver usando seu banco para processar depósito direto, você terá que inserir manualmente as informações no portal online do seu banco, ou você pode exportar as informações de seu sistema de folha de pagamento.

   Se você estiver usando um software ou serviço de folha de pagamento, os funcionários geralmente podem inserir suas próprias informações, incluindo os dados sobre deduções e residência que você precisa para calcular os impostos sobre a folha de pagamento, e fornecer a autorização necessária.

4. Crie uma programação de depósito direto na folha de pagamento: Crie uma programação que inclua um prazo para inserir as horas trabalhadas dos funcionários e forneça tempo suficiente para revisar os dados, processar folha de pagamento e cumprir prazos de transferência de depósito direto.
5. Execute a folha de pagamento: É hora de enviar seu primeiro conjunto de instruções de depósito direto. Seu investimento inicial de tempo na configuração inicial será recompensado com maior automação e conveniência em cada execução da folha de pagamento.

Para que mais o depósito direto pode ser usado?

Depois de configurar o depósito direto, o sistema pode ser usado para uma variedade de outros pagamentos, Incluindo:

• Bônus e comissões
• Anuidades
• Reembolsos para viagens e outras despesas
• Pagamentos de juros / dividendos
• Pensões e desembolsos 401 (k)
• Imposto e outras restituições

Novamente, você aproveitará a economia de custos, segurança e outros benefícios de depósito direto e ter um registro facilmente acessível dessas despesas para fins de contabilidade e auditoria.

Software de folha de pagamento e depósito direto para pequenas empresas

Gerenciar a folha de pagamento pode ser um processo complexo e extremamente demorado, e é fundamental acertar. O software de folha de pagamento pode aliviar as empresas da maior parte da carga, calculando automaticamente os salários e retenção de impostos, declaração de impostos e pagamento de funcionários por depósito direto ou outros métodos.

Os recursos que as empresas em crescimento devem buscar incluem links para outros sistemas, como RH e ERP, bem como funções de segurança e alertas que ajudarão a proteger contra roubo de dados.

O pagamento de funcionários e contratados com depósito direto exige um investimento inicial em recursos, tempo e planejamento. Mas uma vez estabelecido, você vai gostar da velocidade, precisão e segurança de pagamentos automatizados, tendo mais um ponto de contato ao competir por talentos.

Perguntas frequentes sobre depósito direto para pequenas empresas

O depósito direto é seguro?

O depósito direto é uma das maneiras mais seguras de pagar aos funcionários porque o dinheiro é transferido diretamente para suas contas bancárias por meio da Rede ACH segura.

Quão confiável é o depósito direto?

O depósito direto é automatizado e altamente confiável, contanto que os empregadores e os bancos cumpram os prazos de transferência de pagamento da ACH.

Um empregador pode exigir que um funcionário use depósito direto?

Depende da localização. A lei federal permite o depósito direto obrigatório, desde que o funcionário possa escolher qual banco deve receber o depósito. Contudo, alguns estados exigem o consentimento do funcionário ou impõem outras condições.

Que tipos de pagamento podem ser feitos por depósito direto?

Os depósitos diretos podem ser usados ​​para pagar o salário do funcionário, despesas, comissões, bônus, reembolso de impostos, resgates de investimentos, pagamentos de contas de aposentadoria, e benefícios do governo, como a Previdência Social.

Tenho outras opções além do depósito direto?

Sim, as empresas podem pagar aos funcionários com cartões de pagamento que são essencialmente cartões de débito nos quais você deposita fundos. Mas esteja ciente das leis estaduais que regem esses cartões.

Além disso, em 2015, o Federal Reserve dos EUA criou a Faster Payments Task Force para fazer recomendações sobre o desenvolvimento de métodos para apoiar pagamentos mais rápidos, incluindo folha de pagamento, modernizando o sistema ACH.