Como criar e enviar um documento de aviso de remessa

As notas de aviso de remessa são emitidas para confirmar os pagamentos das faturas. Embora menos comuns hoje em dia, eles podem melhorar o acompanhamento financeiro e oferecer tranquilidade aos seus fornecedores.
Manter o controle de pagamentos e faturas online pode ser feito com muito mais facilidade na era digital de hoje. Ainda assim, clareza adicional é sempre apreciada. Ao gerenciar a contabilidade da sua empresa, é muito mais fácil combinar pagamentos online com faturas com base em números de fatura, datas de pagamento e valores, embora isso possa ser tedioso.

Embora o software de contabilidade ajude a automatizar grande parte do processo de faturamento e gerenciamento de pagamentos, fornecer documentação extra quando uma fatura é paga pode proporcionar maior transparência em ambos os lados. É aí que o aviso de remessa é útil, facilitando a correspondência de pagamentos com faturas.

Visão geral:o que é aviso de remessa?

Remessa refere-se a dinheiro que é enviado ou emitido para um fornecedor, vendedor, contratado ou outro negócio. O aviso de remessa é o comprovante de pagamento que uma empresa envia às contas a receber para informar a uma empresa ou indivíduo que uma fatura foi paga. É semelhante a um recibo e pode ser extremamente útil para ambas as partes organizarem melhor os registros financeiros.

Quando uma empresa ou indivíduo emite uma fatura, um aviso de remessa (também conhecido como recibo de remessa) pode ser programado automaticamente para ser enviado assim que o pagamento da fatura for processado. Isso pode ser feito na forma de uma mensagem de e-mail ou enviado via portal de pagamento ou software de processamento. Uma nota de aviso de remessa às vezes também é chamada de fatura de remessa, remessa de pagamento ou aviso de remessa.

Como a maioria das faturas agora é paga on-line, um documento de aviso de remessa normalmente não é necessário, nem é esperado com frequência. Na verdade, essas notas estão se tornando menos frequentes à medida que os métodos de pagamento digital aumentam.

No entanto, existem algumas vantagens importantes para a emissão de notas de aviso de remessa, incluindo:

• Facilitando a correspondência de pagamentos e faturas
• Confirmar o comprovante de pagamento
• Oferecendo identificação mais fácil se uma empresa questionar o pagamento

Além disso, se você trabalha frequentemente com vendedores e fornecedores em outros países, a emissão de documentos de aviso de remessa pode oferecer uma camada extra de responsabilidade ao compilar seus documentos financeiros para revisões da empresa ou temporada de impostos.

6 itens a serem incluídos em um documento de aviso de remessa

Se você decidir emitir um documento de aviso de remessa após processar o pagamento a um fornecedor ou outra entidade, convém extrair informações importantes da fatura. Sua fatura terá algumas informações pessoais e detalhes de pagamento, incluindo como pagá-los, condições de pagamento (líquido 30, vencimento no recebimento, etc.) e detalhes sobre o serviço realizado.

Aqui estão alguns dos campos padrão que você deseja incluir ao emitir notas de aviso de remessa:

1. Nome e endereço da sua empresa

Inclua essas informações para garantir que o destinatário do pagamento possa identificar claramente de quem é o pagamento. Se o destinatário trabalhou ou forneceu produtos para uma subsidiária, inclua essas informações no recibo para maior clareza.

2. Nome e endereço do destinatário

Em seguida, inclua o nome e o endereço do destinatário conforme listado na fatura que eles forneceram a você. Você também pode incluir o endereço de e-mail ou número de telefone, se essa informação estiver disponível.

3. Número da fatura

Quando o fornecedor enviava uma fatura, ele teria fornecido um número de fatura. Certifique-se de incluir isso neste deslizamento para facilitar a referência.

4. Valor do pagamento

É importante incluir o valor que o destinatário está sendo pago, incluindo quaisquer impostos ou despesas retidos ou bônus. Se vários serviços foram concluídos, você pode detalhar os pagamentos para oferecer ainda mais detalhes.

5. Forma de pagamento

Certifique-se de incluir como a fatura foi paga (DCH, PayPal, Venmo, transferência bancária, cheque físico ou método de pagamento alternativo). Isso permitirá que o destinatário entenda como seu dinheiro chegará a eles e oferecerá melhor transparência para combinar pagamentos com faturas no futuro.

6. Data de emissão

Por último, você pode querer incluir a data em que o documento de aviso de remessa foi emitido e quando o cliente pode antecipar o pagamento de acordo com suas condições de pagamento.

Como criar e enviar um documento de aviso de remessa

Agora que você sabe o que é necessário para criar recibos de aviso de remessa, você pode se perguntar sobre a melhor maneira de enviá-los. Não há regras rígidas sobre como as notas de aviso de remessa devem ser enviadas - na verdade, elas não são legalmente exigidas. No entanto, existem algumas práticas comuns que você pode seguir, dependendo do método escolhido para enviar documentos de aviso de remessa.

Aqui estão as formas mais comuns de enviar documentos de aviso de remessa.

1. Correio físico

Antes de os pagamentos começarem a ser transferidos para métodos digitais, os documentos de aviso de remessa eram muito mais prevalentes. Eles eram enviados pelo correio para o endereço da empresa ou do contato e às vezes até vinham com cheques físicos. No entanto, enviar documentos de aviso de remessa digitalmente é muito mais comum hoje em dia.

2. E-mail

O e-mail é normalmente a forma mais rápida e fácil de enviar e receber documentos de aviso de remessa. Ao fazer isso, é importante solicitar o endereço de e-mail da entidade (ou de seu departamento de contabilidade) antecipadamente, em vez de confiar em um endereço de e-mail geral da empresa.

3. Outros métodos digitais

Muitas plataformas de contabilidade facilitam o envio e recebimento de avisos de remessa digitalmente. Alguns softwares de contabilidade permitem que você configure a documentação do aviso de remessa automaticamente, que é enviada ao destinatário correspondente quando uma fatura é paga (ou programada para ser paga).

Quando o documento de aviso de remessa é criado, ele pode acionar um e-mail, texto ou notificação em seu software de contas a pagar para o destinatário.

Lembre-se de que o método escolhido pela sua empresa para enviar notas de aviso de remessa provavelmente varia de acordo com seu tamanho, lucratividade e número de fornecedores, fornecedores e contratados.

Por exemplo, se você é uma pequena empresa que paga principalmente empreiteiros e fornecedores por cheque físico, você pode optar por enviar o documento de aviso de remessa com o pagamento. As empresas maiores que oferecem aos vendedores e fornecedores acesso ao seu software de fatura ou sistemas de contas a pagar provavelmente optarão por enviar esses avisos dentro da plataforma de software.

Quais são algumas alternativas para enviar avisos de remessa?

Como muitas empresas agora pagam seus fornecedores e vendedores on-line, os documentos de aviso de remessa não são tão necessários quanto antes. Na verdade, muitas empresas optam por não enviar documentos de aviso de remessa ou alternativas, em vez disso, observando seus termos de pagamento antecipadamente para que os destinatários sempre saibam quando esperar os pagamentos.

Em vez de enviar um aviso de remessa, outras empresas podem optar por enviar um e-mail informando quando o destinatário pode esperar o pagamento ou confirmando que o pagamento está sendo processado. A maioria dos softwares de contabilidade pode ser configurada para enviar essas notas automaticamente.

Embora semelhantes aos e-mails de aviso de remessa, esses e-mails de confirmação de pagamento geralmente contêm menos informações do que as notas de aviso de admissão tradicionais. Softwares de contabilidade como Xero e Zoho Books podem enviar e-mails automaticamente aos usuários assim que uma fatura é enviada. Esses e-mails contêm o status da fatura, informações de pagamento atualizadas e links para verificar o status de uma determinada fatura.

Economize tempo com atualizações automatizadas de processamento de pagamentos

Os documentos de aviso de remessa ainda são emitidos por muitas empresas hoje como um meio de ajudar a fornecer um melhor rastreamento para pagamentos de fornecedores, embora não sejam exigidos por lei. No entanto, como o rastreamento digital oferece muito mais transparência, as notas de aviso de remessa estão se tornando muito menos comuns.

Se você optar por enviar documentos de aviso de remessa, poderá fazê-lo por correio, e-mail ou mensagens automáticas geradas pelo seu software de contabilidade. Como alternativa, você pode enviar notificações de processamento de pagamentos ou oferecer aos fornecedores acesso ao seu sistema de gerenciamento de faturas para que eles possam ver e rastrear facilmente todos os pagamentos de faturas.