Como monitorar e analisar variações orçamentárias

As variações orçamentárias são comuns no mundo dos negócios. Descubra como você pode aprender com suas variações para preparar um orçamento mais preciso para sua pequena empresa.
Uma variação de orçamento é a diferença entre o valor orçado para receitas e despesas e o valor real recebido ou gasto. As variações orçamentárias podem ser favoráveis ​​(mais receitas) ou desfavoráveis ​​(custos mais altos).

Saiba mais sobre variações de orçamento e como elas podem ajudar você a criar um orçamento mais preciso para sua pequena empresa.

Visão geral:o que é uma variação de orçamento?

Nos negócios, uma variação de orçamento é a diferença entre receitas e despesas que foram orçadas e seus totais reais.

A maioria de nós teve que lidar com variações orçamentárias em uma escala muito menor. Lembra quando você orçava reparos de carro em $ 500, mas quando você foi buscar seu carro, a conta magicamente subiu para $ 850? Isso é uma variação de orçamento.

Os empresários enfrentam o mesmo problema em uma escala muito maior. Algumas variações são esperadas para qualquer orçamento preparado, e as variações em si podem ser favoráveis ​​ou desfavoráveis, dependendo da variação em si e da categoria de orçamento em que está.

Variações de orçamento favoráveis ​​e desfavoráveis:qual é a diferença?

Ter um orçamento preciso é essencial para empresas menores que têm menos espaço para erros. Esteja você preparando uma previsão financeira ou um orçamento flexível, o objetivo da preparação do orçamento é estimar receitas e despesas com a maior precisão possível. Mas não importa o quão bem preparado você esteja durante o processo orçamentário, você terá variações.

Como tudo na vida, o orçamento tem variações favoráveis ​​e desfavoráveis. Uma variação favorável é quando seus produtos decolam repentinamente e, em vez de ganhar os $ 40.000 em receita de vendas que você orçou, você ganha $ 85.000.

Infelizmente, também existem variações desfavoráveis. Digamos que você tenha orçado $ 1.000 por mês para aluguel, mas seu proprietário vendeu o prédio em que você estava, então você teve que se mudar. A mudança aumentou suas despesas orçadas para o ano, mas agora você também precisa pagar US$ 1.600 por mês de aluguel em vez dos US$ 1.000 orçados.

Mas não é suficiente simplesmente saber o valor da variação. Também é importante lembrar que por trás de cada cálculo de variação de orçamento há uma razão pela qual essa variação existe.

5 razões pelas quais sua empresa pode ter uma variação de orçamento

Existem vários motivos pelos quais os totais do seu orçamento podem não corresponder aos totais reais. Os proprietários de novos negócios podem ter dificuldade em estimar as despesas quando têm poucos dados para analisar.

Em outros casos, os orçamentos são reunidos às pressas, com pouco tempo de preparação envolvido, o que pode resultar em totais orçamentários imprecisos e altas variações. Se você está se perguntando por que seu orçamento é tão impreciso, um ou mais dos seguintes podem ser o motivo:

1. Nenhum dado para comparar

As projeções financeiras para novos empresários podem ser um sucesso ou um fracasso. É difícil estimar receitas e despesas para o ano quando você não tem dados de linha de base para medir. Pelo lado positivo, mesmo que seu orçamento do primeiro ano esteja longe, suas variações devem diminuir quando você começar a preparar seu orçamento para o segundo ano de negócios.

2. Planejamento inadequado

O orçamento é um processo longo e metódico que só produz resultados precisos se houver um planejamento adequado. Como proprietário de uma empresa, pode ser sua inclinação preparar o orçamento por conta própria, mas obter a contribuição da equipe e dos chefes de departamento tornará seu orçamento mais preciso e útil.

3. Eventos inesperados

Eventos inesperados podem afetar seriamente seu orçamento. Não são muitas as pessoas que planejam um desastre, mas eles acontecem. Incêndios, inundações, recessões e pandemias também podem afetar seu orçamento. Posso garantir que quando as empresas estavam preparando seus orçamentos em 2019, ninguém poderia estar preparado para o impacto financeiro que 2020 teria em seus negócios.

Embora seja difícil planejar eventos catastróficos, pode ser útil ter um buffer embutido em seu orçamento para ajudar a proteger seus negócios, especialmente quando ocorrer um desses eventos únicos na vida.

4. Ajustes de custo

Os ajustes de custos são uma das principais razões para variações orçamentárias desfavoráveis. Como a maioria dos orçamentos é preparada no final do ano, qualquer notificação recebida de um fornecedor ou fornecedor sobre um aumento de preço pode ser incluída em seu novo orçamento.

Mas se o seu fornecedor não o notificar sobre um aumento de preço, mas depois aumentar os preços em março do ano seguinte, você terá uma variação de orçamento desfavorável para lidar. A melhor maneira de evitar isso é criar um aumento automático de preço em suas despesas orçadas.

5. Mudando as necessidades do cliente

Sua empresa existe porque você fornece a seus clientes algo que eles precisam ou desejam. Mas o que acontece quando eles não precisam mais ou desejam o que você está vendendo?

Rachel é dona de uma cama e café da manhã. Quando ela fez o orçamento para 2020, ela era conservadora e só aumentou seu nível de clientes em 10%, o que foi justificado por um aumento nos esforços de publicidade e marketing. Embora seu orçamento tenha sido bastante preciso para os dois primeiros meses de 2020, no saldo do ano sua receita sofreu uma grande queda, resultando em uma variação orçamentária desfavorável de mais de 65%.

Embora Rachel não pudesse prever a pandemia do COVID-19, ela está enfrentando uma queda crescente na receita no futuro próximo, porque as necessidades de seus clientes mudaram.

Mudar as necessidades dos clientes geralmente não é tão drástico quanto lidar com uma pandemia. Mas é importante reavaliar com frequência os produtos e serviços que você vende para ter certeza de que eles ainda atendem às necessidades de seus clientes.

Como monitorar e analisar variações de orçamento

É fácil monitorar variações de orçamento. Qualquer aplicativo de software de contabilidade que inclua até mesmo o orçamento básico poderá fornecer um orçamento versus um relatório real. Se as variações forem numerosas, também pode ser útil criar um orçamento revisado para o saldo de seu ano fiscal.

Faça um orçamento para o relatório real regularmente

Manter-se atualizado sobre as variações de orçamento pode ajudá-lo a identificar possíveis tendências, bem como possíveis pontos problemáticos. Se você executar esse relatório apenas uma vez por ano, estará perdendo a oportunidade de ser proativo em relação a quaisquer variações, pois é melhor investigá-las à medida que ocorrem, e não no final do ano. Certifique-se de que seu relatório exiba variações positivas e negativas em um valor em dólar e em uma porcentagem.

Pesquise o "porquê" por trás da variação

Se você não atingiu sua receita orçada, você precisa perguntar por quê. Se suas despesas forem o dobro do que você planejou, você precisa encontrar o motivo da variação. Presume-se que seu orçamento inicial foi preparado usando valores de linha de base precisos e que a receita foi estimada com base no desempenho anterior. Se isso for verdade, cabe a você encontrar a causa por trás da variação.

Considere ajustar seu orçamento

Ajustar os orçamentos no meio do ano é uma ocorrência comum, principalmente se você encontrar receitas e despesas significativamente diferentes dos totais orçados. Se a variação ocorreu apenas uma vez, você provavelmente não precisa se preocupar em revisar seu orçamento, mas se parecer um problema mais permanente, é melhor fazer algumas alterações.

Como usar sua análise de variação de orçamento para previsões futuras

Suas variações de orçamento podem fornecer muitas informações valiosas para preparar seu próximo orçamento. Olhe para onde você estava e onde suas variações foram bastante altas, e passe algum tempo analisando os dois resultados para ver o que estava por trás deles.

Tenha em mente que uma variação desfavorável que está fora de seu controle requer menos ação do que uma que foi simplesmente imprecisa. Por exemplo, se seu fornecedor fechar repentinamente, o efeito cascata desse ato pode causar estragos em seu orçamento, incluindo uma queda na receita devido a pedidos pendentes ou um aumento nos custos devido ao uso de um novo fornecedor.

Com menos receita e despesas mais altas, seu orçamento será seriamente afetado. Neste ponto, pode ser uma boa ideia criar um orçamento revisado que reflita com precisão o aumento dos custos e a redução das receitas.

No entanto, se suas variações forem um problema único, é melhor continuar monitorando seu orçamento, mas renunciar às revisões, a menos que surjam outros problemas.

As variações de orçamento são fundamentais para o desempenho da empresa

De uma forma ou de outra, todos nós operamos com um orçamento. Por exemplo, se você ganhar US $ 30.000, provavelmente não comprará uma casa de um milhão de dólares. O mesmo princípio se aplica às empresas. Nenhuma empresa com receita de US$ 30.000 comprará uma fábrica por US$ 2,1 milhões. É por isso que os orçamentos são tão importantes – e por que eles devem ser precisos.

Todos os dias, as decisões de negócios são tomadas com base no orçamento de uma empresa, e as repercussões de agir com base em números errôneos podem ser fatais, principalmente para pequenas empresas com recursos limitados. Por exemplo, se o orçamento de um projeto se esgotar, pode acabar custando milhares de dólares.

Aproveite o tempo para criar um orçamento baseado em fatos e desempenho passado e resista ao desejo de ser muito otimista (ou pessimista) sobre os números. Use essas variações de orçamento para criar um orçamento mais preciso para o próximo ano.