5 maneiras de controlar efetivamente os custos em sua pequena empresa

Ao contrário de simples reduções de despesas, o controle de custos é uma ação direcionada projetada para controlar os custos e aumentar os lucros. Saiba por que o controle de custos é importante para o seu negócio.
Quando entramos no negócio, esperamos obter lucro. A chave é planejar adequadamente como esse lucro será obtido. É aí que entra o controle de custos. Saiba mais sobre o que é controle de custos, como ele difere do gerenciamento de custos e quais medidas você pode tomar para controlar melhor os custos e aumentar os lucros do seu negócio.

Visão geral:o que é controle de custos?

Todos nós temos despesas básicas que somos responsáveis ​​por controlar. Imagine tentar pagar seu aluguel ou sua hipoteca se você não planejou essa despesa mensal. A mesma teoria se aplica ao mundo dos negócios. As medidas de controle de custos são projetadas para estabelecer uma medição de linha de base que pode ser usada para medir as despesas reais em relação às despesas planejadas.

Nos negócios, quando orçamos as despesas para a produção do produto, estimamos quanto custará produzir e entregar esse item aos nossos clientes. Em seguida, medimos nossos custos reais em relação ao nosso orçamento para determinar o quão perto estamos da linha de base e fazer os ajustes de acordo.

Ao analisar essas variações de orçamento, podemos ver exatamente onde nossas estimativas foram precisas e onde elas estão erradas. Em seguida, torna-se nosso trabalho observar essas diferenças de custo e descobrir quais medidas de controle de custos precisam ser implementadas.

Por exemplo, digamos que você tenha orçado um lucro de US$ 4 para cada produto vendido, mas como suas despesas com fornecedores ultrapassaram o orçamento devido a um aumento inesperado de preço, você obteve apenas US$ 2 de lucro em cada produto vendido.

Como você conseguiu identificar o que causou sua redução de lucro, pode trabalhar para resolver o problema alterando fornecedores, aumentando preços ou reduzindo outros custos envolvidos com a produção para poder voltar ao seu objetivo original.

A maneira mais fácil de criar um orçamento que pode ser vinculado às suas despesas é usando seu aplicativo de software de contabilidade. Se o seu software não oferece recursos de orçamento, você pode usar um aplicativo de planilha para criar seu orçamento, embora as atualizações precisem ser inseridas manualmente. De qualquer forma, um orçamento é uma necessidade para melhor acompanhar e controlar as despesas.

Gerenciamento de custos versus controle de custos:qual é a diferença?

O gerenciamento de custos e o controle de custos geralmente são usados ​​​​de forma intercambiável, embora sejam duas coisas diferentes. O gerenciamento de custos lida com planejamento e orçamento, enquanto o controle de custos lida com os custos reais e as ações tomadas como resultado desses custos.

Por exemplo, ao criar um orçamento para o ano seguinte, você usa o gerenciamento de custos para prepará-lo. Você começa com o processo de planejamento, que inclui produtos ou serviços que você deseja oferecer e como você os entregará aos seus clientes. A etapa de planejamento também deve incluir projeções financeiras iniciais, que posteriormente serão utilizadas em seu orçamento.

Em seguida, você precisará estimar os custos relacionados a esses processos e usar esses números para criar um orçamento ou uma linha de base para medir.



É aí que entra o controle de custos. O controle de custos mede as despesas reais em relação às despesas estimadas ou orçadas como um meio de lidar proativamente com as variações. O controle de custos é tudo, desde lidar diretamente com suas variações de orçamento até instituir ações corretivas que permitirão reduzir custos inesperados.

Mas você ainda não terminou. Mesmo que sejam tomadas medidas corretivas, você ainda precisará acompanhar os gastos futuros para ter certeza de que as medidas implementadas são eficazes.

5 maneiras de reduzir e controlar custos de forma eficaz em sua pequena empresa

Um sistema de controle de custos eficaz começa com um orçamento preciso, incluindo uma maneira de medir as variações do orçamento em tempo real. Por exemplo, se você estiver gerenciando um projeto, convém medir proativamente suas variações ao longo do orçamento e abordar rapidamente variações como excedentes para manter o projeto funcionando sem problemas.

Isso também é verdade ao medir as variações em toda a empresa. Por exemplo, se seus custos de fabricação e produção estão muito altos, você não quer esperar até o final do ano para resolver os problemas por trás do aumento dos custos de produção. É por isso que examinar suas variações de orçamento mensalmente pode ajudar a evitar catástrofes, permitindo que você faça alterações rapidamente.

Confira essas outras coisas que você pode fazer para ajudar a controlar os custos em seu negócio.

1. Pesquise por trás dos números

Quando você executa suas demonstrações financeiras no final do mês, percebe que seu lucro líquido está muito abaixo do esperado. Mas para abordar o motivo por trás da queda inesperada nos lucros, você precisará saber por que eles estão em baixa.

Seus custos fixos são maiores do que sua previsão financeira original? Seu fornecedor aumentou seus preços? Você teve que pagar horas extras aos funcionários para entregar os produtos no prazo? Tudo isso pode afetar seu lucro, mas você não poderá corrigir o problema se não souber o que o causou.

Por exemplo, se seus custos aumentaram devido a uma mudança no preço do fornecedor, você precisará resolver esse problema com medidas corretivas, que podem incluir a negociação de uma taxa reduzida ou até mesmo a troca de fornecedores. Ao identificar o problema, você recupera mais controle sobre seus custos e pode começar a trabalhar em direção ao seu objetivo de aumentar os lucros.

2. Prepare os orçamentos adequadamente

A melhor maneira de implementar os procedimentos de gerenciamento e controle de custos é criar um orçamento. Aproveite o tempo para criar um orçamento que não seja apenas uma estimativa aproximada, mas use números históricos como base. Se esse processo não funcionar para você, considere usar um orçamento base zero, que permite começar do zero, justificando cada despesa operacional antes de colocá-la em seu orçamento.



Mas criar um orçamento não é suficiente. Você também precisa monitorar regularmente esse orçamento para acompanhar as variações à medida que elas ocorrem, não vários meses depois, quando a ação corretiva não é mais uma opção viável.

3. Gerencie melhor seus projetos

Você está prestes a sediar seu primeiro evento do ano. Que melhor maneira de garantir que os custos projetados permaneçam na meta do que gerenciar vários componentes do evento? Embora possa ser útil revisar os custos após o término do evento para ver o que deu certo e o que não deu certo, não é melhor monitorar as despesas do seu projeto em tempo real e tomar medidas corretivas antes que seu projeto exceda seu orçamento em milhares de dólares?

4. Fique de olho no seu inventário

Seus níveis de estoque podem desempenhar um papel importante se os lucros estão altos, baixos ou estagnados. Se você vende produtos, precisa aprender a andar em uma linha tênue entre ter estoque suficiente para atender pedidos em tempo hábil e ter estoque em excesso, o que aumenta os custos e pode acabar como desperdício.

Isso é particularmente importante se seu inventário tiver uma data de validade. Gerencie seu inventário corretamente e seus custos provavelmente também serão reduzidos.

5. Reduza os reparos

Um melhor controle de despesas geralmente significa ser proativo em vez de reativo. Por exemplo, usar equipamentos antigos ou defeituosos em seu escritório ou em sua linha de produção pode ser desastroso, com uma falha inesperada no computador ou máquinas defeituosas custando tempo e dinheiro.

Enquanto você gasta dinheiro para garantir que seu equipamento de escritório e fábrica esteja atualizado, você também elimina as surpresas caras que podem surgir e causar estragos em seu orçamento e seus custos.

O controle de custos é uma necessidade para um negócio de sucesso

Todos nós gostamos de pensar que nosso negócio dará lucro. Mas há coisas que você pode fazer para tornar esse pensamento uma realidade, começando com a implementação de medidas de gerenciamento e controle de custos.

Manter seus custos sob controle começa com a criação de um orçamento que é usado como uma ferramenta ativa e não apenas visto ocasionalmente. Conhecer suas variações mensalmente pode ajudá-lo a mitigar uma crise antes que ela comece, permitindo que você implemente medidas corretivas – seja procurando um novo fornecedor, eliminando horas extras de funcionários ou ajustando os níveis de produção.

Controlar os custos através da implementação de medidas de controle de custos coloca você no comando de seus negócios e seus lucros.