Como corrigir e evitar erros de transposição

Ao inverter dois dígitos ao inserir uma transação em seus livros, você cometeu um erro de transposição. Veja como detectar e corrigir um erro comum de contabilidade.
Por mais meticuloso que a maioria dos empresários seja, erros estão prestes a acontecer. Hannah Montana não fez exclusões quando cantou:“Todo mundo comete erros. Todo mundo tem esses dias.”

Um dos erros contábeis mais comuns é a transposição.

Visão geral:o que é um erro de transposição?

Um erro de transposição acontece quando você mistura um número ao transportá-lo de uma fonte para outra. Por exemplo, digamos que você receba uma fatura de $ 450 que você acidentalmente insere como $ 540 em seu software de contabilidade. Esse erro tipográfico exagera suas despesas em US$ 90.

Imagine como eram comuns os erros de transposição antes que as empresas mantivessem seus livros usando software. Nos dias analógicos, as pessoas registravam as transações em dois livros separados - o diário geral e o livro-razão geral. Com mais entrada de dados manual, a probabilidade de um erro de transposição aumenta.

Erros de transposição ainda podem acontecer na era digital. Os proprietários de empresas devem verificar regularmente seus registros contábeis. Mesmo pequenos erros de transposição podem causar erros mais graves, principalmente se você não os detectar antes de declarar seus impostos comerciais.

Como saber se você tem um erro de transposição

Nenhum indicador único detectará todos os erros de transposição. Procure esses sinais de alerta ao pesquisar erros de transposição em seus livros.

A coisa mais próxima que você encontrará de um “life hack” na contabilidade é a regra dos nove:quando você transpõe dois dígitos um ao lado do outro, a diferença é um múltiplo de nove. Eu sei que você está sentado aí pensando em exemplos na sua cabeça. Experimente:950 e 590, 295 e 259, 341 e 431, todos têm uma diferença divisível por nove.

Um balancete desbalanceado

Se alguma coisa do básico da contabilidade se encaixa com você, é que a contabilidade tem tudo a ver com débitos e créditos. Toda transação deve ter pelo menos um débito e um crédito, e a soma dos débitos e créditos deve ser sempre igual. Um balancete lista todos os saldos de sua conta para provar que seus débitos são iguais a créditos.

Pelo menos mensalmente, abra o balancete da sua empresa para garantir que não haja diferença entre os débitos e os créditos.



Quando seus débitos e créditos não coincidem, você pode ter um erro de transposição em suas mãos. Erros de balancete causam imprecisões em seu balanço e demonstração de resultados.

Um documento de origem não corresponde a uma transação registrada

Você sabe que identificou um erro de transposição quando há uma discrepância entre um documento de origem e uma transação em seu software de contabilidade, especialmente se a diferença for divisível por nove.

Digamos que você registrou um cheque de cliente no valor de $ 560 em seu software de contabilidade, mas o valor real do cheque é de $ 650. Tanto o cheque quanto o extrato bancário mostrarão $ 650, mas seus livros mostrarão um saldo $ 90 menor.

Como corrigir um erro de transposição

Reserve um lançamento contábil de correção para corrigir erros de transposição.

As empresas usam a contabilidade de dupla entrada para registrar transações. Para corrigir uma transação incorreta, você precisará registrar uma transação adicional envolvendo as mesmas contas. Você verá uma entrada de diário de correção no exemplo abaixo.

Um exemplo de erro de transposição

Digamos que eu seja um contador da sua empresa. Depois de uma semana de férias, volto para ver uma pilha de contas na minha mesa que preciso processar imediatamente. Em meu estupor fatigado, abro o software de contabilidade e começo a cobrar as contas. Eu passo por eles o mais rápido possível porque meu colega de trabalho disse que há rosquinhas em pó na cozinha. Entre as faturas está uma conta de energia de US$ 105.

Minha entrada de diário original mostra:

Conta	Débito	Crédito
Despesa de utilitários	$ 150
Contas a pagar		$ 150

Depois de concluir o processamento de todas as faturas, elaboro um relatório de vencimento de contas a pagar para sua análise. Sendo o empresário diligente que você é, você verifica meu trabalho antes de pagar as contas. Você percebe que a conta de energia diz $ 105, mas o relatório de envelhecimento diz $ 150. Eu exagerei a despesa em $45.

Você retransmite o erro e me pede para corrigir os livros. Registo o seguinte lançamento no diário de correção para diminuir as despesas de serviços públicos e as contas a pagar em $ 45.

Conta	Débito	Crédito
Contas a pagar	$ 45
Despesa de utilitários		$ 45

Neste exemplo, meu lançamento contábil de correção inverte as contas que são debitadas e creditadas. Se eu tivesse subestimado a despesa - digamos que registrei a conta por menos de US$ 105 - eu teria adicionado despesas de serviços públicos e contas a pagar.

2 maneiras de evitar erros de transposição

Siga estas dicas para evitar erros de transposição.

1. Completar reconciliações bancárias mensais

As reconciliações bancárias ajudam a identificar erros de transposição antes que eles causem mais problemas ao seu negócio. Uma reconciliação bancária compara seus registros contábeis com seu extrato bancário. Durante o processo, combine cada transação com os documentos de origem, como recibos e faturas. Quando algo está errado, você pode ter um erro de transposição.

2. Sincronize sua conta bancária com seu software de contabilidade

Retirar a entrada manual da escrituração pode reduzir drasticamente a probabilidade de erros de transposição. Um bom primeiro passo é permitir que seu software de contabilidade e sua conta bancária conversem entre si.

As empresas que usam o método de contabilidade de caixa podem eliminar praticamente todas as transações manuais fazendo com que seu software importe automaticamente as transações bancárias.

Ninguém é perfeito

Erros fazem parte da condição humana. Implemente um sistema para detectar e corrigir erros prontamente para evitar criar mais problemas para você.