18 maneiras de automatizar sua empresa para o crescimento

Todo líder de negócios sabe que existe uma diferença entre trabalho agitado e trabalho produtivo. O primeiro tende a ser uma perda de tempo repetitiva que requer pouco pensamento ou talento. Este último produz um resultado significativo que beneficia a empresa e é satisfatório para os trabalhadores.

A maioria de nós prefere passar nossos dias no segundo em vez do primeiro. Seus funcionários se sentem assim, também. Na verdade, o engajamento impulsiona a verdadeira produtividade. A automação de processos de negócios (BPA) é o meio pelo qual as empresas transferem o trabalho ocupado para as máquinas e capacitam a equipe a desenvolver sua criatividade e habilidades de resolução de problemas.

BPA é uma categoria de software, mas também pode incluir tecnologias mecânicas, como a robótica. O objetivo é concluir processos e ações físicas ou digitais repetitivas com mínima ou nenhuma intervenção humana. O BPA pode ser adquirido e usado como um pacote de software independente, ou pode ser integrado ou embutido em outro software como um recurso. Freqüentemente, é um subconjunto de suítes de gerenciamento de processos de negócios (BPM), que, por sua vez, pode ser um componente do gerenciamento de infraestrutura.

Você pode ouvir os termos "BPA" e "BPM" usados ​​alternadamente, mas eles não são a mesma coisa. O BPA se concentra em como a automação pode simplificar e agilizar os processos de negócios, enquanto BPM, que pode ou não incluir automação, usa uma variedade de métodos para descobrir, modelo, analisar, alterar e otimizar processos de negócios ponta a ponta.

Contudo, O BPA está evoluindo, e o termo está se transformando para refletir mudanças significativas ao longo do caminho. Por exemplo, automação de processos robóticos (RPA) é uma forma de BPA que usa IA para completar fluxos de trabalho de várias etapas, frequentemente em uma variedade de aplicativos. Por exemplo, a empresa de pesquisa de mercado IDC chama BPM com recursos de IA de "automação de processo inteligente, ”Ou IPA.

Por que automatizar processos de negócios?

Resumidamente, todas as empresas querem fazer mais com menos. O BPA permite realizar mais trabalhos com menos pessoas e liberar tempo da jornada de trabalho para criar novos produtos e serviços inovadores e gerar mais lucro.

O BPA também adiciona eficiências de economia de tempo e dinheiro, reduz erros humanos, e muitas vezes aproveita melhor os recursos e ativos da empresa.

5 benefícios do BPA

Há muitas maneiras pelas quais as empresas se beneficiam do uso estratégico do BPA. Os cinco mais comuns são:

1. Aumento da produtividade

Proprietários de pequenas empresas, e trabalhadores em empresas de qualquer tamanho, podem se concentrar em fazer o que fazem de melhor e confiar que as máquinas farão o resto. O trabalho é concluído mais rápido e com poucos ou nenhum erro. Quando os sistemas robóticos assumem tarefas que anteriormente causavam lesões, como quedas ou tensões, o bem-estar do funcionário aumenta.

2. Comunicações assistidas

Com BPA, as comunicações podem ser encaminhadas para um canal preferencial, ou um representante de atendimento ao cliente poderia, por exemplo, siga uma conversa em todos os canais. Adicionalmente, um representante pode obter dados de suporte de uma variedade de aplicativos para tornar as comunicações mais produtivas. Um gerente pode usar o BPA para rastrear atividades para que todas as partes saibam onde estão em um projeto ou processo no qual estão trabalhando.

3. Maior visibilidade do processo

Sempre que você automatiza um processo, você tem a oportunidade de observar de perto o fluxo e decidir quais etapas devem ser mantidas e o que pode ser feito para melhorar o procedimento. O resultado, processos mais simplificados irão acelerar ainda mais a produção.

4. Custos reduzidos

Estudos mostram consistentemente que adicionar automação é consideravelmente menos caro do que pagar uma pessoa para fazer o mesmo trabalho. Avançar, a automação leva a economias de escala e a uma maior economia de escopo; isso é, a capacidade de produzir uma ampla variedade de produtos. Como os líderes de negócios sabem, ambos podem levar a margens de unidade mais favoráveis ​​e maior lucratividade.

5. Maior eficiência operacional

A empresa analista Forrester sugere que a automação pode cortar os custos operacionais em 90% e diz que o uso da automação inteligente liberará US $ 134 bilhões em valor de mão de obra até 2022. Resultado, mais visibilidade nos processos levará ao aumento da inovação.

Avançar, a automação permite prazos de entrega mais curtos, entrega mais rápida e uso mais eficiente de estoque e dinheiro, de acordo com Economics Help.

9 áreas-chave do seu negócio para automatizar

Embora a maioria das empresas possa identificar o trabalho repetitivo que pode ser automatizado para tornar as operações mais eficientes, existem algumas áreas em que os especialistas afirmam que as empresas podem obter benefícios imediatos. Isso inclui:

1. Marketing

A automação de marketing coordena as mensagens de marketing e orquestra sua entrega oportuna pelos canais designados. A automação de marketing gera um aumento médio de 14,5% na produtividade de vendas e uma redução de 12,2% nas despesas gerais de marketing, de acordo com o invesp.

A automação de marketing pode ser utilizada em vários canais, incluindo marketing por e-mail, serviço de mensagens curtas (SMS), pesquisa paga, exibição e anúncios sociais. Também pode ser usado para recomendações de upsell em compras móveis e online.

2. Finanças

A natureza das funções financeiras é altamente estruturada e consiste principalmente em trabalhar com valores numéricos. Avançar, os dados são frequentemente transferidos entre relatórios e departamentos para manter a empresa em uma situação financeira segura. Esses atributos combinados tornam as finanças uma área adequada para a automação.

A criação de qualquer relatório financeiro pode ser parcial ou totalmente automatizada. Um exemplo é a automação de contas a pagar (AP). Um processo de AP que geralmente é automatizado é o faturamento. Isso pode reduzir custos, aumentar a eficiência e reduzir erros. Os processos de fatura podem ser integrados a outros processos, como dados da cadeia de suprimentos ou recebimentos de remessas.

3. Vendas

Muitos processos usados ​​em vendas externas e internas podem ser parcial ou totalmente automatizados. Mas o objetivo é o mesmo:fechar mais vendas em um dia de trabalho típico do que seria possível sem a velocidade e eficiência da automação.

Exemplos de automação da força de vendas incluem geração de leads, mensagens de contato do cliente, desenvolvimento de propostas, gestão de contratos, cota de vendas e gerenciamento de comissões e rastreamento de detalhes de transações.

4. Desenvolvimento de Produto

Os exemplos de casos de uso incluem projetos de pesquisa e desenvolvimento (P&D), desenvolvimento de software e desenvolvimento de novos produtos. Em todos os casos, a automação aumenta a produtividade e a eficiência de funcionários altamente qualificados e permite que eles produzam resultados com mais rapidez, sem economizar em atalhos ou aumentar os riscos. Por exemplo, as montadoras já são grandes usuários do BPA. Agora, grupos da indústria estão pedindo mais uso de automação em P&D para veículos elétricos e autônomos.

5. Produto

A automação pode ser usada para detectar falhas no produto na área de produção e ajustar a robótica de fabricação para corrigir o defeito nas unidades seguintes na linha de produção.

De forma similar, Dados do sensor IoT, ou notas de técnicos de reparo humano, podem ser analisados ​​e os insights usados ​​para corrigir uma falha recorrente ou enviar automaticamente um funcionário para substituir uma peça com defeito antes que uma peça importante do equipamento falhe. Cenários como esses reduzem recalls de produtos caros e prejudiciais à reputação. Eles também mantêm os índices de satisfação do cliente e as pontuações de lealdade à marca altas.

6. Cadeia de suprimentos

Muitos dos processos de negócios envolvidos no pedido, recebendo, pagando por, o armazenamento e o gerenciamento da cadeia de abastecimento podem ser parcial ou totalmente automatizados, mesmo quando um processo envolve mais de um aplicativo de software.

Por exemplo, os pedidos de compra podem ser preenchidos automaticamente e enviados a um fornecedor pré-aprovado quando o material de escritório cai abaixo de um certo limite. As matérias-primas podem ser solicitadas automaticamente pelos fabricantes para garantir um fornecimento adequado para as programações de produção. E uma farmácia pode ser reabastecida automaticamente com medicamentos prescritos “just-in-time” para atender à demanda atual e limitar os riscos de roubo e fraude.

Essa automação - impulsionada pela visibilidade da cadeia de suprimentos - se traduz em menos interrupções, aumento da satisfação do cliente e redução de custos.

7. Atendimento ao cliente

A automação pode melhorar a satisfação do cliente e, ao mesmo tempo, cortar custos. Por exemplo, chatbots em sites de comércio eletrônico podem responder de forma rápida e econômica às consultas de clientes de nível inferior, salvando representantes de serviço humano para problemas mais complexos.

Quando um cliente precisa de suporte humano, O histórico de compras e os dados do produto podem ser inseridos automaticamente nos scripts do call center para que os agentes possam fornecer respostas mais relevantes.

Com IoT, atualizações de firmware e patches de segurança podem ser implementados automaticamente para tudo, desde iluminação pública inteligente até sistemas de gerenciamento de frota. Tal como acontece com o suporte ao produto, a detecção de problemas seguida por reparos automatizados pode evitar interrupções no serviço e reduzir o número de chamadas do cliente.

8. TI

As empresas se tornam mais competitivas quando a TI atua mais como um maestro na orquestração de TI do que como um mecânico de sombra. Portanto, é uma ótima notícia que os processos de tecnologia da informação, de infraestrutura e gerenciamento de nuvem à otimização de TI e patch de segurança, sejam automatizados atualmente. Isso libera a equipe de TI para trabalhar na inovação e ajustar a combinação de serviços de TI para ajudar suas empresas a atender à demanda dos clientes e se adaptar às mudanças do mercado.

Um uso econômico da automação de TI:plataformas de gerenciamento de nuvem que ajudam a controlar os custos de computação em nuvem, desempenho e segurança. Essas plataformas geralmente incluem ferramentas de análise preditiva que podem prever necessidades futuras e identificar e desativar recursos não utilizados sem intervenção humana.

9. Funções Gerais de Negócios

Ao automatizar o máximo possível de processos da sua empresa, incluindo finanças, RH e gestão de despesas, você pode aumentar os insights fornecidos aos líderes de negócios e minimizar as ineficiências, erros e problemas de conformidade.

Exemplos de casos de uso em toda a empresa incluem:previsão de vendas; prevenção de rotatividade de clientes; integração de funcionários, folha de pagamento e agendamento; planejamento de viagens de negócios; e atendimento de pedidos e gerenciamento de estoque.

Finalmente, a automação não é apenas para grandes empresas. As pequenas empresas também podem se beneficiar, por exemplo, aumentando as oportunidades de upsell ou vendas cruzadas, fornecendo automaticamente recomendações aos clientes.

9 maneiras de automatizar seu negócio

Existem várias opções quando se trata de automatizar vários processos em sua empresa. Muitas vezes, alguma forma de BPA é um recurso ou função incluída no software comercial. Às vezes é um produto autônomo, e às vezes é um de uma série de módulos em um pacote de software maior. Outros tempos, automação é algo que seus próprios desenvolvedores ou de terceiros criam especificamente para sua empresa.

Mas independentemente de como você escolher usar o BPA, aqui estão as chaves para fazer funcionar para você:

1. Ferramentas de automação

Existem muitas ferramentas no mercado para automatizar processos de negócios. Geralmente, eles são categorizados pela finalidade do processo que pretendem automatizar, a quantidade de codificação ou habilidade de TI necessária para usá-los e se são ferramentas de processo geral ou cognitivas (IA).

Categorias de processo geral, ferramentas de automação sem necessidade de codificação incluem mídia social, fluxo de trabalho e gerenciamento de projetos, comércio eletrônico e marketing.

A maioria das empresas deve procurar ferramentas de automação que não exijam habilidades de codificação. Certifique-se de que a interface possa ser usada por não técnicos. Além disso, certifique-se de que os processos sejam transparentes, de forma que sua equipe possa ditar e entender como o sistema pretende realizar uma tarefa. Os bots devem ser fáceis de dirigir e gerenciar.

2. IA e aprendizado de máquina

Vamos usar contas a pagar (AP) como um exemplo de como o aprendizado de máquina e a IA podem automatizar os processos de negócios.

Os sistemas de aprendizado de máquina analisam muitos dados e aprendem com eles. No caso de AP, uma empresa pode alimentar todas as suas faturas digitalizadas no sistema com o objetivo de ensiná-la a saber o que é "normal". Quanto mais dados AP o sistema deve estudar, melhor será a localização de anomalias que possam indicar fraude ou um fornecedor que aumentou os preços de forma que afetem a lucratividade.

A diferença entre ML, que analisa os dados existentes e aprende como identificar valores discrepantes, e IA é que a inteligência artificial aumenta a aposta adicionando contexto. Por exemplo, um verdadeiro sistema AP habilitado para IA pode ser capaz de consultar fontes de dados internas e externas para saber o preço médio da gasolina em Nova York em setembro, o MPG médio esperado de sua frota de veículos de entrega e quantos quilômetros foram percorridos para atender os clientes. Com esses dados, você pode automatizar a aprovação de faturas para compras de combustível em setembro se os valores estiverem dentro dos parâmetros esperados.

Esforce-se para entender o tipo de insights que um determinado sistema irá surgir e se essas descobertas valem a pena, considerando o custo do sistema. Em termos de automação, o objetivo é reduzir ao máximo a necessidade de intervenção manual e monitoramento.

3. Criar processos / encontrar repetição

Uma das maneiras mais fáceis para as pequenas empresas começarem a eliminar a repetição e adotar processos simplificados é mudar para software comercial, que otimizou processos pré-automatizados para você.

Não é necessário criar algo do zero quando o software popular oferece os processos que você procura, aperfeiçoado por especialistas e décadas de experiência e frequentemente disponível em um modelo conveniente de software como serviço.

Se você precisa criar processos, talvez porque você precise personalizar conexões entre sistemas distintos, você pode usar ferramentas como Zapier e IFTTT para conectar plataformas e eliminar tarefas repetitivas de seus fluxos de trabalho.

4. Simplifique a comunicação e o gerenciamento de tarefas

Isso é tudo sobre gerenciamento de projetos. A automação pode eliminar a duplicação de esforços entre as equipes de produção, agora frequentemente operando em vários locais, incluindo aqueles que trabalham em casa. Como já discutimos, automação é descarregar tarefas demoradas e repetitivas de um humano para uma máquina - e poucas tarefas de projeto são mais repetitivas do que atribuir tíquetes de trabalho e enviar atualizações de status regulares.

Então, por exemplo, um gerente de projeto pode especificar que, quando uma prova gráfica é verificada em um sistema de gerenciamento de documentos, um tíquete é gerado automaticamente para que um aprovador dê uma olhada. Isso evita que o artista precise solicitar manualmente uma revisão, ou pior, enviar um email.

Ou pegue o ERP. Qualquer empresa com mais do que alguns funcionários se beneficia de uma conexão mais estreita entre seus dados e funções operacionais e financeiros. E quanto mais automatizados esses links, o melhor. Essa é a ideia por trás do planejamento de recursos empresariais baseado em nuvem.

5. Facilite o compartilhamento de documentos

Compartilhar documentos é essencial para um negócio eficiente. O BPA e especialmente o RPA podem recuperar automaticamente documentos inteiros, ou dados de campos específicos em muitos documentos, e compartilhe-o com os membros da equipe ou outros aplicativos. Isso economiza tempo, claro, mas você também minimizará os problemas de não conformidade causados ​​por erros e omissões das principais regras dentro dos documentos.

Procure maneiras de compartilhar documentos facilmente em uma variedade de painéis ao considerar business intelligence (BI), automação de vendas, teleconferência, e-mail em lote e outros softwares de negócios.

6. Integre aplicativos e dispositivos

Alguns sistemas usam interfaces de programação de aplicativos (APIs), que são essencialmente conectores universais para integrar software. Outras ferramentas estão disponíveis para sincronizar automaticamente os dados entre os dispositivos para manter as informações atualizadas e facilmente acessíveis. Um exemplo disso é um provedor de e-mail que sincroniza seu e-mail em sua área de trabalho, tablet e telefone. Muitas vezes, a sincronização e integração avançadas iluminarão e eliminarão algumas repetições nos processos de negócios.

7. Rastrear correspondência

Uma grande vitória aqui é gerenciar o relacionamento com o cliente. Quando uma empresa pode rastrear toda a correspondência - e-mails de marketing, faturas, ofertas de upsell, consultas de serviço - e agendar respostas automatizadas, ganhará elogios por ter um serviço excelente. Um CRM avançado pode até mesmo automatizar a criação de um portal de cliente interativo e personalizado e relatar quantas horas um profissional de serviço gastou naquela conta.

8. Definir metas de automação

Recomendamos o desenvolvimento de um plano de BPA para evitar negligenciar um processo que deve ser automatizado, assumir muito rápido ou criar lacunas ou sobreposições na automação em todo o seu negócio.

Comece automatizando os processos mais fáceis e óbvios primeiro - os chamados "frutos mais fáceis". Ou siga a regra PITA e automatize primeiro os processos que são mais frustrantes para você e sua equipe.

Em seguida, suba na cadeia de forma constante e analise cada processo de negócios quanto ao seu potencial para automação, liberando as pessoas para trabalhar em coisas mais importantes.

9. Crie uma cultura de automação no escritório

É mais provável que a cultura descarrilhe uma iniciativa de automação do que a tecnologia. Os executivos precisam reafirmar à equipe que a automação dos processos de negócios visa facilitar o trabalho - não substituí-los. Quando as pessoas entendem que seus empregos não estão em risco, eles são mais propensos a adotar novos processos e até mesmo ajudar a identificar as melhorias necessárias nos processos tradicionais.

Em todo o caso, Ser bem sucedido, você precisará da cooperação de todos. A resistência pode ser inútil, mas também costuma ser destrutivo. Trabalhe com as pessoas no início de seus planos de automação.

Como o NetSuite pode automatizar seus negócios

NetSuite ajuda a automatizar o processo de negócios para aprovação de transações, nutrir chumbo, e gerenciamento de registros ou qualquer transação em seu negócio que necessite de um conjunto de atividades para serem cumpridas.