4 Considerações Contábeis Especiais para Escritórios de Advocacia

Os escritórios de advocacia seguem regras contábeis especiais para manter os fundos dos clientes. Aqui estão quatro áreas da contabilidade jurídica para conhecer antes de abrir um escritório de advocacia.
Eu não seria um grande advogado de defesa:choro quando discuto sobre as coisas mais insignificantes. Mas você pode deixar a contabilidade do escritório de advocacia comigo.

Visão geral:como a contabilidade para escritórios de advocacia difere de outros tipos de contabilidade?

Os escritórios de advocacia fazem malabarismos com o dinheiro de seus clientes mais do que na maioria dos setores. Os contadores em direito gastam muito do seu tempo rastreando quanto dinheiro a empresa ganhou e o que precisa ir para clientes, tribunais ou terceiros.

O dinheiro entra em escritórios de advocacia de todas as direções. Por exemplo, um escritório de advocacia pode obter sua receita por meio de acordos, onde nunca recebe um centavo diretamente do cliente. Os clientes geralmente pagam taxas de retenção para comprometer o tempo de seus advogados com seus assuntos legais. Métodos de pagamento exclusivos tornam a contabilidade para escritórios de advocacia diferente de outros tipos de contabilidade.

A quais considerações especiais os contadores de escritórios de advocacia precisam prestar atenção?

Chocante:A contabilidade legal tem regras até o topo. Aprimore suas habilidades de contabilidade 101 antes de mergulhar no que eu consideraria material de contabilidade 201.

1. Contas de confiança do cliente (CTA)

Qualquer dinheiro que sua empresa retenha para um cliente e não ganhou vai para uma conta de confiança do cliente (CTA). Você pode abrir um CTA em bancos que oferecem contas bancárias comerciais.

Digamos que seu cliente lhe pagou $ 20.000 antecipadamente, sabendo que os honorários advocatícios excederão em muito esse valor. Como você ainda não ganhou os $ 20.000, é necessário colocá-lo em um CTA. Muitos CTAs ganham juros em benefício do cliente.

A American Bar Association (ABA) diz que os escritórios de advocacia costumam abrir CTAs:

• Para reter pagamentos antecipados de taxas legais
• Para manter acordos, pagáveis ​​a um cliente ou a terceiros
• Para gerenciar o patrimônio de um cliente

Os escritórios de advocacia podem ter problemas quando retiram fundos não ganhos de CTAs. O dinheiro em um CTA não é imediatamente seu – você é chamado de fiduciário, exigindo que você exerça o mais alto padrão de cuidado com os fundos de seu cliente. Você só pode mover fundos de CTA para sua conta operacional comercial depois que seu cliente aprovar uma fatura.

Como toda conta bancária, os CTAs vêm com taxas de serviço bancário. Alguns estados impedem que os escritórios de advocacia depositem seus próprios fundos em CTAs, então você os pagaria de sua conta operacional. Nos estados que permitem, você deposita apenas o suficiente para cobrir as taxas. Você é livre para cobrar do cliente as cobranças que sua empresa pagou.

Quaisquer fundos que vão para um CTA são um passivo em seu balanço porque é dinheiro que você está segurando, mas não ganhou. Entraremos na contabilidade básica mais tarde.

2. Juros em contas fiduciárias de advogados (IOLTA)

Os juros das contas fiduciárias dos advogados (IOLTAs) são um tipo de CTA. Enquanto outros CTAs rendem juros para os clientes, os IOLTAs enviam os juros para programas patrocinados pelo Estado que financiam bolsas de estudos de direito e serviços jurídicos para os pobres.

É costume usar IOLTAs quando você está depositando valores nominais que renderiam pouco ou nenhum interesse. O estado reúne os fundos de IOLTAs individuais para gerar receita suficiente para financiar os programas públicos. Você desejará um CTA tradicional com juros para depósitos substanciais ou fundos que planeja manter a longo prazo.

Alguns estados obrigam os escritórios de advocacia a usar IOLTAs em determinadas situações, portanto, verifique com a ordem dos advogados do seu estado as regras para sua empresa.

Você não pode usar fundos da IOLTA para pagar taxas bancárias. Se o banco não dispensar ou cobrir as taxas de serviço bancário da IOLTA com ganhos de juros, você deverá preencher um cheque da conta operacional da sua empresa. Novamente, você pode cobrar o cliente para reembolsá-lo pelas despesas.

Você pode usar a mesma IOLTA para vários clientes, mas deve ter um método confiável para rastrear o saldo de execução de cada cliente.

3. Taxas de retenção

A maioria dos escritórios de advocacia aceita honorários de retenção que garantem a disponibilidade de advogados para questões jurídicas de um cliente. As taxas de retenção são pagas antecipadamente e geralmente são mensais. Como você contabiliza os retentores depende do acordo.

Os retentores verdadeiros não são reembolsáveis ​​e contam imediatamente como receita para a empresa. Você não precisa colocar os fundos em um CTA e usá-lo lentamente enquanto seus associados se esforçam. É todo seu desde o salto.

Retenções reembolsáveis ​​- onde o cliente pode ter um reembolso por horas pré-pagas, mas não trabalhadas durante o mês - são o que os contadores chamam de receita não recebida ou diferida. A taxa de retenção entra em um CTA e você pode sacar dele conforme o cliente aprova as faturas dos serviços prestados.

Os acordos de retenção podem ficar complexos, mas não preciso lhe dizer isso. O diferencial para a contabilidade é a existência de cláusulas de contingência ou de ressarcimento no contrato de retenção.

4. Remuneração do parceiro

A estrutura de negócios padrão do escritório de advocacia é uma parceria de responsabilidade limitada (LLP). Os proprietários, chamados de sócios, usufruem dos benefícios do repasse tributário sob um escudo que protege seus bens pessoais dos passivos empresariais. Os sócios são pagos de forma diferente dos funcionários.

Os advogados usam o termo “parceiro” de forma mais liberal do que os contadores. Algumas firmas promovem advogados a um título de sócio sem torná-los sócios do negócio. Do ponto de vista contábil, um sócio sem participação na empresa ainda é um empregado.

A distinção é importante porque os parceiros de capital não podem ganhar salários como funcionários. Eles são tributados com base em sua parte dos ganhos da empresa e se pagam por meio de um sorteio do proprietário. Alguns parceiros também ganham pagamentos garantidos para garantir uma renda estável, mesmo que a empresa opere com prejuízo.

Em contraste, os funcionários ganham salários e as empresas devem reter os impostos sobre a folha de pagamento de seus salários. Os sócios não patrimoniais devem ser tributados como empregados.

Práticas recomendadas de contabilidade para escritórios de advocacia

Siga estas dicas para garantir a conformidade com a contabilidade do escritório de advocacia.

1. Não misture fundos operacionais e CTA

Você não tem permissão para ter seus fundos de clientes e negócios na mesma conta. Em outros setores, você pode manter os pagamentos antecipados dos clientes em sua conta operacional e usar o dinheiro para financiar projetos de clientes e pagar o aluguel. Os escritórios de advocacia não têm esse luxo.

É tentador pedir dinheiro emprestado a um CTA, sabendo que parte do dinheiro em breve será seu. Não faça isso:você pode ser expulso, incapaz de exercer a advocacia.

Acelere o faturamento para evitar um problema de fluxo de caixa em que você gasta dinheiro em nome de seu cliente sem recuperá-lo.

2. Treinar contadores em contabilidade de escritórios de advocacia

Certifique-se de que sua equipe de contabilidade conhece os procedimentos contábeis do escritório de advocacia. Sua licença de bar está em jogo sempre que sua empresa movimenta indevidamente fundos de clientes, mesmo que você não tenha feito isso.

3. Configure contas de ativos e passivos para seu CTA

Você precisa criar duas contas para cada CTA. O ativo é a conta bancária – assim como sua conta em dinheiro – e o passivo reconhece que o saldo da conta bancária não pertence ao seu negócio. Os valores de ativos e passivos devem sempre corresponder, não causando impacto em suas demonstrações financeiras.

Sempre que você depositar dinheiro em um CTA, registre esta entrada em seu software de contabilidade:

Conta	Débito	Crédito
Confiar na conta bancária	$XXX
Responsabilidade de confiança do cliente		$XXX

Para reconhecer receita e transferir fundos de CTA para sua empresa:

Conta	Débito	Crédito
Responsabilidade de confiança do cliente	$XXX
Confiar conta bancária		$XXX
Dinheiro	$XXX
Receita		$XXX

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Os escritórios de advocacia precisam gastar mais tempo configurando seu software de contabilidade antes de abrir o negócio. Para garantir que você configure para rastrear CTAs e pagamentos de retenção corretamente, contrate um contador jurídico.

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