Um guia para pequenas empresas sobre horas faturáveis

Para consultores, contratados e empresas de serviços profissionais, as horas faturáveis ​​são a principal fonte de receita. Saiba o que são horas faturáveis ​​e não faturáveis ​​e como rastreá-las corretamente.
As horas faturáveis ​​são a força vital de qualquer empresa de serviços. Se você presta serviços de consultoria ou gerencia uma firma de advogados ou CPAs, é importante rastrear e faturar suas horas faturáveis ​​e garantir que sua equipe esteja fazendo o mesmo.

Visão geral:o que são horas faturáveis?

O termo é mais frequentemente associado a advogados, mas as horas faturáveis ​​também são rastreadas por empresas de CPA, consultores, proprietários individuais e contratados independentes. Uma hora faturável é considerada o tempo gasto trabalhando em tarefas faturáveis.

Por exemplo, Jane é uma contratada independente que presta serviços de RH a vários clientes. Grande parte do tempo de Jane é gasto com a folha de pagamento, criando cartas de integração para os funcionários de seu cliente e investigando quaisquer problemas de RH que possam surgir. Contanto que Jane esteja fazendo um trabalho específico para um cliente, isso será considerado faturável.

Horas faturáveis ​​x horas não faturáveis:qual é a diferença?

A maneira mais fácil de determinar se o trabalho é faturável é se estiver relacionado a um cliente específico. Por exemplo, qualquer tempo que Jane gaste processando a folha de pagamento de seu cliente, escrevendo uma carta de integração para um cliente usar em seus negócios ou determinando se um cliente violou as leis trabalhistas é considerado faturável.

Por outro lado, as horas não faturáveis ​​são aquelas gastas em atividades gerais centradas no negócio em geral, e não em um cliente específico.

Horas faturáveis ​​	Horas não faturáveis ​​
Qualquer tarefa diretamente relacionada a um projeto de cliente, como preencher um relatório	Participar de um evento de networking em seu setor
Pesquisando um projeto de cliente	Executar tarefas administrativas gerais, como registrar pagamentos de clientes
Reunião com um cliente ou em nome de um cliente	Respondendo a perguntas de novos clientes em potencial
Planejando o projeto de um cliente	Criando uma proposta para um novo cliente
Respondendo ao e-mail de um cliente	Participar de treinamentos ou workshops
Respondendo a perguntas de clientes por telefone	Reunião com clientes em potencial

5 tipos de indústrias com horas faturáveis

Qualquer pessoa que seja um contratado independente ou um funcionário de uma empresa de serviços precisará rastrear suas horas faturáveis. A seguir estão cinco dos setores que mais precisam rastrear horas faturáveis.

1. Escritórios de advocacia

Os advogados rastreiam o tempo faturável mais do que qualquer outro setor, e com razão. Os advogados que trabalham em um escritório de advocacia são obrigados a trabalhar um número mínimo de horas faturáveis ​​a cada ano, com consequências como a possibilidade de rescisão se não o fizerem.

2. Empresas de contabilidade

Empresas de contabilidade, como escritórios de advocacia, geralmente cobram clientes por hora, embora as empresas de CPA sejam mais propensas a usar métodos de cobrança alternativos, como cobrança de taxa fixa, para tarefas específicas. No entanto, semelhante ao faturamento do escritório de advocacia, muitos escritórios ainda têm CPAs que rastreiam e faturam regularmente suas horas.

3. Consultoria

No início de 2020, 1,6 milhão de consultores trabalhavam nos EUA. Se você é consultor, as horas faturáveis ​​são a chave para sua sobrevivência. A menos que um consultor cobre uma taxa fixa para um projeto específico, o que é raro, eles cobram por hora.

4. Freelancers

Os freelancers são semelhantes aos consultores, embora possam ou não cobrar por hora, dependendo do trabalho. Por exemplo, os escritores freelance normalmente são pagos por artigo e não por hora, embora os assistentes administrativos freelance cobram de seus clientes por hora.

5. Publicidade e relações públicas

As agências de publicidade e relações públicas tradicionalmente cobravam de seus clientes por hora, mas muitas agora migraram para um sistema de cobrança de taxa fixa. Se você estiver trabalhando como representante de relações públicas freelance, provavelmente ainda cobrará de seus clientes por hora.

Como rastrear horas faturáveis ​​em sua pequena empresa

Esteja você usando software de contabilidade, software de tempo e faturamento ou registrando seu tempo usando uma planilha, siga nosso guia rápido para começar a rastrear suas horas faturáveis ​​corretamente.

1. Determine sua taxa horária

Isso não é tão cortado e seco como você pode pensar. Se você oferece apenas um serviço, é fácil definir suas taxas, mas se você oferece vários serviços, é provável que você tenha várias taxas.

Por exemplo, usando nossa consultora Jane como exemplo, Jane oferece uma variedade de serviços de RH para seus clientes e todos com uma taxa de cobrança diferente.

• Serviços administrativos -- US$ 30/hora
• Serviço de recrutamento especializado -- US$ 50/hora
• Relações com funcionários -- US$ 60/hora

Jane não apenas precisa acompanhar suas horas para cada um de seus clientes, mas também precisa acompanhar seu trabalho ou projeto para que a taxa de cobrança correta seja usada.

2. Crie uma planilha ou comece a usar um software de controle de tempo

Seu software de contabilidade pode oferecer capacidade de rastreamento de tempo, mas a maioria não. Embora você certamente possa registrar seu tempo em uma planilha, é melhor usar um aplicativo de rastreamento de tempo adequado para um faturamento mais preciso.

Por exemplo, Jane está atualmente trabalhando em um projeto administrativo para o Cliente A quando o Cliente B liga para ela, frenético porque seu computador travou e ela não pode entrar em sua folha de pagamento. Jane para de trabalhar no projeto do Cliente A e passa os próximos 30 minutos no telefone ajudando o Cliente B.

Imediatamente após desligar, ela volta a trabalhar no projeto do Cliente A e só percebe uma hora depois que não gravou a chamada com o Cliente B como tempo faturável. E porque tanto tempo se passou, ela não tem ideia de quanto tempo foi gasto no telefone com o cliente B, já que a ligação foi no telefone do escritório e não no celular.

Se Jane estivesse usando um software de rastreamento de tempo, ela poderia ter parado o cronômetro para o Cliente A e iniciado um novo cronômetro para o Cliente B e reiniciado o cronômetro do Cliente A quando sua ligação telefônica foi concluída.

O software de rastreamento de tempo pode ser um salva-vidas para consultores e proprietários individuais que se encontram fazendo malabarismos com vários clientes simultaneamente. Isso não apenas torna o tempo de rastreamento muito mais fácil, mas também pode ser revelador quando você percebe quanto tempo não está faturando.

3. Configurar clientes e projetos

Depois de determinar suas taxas, você está pronto para configurar seus clientes e seus projetos. Este é um passo importante porque ajudará a automatizar consideravelmente o processo de faturamento. Depois de estabelecer o preço correto para todos os serviços que você oferece, será muito mais fácil faturar corretamente seus clientes.

4. Acompanhe e calcule horas

Inserir suas horas trabalhadas em uma planilha tecnicamente funciona, mas não é a melhor maneira de rastrear e calcular suas horas. Como você viu anteriormente, as chances de esquecer de anotar as horas em uma planilha são bastante altas, o que significa que você acaba faturando aos seus clientes apenas uma parte de suas horas reais trabalhadas.

Mas esteja você usando uma planilha ou um software, você está pronto para calcular suas horas trabalhadas e faturar seus clientes assim que o mês terminar.

5. Cliente de fatura

Este é o passo final e importante. Se você usa um software de tempo e faturamento, ou um aplicativo de contabilidade que rastreia o tempo para você, pode facilmente mover seu tempo faturável para uma fatura e faturar seus clientes em minutos. Ao preparar uma fatura, certifique-se de incluir uma descrição das horas trabalhadas e os serviços correspondentes executados.



Você também vai querer ter certeza e incluir as condições de pagamento, que você já deve ter acordado com seu cliente.

Verifique se você está acompanhando suas horas faturáveis

As horas faturáveis ​​são a chave para a sobrevivência de muitos proprietários individuais, freelancers e empresas de serviços. Seja você um advogado, um assistente administrativo ou um consultor, se você presta serviços a seus clientes, deseja acompanhar suas horas faturáveis. Pare de vender a si mesmo e seus serviços a descoberto e comece a rastrear adequadamente suas horas faturáveis ​​hoje.