Um guia de pequenas empresas para orçamentos flexíveis

Um orçamento flexível pode ser um recurso útil para os empresários que lutam para orçar adequadamente os custos variáveis. Se você fabrica produtos, veja como um orçamento flexível pode ajudar seu negócio.
Um orçamento flexível é um orçamento criado usando um custo ou fórmula específica. Ao contrário de um orçamento estático, um orçamento flexível inclui custos fixos e variáveis ​​que podem ser ajustados com base na porcentagem da receita ou no custo de produção incorrido ao longo do período orçamentário.

Visão geral:o que é um orçamento flexível?

Um orçamento flexível é projetado para mudar com base na receita ou nos níveis de produção. Ao contrário de um orçamento estático, que pode ser preparado em antecipação ao desempenho, um orçamento flexível permite ajustar o orçamento mestre original usando vendas reais e/ou volume de produção.

Por exemplo, se você preparar um orçamento estático para uma pequena empresa de manufatura, o orçamento permanecerá o mesmo se a fábrica produzir 500 ou 5.000 produtos, deixando sua empresa com um orçamento impreciso à medida que a produção aumenta ou diminui.

Um orçamento flexível é melhor usado em um ambiente de fabricação onde o orçamento pode ser baseado no volume de produção.

A criação de um orçamento empresarial, particularmente um orçamento flexível, requer alguma familiaridade com o processo contábil e é melhor deixar para contadores experientes e contadores com conhecimento de contabilidade de custos.

Orçamento estático x orçamento flexível:qual é a diferença?

Os orçamentos estáticos e flexíveis são projetados para estimar receitas e despesas futuras.

No entanto, um orçamento estático permanece no valor orçado original, independentemente de quaisquer alterações na atividade de receita, produção ou volume, enquanto um orçamento flexível é projetado para ajustar os totais do orçamento com base em quaisquer alterações na receita ou produção.

Em outras palavras, se o orçamento do seu restaurante for servir 1.000 refeições em um mês, mas você realmente servir 2.000 refeições, seus gastos orçados em um orçamento estático permanecem os mesmos, enquanto os totais do orçamento se ajustam para refletir as mudanças na receita e na produção.

Benefícios de ter um orçamento flexível para sua pequena empresa

Se você gerencia um ambiente de produção de alto nível, a criação de um orçamento flexível pode ajudar a mitigar as variações típicas encontradas em orçamentos estáticos.

Embora concluído após o fato, quando os níveis de produção do mês inteiro estiverem disponíveis, a criação de um orçamento flexível pode ajudá-lo a prever melhor as receitas e as despesas que podem ser diretamente vinculadas à produção. Aqui estão algumas outras maneiras pelas quais um orçamento flexível pode ser útil para sua empresa:

1. Reflete custos variáveis

A alteração dos custos no processo de fabricação pode afetar severamente sua margem de lucro. Quaisquer mudanças inesperadas no mercado podem fazer com que um material essencial para sua linha de produção custe subitamente mais de três vezes o valor orçado original.

O uso de um orçamento flexível o alertará imediatamente sobre quaisquer alterações que possam afetar seus resultados, permitindo que você faça alterações de forma proativa em vez de reativa.

2. Inclui dados em tempo real

Embora preparar qualquer orçamento seja sempre melhor do que não ter um, um orçamento estático não o prepara para alterações de receita e despesa em tempo real.

Enquanto as variações são observadas em orçamentos estáticos, um orçamento flexível permite que você insira as receitas e despesas relevantes para aquele período orçamentário específico, adaptando os custos flexíveis usando dados em tempo real.

3. Permite variações de mercado

Se você possui uma sorveteria, sabe que o auge do seu negócio será nos meses quentes de verão. O uso de um orçamento flexível permite que você leve em conta o aumento das receitas, os custos trabalhistas mais altos e os custos de estoque mais altos durante os meses mais movimentados, sem precisar ajustar os meses em que os negócios estão mais lentos.

Como criar e implementar um orçamento flexível para sua empresa

A criação de um orçamento flexível pode ser um processo demorado, mas depois de criar o orçamento inicial, você pode simplesmente basear-se em seus números originais para criar um orçamento flexível em tempo real que considere aumentos e diminuições na receita.

Para obter o máximo de quilometragem do seu orçamento, você deve estar familiarizado com os seguintes termos contábeis:

• Período contábil: O período de tempo coberto pelas demonstrações financeiras de uma empresa. Um período contábil pode ser um mês, um trimestre ou um ano.
• Custos fixos: Custos fixos são custos que permanecem consistentes, quer a produção ou os serviços aumentem ou diminuam.
• Custos variáveis: Custos variáveis ​​são custos que mudam com base nos níveis de produção ou serviço.

Se você está pronto para criar um orçamento flexível para sua empresa, aqui estão algumas etapas para orientá-lo:

Etapa 1:crie um orçamento estático de despesas gerais

A primeira etapa na criação de um orçamento flexível é criar um orçamento de despesas gerais estático. Isso permite que você assuma níveis de produção padrão e todas as despesas associadas. O orçamento estático também serve como base para ajustar as variações do orçamento flexível.

Etapa 2:identifique os custos fixos e variáveis ​​do período

Para criar um orçamento de negócios preciso, você precisará separar os custos fixos dos custos variáveis, pois um orçamento flexível se preocupa apenas com despesas variáveis, como níveis de produção, materiais e mão de obra.

Despesas como aluguel, salários de gerentes e custos de marketing permanecem estáticas e não mudam com base na produção.

Etapa 3:insira os níveis de produção com base nos dados reais

Em vez de estimar os níveis de produção, use os valores reais do mês anterior para criar seu orçamento flexível. Por exemplo, se sua empresa produziu 50.000 unidades em janeiro e você deseja fazer um orçamento para 75.000 unidades em fevereiro, você precisa analisar seus custos variáveis.

Digamos que seu custo de materiais indiretos para produzir 50.000 unidades foi de US$ 22.000, enquanto seu custo de mão de obra indireta foi de US$ 19.000. Para criar seu orçamento flexível, divida o custo total de cada categoria pelo número de unidades. Por exemplo:

US$ 22.000 ÷ 50.000 =US$ 0,44

Isso significa que seu custo de material indireto por unidade é de US$ 0,44.

Seu custo de mão de obra indireta é:

US$ 19.000 ÷ 50.000 =US$ 0,38

Ambos os totais seriam incluídos em seu orçamento flexível com base na produção. Em outras palavras, se você estiver planejando produzir 75.000 unidades para fevereiro, seus totais orçados serão refletidos em seu orçamento flexível, fazendo com que seu custo de material indireto seja de $ 0,44 x 75.000 =$ 33.000.

O mesmo cálculo se aplicaria aos custos indiretos de mão de obra, que seriam $ 0,38 x 75.000 =$ 28.500.

Você também pode adicionar o custo do utilitário para uma imagem mais completa. Por exemplo, se sua eletricidade para a fábrica fosse de US$ 750 para produzir 50.000 unidades, seu cálculo para determinar o custo da utilidade seria de US$ 750 ÷ 50.000 =$ 0,015.

O exemplo de orçamento flexível abaixo exibe o valor do orçamento estático original, bem como um orçamento flexível com base no aumento dos níveis de produção.

Etapa 4:compare com os resultados reais

Depois de criar seu orçamento flexível, no final do período contábil, você desejará comparar os totais do orçamento flexível com os valores reais. Essa comparação permite que você faça ajustes futuros com base na variação de orçamento flexível indicada na comparação.

Orçamentos flexíveis criam uma imagem precisa dos custos de produção

Embora até mesmo um orçamento estático seja melhor do que nenhum orçamento, a criação de um orçamento flexível fornece uma imagem muito mais clara das receitas e dos custos de produção.

Lembre-se de que, se você ou seu contador não estiverem familiarizados com contabilidade de custos, é melhor deixar o processo de criação de um orçamento flexível nas mãos de um profissional de contabilidade ou CPA.

Embora o software de contabilidade seja uma parte importante do rastreamento de todas as suas transações financeiras, muitos aplicativos de software simplesmente não têm a capacidade de preparar um orçamento flexível.

Se você se encontra no mercado de software de contabilidade para sua pequena empresa, verifique as análises de software de contabilidade do The Ascent e encontre um aplicativo que seja adequado para suas necessidades de negócios.