ETFFIN Finance >> Finanças pessoais curso >  >> Gestão financeira >> Contabilidade

Como alocar despesas funcionais para organizações sem fins lucrativos

Usado exclusivamente por organizações sem fins lucrativos, o demonstrativo de despesas funcionais é usado para relatar despesas adequadamente e é exigido nos EUA. Aprenda a alocar corretamente as despesas funcionais.
Os relatórios sem fins lucrativos são diferentes dos de uma empresa com fins lucrativos, com as organizações sem fins lucrativos emitindo as seguintes demonstrações financeiras.
  • Demonstração da posição financeira: Isso é semelhante a um balanço patrimonial, informando sobre ativos, passivos e ativos líquidos, que é semelhante ao patrimônio do proprietário.
  • Declaração de atividades: A demonstração de atividades é semelhante a uma demonstração de resultados padrão, que analisa as receitas e despesas da organização.
  • Demonstração dos fluxos de caixa: Assim como um demonstrativo de fluxo de caixa padrão, o demonstrativo de fluxo de caixa de uma organização sem fins lucrativos exibe as mesmas informações com base nas atividades da organização.

O relatório final que as organizações sem fins lucrativos devem executar é a declaração de despesas funcionais, que relata as despesas com base nas classificações funcionais. Todas as organizações sem fins lucrativos têm áreas funcionais sobre as quais precisam relatar, mas como o dinheiro para financiar organizações sem fins lucrativos geralmente vem de doações, campanhas e atividades de angariação de fundos, as organizações sem fins lucrativos devem acompanhar as despesas organizacionais de maneira diferente de uma empresa padrão.

Visão geral:o que são despesas funcionais?


Antes de poder usar qualquer um dos métodos de alocação descritos abaixo, você precisa entender as classificações funcionais. Na contabilidade sem fins lucrativos, todas as despesas precisam ser registradas em uma dessas três categorias de despesas sem fins lucrativos.

Programas: Todas as organizações sem fins lucrativos têm uma missão. Um programa é uma atividade criada para cumprir essa missão. Dependendo da organização, você pode ter um único programa, como alimentar os famintos, ou pode oferecer vários programas, como apoio pré-natal para gestantes adolescentes, bem como aulas de GED para aprimorar sua educação. As despesas para cada programa precisam ser registradas separadamente.

Gerenciamento e despesas gerais: As despesas gerais e administrativas são itens que não estão vinculados a um programa específico, mas são uma parte necessária da operação da organização. Por exemplo, o salário do diretor executivo e de outros dirigentes seriam considerados despesas gerais e administrativas, assim como o contador de funcionários que administra os livros de todos os programas.

Despesas de angariação de fundos: Embora possa parecer estranho colocar a captação de recursos em uma categoria de despesas, as organizações sem fins lucrativos gastam muito dinheiro na captação de recursos. Isso inclui despesas salariais para funcionários de desenvolvimento e angariação de fundos e as despesas de criação e envio de cartas de apelação anuais, incluindo o custo de impressão, papel e postagem.

Em muitos casos, as despesas funcionais são facilmente categorizadas, mas se não, você precisará alocá-las de acordo.

Os 4 métodos de alocação para despesas funcionais


Embora você possa alocar despesas conforme necessário, os métodos de alocação a seguir são os mais usados ​​por organizações sem fins lucrativos. A maneira mais fácil de alocar suas despesas é usar um software de contabilidade sem fins lucrativos ou de fundos, embora o software de contabilidade regular também possa ser usado, se necessário.

1. Custo direto


Os custos mais fáceis de alocar são aqueles que só podem ser alocados a uma única categoria. Por exemplo, uma doação que Sam recebe permite que ele compre uma variedade de alimentos enlatados e não perecíveis para sua despensa de alimentos da comunidade. Este custo pode ser diretamente alocado aos programas, uma vez que a doação e a despesa resultante estão diretamente relacionadas ao custo do programa de despensa de alimentos da comunidade.

2. Tempo do funcionário


Se os funcionários dividirem seu tempo entre vários programas ou áreas organizacionais, seu tempo deve ser rastreado e alocado adequadamente. Por exemplo, Ann administra uma organização agrícola sem fins lucrativos chamada Back to the Land, que oferece vários programas diferentes, desde treinamento agrícola no local até seminários de planejamento financeiro para proprietários de fazendas e ranchos.

Como sua equipe é muito pequena, os funcionários não apenas passam horas do programa treinando agricultores, mas também fazem trabalho administrativo, com a própria Ann muitas vezes dividindo seu tempo entre treinar agricultores e administrar a organização.

Atualmente, Ann passa 25% de seu tempo treinando, dividindo seu tempo igualmente entre os dois programas. Ela também gasta 25% escrevendo subsídios e 50% administrando a organização. Com base nessas porcentagens, vamos alocar o salário de Ann, que é de US$ 4.000 por mês.

Declaração de despesas funcionais
De volta à terra
julho de 2020

Despesas Programa A Programa B G&A Arrecadação de fundos Total
Salários $ 500 $ 500 $ 1.000 $ 2.000 $ 4.000

A declaração parcial acima exibe as três categorias de despesas funcionais:Programas, Gerais e Administrativas (G&A) e Captação de Recursos, com o item de linha exibindo exatamente como o salário de US$ 4.000 de Ann para julho foi alocado.

3. Número de funcionários


Para organizações sem fins lucrativos muito pequenas, pode ser mais fácil basear os custos no número total de funcionários. Esse método utiliza os salários totais de cada funcionário, combinando-os em um total e, em seguida, alocando o total com base no tempo gasto em cada área de despesa funcional.

Embora esse método não funcione para organizações com vários funcionários com áreas de responsabilidade bem definidas, para a organização sem fins lucrativos cujos funcionários trabalham em todas as áreas de despesas funcionais, o salário total pode ser alocado entre essas áreas.

Por exemplo, Jason administra a Coats 4 Kidz, uma organização sem fins lucrativos que coleta e distribui casacos de inverno para crianças de famílias de baixa renda. Ele tem apenas dois funcionários, e todos os três trabalham rotineiramente onde quer que sejam necessários. Juntos, os três funcionários passam 60% de seu tempo em programas, seguidos por 25% em G&A e 15% em captação de recursos. Com uma despesa salarial total de $ 6.000 entre os três, vamos alocar suas despesas salariais.

Declaração de Despesas Funcionais
Coats 4 Kidz
Outubro de 2020

Despesas Programas G&A Arrecadação de fundos Total
Salários $ 3.600 $ 1.500 $ 900 US$ 6.000

4. Pés quadrados


O método de alocação de pés quadrados é provavelmente o mais detalhado. O método dos pés quadrados pode ser usado para alocar adequadamente as seguintes despesas:
  • Utilitários
  • Aluguel
  • Depreciação do edifício
  • Seguro

Se sua organização sem fins lucrativos estiver localizada em um grande espaço sem escritórios, esse método não funcionará, mas para aquelas que têm áreas definidas no escritório, como uma área de recepção ou sala de descanso ou escritórios separados para funcionários, você pode alocar as despesas acima baseado em metragem quadrada.

Voltando à Coats 4 Kidz, digamos que a organização sem fins lucrativos esteja atualmente instalada em um espaço de escritório de 1.000 pés quadrados. Vinte e cinco por cento do espaço é usado igualmente por todos os funcionários, enquanto 30% é ocupado pela equipe do programa, a captação de recursos ocupa 25% e a gestão ocupa 20%.

Em outubro, a Coats 4 Kidz teve as seguintes despesas:
  • Utilitários: US$ 350
  • Aluguel: US$ 1.500
  • Depreciação do edifício: US$ 400
  • Seguro: US$ 375

Vamos começar com o espaço comum, que ocupa 25% do escritório de 1.000 pés quadrados. Para calcular o custo das utilidades para outubro, precisaríamos fazer dois cálculos:

US$ 350 x 25% =US$ 87,50

Essa é a alocação total para o espaço aberto no escritório. Em seguida, precisamos dividir esse valor por todas as três categorias de despesas funcionais. Isso pode ser feito pela área utilizada por cada categoria ou pelo número de pessoas em cada departamento, o que for mais fácil.

US$ 87,50 ÷ 3 =US$ 29,16

Isso significa que teremos que alocar US$ 29,16 adicionais em despesas com serviços públicos para cada uma das três categorias de despesas funcionais.

Declaração de Despesas Funcionais
Coats 4 Kidz
Outubro de 2020

Despesas Programas G&A Arrecadação de fundos Total
Utilitários $ 134,16 $ 99,17 $ 116,67 $ 350
Aluguel $ 575 $ 500 $ 425 $ 1.500
Depreciação do edifício $ 153,33 $ 133,33 $ 113,34 $ 400
Seguro $ 143,75 $ 125 $ 106,25 $ 375

Então, se calcularmos a despesa de utilidade para os programas de outubro, faríamos o seguinte cálculo:

US$ 350 x 30% =US$ 105

Em seguida, adicionaríamos os US$ 29,16 adicionais a esse total para ter a alocação completa para o mês.

US$ 105 + US$ 29,16 =US$ 134,16

Você apenas seguiria o mesmo processo para alocar o restante das despesas.

Um exemplo de declaração de despesas funcionais


Se pegarmos a parte salarial da declaração de despesas funcionais acima e combiná-la com as outras despesas, você terá uma contabilidade completa das despesas de outubro.

Declaração de Despesas Funcionais
Coats 4 Kidz
Outubro de 2020

Despesas Programas G&A Arrecadação de fundos Total
Salários $ 3.600,00 $ 1.500,00 $ 900,00 $ 6.000,00
Total de Salários $ 3.600,00 $ 1.500,00 $ 900,00 $ 6.000,00
Utilitários $   134,16 $     99,17 $ 116,67 $   350,00
Aluguel $ 575,00 $   500,00 $ 425,00 $ 1.500,00
Depreciação do edifício $   153,33 $   133,33 $   113,34 $   400,00
Seguro $ 143,75 $   125,00 $ 106,25 $   375,00
Despesas totais $ 4.606,24 $ 2.357,50 $ 1.661,26 $ 8.625,00

Você só precisaria adicionar os totais de receita do mês para ter uma declaração completa das despesas funcionais.

A declaração de despesas funcionais é obrigatória para qualquer organização sem fins lucrativos


De acordo com os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, ou diretrizes GAAP, as organizações sem fins lucrativos são obrigadas a categorizar adequadamente as despesas funcionais. Afinal, os doadores querem saber como você gastou os fundos do subsídio, enquanto o público em geral quer ter certeza de que sua doação está sendo usada com responsabilidade.

Compreender a declaração de despesas funcionais pode levar um pouco de tempo, mas é uma parte importante do gerenciamento adequado da sua organização sem fins lucrativos. O software de contabilidade de fundos pode tornar o gerenciamento e alocação de despesas um processo mais fácil, enquanto consultar um CPA especializado em contabilidade para organizações sem fins lucrativos também pode ajudar.