Usando faturas pro forma:um guia para pequenas empresas

Uma fatura pró-forma não é uma fatura, mas um acordo informal de venda entre você e seus clientes. Saiba o que é uma fatura pró-forma e os benefícios de usá-la.
Se você nunca ouviu falar de uma fatura pro forma, você não está sozinho. Pro forma é um termo latino que significa “por uma questão de forma” e é fornecido aos seus clientes como uma cortesia e não como um documento vinculativo. Na maioria dos casos, uma fatura pró-forma fica em algum lugar entre uma cotação e uma fatura completa e é usada para informar os clientes sobre o custo final de bens e serviços.

Visão geral:o que é uma fatura pró-forma?

Uma fatura pro forma não é uma fatura, mas sim um precursor para escrever uma fatura. As empresas usam faturas pro forma ao fornecer a seus clientes uma estimativa ou cotação de bens ou serviços, e servem para informar seus clientes sobre os custos finais de uma transação de venda.

As faturas pro forma, quando utilizadas, são sempre enviadas aos seus clientes antes da entrega dos bens e serviços. Eles podem ser particularmente úteis para empresas que enviam produtos globalmente porque fornecem ao pessoal da alfândega os detalhes necessários sobre o tipo de mercadoria incluída na remessa, a quantidade, o preço, o peso e quaisquer outras especificações.

A maioria dos aplicativos de software de contabilidade pode criar uma fatura pró-forma, mas, como na contabilidade manual, as informações fornecidas em uma fatura pró-forma nunca são registradas no razão geral até que se torne uma fatura regular de serviços prestados ou mercadorias fornecidas.

Fatura pro forma x fatura normal:qual é a diferença?

Existem muitas semelhanças entre uma fatura pró-forma e uma fatura regular. Ambos fornecem detalhes como o número de itens vendidos, o custo unitário e o custo final, além de informações de envio.

Mas há tantas diferenças entre uma fatura pró-forma e uma fatura regular quanto há semelhanças, começando com sua situação legal. Uma fatura pró-forma pode ser enviada como cortesia, mas não constitui um acordo vinculativo entre o comprador e o vendedor, ao contrário de uma fatura normal.

Fatura pro forma:	Fatura padrão:
É um documento não vinculativo enviado apenas para fins informativos	É um documento vinculativo que o comprador é obrigado a pagar
É sempre enviado antes do recebimento de bens e serviços	É enviado após o recebimento dos bens e serviços adquiridos
Os termos e preços finais são negociáveis ​​	Não é negociável
Não é registrado em um sistema contábil	É inserido em um sistema de contabilidade quando é emitido
É válido por um período limitado de tempo	Permanece válido até que os termos sejam satisfeitos

3 benefícios de usar uma fatura pró-forma

Embora alguns empresários possam achar desnecessário criar e enviar uma fatura pró-forma, existem alguns benefícios em usar esse tipo de fatura.

1. Eles fornecem detalhes relevantes antes da entrega

Uma fatura pró-forma fornece aos seus clientes muitos dos detalhes que serão encontrados na fatura final, incluindo um detalhamento de todos os itens solicitados e seu custo. Todos os termos de vendas relevantes também devem ser incluídos.

Você não precisará adicionar termos finais, como data de vencimento ou número da fatura, até que a fatura final seja criada. Além disso, faturas pro forma podem ser usadas para notificar os clientes sobre as datas de entrega previstas.

2. Fornece um nível de compromisso tanto do comprador quanto do vendedor

Embora não seja vinculativa, uma fatura pró-forma indica um nível informal de compromisso tanto do comprador quanto do vendedor. Uma fatura pró-forma também pode funcionar como uma cotação ou pedido de compra para seu cliente, o que em muitos casos pode ser uma necessidade para que ele aprove a venda e a fatura final seja paga.

3. Pode servir como uma ferramenta de negociação

Como uma fatura pró-forma fornece todas as informações de vendas relevantes, ela também oferece a oportunidade para o comprador e o vendedor fazerem alterações. Embora isso possa ser mais benéfico para o seu cliente, também pode ajudar a fidelizá-lo a longo prazo.

Um exemplo de fatura pró-forma

Uma fatura pró-forma terá quase todos os mesmos detalhes que uma fatura normal, exceto o número da fatura. As faturas pro forma também podem exibir informações de remessa para garantir que a remessa possa passar sem problemas na alfândega (o software de fatura pode ajudar com isso).



Observe que a fatura pro forma não é considerada uma fatura pro forma, nem oferece termos pro forma ou uma opção de pagamento pro forma porque foi projetada para ser usada apenas para fins informativos. Apenas uma fatura regular deve incluir esses itens.

Outra ocasião em que uma fatura pró-forma pode ser útil é quando você vende mercadorias para seus clientes em consignação. O exemplo abaixo ilustra como uma fatura pró-forma pode ser usada para vendas em consignação.



Uma vez que os números de remessa são finalizados, uma fatura regular seria enviada para pagamento de todos os itens que foram vendidos.

Quando você deve usar uma fatura pro forma em vez de uma fatura normal

Uma fatura pró-forma nunca substitui uma fatura normal, mas é usada em adição a uma fatura normal. Uma fatura pró-forma não é necessária para todas as vendas, mas pode ser útil em determinadas circunstâncias.

Se for necessária uma nota fiscal provisória

Uma fatura pró-forma fornece aos seus clientes um relato detalhado da venda antes de sua finalização. Essas informações podem ser valiosas – ou às vezes até necessárias – para seus clientes.

Por exemplo, se você estiver vendendo para qualquer agência governamental, uma fatura pró-forma fornecerá os detalhes da venda necessários para que a venda final seja aprovada. Uma fatura pró-forma também oferece ao seu cliente uma visão final dos termos da venda, incluindo preços e condições de pagamento, oferecendo a oportunidade de fazer alterações ou ajustes de última hora em um pedido.

Para fins de envio internacional

Um dos usos mais benéficos de uma fatura pro forma é para envio internacional. Como a fatura pro forma contém todos os detalhes necessários para agilizar o desembaraço aduaneiro, muitas empresas usam essas faturas com remessas internacionais. Isso fornece a seus clientes uma fatura padrão assim que o produto for liberado e recebido.

Ao vender itens em consignação

Vender em consignação é sempre um negócio complicado, pois você só pode faturar os itens que foram vendidos. É aí que uma fatura pró-forma é útil. A fatura pro forma permite que você envie uma espécie de fatura preliminar ao seu cliente detalhando os itens enviados, permitindo que você forneça uma fatura regular assim que os itens forem vendidos.

As faturas pro forma podem ser úteis

Nem todas as empresas precisam usar faturas pro forma. Por exemplo, se você fornece serviços de limpeza para seus clientes, é provável que nem você nem seu contador precisem preparar uma fatura pró-forma para seus clientes.

No entanto, para quem vende no exterior, em consignação, ou para empresas que precisam de um acordo mais formal antes de finalizar uma venda, saber criar uma fatura pró-forma é imprescindível.