Como usar contas de controle na contabilidade do seu negócio

As contas de controle são usadas no razão geral para resumir a atividade nos livros auxiliares. Comumente usados ​​em contas a pagar e contas a receber, eles relatam o saldo de cada livro.
As contas de controle são contas do razão geral que resumem a atividade de nível inferior em um único saldo. Usado com contas subsidiárias, seu saldo de controle deve ser sempre igual ao saldo da conta de controle.

Usadas principalmente em empresas maiores que ainda usam sistemas de contabilidade manual, as contas de controle de contabilidade geral também são usadas em aplicativos de software de contabilidade e são criadas durante o processo de configuração do plano de contas.

Visão geral:o que é uma conta controle?

As contas de controle são normalmente usadas em organizações maiores que possuem centenas ou até milhares de transações. As contas de controle fazem parte da contabilidade de partidas dobradas, que estabelece que qualquer débito lançado no razão geral também terá um crédito correspondente lançado no razão geral.

O saldo da conta controle deve ser sempre igual ao saldo das contas contábeis subsidiárias. As contas de controle de contas a pagar e contas a receber são as contas de controle mais usadas, embora as contas de controle de estoque e de ativos fixos também possam ser usadas.

Se você tem centenas ou milhares de clientes ou contas a pagar, deve usar um software de contabilidade, o que elimina a necessidade de configurar contas de controle, pois elas são incluídas automaticamente na estrutura do plano de contas.

No entanto, se você ainda estiver usando um sistema de contabilidade manual, o objetivo das contas de controle é obter o saldo das contas nos livros auxiliares e lançar o total no livro razão. Isso permite que você produza um balancete e um balancete sem todas as transações exibidas.

Se você precisar visualizar uma transação específica, precisará acessar o livro-razão de subsidiária apropriado para visualizar os detalhes. Novamente, todas essas informações são preenchidas automaticamente se você usar um software de contabilidade.

Qual ​​é a função da conta de controle?

As contas controle funcionam como uma conta resumo, apresentando o saldo das contas subsidiárias sem incluir os detalhes da transação. As empresas que usam uma conta de controle normalmente lançam saldos dos livros-razão das subsidiárias diariamente para garantir que estejam sempre em equilíbrio.

3 vantagens de usar contas de controle

Se você estiver usando um sistema de contabilidade manual, há benefícios em usar contas de controle.

1. Localizar erros

Como as contas de controle resumem as informações nos livros auxiliares, elas devem sempre permanecer em equilíbrio. Se a qualquer momento a conta de controle e o livro auxiliar não estiverem em equilíbrio, o livro auxiliar precisará ser reconciliado para localizar e corrigir o erro.

2. Elimine a desordem

Imagine seu balancete ou balancete com centenas de transações aparecendo nele.

Em vez de exibir uma lista detalhada (e longa) de transações, essas transações são registradas em detalhes nos livros auxiliares com apenas o saldo agregado refletido no razão geral, que é de onde todos os dados financeiros são extraídos para criar demonstrações financeiras.

3. Proteja-se contra fraudes

O uso de uma conta de controle pode proteger contra fraudes, principalmente se você tiver outra pessoa para manter a conta de controle. Por exemplo, se o seu guarda-livros ou balconista for responsável por inserir transações de vendas ou compras, você pode ter outra pessoa responsável pela conta de controle, proporcionando assim uma proteção contra fraudes.

Um exemplo de conta de controle

Particularmente útil para negócios com um grande número de transações de contas a pagar ou contas a receber, a conta controle agrega o total de todos os lançamentos lançados nos livros auxiliares, com apenas o saldo reportado no razão geral e nas demonstrações financeiras.



Ao usar uma conta controle para contas a receber, várias transações subsidiárias serão incluídas no saldo da conta controle.

Faturas que foram criadas, pagamentos de clientes, devoluções de produtos, reembolsos e notas de crédito lançadas nos vários livros de contas a receber serão todos incluídos na conta de controle de contas a receber.

Por exemplo, a loja de ferragens de Jim faturou dois clientes no total de US$ 700. Ele também recebeu um pagamento no valor de $ 275 de uma fatura anterior.

Se Jim estiver usando uma conta controle para contas a receber, ele deve debitar $ 700, o que aumenta seu saldo de contas a receber, e creditar $ 275, o que diminuirá seu saldo.

Jim não precisa lançar os detalhes de nenhuma das transações, pois os detalhes já estão registrados no livro-razão da subsidiária. Ele só precisa lançar os totais para cada tipo de transação.

Se Jim tivesse quaisquer devoluções ou descontos de clientes, ele também os lançaria na conta de controle para garantir que as contas subsidiárias e a conta de controle permaneçam em equilíbrio.

O processo seria concluído para a conta de controle de contas a pagar, que registraria as transações do diário de compras, bem como da conta à vista.

Perguntas frequentes

• 
  O software de contabilidade é projetado com contas de controle já incluídas. Ao configurar seu plano de contas, você poderá escolher as contas que devem entrar em qualquer conta de controle.
  
• 
  Embora as contas de controle sejam mais comumente usadas para gerenciar transações de contas a pagar e contas a receber, você também pode usar contas de controle para sua conta de caixa, estoque, ativos fixos e até folha de pagamento se tiver várias transações registradas nessas contas específicas.
  
• 
  Se você tem uma empresa muito pequena, você realmente não precisa usar uma conta de controle. No entanto, se você tiver várias transações processadas diariamente e não estiver usando um software de contabilidade, o uso de contas de controle pode ajudar a gerenciar essas transações, além de proteger contra fraudes.
  

As contas de controle podem ser úteis

Se você ainda estiver usando livros contábeis manuais para registrar transações contábeis, a melhor coisa a fazer é mudar para um software de contabilidade, que inclui gerenciamento completo de contas de controle.

No entanto, se você não estiver pronto para dar o salto, usar contas de controle pode ajudar a manter sua contabilidade organizada, fornecendo uma maneira de garantir que as transações sejam registradas corretamente e as demonstrações financeiras sejam precisas.