Um guia de pequenas empresas para despesas de negócios em 2022

Se você está no negócio, você tem despesas. Mas o que é uma despesa comercial e como você sabe se é dedutível? Nosso Guia de Despesas Empresariais mostra como.
Uma grande parte da contabilidade das pequenas empresas é contabilizar as despesas. Essas despesas operacionais mensais são dedutíveis de impostos, ajudando a reduzir seu lucro líquido e a quantidade de dinheiro que você precisará pagar em impostos no final do ano.

Mas quais despesas de negócios são dedutíveis? Forneceremos uma lista de deduções fiscais comuns e o que você deve observar.

Visão geral:o que são despesas comerciais?

As despesas de negócios são o custo de fazer negócios. Tudo, desde o aluguel que você paga todos os meses pelo seu espaço de escritório até o papel que você comprou para sua impressora, é considerado uma despesa comercial válida.

O IRS afirma que uma despesa comercial deve ser comum e necessária, o que significa que a despesa é comum para o tipo de negócio que você possui, enquanto necessário significa que é útil e apropriado para o seu tipo de negócio.

Veja alguns exemplos de despesas dedutíveis:

• Material de escritório
• Aluguel
• Taxas de serviço profissional
• Cobranças bancárias
• Taxas de associação profissional
• Impressão
• Carta postal
• Salários
• Impostos sobre a folha de pagamento
• Dedução de home office (com restrições)

Além disso, se você fabricar ou comprar estoque para revenda, o custo das mercadorias vendidas também é totalmente dedutível. No entanto, você não pode deduzir a mesma despesa do custo das mercadorias vendidas e das despesas comerciais normais.

Por exemplo, se você já deduziu os salários dos funcionários de sua fábrica ao calcular o custo das mercadorias vendidas, não poderá incluir esses salários novamente como despesa.

Despesas comerciais dedutíveis x não dedutíveis:qual é a diferença?

As despesas dedutíveis estão sempre diretamente relacionadas ao custo de fazer negócios. Por exemplo, você tem uma reunião de almoço com um cliente em potencial que pode gerar muita receita.

Para se preparar para o encontro, você compra um terno novo e faz reservas em um restaurante exclusivo. Cinquenta por cento do custo da refeição é considerado dedutível, mas seu novo terno não é, mesmo que ambos tenham sido comprados com o objetivo de atrair um novo cliente.

A tabela a seguir fornece uma lista de algumas despesas dedutíveis comuns, algumas despesas que são parcialmente dedutíveis e aquelas que não podem ser deduzidas.

Despesa dedutível	Explicação
Veículo	Você pode deduzir despesas relacionadas ao veículo, como gasolina, pedágios, estacionamento, etc., ou deduzir milhas percorridas usando a dedução de milhagem padrão do IRS.
Serviços Profissionais	Se você usar um contador ou firma de contabilidade para examinar seus livros ou preparar sua declaração de imposto, poderá deduzir o custo desses serviços. O mesmo vale para taxas de serviços legais ou profissionais.
Despesas educacionais	Se você participou de workshops, seminários ou aulas relacionadas ao trabalho, poderá deduzir o custo.
Comissões	Se você pagar uma comissão aos seus funcionários, ela é dedutível.
Salários	Os salários dos funcionários são totalmente dedutíveis. Se você tiver empregados de mão de obra direta, certifique-se de que seus salários não sejam deduzidos duas vezes.
Utilitários	Para administrar seus negócios, o escritório ou a fábrica precisa de eletricidade, aquecimento e refrigeração. Você também pode incluir itens como taxas de serviço de internet em seu custo de serviços públicos.
Suprimentos	Qualquer fornecimento necessário para administrar sua empresa é dedutível de impostos. Para um restaurante, podem ser pratos, potes ou copos, enquanto as despesas de escritório incluem canetas, papel, grampeadores, clipes de papel.
Móveis e Equipamentos	Armários de arquivo, escrivaninhas, cadeiras, mesas, balcões, maquinário de fábrica, bancadas de trabalho e sofás usados ​​em seu local de trabalho são todos dedutíveis de impostos. Você tem a opção de depreciar esses itens ou deduzi-los todos no ano em que foram comprados.
Despesas de Inicialização	Se você está apenas começando um negócio, pode deduzir alguns de seus custos iniciais de até US$ 5.000.
Parcialmente dedutível	Explicação
Refeições	Embora seja comum almoçar ou jantar com clientes, você só pode deduzir 50% da conta.
Presentes	Há um limite de $ 25 em presentes para fins fiscais. Embora você seja livre para gastar o que quiser em presentes para clientes e associados, você só pode deduzir $ 25 por presente.
Não dedutível	Explicação
Vestuário de trabalho	Embora o custo de um uniforme de trabalho seja dedutível, o custo de roupas apropriadas ou específicas para o trabalho não é. Portanto, mesmo que você use seus ternos apenas para trabalhar, eles não se qualificam como dedução.
Deslocamento	Dirigir de e para o trabalho não é uma despesa dedutível, embora dirigir entre locais de negócios seja.
Penalidades e multas	Atrasado no envio de sua declaração de imposto? A penalidade por essa apresentação tardia não é dedutível. Nem a multa de estacionamento que você recebeu na semana passada, mesmo que estivesse visitando um cliente. Qualquer multa ou penalidade paga ao governo, seja estadual, local ou federal, não é dedutível.
Contribuições políticas	Os pagamentos que ajudam diretamente um determinado candidato político não são dedutíveis. As despesas de lobby também não são dedutíveis.
Pagamentos ilegais	Isso deve ser óbvio, mas quaisquer pagamentos ilegais, como subornos ou propinas, não são dedutíveis.
Entretenimento	Embora você ainda possa deduzir uma parte de suas refeições, as despesas de entretenimento, como ingressos para um evento esportivo, não são mais consideradas despesas comerciais dedutíveis.

Como sua pequena empresa pode acompanhar suas despesas comerciais

Existem várias maneiras de acompanhar as despesas comerciais, incluindo as seguintes:

1. Manualmente

O método da caixa de sapato não é realmente recomendado, mas você pode anotar uma despesa comercial à medida que ela ocorre e colocar o recibo relacionado em um envelope para referência.

Se você tiver apenas algumas despesas por ano, esse método provavelmente será suficiente. Se você está rastreando apenas despesas comerciais esporádicas, as chances de você se lembrar de registrar a despesa e salvar o recibo são pequenas.

2. Usando planilhas

As planilhas são um passo à frente de simplesmente anotar suas despesas, mas você ainda precisa se lembrar de adicioná-las à sua planilha e ainda precisa salvar os recibos.



Embora o uso de uma planilha proporcione uma organização de despesas adicional, se você tiver despesas regulares todos os meses, convém pular para um aplicativo que possa ajudá-lo a rastrear suas despesas corretamente.

3. Software de contabilidade

O software de contabilidade é um grande avanço em relação ao registro manual de despesas ou à sua inserção em uma planilha.

Muitos aplicativos de software de contabilidade para pequenas empresas no mercado hoje incluem a opção de fazer upload de recibos de um smartphone diretamente para o software, criando um registro permanente do recibo, caso você precise.



Como bônus, todas as suas despesas relacionadas aos negócios são registradas regularmente, facilitando o rastreamento e a dedução de despesas quando apropriado.

4. Software de gerenciamento de despesas

Se você ou seus funcionários viajam com frequência, precisam acompanhar a quilometragem diária ou precisam acompanhar as despesas de hotel e refeições, usar um aplicativo de gerenciamento de despesas pode ser uma boa opção para o seu negócio.

Projetado para facilitar o rastreamento de todas as suas despesas, você poderá fazer upload de recibos, rastrear quilometragem e reservar voos, tudo pelo aplicativo. Como bônus, a maioria dos aplicativos se integra a aplicativos de software de contabilidade, para que você não precise se preocupar com a entrada de dados duplicada.

Comece a acompanhar as despesas comerciais hoje

É importante acompanhar todas as despesas da sua empresa, não apenas aquelas que fornecem baixas de impostos. Qualquer um dos métodos listados acima é melhor do que não rastrear suas despesas comerciais. Aqui estão mais algumas razões pelas quais você deve controlar suas despesas:

Demonstrativos financeiros precisos:você não poderá criar um balanço patrimonial ou demonstração de resultados precisos se não estiver acompanhando adequadamente suas despesas.

Impostos:na hora do imposto, você não terá os totais de despesas necessários ou o backup necessário para amortizar essas despesas comerciais.

Controles de gastos:como você saberá que está gastando muito dinheiro em material de escritório se não estiver acompanhando essas despesas?

Se você ainda está monitorando as despesas da empresa manualmente ou usando uma planilha, por que não migrar para um software de contabilidade ou software de gerenciamento de despesas? O resultado final será menos trabalho para você e um controle muito melhor de suas despesas.