Um guia para iniciantes em notas a pagar

Notas a pagar são um acordo formal, ou nota promissória, entre sua empresa e um banco, instituição financeira ou outro credor.

Ao contrário do contas a pagar, que é considerado um passivo de curto prazo, as notas a pagar podem ser classificadas como um passivo de curto ou longo prazo, dependendo dos prazos de pagamento indicados na nota promissória.

Visão geral:o que são notas a pagar?

Notas a pagar são notas promissórias escritas que prometem pagar uma determinada quantia de dinheiro até uma determinada data. Uma nota promissória pode ser emitida pela empresa que recebe o empréstimo ou por uma instituição financeira, como um banco. Uma nota promissória é sempre assinada por ambas as partes.

Aqui estão algumas circunstâncias em que uma nota promissória pode ser emitida:

• Você compra materiais a granel de um fornecedor ou fabricante
• Você decide comprar uma fábrica, um prédio ou um equipamento para sua empresa
• Você recebe um empréstimo significativo de um banco ou instituição financeira

Existem outros casos em que podem ser emitidas notas a pagar ou uma nota promissória, dependendo do tipo de negócio que você possui.

Sempre que uma nota promissória for emitida, seu contador ou contador deve classificá-la como notas a pagar.

As notas a pagar são consideradas uma promessa por escrito de reembolsar o empréstimo e geralmente especificam os termos exatos do contrato, como o valor que precisa ser reembolsado, a data de vencimento de cada pagamento, a taxa de juros incluída no contrato e o valor dos juros. que terá de ser reembolsado.

Se o empréstimo deve ser pago dentro de um ano, seria considerado um passivo de curto prazo. No entanto, se o empréstimo não vencesse por dois anos, seria classificado como passivo de longo prazo.

Notas a pagar x contas a pagar:qual é a diferença?

Embora tanto as contas a pagar quanto as notas a pagar sejam contas de passivo e ambas representem o valor devido e a pagar a um fornecedor ou instituição financeira, existem várias diferenças importantes entre essas duas contas de passivo.

As contas a pagar são sempre consideradas passivos de curto prazo que são devidos e pagáveis ​​no prazo de um ano.

Não há acordos escritos envolvidos com contas a pagar, que normalmente representam suprimentos ou serviços adquiridos a crédito que foram concedidos a você de fornecedores com os quais você faz negócios regularmente. Suas despesas comerciais do dia-a-dia, como material de escritório, utilitários, mercadorias a serem usadas como estoque e serviços profissionais, como serviços jurídicos e outros serviços de consultoria, são todas consideradas contas a pagar.

Notas a pagar é um contrato formal que contém uma promessa escrita de reembolsar um empréstimo. A compra de um veículo da empresa, um prédio ou a obtenção de um empréstimo de um banco para o seu negócio são consideradas notas a pagar. As notas a pagar podem ser classificadas como um passivo de curto prazo, se vencidas dentro de um ano, ou um passivo de longo prazo, se a data de vencimento for superior a um ano a partir da data em que a nota foi emitida.

Um exemplo de notas a pagar no balanço

As contas a pagar são sempre encontradas no passivo circulante em seu balanço patrimonial, juntamente com outros passivos de curto prazo, como pagamentos com cartão de crédito.

No entanto, as notas pagáveis ​​em um balanço patrimonial podem ser encontradas no passivo circulante ou no passivo de longo prazo, dependendo se o saldo vencer dentro de um ano.



Nesse caso, o Bank of Anycity Loan, um empréstimo de equipamentos e outro empréstimo bancário são todos classificados como passivos de longo prazo, indicando que não vencem em um ano.

Um exemplo de lançamento no diário de notas a pagar

Veja a seguir um exemplo de notas a pagar e os juros correspondentes, e como cada uma é registrada como um lançamento contábil manual. Obviamente, você precisará usar a contabilidade de dupla entrada para registrar o empréstimo corretamente.

Recentemente, você solicitou e obteve um empréstimo do Northwest Bank no valor de US$ 50.000. A nota promissória é pagável dois anos a partir da emissão inicial da nota, que é datada de 1º de janeiro de 2020, portanto, a nota venceria em 31 de dezembro de 2022. Além disso, há uma taxa de juros de 6%, pagável trimestralmente.

Para o primeiro lançamento no diário, você debitaria em sua conta de caixa o valor do empréstimo:$ 50.000, já que seu dinheiro aumenta quando o empréstimo é recebido. Você também creditará notas a pagar para registrar o empréstimo.

Data	Conta	Débito	Crédito
1-1-2020	Dinheiro no banco	$ 50.000
1-1-2020	Notas a pagar		$ 50.000

Há sempre juros sobre títulos a pagar, que precisam ser registrados separadamente. Neste exemplo, há uma taxa de juros de 6%, que é paga trimestralmente ao banco.

Esta será constituída como conta Juros a Pagar, e colocada no passivo circulante, uma vez que os juros são pagos trimestralmente, o que é considerado de curto prazo. A entrada de diário ficaria assim:

Data	Conta	Débito	Crédito
01-03-2020	Despesa de juros	$ 375
01-03-2020	Juros a pagar		$ 375

Os juros do primeiro trimestre da nota a pagar vencem em 1º de abril. O lançamento no diário ficaria assim:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-03-2020	Juros a pagar	$ 375
31-03-2020	Dinheiro no banco		$ 375

As despesas com juros precisarão ser inseridas e pagas a cada trimestre durante a vida útil da nota, que é de dois anos.

Se você não estiver pagando mensalmente na nota, pagará o principal em dezembro de 2022, que está indicado na nota promissória. A entrada de diário ficaria assim:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-12-2022	Notas a pagar	$ 50.000
31-12-2022	Dinheiro no banco		$ 50.000

Perguntas frequentes sobre notas a pagar

Como contabilizar despesas de juros se precisar pagá-las anualmente?

Em vez de fazer um lançamento contábil trimestral, você criaria um lançamento contábil para sua despesa anual de juros, que é de $ 1.500. A entrada de diário ficaria assim:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-12-2020	Despesa de juros	$ 1.500
31-12-2020	Juros a pagar		$ 1.500

Quando os juros são pagos, o lançamento contábil final seria:

Data	Conta	Débito	Crédito
31-12-2020	Juros a pagar	$ 1.500
31-12-2020	Dinheiro no banco		$ 1.500

Se minha nota promissória for inferior a um ano, por que não posso simplesmente colocar o valor das minhas notas a pagar em contas a pagar?

Notas a pagar sempre indicam um acordo formal entre sua empresa e uma instituição financeira ou outro credor. A nota promissória, que descreve o contrato formal, sempre indica o valor do empréstimo, as condições de pagamento, a taxa de juros e a data de vencimento da nota.

As contas a pagar, por outro lado, são menos formais e são resultado do crédito que foi concedido ao seu negócio de fornecedores e vendedores.

Você pode incluir notas a pagar ao projetar despesas?

Sim, você pode incluir notas a pagar ao preparar projeções financeiras para o seu negócio. Essa etapa inclui a redução das projeções pelo valor dos pagamentos feitos sobre o principal, além de contabilizar quaisquer novas notas a pagar que possam ser adicionadas ao saldo.

Contabilização das notas a pagar corretamente

À medida que sua empresa cresce, você pode se encontrar na posição de solicitar e garantir empréstimos para equipamentos, comprar um prédio ou talvez apenas ajudar sua empresa a expandir.

Em muitos casos, esses empréstimos serão na forma de notas a pagar, que incluem uma nota promissória que detalha os termos do empréstimo, o valor do empréstimo, a taxa de juros e quando o pagamento é esperado. Não registrar as notas a pagar corretamente pode afetar a precisão de suas demonstrações financeiras, por isso é importante entender esse conceito.

Se você estiver procurando por um software de contabilidade que possa ajudá-lo a rastrear melhor suas despesas comerciais e acompanhar melhor as notas a pagar, verifique as análises do software de contabilidade do The Ascent.