Como escrever uma fatura:um guia passo a passo

Escrever faturas pode ser difícil para os empresários iniciantes dominarem, mas apenas alguns passos rápidos farão isso parecer muito facil. Aqui estão os cinco passos do The Ascent para escrever uma ótima fatura.
Você provavelmente os recebeu periodicamente ao longo de sua vida, prestando pouca ou nenhuma atenção ao documento em si. Mas se você é proprietário de uma empresa, freelancer ou proprietário individual, precisará criar uma fatura se quiser receber o pagamento.

A boa notícia é que escrever uma fatura usando o software é fácil, e muitos dos melhores aplicativos de software de contabilidade tornaram isso ainda mais fácil com modelos de fatura e personalização incluídos em seus produtos.

Existem cinco etapas fáceis para criar uma fatura, mas é importante que cada etapa seja concluída corretamente. Pular uma etapa, como preencher a data de vencimento, pode resultar em atraso no pagamento, e inserir informações de remessa incorretas pode resultar em um pagamento sendo enviado para o endereço errado ou depositado na conta bancária errada.

Em resumo:como escrever e enviar sua primeira fatura

• Etapa 1: Personalize a fatura para refletir sua empresa.
• Etapa 2: Preencha todas as informações necessárias do cliente.
• Etapa 3: Atribua termos e preencha a data de vencimento.
• Etapa 4: Explique para que serve a fatura.
• Etapa 5: Inclua informações de remessa ou um link para pagar on-line.

Noções básicas de faturamento:o que você precisa saber

Parabéns por ter seu próprio negócio! É um grande passo, e seus dias provavelmente serão preenchidos com desafios e recompensas.

A boa notícia é que há uma enorme quantidade de recursos disponíveis para você como proprietário de uma empresa. Você provavelmente já decidiu um nome e uma estrutura legal para o seu negócio. Então, qual é a próxima coisa que você deve fazer?

Se você quiser ser pago (e quem não quer?), precisará aprender a escrever uma fatura. Se você já conhece o processo de criação de faturas, ótimo. Mas se você não sabe nada sobre como criar uma fatura ou quer apenas uma atualização, continue lendo.

Para quem não sabe exatamente o que é uma fatura, é simplesmente uma forma de cobrar os valores devidos ao seu negócio. Toda vez que você vender um item, seja um boné de beisebol ou um par de brincos, e não receber o pagamento desses itens no momento da venda, você desejará criar uma fatura.

O mesmo vale para a prestação de um serviço, seja consertando um cano quebrado ou preparando um relatório profissional para um cliente. Seja qual for o seu negócio, se você está vendendo produtos ou serviços, se você estiver disposto a aceitar o pagamento desses itens ou serviços em uma data posterior, você precisará criar uma fatura.

Como redigir e enviar uma fatura corretamente

Seu software de contabilidade é o local mais provável de onde você criará uma fatura. Se você não usa software de contabilidade atualmente, eu recomendo que você faça.

No entanto, em uma pitada, também existem vários modelos de fatura que você pode baixar da Internet ou de um aplicativo como o Microsoft Word que o ajudará a começar a faturar seus clientes. De qualquer forma, as mesmas informações serão necessárias para criar uma fatura adequada.

Aqui está o que você precisa, em cinco etapas fáceis.

Etapa 1:personalize a fatura

Se você estiver usando um software de contabilidade ou estiver procurando um para sua empresa, provavelmente preparará suas faturas usando-o. A maioria dos aplicativos de software de contabilidade no mercado hoje oferece excelente capacidade de faturamento com a opção de personalizar a fatura como achar melhor.

Na maioria dos casos, as informações comerciais inseridas em seu software, como nome comercial, endereço, número de telefone e endereço de e-mail, preencherão automaticamente qualquer fatura que você criar.

Mas muitos aplicativos de software de contabilidade dão um passo adiante, oferecendo a opção de personalizar a fatura adicionando o logotipo da empresa, o slogan ou o esquema de cores. Embora não seja uma necessidade, personalizar sua fatura para refletir melhor sua empresa a tornará mais reconhecível para seus clientes e poderá ajudá-lo a receber o pagamento um pouco mais rápido.

Etapa 2:preencha os detalhes do cliente

Uma das coisas mais importantes que você quer fazer é gerenciar seus clientes ou clientes corretamente. Se você é uma pequena loja de presentes, gerenciar seus clientes corretamente significa ter uma maneira de se comunicar com eles sobre vendas e outras promoções ou campanhas.

O mesmo vale para empresas de serviços, com a conclusão de que, se você conceder crédito a seus clientes, deve garantir que tenha as informações apropriadas arquivadas para esses clientes, incluindo um endereço de correspondência, endereço de e-mail e ponto de contato precisos.

Ter um endereço de correspondência incompleto ou um endereço de e-mail incorreto pode atrasar o processamento do pagamento por semanas. Você também desejará atribuir um número personalizado a cada fatura que criar, mas isso geralmente é preenchido automaticamente pelo seu software de contabilidade.

Etapa 3:atribuir os termos e a data de vencimento da fatura

Atribuir termos aos seus clientes significa simplesmente que você está determinando quanto tempo eles têm que pagar. Em muitos casos, Net 30 é o prazo padrão, o que significa que seu cliente ou cliente tem 30 dias a partir da data da fatura para pagar a você.



Se eles não pagarem antes dos 30 dias, você poderá aplicar cobranças atrasadas ao valor vencido. Para novos clientes, você pode usar Devido ao recebimento como seu prazo de pagamento, o que significa que a fatura vence assim que for recebida. Rede 10 termos também são comuns, mas cabe a você, como proprietário da empresa, determinar quais termos devem ser aplicados a quais clientes.

Etapa 4:explique para que serve a fatura

Se você estiver vendendo um produto, adicionará a descrição do produto, bem como a quantidade e o preço por item.



Se você estiver vendendo serviços, provavelmente desejará incluir uma descrição detalhada dos serviços prestados e o que o cliente recebeu em troca. Se, como na fatura acima, você criou um relatório personalizado, essa informação deve ser exibida corretamente na fatura.

Se você estiver cobrando por horas trabalhadas, provavelmente desejará usar um estilo de fatura que reflita essas informações.

Etapa 5:adicione informações de remessa ou um link de pagamento on-line

Assim que sua fatura estiver concluída, você poderá imprimi-la e enviá-la ao cliente ou enviar a fatura diretamente por e-mail. A maioria dos aplicativos de software de contabilidade também oferece a opção de incluir uma opção de pagamento online, que permite que seus clientes paguem de forma rápida e fácil por cartão de crédito ou transferência ACH diretamente da fatura.

Embora você tenha que pagar taxas de serviço se optar por aceitar pagamentos on-line, a vantagem real é que você provavelmente receberá o pagamento muito mais rápido.

No entanto, se você optar por ser pago de maneira mais tradicional, certifique-se de que suas informações de remessa estejam corretas em sua fatura para que seus clientes saibam para onde enviar seus pagamentos.

Precisa de um modelo de faturamento?

Embora existam muitos modelos de faturamento que podem ser usados ​​para faturar seus clientes, você poderá gerenciar melhor todo o seu negócio usando um software de contabilidade.

Existem muitos aplicativos disponíveis. Alguns de nossos favoritos, Wave Accounting, Xero e QuickBooks Online, oferecem excelente capacidade de faturamento, bem como a opção de personalizar suas faturas.

Faça uma fatura melhor, receba o pagamento mais rápido

A faturação continua a ser um componente chave para a gestão do seu negócio. Os proprietários de pequenas empresas, em particular, vão querer ter certeza de que faturam de forma rápida e adequada, porque quanto mais rápido você enviar uma fatura, mais rápido você será pago.