Um guia para iniciantes sobre noções básicas de contabilidade

Muitas vezes pode ser difícil manter os diferentes termos envolvidos na contabilidade de pequenas empresas em ordem. Neste guia, The Ascent detalha o básico para ajudá-lo a entender melhor esses termos.
Este guia foi desenvolvido para simplificar o processo de escrituração contábil para você, fornecendo o básico desde a configuração adequada de todas as suas contas até a importância de registrar as transações imediatamente.

Aqui estão as noções básicas de contabilidade que você deve saber:

• Conheça e configure seu plano de contas.
• Comece a registrar todas as suas transações financeiras.
• Reconciliar contas bancárias.
• Feche o mês e gere demonstrações financeiras.

Visão geral:o que é contabilidade?

Simplificando, a contabilidade é o registro das transações financeiras de uma empresa. Qualquer transação com implicações financeiras precisa ser registrada por um contador. Parece bastante simples, não é?

No entanto, para o iniciante, a introdução de vocabulário específico de contabilidade e as regras que regem os processos de contabilidade adequados podem ser esmagadoras.

Contador x contador:qual é a diferença?

Embora o trabalho do guarda-livros possa parecer semelhante (ou o mesmo) de um contador, eles são semelhantes apenas na superfície. Um contador registra todas as transações financeiras de uma empresa, enquanto o trabalho de um contador é interpretar e analisar os dados registrados pelo contador.

Noções básicas de contabilidade:as contas que você deve conhecer

Existem cinco contas contábeis que você deve conhecer e entender:

1. Ativos: Qualquer coisa de valor em seu negócio é considerado um ativo. Isso inclui dinheiro em suas contas bancárias, contas a receber (C/R), saldo (já que é dinheiro devido a você pelos clientes), bem como estoque, computadores e móveis.
2. Responsabilidades: Quaisquer dívidas da sua empresa são consideradas passivos, como o saldo de contas a pagar (C/P) (já que é o que é devido aos fornecedores), bem como quaisquer empréstimos que a empresa deva.
3. Receita/receita: A receita, também chamada de receita, é simplesmente qualquer dinheiro ganho por sua empresa por meio de produtos vendidos ou serviços prestados.
4. Despesas: Todos nós estamos familiarizados com despesas. Sua conta de luz, os salários de seus funcionários e seu almoço de trabalho com um cliente em potencial são considerados despesas.
5. Equidade: Ao subtrair os passivos da empresa dos ativos da empresa, você tem patrimônio líquido, que reflete seu interesse financeiro na empresa.

Você também precisa entender o que são débitos e créditos antes de começar a inserir qualquer transação. Qualquer transação lançada em seu livro-razão ou em seu software de contabilidade será um débito ou um crédito.

Se você estiver usando a contabilidade de dupla entrada, o que é recomendado, você terá uma entrada de crédito correspondente para qualquer entrada de débito que fizer e vice-versa.

Tipo de conta	Para aumentar o equilíbrio	Para diminuir o saldo
Ativos	Débito	Crédito
Passivos	Crédito	Débito
Receita	Crédito	Débito
Despesas	Débito	Crédito
Patrimônio	Crédito	Débito

Os débitos são registrados no lado esquerdo de um livro contábil, enquanto os créditos são registrados no lado direito do livro.

Um lançamento a débito pode aumentar o saldo de algumas contas, enquanto um lançamento a crédito pode aumentar o saldo de outras contas. Será útil para você entender esse princípio antes de lançar qualquer transação.

Como lidar com a contabilidade para sua pequena empresa

Existem algumas coisas que você precisa fazer para começar a contabilidade para o seu negócio. Essas etapas são descritas abaixo.

Etapa 1:familiarize-se e configure seu plano de contas

Seu plano de contas é a espinha dorsal do seu negócio e é uma necessidade para registrar corretamente as transações. Embora você certamente possa comprar um livro contábil em uma loja de material de escritório, lembre-se de que é muito mais fácil configurar seu plano de contas se estiver usando um software de contabilidade, como o Wave.



A maioria dos softwares projetados para proprietários individuais e pequenas empresas inclui um plano de contas padrão, para que você não precise criar um do zero.

Lembre-se de que, na maioria dos casos, você pode editar o plano de contas para melhor se adequar ao seu negócio. Também é uma boa ideia se familiarizar com as contas incluídas em seu plano de contas, o que facilitará muito quando você começar a inserir transações financeiras.

Etapa 2:comece a registrar transações financeiras

Toda e qualquer transação que você fizer precisa ser registrada, seja em seu livro-razão ou em seu aplicativo de software de contabilidade.

Esse processo pode ser tão simples quanto preparar uma fatura para um cliente configurar sua conta de energia elétrica a ser paga. Uma das grandes vantagens de usar um software é que os débitos e créditos envolvidos na criação de uma fatura são tratados nos bastidores.

Por exemplo, se você preparar e lançar uma fatura no valor de $ 150 para John Brown para consultoria, precisará registrar essas informações em um lançamento contábil manual.

Data	Conta	Débito	Crédito
25-10-2019	Contas a receber	$ 150
25-10-2019	Receita/Receita		$ 150

Quando John Brown pagar a fatura e o pagamento for lançado, a entrada correta será exibida abaixo. Você notará que a conta C/R, que foi debitada na primeira entrada, será creditada (reduzida) porque a fatura foi paga.

Data	Conta	Débito	Crédito
31-10-2019	Dinheiro	$ 150
31-10-2019	Contas a receber		$ 150

Etapa 3:reconciliar suas contas bancárias

Tradicionalmente, você precisaria esperar para receber seu extrato bancário mensal e reconciliar as transações no extrato com as lançadas em seu livro-razão ou software de contabilidade. O objetivo por trás da conclusão de uma reconciliação mensal é ver quais cheques ainda estão pendentes, lançar quaisquer transações bancárias e adicionar cobranças adicionais, como taxas de conta.

A reconciliação fornece um saldo de caixa preciso, o que pode ser particularmente importante para empresas menores com fluxo de caixa limitado.

Uma das vantagens de usar um software de contabilidade é que grande parte do processo de reconciliação é concluída simplesmente vinculando suas contas bancárias ao software de sua escolha. Isso permite uma fácil reconciliação diária ou semanal, tornando o processo de final de mês muito mais simples.

Se você optar por não vincular seu software ao seu banco, precisará reconciliar suas contas manualmente. Independentemente da maneira como você faz isso, é importante concluir o processo regularmente.

Etapa 4:feche o mês e gere as demonstrações financeiras

Assim que suas contas bancárias forem reconciliadas e quaisquer ajustes feitos na ferramenta de registro de sua escolha, você desejará fechar o mês e imprimir os extratos financeiros.

Se você estiver usando um livro-razão manual, precisará fechar cada conta individual e combiná-las nos tipos de conta apropriados - um processo tedioso que justifica fortemente o uso de software de contabilidade, que conclui esse processo automaticamente.

Muitos dos produtos mais recentes não têm um processo específico de fechamento de final de mês, mas permitem que você escolha uma data limite para inserir transações e preparar demonstrações financeiras que reflitam com precisão os saldos desse mês.

Os relatórios financeiros são uma parte importante do processo de contabilidade, pois os extratos fornecem uma visão precisa da saúde financeira de sua empresa, que pode ser compartilhada com seu contador ou contador.

As três demonstrações financeiras básicas incluem:

1. Saldo folha: Um balanço patrimonial mostra os ativos, passivos e patrimônio da sua empresa em uma determinada data.
2. Renda declaração: As declarações de renda podem ser particularmente úteis para pequenas empresas, pois exibem o lucro líquido durante um período específico.
3. Fluxo de caixa declaração :os demonstrativos de fluxo de caixa mostram as entradas e saídas de dinheiro durante um período específico.

Você deve usar um software de contabilidade para sua contabilidade?

Como proprietário individual, freelancer ou proprietário de uma pequena empresa, você pode escolher entre usar um livro tradicional escrito à mão, um software de planilha ou um software de contabilidade.

Fique com caneta e papel se:

• Você não tem um computador e não quer comprar um.
• Você não tem acesso à Internet.
• Sua empresa é mais como um hobby.

Use software de contabilidade se:

• Você quer uma imagem precisa do seu negócio. Embora o software de contabilidade possa parecer intimidador para quem não tem experiência em contabilidade ou contabilidade, muitos produtos são projetados especificamente para iniciantes em finanças.
• Você quer gastar menos tempo na manutenção de registros e mais tempo em seus negócios. Em vez de anotar tudo e ter que reconciliar manualmente todos os seus livros e contas, o uso do software de contabilidade permite que você gaste menos tempo acompanhando suas transações, dando-lhe mais tempo para gastar em seus negócios.
• Você deseja expandir seus negócios. É demorado acompanhar vários livros-razão e manter a precisão. Portanto, se seus planos incluem expandir seus negócios, você precisará usar um software de contabilidade.

Encontrando o método de contabilidade certo para você

Se você está no negócio, seja como freelancer, proprietário individual ou proprietário de uma pequena empresa, precisa ser capaz de faturar seus clientes, acompanhar suas despesas e saber exatamente o quão financeiramente estável é sua empresa. A melhor maneira de fazer isso é usando um software de contabilidade.