O guia definitivo para automação de contas a pagar com software [com comparação]

Se sua empresa ainda lida com suas contas a pagar (AP) manualmente, você está perdendo a oportunidade de economizar tempo, dinheiro e agravamento. Ao automatizar o processo de AP, sua equipe de finanças pode reduzir erros, minimizar o risco de fraude e - talvez o mais importante - liberar tempo para lidar com projetos maiores que farão a empresa avançar.

Esse foco no avanço dos negócios é um tema-chave para CFOs e outros executivos de negócios. De acordo com uma pesquisa Brainyard, 80% têm perspectivas positivas ou muito positivas para este ano, com os entrevistados rastreando o uso de dados de maneira mais eficaz e identificando áreas de economia e investimento estratégico como as 3 principais prioridades de suas equipes financeiras.

Ninguém mencionou "embaralhar a papelada manualmente" como um fator contribuinte para o sucesso em uma economia em crescimento, é por isso que a automação é uma área-chave de investimento em várias funções financeiras, incluindo AP.

O que é automação AP?

O software de automação AP remove etapas manuais de muitas das etapas envolvidas no processo de contas a pagar, como a codificação de faturas recebidas, combinando-os com POs, encaminhá-los para aprovação, iniciar pagamentos e reconciliar dados bancários com o razão geral. Além disso, O software financeiro que impulsiona a automação do AP também pode acessar uma variedade de dados para preencher os painéis e fornecer recursos analíticos que mantêm a empresa no topo de seu fluxo de caixa.

Por exemplo, se uma conta do aluguel mensal do escritório de uma empresa estiver em linha com o valor esperado, o código de razão geral (GL) adequado pode ser atribuído automaticamente, e a fatura encaminhada ao COO ou gerente de escritório para aprovação. Se essa quantidade aumentar de repente 20%, Contudo, o sistema AP deve sinalizar a cobrança para investigação. Para contas únicas ou sem PO correspondente, o sistema pode sugerir um código GL, mas um usuário autorizado terá que confirmar a precisão.

Principais vantagens

• A automação AP economiza tempo, reduz erros e fraudes e libera as equipes financeiras para trabalhar em projetos que impulsionam os negócios.
• As tarefas que podem ser automatizadas incluem a entrada de dados, fatura / correspondência de ordem de compra, atribuição de códigos GL, encaminhamento de faturas para aprovadores e início de pagamentos.
• Com automação financeira, as empresas geralmente obtêm melhor controle sobre o fluxo de caixa e a capacidade de aproveitar descontos por pagamento antecipado.

Por que usar o software de automação AP?

Tradicionalmente, os fluxos de trabalho de contas a pagar têm sido manuais e sujeitos a erros e fraudes. Conforme as empresas crescem, As equipes de AP devem processar cada vez mais faturas. Este aumento da carga de trabalho agrava os problemas existentes e pode atrasar o processo de pagamento das contas, potencialmente fazendo a empresa perder descontos ou até mesmo alienar fornecedores. Lidar, muitas empresas contratam membros adicionais para a equipe, uma solução cara que pode ser evitada investindo em um software financeiro mais capaz.

Além disso, mais usuários no sistema e um maior volume de transações podem abrir a empresa para fraudes de AP, como esquemas de propina, e erros manuais que podem causar dores de cabeça e perda de tempo.

Processos de automatização, incluindo AP, que eram tratados manualmente anteriormente resolverão muitos desses problemas.

Como e por que automatizar seus processos de contas a pagar?

A automação AP aumenta a produtividade, permitindo que o pessoal existente realize mais, para que as empresas possam adiar a contratação de pessoal de contabilidade adicional. E, como discutido, automatizar o processo de AP minimiza erros e fraudes criando trilhas de auditoria detalhadas, impõe conformidade com as políticas de compra, sinaliza automaticamente valores discrepantes e pode melhorar o relacionamento com os fornecedores.

Automatizar processos que antes eram feitos manualmente em papel, planilhas e sistemas desconectados também permitem que o setor financeiro gere relatórios que os membros autorizados da equipe de todos os departamentos podem analisar para identificar cobranças inesperadas ou simplesmente ficar atentos às tendências de gastos. Essa é uma etapa proativa que ajuda a atingir os objetivos perenes de usar dados de forma mais eficaz e identificar áreas para economia.

Como um exemplo, um provedor estabelecido pode estar constantemente aumentando seus preços, embora não o suficiente a qualquer momento para fazer com que um tomador de decisão tome conhecimento. Ao fornecer ao proprietário do orçamento um relatório que mostra uma linha de tendência ascendente constante, O departamento de finanças descobriu uma oportunidade de iniciar uma conversa com o fornecedor.

Para empresas que estão começando a automatizar, O AP é um bom lugar para começar porque é um esforço demorado que deve ser gerenciado continuamente; historicamente depende de faturas em papel enviadas pelo correio, um processo caro e incerto; e tende a ser uma área em que os auditores se concentram, simplesmente porque é uma fonte comum de erros e fraudes.

Quem usa AP Software Automation?

O software de contas a pagar que aciona a automação é usado por membros da equipe de contabilidade, que pode incluir uma equipe de AP dedicada, mais o controlador ou CFO, principalmente para aprovar verificações, e por líderes de linha de negócios para aprovar pagamentos. Muitas vezes, é parte de um sistema financeiro maior que pode ser vinculado a outro software de negócios, como ERP, Sistemas de RH ou CRM, para fornecer uma fonte central de dados sobre o fluxo de caixa.

Configurar o software AP com recursos de automação inicialmente pode exigir a entrada de especialistas capazes de ajudar sua empresa a avaliar várias opções, como SaaS versus um sistema local. Definindo regras, as funções e parâmetros serão uma tarefa que envolverá funcionários que entendem exatamente como funciona o processamento de suas contas a pagar atuais.

Quem se beneficia com a automação AP?

CFOs que supervisionam a estratégia financeira e a saúde da empresa, se beneficiam de dados mais atualizados, melhores recursos de análise, equipe mais produtiva e melhor perfil da equipe com unidades de negócios.

Controladores que lidam com relatórios contábeis e financeiros e são responsáveis ​​pela conformidade e controles apreciarão uma trilha de auditoria mais limpa, menos erros, redução do risco de fraude e melhoria do fluxo de caixa.

Gerentes de contabilidade que supervisionam as atividades do departamento de AP se beneficiam da capacidade de fazer mais com a mesma equipe.

Guarda-livros quem gerencia as atividades contábeis do dia-a-dia gastará menos tempo lidando com a papelada e perseguindo aprovações e apreciará poder se concentrar nas exceções.

Líderes de linha de negócios Os responsáveis ​​pela revisão das faturas obtêm não apenas aprovações com um clique, mas também a capacidade de gerar relatórios que mostram exatamente para onde estão indo seus orçamentos.

Tipos de software de automação AP

Existe uma solução para permitir a automação de AP apropriada para a maioria das empresas, variando de software de contabilidade básico que gerencia apenas um aspecto do processo de pagamento até soluções mais avançadas que se conectam a outros sistemas de negócios principais.

Soluções avançadas. As empresas sérias em obter os benefícios da automação devem procurar uma solução que possa lidar com o processo completo de fatura para pagar para reconciliação, com relatórios robustos e personalização. A intervenção manual não será completamente eliminada; a maioria das faturas ainda precisam ser aprovadas, as exceções precisarão ser corrigidas e uma execução de pagamento precisará ser aprovada pelo gerente de contabilidade ou financeiro apropriado. Ainda, quanto mais autônomo o sistema, maiores serão os benefícios.

Sistemas de AP mais robustos gerenciam todo o ciclo de vida de contas a pagar com o mínimo de intervenção manual e fazem parte de um conjunto de software financeiro e contábil maior que também pode ser integrado a outro software comercial principal, como o sistema ERP da empresa. Os dados financeiros fluem para um banco de dados central e estão disponíveis para análises e relatórios robustos.

Soluções básicas. Na extremidade inferior estão os aplicativos básicos de digitalização e captura de dados. Conforme as faturas chegam, eles são escaneados, se necessário. Um especialista em AP aplica a codificação adequada e os encaminha para as aprovações necessárias, em seguida, para pagamento e reconciliação. Esses sistemas básicos requerem mais intervenção humana e são melhores para empresas que processam um pequeno número de faturas todos os meses.

5 principais benefícios do software de automação AP

Automatizar processos de contas a pagar agrega valor enquanto libera sua equipe para se concentrar no gerenciamento de exceções. Aqui estão cinco benefícios específicos da automação AP:

1. Tempo economizado: Não há mais tag de e-mail ou, pior, deixar faturas em papel na mesa de alguém para aprovação. Com roteamento automatizado, as equipes reduzem o tempo necessário para aprovar, rejeitar ou revisar faturas antes de encaminhá-las para pagamento.

2. Custos reduzidos: O processamento manual de faturas leva tempo, e tempo é dinheiro. Ao automatizar o processo de contas a pagar, as empresas podem reduzir significativamente o tempo que leva para gerenciar a apresentação de faturas, codificação e outras etapas no processo de contas a pagar. E não se esqueça dos gerentes que precisam aprovar faturas em tempo hábil; o software AP moderno cumpre a promessa de “um clique”.

3. Menos erros: Quando os funcionários não estão inserindo dados manualmente, a probabilidade de erro humano é bastante reduzida. Com um sistema totalmente automatizado, os dados em cada fatura são combinados automaticamente com as informações do pedido de compra, o que torna mais fácil identificar erros do fornecedor, como cobrança duplicada ou cobranças excessivas.

4. Maior visibilidade: O software de automação AP rastreia e exibe “rapidamente” o ciclo completo de pagamento em cada fatura. Essa percepção leva a relatórios mais precisos e confiáveis ​​e apóia uma boa tomada de decisões.

5. Proteção contra fraude: Com uma alta porcentagem de empresas sendo alvos de fraude de pagamentos, tomar medidas para proteger sua empresa nunca foi tão importante. O software de contabilidade moderno permite que as empresas definam regras para que apenas funcionários autorizados tenham autoridade para, por exemplo, limpar exceções ou liberar pagamentos acima de uma determinada quantia em dólares. As empresas podem criar fluxos de trabalho de aprovação com várias aprovações, o que aumenta as chances de receber faturas fraudulentas antes que um pagamento seja liberado.

Recursos de automação de software AP

Os fornecedores de software entendem que nem todas as empresas gerenciam AP da mesma maneira e desenvolveram uma variedade de recursos projetados para atender às necessidades específicas dos negócios. Recursos úteis para procurar incluem:

• A habilidade de calcular automaticamente os descontos de pagamento antecipado disponíveis e garantir que a empresa receba todas as reduções de preço possíveis.

• Na medida do possível, eliminar a entrada manual de dados . O software moderno consegue isso ao, por exemplo, facilitando o envio automático de faturas e fornecendo recursos de OCR avançados e precisos para converter documentos digitalizados em um formato utilizável pelo sistema AP.

• Procure a capacidade de definir e automatizar o processamento de exceções , quando as faturas não correspondem aos pedidos ou recibos de compra, ao mesmo tempo que garante que erros potenciais acima de uma determinada quantia em dólares sejam sinalizados com o nível de senioridade com o qual a empresa se sente confortável.

• Os recursos de aprendizado de máquina podem garantir que nenhuma fatura seja perdida ou paga em duplicado e pode detectar e sinalizar anomalias que podem indicar uma transação fraudulenta.

• Relatórios em tempo real em todo o processo A / P é crítica. As equipes de finanças devem ser capazes de levantar contas rapidamente, recebimentos e contratos e detalhamento em transações individuais.

• Com base em suas necessidades de auditoria e conformidade, olhe para reconciliação e acúmulo apropriados processos e demonstrações financeiras detalhadas.

Finalmente, as empresas podem querer a capacidade de comprar um mercado de aplicativos para ferramentas de terceiros que se integrem com suas soluções de AP, de fornecedores especializados, e ajudar com, por exemplo, pagamentos globais acelerados ou requisitos específicos do setor.

Principais tendências de automação de AP

Conforme a tecnologia continua a avançar, fornecedores de software financeiro estão adicionando novos recursos a suas plataformas para atender melhor às necessidades e pontos problemáticos dos clientes.

Aprendizado de máquina (ML), um subconjunto de inteligência artificial (IA), pode ser particularmente útil em AP. Com ML, o sistema “aprende” com as transações anteriores o que é normal versus o que pode indicar um erro ou fraude e alerta as equipes de finanças sobre até mesmo pequenas anomalias que podem ser facilmente perdidas. E, à medida que o software de aprendizado de máquina analisa conjuntos de dados maiores e mais diversos, fica mais rápido, mais preciso e mais sintonizado com as anomalias. Na AP, o aprendizado de máquina pode ajudar em uma série de tarefas, como o roteamento automático de faturas com base em fatores como fornecedor ou palavra-chave e a execução de operações de correspondência de PO.

A diferença entre ML, que analisa os dados existentes e aprende como identificar valores discrepantes, e IA é que a inteligência artificial aumenta a vantagem da automação adicionando contexto. Por exemplo, um verdadeiro sistema AP habilitado para IA pode ser capaz de consultar fontes de dados internas e externas para aprender o preço médio da madeira serrada em um intervalo de datas específico e o volume de materiais usados ​​por uma construtora, e usar esses dados para automatizar a aprovação de faturas que caiam dentro dos parâmetros esperados - ou sinalizar aquelas que indicam que mais material foi cobrado do que usado.

Como fazer a transição para automação AP

Automatizar sistemas nem sempre é fácil; existem estruturais, tecnologia e obstáculos culturais. Pode ser particularmente desafiador para empresas que dependem de papel, processos manuais e que usam soluções pontuais que não se comunicam.

A boa notícia é que os benefícios da automação superam em muito os problemas que podem surgir durante a fase de instalação e implementação. Não demorará muito para que os membros da equipe apreciem a tecnologia, assumindo a maior parte do trabalho repetitivo associado ao recebimento de faturas, aprovação, pagamento e reconciliação. A maioria das empresas descobre que, em vez de perder o controle, a automação realmente fornece maior controle; esse é um dos principais motivos pelos quais as empresas implementam a automação de contas a pagar.

Para garantir uma transição suave, comece encontrando uma solução que atenda às necessidades da sua empresa - consulte a próxima seção para obter mais informações sobre os critérios de seleção. Examine seus processos atuais, e veja quais desafios de AP estão causando problemas para a equipe de finanças; talvez seja um processamento lento, erros de correspondência ou pagamento de faturas antes de um serviço ou produto ser entregue. Próximo, estimar seu volume de fatura atual e esperado, pelo menos três e de preferência cinco anos.

Uma autoavaliação franca é uma etapa crítica porque você não ganhará eficiência se não levar em conta o crescimento ou simplesmente tentar automatizar processos manuais ineficientes.

Os provedores de software financeiro modernos trabalharam com milhares de empresas e podem ajudá-lo a tornar os métodos adequados. Por exemplo, talvez sua prática seja agrupar e pagar faturas nos dias 15 e 30 de cada mês. Com automação, você pode ser muito mais flexível - avançar rapidamente em faturas que oferecem descontos de pagamento antecipado, por exemplo, enquanto espera até a data de vencimento para liquidar aqueles que não oferecem incentivos.

Considere seus AP KPIs, como o custo médio para processar uma fatura, melhores métodos de pagamento, faturas processadas por funcionário, tempos médios de aprovação e porcentagem de descontos de fornecedores capturados.

Agora, conte o número de "toques" necessários para cada fatura, e mapear quem lida com cada uma dessas interações. Com base em todas essas métricas, considere seus objetivos:Você deseja eliminar a entrada manual de dados? Você precisa de melhores relatórios? Você está tentando evitar erros e possíveis fraudes? Tudo o que precede?

Todos esses são pontos importantes para discutir com sua equipe de TI, fornecedor ou consultor de software. Então, seu parceiro de implementação pode ajudar a projetar um sistema e fluxo de trabalho que atenda às suas necessidades, garantindo controles financeiros robustos.

Finalmente, estabeleça um orçamento-alvo e uma meta de retorno sobre o investimento (ROI) para a compra de seu software com base no custo potencial e na economia de tempo delineada neste artigo.

Escolhendo o software de automação AP certo para o seu negócio

O estabelecimento de metas de AP e a análise de ROI que você fez são a base para começar a comprar um software de automação de AP. Embora o processo normalmente seja conduzido pela TI interna, seu provedor de serviços de tecnologia ou um consultor especializado, traga os membros da sua equipe para a conversa, fazendo-os sentar e discutir seus maiores pontos fracos, problemas que eles estão vendo com o processo de AP em geral e seus objetivos e expectativas, uma vez que a automação está em vigor.

Usando essas respostas, seu parceiro de implementação pode desenvolver uma lista dos principais critérios a serem usados ​​ao desenvolver uma “lista resumida” de soluções a serem avaliadas.

Outros fatores para avaliar:

• Sua infraestrutura de tecnologia atual: Você usa principalmente software local, ou é a sua empresa, como muitos, mudando para software como serviço (SaaS) para obter benefícios como implantação mais rápida e custos iniciais mais baixos?

• Onde sua equipe de finanças trabalha: Você tem vários escritórios regionais e domésticos? Se então, a nuvem tem uma vantagem. Considere também a estrutura de seu departamento de AP para determinar o quão abrangente a solução precisa ser.

• O que, caso existam, serão necessárias integrações - exemplos comuns são sistemas de gerenciamento de despesas e software de orçamento. O que essa solução pode fazer para reduzir a dupla entrada de dados nos sistemas?

A “melhor” solução de software de AP é aquela que dará suporte à sua operação completa de contas a pagar, entrelaça-se perfeitamente com outros sistemas financeiros e de negócios centrais e cresça com sua empresa. Fazer sua lição de casa e trabalhar com um consultor experiente garantirá que você está fazendo a escolha certa a longo prazo.

Comparação de software de automação AP

As opções de automação AP variam de contidos, sistemas autônomos desenvolvidos por fornecedores menores para plataformas expansivas suportadas por grandes, fornecedores estabelecidos.

Esta é uma visão geral básica das plataformas que incluem automação de AP:

• Microsoft Dynamics GP é uma solução ERP projetada para pequenas e médias empresas. Seus recursos incluem gestão financeira e contabilidade, gestão de inventário e operações e gestão de vendas e serviços. É menos adequado para empresas comprometidas com um modelo que prioriza a nuvem e para aquelas que buscam um pacote integrado para todos os processos de negócios essenciais.

• Sage Intacct oferece percepções financeiras e operacionais em tempo real e a capacidade de automatizar processos críticos, mas alguns usuários notam a falta de fluxo de trabalho e personalização de formulários, um pequeno mercado e práticas específicas do setor limitadas.

• SAP Concur Invoice é uma solução conectada de gerenciamento de gastos que ajuda com viagens, despesa, fatura do fornecedor, conformidade e risco. É menos adequado para empresas com operações ou clientes globais.

• QuickBooks ajuda empresas muito pequenas a organizar seus livros, gerenciar inventário, rastreie as vendas e execute a folha de pagamento, mas a escalabilidade é limitada.

Software de gestão financeira da NetSuite faz parte de uma solução unificada que combina contabilidade, Compras, cadeia de suprimentos e outros recursos de ERP de forma integrada, plataforma baseada em nuvem, melhorando a produtividade e eficiência operacional de empresas de todos os tamanhos.

Estudos de caso de automação AP

Provedores de serviços profissionais, incluindo firmas de contabilidade, frequentemente obtêm grandes benefícios da automação. AP é um ponto problemático na contabilidade de projetos, por exemplo, porque essas empresas precisam de uma visão em tempo real do desempenho financeiro de cada projeto; que exige o rastreamento constante de todos os custos, incluindo muitas vezes as despesas de T&E de funcionários de alto custo e mão de obra contratada. A reconciliação bancária também pode ser tediosa e demorada, especialmente com altos volumes de transações, várias contas bancárias ou várias moedas para reconciliar. Novamente, a automação pode liberar horas significativas - e muitas vezes faturáveis.

As startups costumam buscar a automação desde o início. Brex, uma jovem empresa de fintech que oferece cartões de crédito corporativos para outras startups, conseguiu crescer sem adicionar pessoal adicional para gerenciar AP e o processo de aquisição, e sem sacrificar em freios e contrapesos. A automação de AP ajuda a gerar dados precisos para que os fundadores tomem decisões de negócios inteligentes.

Finalmente, pequenas empresas que ainda dependem de cheques de papel, planilhas e processos altamente manuais estão se tornando alvos de fraudes. Os controles de pagamento habilitados pela automação do AP limitam o risco, por exemplo, implementar a segregação de funções para tornar mais difícil forjar aprovações, exigir autenticação de fator duplo para diminuir a possibilidade de invasões de conta, automatizando a correspondência de PO e sinalizando anomalias.

Por que o NetSuite é a solução certa para empresas de todos os tamanhos?

Empresas de todos os tamanhos e em todos os setores podem automatizar o processo de contas a pagar com a plataforma de gerenciamento financeiro da NetSuite. Os recursos específicos de AP incluem:

• A capacidade de combinar facilmente os pedidos de compra, recebimentos de itens e contas de fornecedores.
• Critérios de pagamento configuráveis ​​para otimizar o fluxo de caixa usando a ferramenta de fluxo de trabalho gráfico SuiteFlow da NetSuite.
• Um portal de fornecedores onde os fornecedores podem ver o status de qualquer fatura; isso diminui a carga de responder a consultas e promove boas relações com os fornecedores.
• A capacidade de preencher e verificar automaticamente as informações relevantes da fatura, com base na correspondência de PO.
• Trate as exceções enquanto aprova automaticamente as faturas que estão em conformidade com as regras predefinidas.

Os recursos de automação integrados de hoje beneficiam empresas de pequeno e grande porte, em todos os setores. Para AP especificamente, automação significa menos tempo gasto com coisas mundanas, tarefas repetitivas e mais oportunidades para melhorar o fluxo de caixa, aproveite os descontos e elimine erros e fraudes.

Os CFOs e executivos de TI e de linha de negócios que defendem a tecnologia de automação para ajudar suas equipes financeiras a trabalhar de maneira mais inteligente também verão maior satisfação e retenção no trabalho. É uma vitória / vitória.

Principais perguntas frequentes sobre o software de automação AP

P:Por que devemos mudar para um sistema AP automatizado?

UMA: As empresas se beneficiam ao mudar para um sistema automatizado de contas a pagar porque os processos manuais de AP são altamente trabalhosos e estão sujeitos a erros e fraudes. Práticas de AP legadas prejudicam a produtividade, eficiência e resultados financeiros. À medida que os negócios crescem, esses processos se tornam ainda mais complexos e pesados. Lidar, muitas empresas contratam membros adicionais para a equipe de finanças. Mas essa é uma correção cara que pode ser evitada adicionando automação de AP.

P:Quais processos o software AP tratará para mim?

UMA: O software de automação AP converte faturas em formato digital, gerencia a codificação e correspondência de PO e os encaminha por meio de um fluxo de trabalho digital que culmina com a emissão do pagamento e a reconciliação. As plataformas de automação de AP podem se integrar diretamente ao software de negócios principais da empresa, incluindo CRM, Sistemas ERP e RH. Essa integração permite mais funcionalidade, incluindo a aprovação automatizada de relatórios de despesas e a capacidade de acessar mais dados e usar o aprendizado de máquina para detectar anomalias.

P:Quais são os benefícios da automação AP?

UMA: Existem muitos benefícios de automatizar AP, com economia de trabalho, redução de erros, insights de dados aprimorados e detecção de fraude aprimorada são alguns dos maiores. A automação do AP pode reduzir os custos de processamento e, ao mesmo tempo, permitir que o negócio cresça sem contratar mais pessoas.

P:Como a automação do AP ajuda a reduzir a fraude?

UMA: Estima-se que 81% das empresas foram alvos de fraude de pagamentos em 2019, de acordo com a Pesquisa de Controle e Fraude de Pagamentos da AFP. O software de automação de AP pode ajudar as empresas a se protegerem contra fraudes, controlando quais funcionários têm acesso aos sistemas de AP e são autorizados a liberar pagamentos e exigindo várias camadas de aprovação. Os sistemas automatizados são capazes de detectar anomalias e incompatibilidades entre o pedido de compra e a fatura. Eles podem então detectar cobranças fraudulentas antes que o pagamento seja processado.

P:Como será a solução de automação de AP do futuro?

UMA: No futuro, Os sistemas de automação de AP provavelmente aproveitarão a inteligência artificial (IA) e o aprendizado de máquina (ML) de novas maneiras para reduzir ainda mais a carga de trabalho das equipes de contabilidade e, ao mesmo tempo, garantir pagamentos precisos. Como essas tecnologias avançadas ajudam os sistemas AP a entender o que é "normal" para cada empresa, eles auxiliam especialistas em finanças humanas ajudando a impulsionar o crescimento.