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Automação de Processos de Negócios:Guia Definitivo

Uma empresa bem administrada está sempre analisando os processos de negócios e encontrando maneiras de torná-los mais eficientes. Ele também procura maneiras de revisar, atualizar, mudança, substituir ou eliminar seus processos regularmente para manter as atividades de negócios entre os departamentos alinhadas com os objetivos de negócios. Este gerenciamento de processo depende do acesso, monitorar e analisar uma variedade de métricas, e treinando e atualizando gerentes de forma consistente.

O que é Business Process Automation (BPA)?

A automação de processos de negócios (BPA) é o uso de tecnologia para auxiliar ou assumir o controle manual, tarefas ou processos repetitivos. O BPA pode gerar grandes ganhos de eficiência, economizando tempo e dinheiro da organização, reduzir erros, e aumentar a transparência. Essa automação pode assumir várias formas diferentes e pode gerar resultados para empresas em todos os setores e em todos os departamentos dessas empresas. O BPA é mais eficaz quando está em execução rotineira, tarefas repetíveis que não são o melhor uso do tempo ou das habilidades de seus funcionários.

O BPA é diferente do gerenciamento de processos de negócios (BPM), que se refere a um esforço mais amplo para regular os processos de toda a empresa, em vez dos fluxos de trabalho mais estreitos e específicos de tarefas do BPA que geralmente acontecem em um nível departamental. O BPA se enquadra no BPM, mas é apenas uma peça desse quebra-cabeça maior.

Por que a automação de processos de negócios é importante?

As vantagens de usar o BPA são significativas e incluem:

Reduzindo custos - Por exemplo, aumentando a eficiência e reduzindo os custos da folha de pagamento e relacionados.
Aumentando a visibilidade do processo - Problemas emergentes que você não pode ver no início tendem a crescer e ficar mais caros para resolver mais tarde.
Padronizando processos - Reduz o tempo, esforço e dinheiro gasto na localização de informações em campos e formulários não padronizados; completando tarefas, e garantir a conformidade com os requisitos internos e regulamentos externos, entre outros benefícios.
Melhorando a conformidade - Por exemplo, o erro humano e as iniquidades são reduzidos, e todos os processos são concluídos da mesma maneira, de acordo com as regras de conformidade definidas.
Simplificando processos - É comum que os processos continuem por anos e até décadas apenas porque "é assim que sempre foi feito." Mas novas tecnologias e mudanças nos negócios ou no mercado podem exigir uma forma mais ágil de trabalhar - simplificar processos pode ir longe para atingir esse objetivo.
Melhorar a responsabilidade - A responsabilidade é aprimorada por meio de maior visibilidade e relatórios regulares, permitindo que você veja onde está tudo e quem ou o que está causando um gargalo.
Aumentando a eficiência - A automação completa as tarefas mais rapidamente e com menos erros do que humanos, reduzindo assim as esperas de fila e resoluções de erro. Apenas as exceções precisam ser revisadas pelos funcionários.
Diminuindo ou eliminando erros humanos - A automação realiza o processo sempre da mesma forma, sem desvios ou erros. Apenas certifique-se de atualizar o processo conforme necessário para garantir que ele esteja funcionando conforme necessário.
Manter a melhoria dos processos alinhada com os objetivos corporativos - O mantra comum dos negócios é fazer mais com menos. Ao acelerar os processos, melhorando a eficiência, reduzindo erros, melhorando a conformidade e reduzindo custos, como folha de pagamento, O BPA permite melhorias nos processos de negócios que estão estreitamente alinhadas com as metas da empresa, desde melhorar sua vantagem competitiva até permanecer dentro do orçamento.
Habilitando serviços voltados para funcionários e clientes 24 horas por dia - Clientes e funcionários geralmente vivem e trabalham em fusos horários diferentes. Seria muito caro administrar um escritório 24 horas por dia, 7 dias por semana, para oferecer serviço completo em todos os fusos horários. A automação é um meio muito mais eficiente e acessível de fornecer serviços a qualquer pessoa, em qualquer lugar e em sua programação.

O BPA não apenas ajuda a empresa a evitar o acréscimo de pessoal na mesma proporção em que cresce, mas também pode aumentar o trabalho de todos os funcionários. A satisfação dos funcionários tende a aumentar com o uso do BPA. De acordo com um relatório do CIO, “Quando os funcionários gastam mais tempo nos aspectos interessantes e gratificantes de seus trabalhos, a produtividade e a satisfação aumentam e, por extensão, a retenção de funcionários também aumenta. ”

Evolução da automação de processos de negócios

As empresas começaram a automatizar tarefas básicas de negócios com o advento dos sistemas de planejamento de requisitos de material (MRP), um precursor dos sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), na década de 1960. Os esforços de automação se expandiram conforme mais empresas construíram suas próprias soluções MRP nos anos 70 e adicionaram novos recursos nos anos 80. O BPA deu mais um salto à frente nos anos 90, quando os primeiros sistemas ERP modernos apareceram e rapidamente se tornaram populares entre as grandes empresas. O software ERP ofereceu um banco de dados central para toda uma empresa, levando a ganhos de eficiência que vão além da manufatura, o foco principal do MRP.

A inovação nos anos seguintes levou ao desenvolvimento de ferramentas sofisticadas de processamento de dados e ao aumento da automação por meio de tecnologias como a automação de processos robóticos (RPA). Hoje, O BPA vai além da automação de processos e integração para ferramentas que usam aprendizado de máquina e inteligência artificial (IA).

O que é automação de processos robóticos (RPA)?

Robotic Process Automation (RPA) é um tipo de automação que depende de regras determinadas pelo usuário para executar uma tarefa. O RPA completará uma tarefa continuamente, sem fazer exceções ou se tornar mais inteligente com o tempo, como o aprendizado de máquina faz. Nesse sentido, não é uma forma de "automação inteligente" e é melhor para o básico, processos repetitivos. Os exemplos incluem robôs em uma fábrica que ajudam a montar carros, ou uma regra em seu sistema de compras que sinaliza qualquer pedido para aprovação acima de um determinado valor, diga $ 500.

Por exemplo, de acordo com o Gartner, 89% das operações de contabilidade geral e 72% do controle financeiro e relatórios externos podem ser automatizados com o RPA. E o RPA pode levar a grandes benefícios - retorno sobre o investimento (ROI) para implantações de RPA no primeiro ano variam entre 30% e 200% e são principalmente obtidos com a economia de mão de obra, de acordo com a McKinsey &Company.

BPA vs. RPA

RPA é um tipo de BPA, mas existem várias diferenças entre o BPA e o RPA. Por uma coisa, O BPA é a automação que aumenta os esforços dos trabalhadores humanos, ao passo que o RPA normalmente faz todo o trabalho dos funcionários. O BPA também não pode se adaptar a mudanças nas circunstâncias, mas o RPA pode.

O BPA pode eliminar empregos que envolvem principalmente o preenchimento de formulários e outras tarefas repetitivas, desde empréstimos ou aprovações de férias de funcionários até reabastecimento de estoque, mas não pode decidir se deve fazer uma mudança no processo que segue, ou uma mudança na meta de negócios.

O RPA não é uma versão aprimorada do BPA. Em vez, a principal diferença é que o BPA geralmente prevê um processo complexo, enquanto o RPA aborda coisas mais simples que demandam tempo - mas não deveriam.

5 principais casos de uso de automação de processos de negócios

O BPA pode ser aplicado em uma ampla gama de áreas e pode melhorar a eficiência de inúmeras tarefas. Contudo, existem algumas semelhanças entre os casos de uso que podem ajudar a identificar onde usar o BPA.

De um modo geral, qualquer processo com uma ou mais das seguintes características é um bom caso de uso para o BPA:

Grande volume de tarefas repetitivas
Processos de alto contato (geralmente envolvendo várias pessoas)
Processos urgentes (vinculados a um evento, circunstância ou prazo)
Necessidade de trilhas de auditoria (conformidade, segurança, auditorias, etc.)
Alto impacto (em outros processos, prazos ou departamentos)

Quais processos de negócios podem ser automatizados?

Os processos de negócios podem ser automatizados de acordo com funções ou por fluxos de trabalho específicos que estão prontos para automação. Ao simplificar a automação do processo por função, um CEO, DIRETOR FINANCEIRO, O CIO ou um gerente de linha de negócios pode automatizar mais facilmente muitas de suas tarefas diárias ou semanais.

Outra maneira de determinar o que automatizar são processos relacionados ou agrupados. Um exemplo é a automação fundamental, que se baseia nas melhores práticas que um fornecedor de software aprende em anos de trabalho com empresas em diferentes setores. Outros exemplos incluem relatórios pré-construídos e funções pré-configuradas em painéis de inteligência de negócios (BI) e métricas para orientar a automação, e implementações em fases inteligentes que se concentram em automatizações de processos incrementais para progredir com o mínimo de interrupção dos negócios.

Quais funções de negócios podem usar o BPA?

Existem duas categorias de funções de negócios:principal e suporte. As funções essenciais são as atividades que geram receita para o negócio. Esses são os principais motivos pelos quais o negócio existe e, com sorte, prospera. As funções de suporte são atividades secundárias que dão suporte às funções principais.

Muitas etapas nas funções básicas e de suporte, como call centers, contas a pagar, contas a receber e gestão da cadeia de abastecimento, pode ser automatizado com BPA ou RPA para aumentar a eficiência e reduzir custos.

As funções de suporte são as atividades com maior probabilidade de serem terceirizadas, com origem interna ou externa por empresas que buscam se concentrar exclusivamente em atividades que gerem receita. Os exemplos incluem distribuição / logística, marketing e vendas, TI e serviços técnicos, e funções administrativas como RH e folha de pagamento. Contudo, muitas funções de suporte são bons casos de uso para BPA, que pode cortar ou eliminar custos de terceirização na barganha.

Quais setores automatizam seus processos de negócios?

A maioria das indústrias usa BPA hoje para gerenciar coisas como projetos, carteiras, ativos de conhecimento, portais de autoatendimento, fluxos de trabalho e fluxos de dados. As indústrias que mais usam BPA são bancárias, assistência médica, telecomunicações e manufatura.

A automação de processos surgiu pela primeira vez no setor de manufatura e ainda é proeminente lá hoje. A fabricação também é onde o RPA está em uso intenso, já que os robôs são freqüentemente usados na produção. Mas quase todas as indústrias hoje automatizam seus processos em algum grau.

Os departamentos financeiros implantam rotineiramente o RPA para gerar maior eficiência, conformidade e produtividade, por Gartner. A empresa de pesquisa relata que “cerca de 80%” dos líderes financeiros estão usando ou planejando usar o RPA. Contas a pagar e gestão de contratos são duas áreas principais onde o BPA e o RPA são usados.

O atendimento ao cliente é outro departamento onde o BPA é popular. De acordo com a empresa de pesquisas Forrester, o setor de atendimento ao cliente comumente “usa automação de processos robóticos (RPA) como uma abordagem tática e de curto prazo para digitalizar tarefas comuns do agente”. Avançar, A Forrester relata que empresas em outros setores que se concentram em melhorar a experiência do cliente usam o BPA para ajudar nesses esforços.

Os departamentos de recursos humanos costumam usar a automação de processos para simplificar e acelerar ferramentas de integração e autoatendimento para funcionários, como se inscrever em benefícios. O ensino superior usa o BPA para obter eficiência e melhorar as experiências dos alunos e também dos funcionários. Ele pode gerenciar tudo, desde chamadas e atribuições de dormitório, para planos de refeição, aos serviços médicos.

Etapas para começar a automação de processos de negócios

Embora haja alguma variação em como o BPA é implantado em qualquer organização, existem alguns passos universais para começar. Embora as empresas possam decidir implantar o BPA em toda a organização de uma vez, muitas empresas acham mais fácil e mais produtivo começar com a automação no nível de departamento. Aqui estão algumas etapas para começar com o BPA:

Delinear e combinar objetivos de negócios - Identificar e priorizar processos para automatizar de acordo com o quanto eles irão impulsionar as metas de negócios de curto e longo prazo.
Comece pequeno - Revise um mapa de processo, talvez de um sistema BPM ou um desenvolvido por sua equipe. Em seguida, escolha um processo que contenha muitas tarefas repetitivas e que tenha muitas oportunidades de automatizar primeiro a economia de tempo e custo. Integração de funcionários, integração do cliente, suporte básico ao cliente ou gerenciamento de programa de fidelidade são bons lugares para começar. A ideia é pensar grande, mas fazer o trabalho em pequenos passos. Começar com tarefas mais simples também permitirá que sua equipe ganhe experiência e confiança na implantação de automação.
Avalie e selecione ferramentas BPA - Escolha as ferramentas de BPA necessárias - incorporadas em sistemas ERP ou CRM ou um sistema autônomo como BPMS - de acordo com as tarefas de automação reveladas em sua revisão e mapeamento de processo.
Procure maneiras de agilizar processos específicos - Coisas como e-mails automatizados de confirmação de pedido, a automação de marketing ou os formulários automatizados tornam o trabalho mais rápido ou fácil para seus funcionários?
Integre dados e outros softwares - Puxe informações automaticamente para o processo e certifique-se de que os dados que extrai sejam precisos, completo e relevante.
Mudar a gestão - Obtenha informações das linhas de negócios afetadas para garantir que a automação faça sentido para seus fluxos de trabalho. Garanta seu suporte ativo logo no início dos esforços de automação.
Automatizar - Use as ferramentas certas para ativar as automações para os processos que você identificou e priorizou anteriormente.
Teste - A automação fará as coisas certas - ou erradas - sem falhar, e repetidamente. Certifique-se de testar a automação para garantir que está funcionando conforme o esperado e gerando os resultados desejados.
Obter feedback - Estenda a mão aos usuários e linhas de negócios para garantir que a automação esteja ajudando e não prejudicando seu trabalho e tarefas específicas.
Configure e monitore as métricas - Avalie os benefícios e a eficácia da automação e ajuste o processo conforme necessário.

Fases da automação de processos de negócios

Existem quatro tipos gerais de BPA e quatro fases gerais. Os tipos são diferenciados por complexidade e as fases por função. É comum uma empresa usar o BPA em vários tipos e fases, em oposição a um estado unificado. Em outras palavras, os processos individuais podem estar em uma variedade de tipos e fases.

Quatro tipos de automação de processos de negócios:

BPA de nível básico - Automação de baixo nível, tarefas e processos básicos e repetitivos.
BPA intermediário - Automatização de tarefas de nível intermediário, como cálculos usando dados extraídos de vários formulários e campos, comum no preenchimento de formulários de impostos e atendimento ao cliente em centrais de atendimento.
RPA - Automação de todo ou quase todo um processo.
Hyperautomation - Automação ponta a ponta que combina várias tecnologias de automação.

Quatro fases gerais dos projetos BPA:

Análise - Revise a infraestrutura da organização.
Implementação - Configure e personalize as tecnologias.
Integração - Use API e outras ferramentas de integração para combinar dados e fluxos de trabalho para dar suporte à automação.
Manutenção e Suporte - Repare qualquer quebra, falhas corretas, remover gargalos, refinar e agilizar processos.

Benefícios das ferramentas de automação de processos de negócios

As ferramentas de automação de processos de negócios simplificam as tarefas de automação, sem a necessidade de entrada manual, para cortar custos operacionais e usar de forma eficiente os recursos de trabalho. Eles costumam incluir modelos que sua equipe pode seguir para automatizar processos comuns, adicionando consistência e simplicidade.

Práticas recomendadas de automação de processos de negócios

É sempre bom aproveitar as lições aprendidas por aqueles que o antecederam na implantação de qualquer tecnologia. Aqui estão algumas práticas recomendadas para ajudá-lo a implantar o BPA:

Pense grande, mas comece pequeno. Pense no todo, e não nas partes que deseja automatizar, ao desenvolver sua estratégia. Mas concentre-se em dar pequenos passos na implantação da automação que o levará de forma constante em direção à conclusão do quadro maior no final.
Organize seus dados. O BPA é tão bom quanto os dados em que é executado, então certifique-se de que seus dados estão limpos, completo e não fechado em silos. Certifique-se de padronizar campos e formulários de dados, como abreviações de endereço e outras variações. Além disso, elimine dados duplicados e desatualizados. É muito mais fácil lidar com esses problemas agora do que mais tarde.
Use o BPM para otimizar seus processos primeiro. O software BPM é projetado para organizar e otimizar processos de negócios. O BPM também pode ajudar a identificar lacunas nos e entre os processos que precisam de acesso a dados ou integração com outros processos.
Aproveite o sistema ERP. Reúna processos e dados através das linhas de negócios e preencha as lacunas entre os processos, aproveitando o sistema ERP, que já funciona como base de dados central da sua empresa. Você também pode acessar algumas ferramentas de automação no ERP e integrar com dispositivos de Internet das Coisas (IoT).
Almeje a melhoria contínua. Automação não é um exercício do tipo “configure e esqueça”. Você deseja que o BPA funcione sem problemas e com pouca ou nenhuma intervenção humana. Contudo, você deve mudar constantemente para permanecer competitivo. Planeje revisar seus processos e automação regularmente para identificar quais melhorias você precisará buscar a seguir.

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Exemplos de automação de processos de negócios

Os exemplos de automação de processos de negócios em funcionamento nas empresas hoje são abundantes. Mas aqui estão seis exemplos comuns:

Ativos de conhecimento automatizados com chatbots - O BPA automatiza a seleção de respostas a perguntas comuns que os clientes fazem à empresa, tornando o autoatendimento uma ferramenta eficiente de assistência ao funcionário. O BPA usado com chatbots reduz o custo de funcionários de suporte e RH, uma vez que eles não têm que responder ao básico, perguntas comuns. Também pode reduzir o tempo gasto na busca de documentos no atendimento ao cliente ou RH, levando a mais economia.
Integração automatizada de funcionários - Os processos de integração automatizados podem garantir que as empresas atendam aos requisitos de conformidade relativos aos documentos de identificação fornecidos pelos funcionários e avisos legais que os empregadores devem fornecer aos funcionários. Tarefas de integração padrão adicionais podem ser concluídas usando o BPA. Por exemplo, O BPA pode empurrar planos de benefícios para novos funcionários, em seguida, entregue um conjunto de opções e, por fim, envie a essa pessoa a documentação do plano selecionado.
Suporte automatizado ao cliente - Os agentes de suporte ao cliente podem acessar instantaneamente todas as informações necessárias do cliente e do produto para ajudar os clientes a resolver problemas de maneira mais eficiente. Com chatbots e e-mails automatizados, alguns problemas de suporte podem ser resolvidos inteiramente por meio da automação.
Livros-razão automatizados - O BPA pode adicionar dados a livros e balanços para evitar a necessidade de adicionar manualmente as mesmas informações em cada um deles. Por exemplo, os recebimentos de estoque podem ser adicionados automaticamente ao razão de estoque e à coluna de ativos no balanço patrimonial.
Contas a pagar automatizadas - Assim que o novo inventário for recebido e processado para garantir a precisão e condições adequadas, O BPA pode adicionar o valor às contas a pagar e conduzir o processo até o pagamento final.
Agendamento automatizado de funcionários - O BPA pode automatizar o agendamento de funcionários de acordo com a atividade de vendas projetada, cortes no orçamento da folha de pagamento, esperados aumentos sazonais, e fatores de mercado, como uma grande convenção na cidade ou um evento de mau tempo, bem como outros fatores. Avançar, O BPA pode notificar os funcionários sobre sua programação e registrar sua presença, ausência e métricas de desempenho em conformidade.

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