Como agilizar seus processos de contas a pagar

Contas a pagar (AP) nem sempre ocupam o centro do palco, pois as empresas se esforçam para se expandir, aumentar as vendas e construir uma vantagem sobre a concorrência.

E nem sempre é uma prioridade para a gestão, embora devesse ser, uma vez que um bom gerenciamento de AP resulta em melhores relacionamentos com os fornecedores, a oportunidade de aproveitar descontos, e prevenção de multas por atraso no pagamento.

Por que seus processos de contas a pagar precisam de uma reformulação

O processamento de AP merece mais atenção. Pagamentos atrasados ​​a fornecedores podem corroer a boa vontade com fornecedores valiosos e afetar os termos de pagamento e os níveis de serviço.

O pagamento antecipado de faturas também pode permitir que as empresas aproveitem os descontos (por exemplo, 1% líquido de 10 dias) que pode aumentar com o tempo. Ao adotar uma abordagem estratégica de contas a pagar, as organizações podem aproveitar essas e outras oportunidades.

Se você não avaliou seus fluxos de trabalho de AP nos últimos anos, então definitivamente é hora de uma avaliação completa das pessoas, processos e tecnologia que você está usando para gerenciar contas a pagar.

Como agilizar seus processos de AP em 9 etapas

Aproximadamente 55% das empresas ainda lidam com seus processos de AP manualmente, proporcionando uma oportunidade para grandes melhorias. Mesmo as empresas que automatizaram alguns ou todos os seus processos de AP podem se beneficiar de uma reforma.

Aqui estão nove maneiras que empresas de todos os tamanhos podem melhorar suas estruturas de AP e desenvolver de forma mais eficiente, abordagens produtivas para esta importante função de contabilidade.

1. Reavalie suas operações básicas de AP

   É hora de uma introspecção completa e uma avaliação honesta de como você tem lidado com as contas a pagar até este ponto. Você está gerenciando manualmente? Você está recebendo e digitalizando faturas em papel de fornecedores quando a versão eletrônica é uma opção? Você está recebendo constantemente solicitações de acompanhamento deles sobre faturas não pagas?

   Outras bandeiras vermelhas a serem observadas durante este exercício incluem:

   • Equipe de contabilidade e gerentes que estão gastando muito tempo processando aprovações de faturas.
   • Fornecedores que são mantidos no escuro sobre pagamentos em atraso (e quando eles vão receber seu dinheiro).
   • Níveis mais baixos de serviço dos fornecedores que não estão sendo pagos em dia.
   • Processos de AP inconsistentes (isso é especialmente prevalente em empresas maiores que têm várias divisões ou locais).
   • Processamento descentralizado de faturas e distribuição de pagamentos.
   • Redundâncias de trabalho em diferentes departamentos de AP.

   Mapeando seus processos de AP, as empresas podem ter uma visão precisa de quais funções seu software de AP terá que lidar e, ao mesmo tempo, identificar lacunas em potencial na eficiência de suas contas correntes a pagar.

2. Repensando processos desatualizados

   Se as faturas continuarem a se acumular mês após mês - esperando por aquele telefonema temido de seus fornecedores, solicitar dinheiro - então seu processo de contas a pagar provavelmente precisa de uma revisão.

   Suas escolhas incluem terceirização de AP, automatizando o processo ou atualizando seu processo de contas a pagar atuais. Cada uma dessas opções é muito melhor do que os processos manuais e baseados em papel, que são especialmente ineficientes e tendem a introduzir erros, entrada redundante de dados e outros problemas no fluxo de trabalho do AP.

   Se sua empresa está gastando muito tempo gerenciando AP, é hora de reavaliar sua abordagem atual e encontrar novas maneiras de tornar o processo de AP de ponta a ponta mais eficiente.

3. Padronizar processos de AP ineficientes

   Comece certificando-se de que seus fornecedores saibam exatamente a quem enviar suas faturas. E, desenvolver um processo que descreva claramente o que os profissionais de aquisição ou aprovadores de campo devem fazer se receberem faturas de fornecedores (em vez de deixar as faturas em suas mesas, acumulando poeira enquanto os fornecedores esperam para receber o pagamento). Práticas ineficientes de recebimento de faturas são um ótimo lugar para começar a padronizar seu processamento de AP. Por exemplo, se as faturas do fornecedor são enviadas para departamentos individuais e frequentemente são perdidas ou perdidas, em seguida, faça com que eles fluam para um local central.

   Conforme essas faturas chegam, certifique-se de que sejam solicitados de acordo com a prioridade e a data de vencimento. Use um relatório de vencimento de contas para gerenciar essas datas de vencimento, com rótulos como "atual" e "vencido de 1 a 30 dias" para organizar e manter o controle das contas. Ao padronizar como as faturas são recebidas e aprovadas, você pode acelerar o ciclo de aquisição para pagamento e manter um bom relacionamento com os fornecedores.

   Esforce-se para simplificar ao trabalhar com essas e outras técnicas de padronização, saber que o tempo que você dedica a este exercício não apenas garantirá que os fornecedores sejam pagos dentro do prazo, mas também irá liberar um tempo valioso para a equipe de contabilidade, gerentes de departamento e o CFO.

4. Aceitar faturas eletrônicas

   Muitas empresas contam com aprovações manuais e processos de faturamento em papel. Aqui está a boa notícia:graças aos avanços em tecnologia e software, caso contrário, esse processo que consome muito tempo e recursos pode ser automatizado e muito mais fácil de gerenciar.

   Com os computadores lidando com grande parte do trabalho pesado que os funcionários de contabilidade antes trabalhavam, receber e pagar faturas eletronicamente ajuda as empresas a economizar tempo e dinheiro, permitindo que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes.

   As faturas eletrônicas também ajudam a transformar o processo repetitivo de AP em um sistema mais otimizado que requer menos "toques, ”Minimiza erros, e garante que os fornecedores sejam pagos em tempo hábil.

5. Descubra como você vai pagar as faturas

   Determinar quando você vai pagar as faturas parece um tanto óbvio, mas na verdade é uma etapa importante que ajudará a definir as expectativas para seus fornecedores e sua própria empresa. Algumas das opções mais populares incluem:

   • Agrupe os pagamentos de acordo com a data de vencimento e pague simultaneamente várias faturas que vencem em determinados prazos.
   • Escolha determinados dias do mês (ou seja, no dia 1º e no dia 15 de cada mês), quando você pagará as faturas.

   Considere também como você pagará as faturas. Você vai cortar um cheque de papel e enviá-lo? Você está usando ACH para faturas recorrentes? Você usará um cartão de crédito online por meio de um serviço como o Stripe, se oferecido?

   Conforme você toma essas decisões, certifique-se de documentá-los em um manual que todos os funcionários possam consultar. Dessa maneira, toda a organização compreenderá os procedimentos de AP e será capaz de compartilhá-los entre os membros da equipe e com os fornecedores que fizerem perguntas.

6. Use AP Automation

   Contas a pagar é um processo demorado que deve ser gerenciado continuamente, e historicamente confia em processos manuais. Em outras palavras, está pronto para a automação. À medida que as empresas crescem, adicionando mais fornecedores e responsabilidades de pagamento ao longo do caminho, a necessidade de automação cresce.

   O software de contabilidade pode automatizar pagamentos e outros processos de AP, reduzindo a carga sobre o departamento de contabilidade. Ao mudar para um sistema automatizado, empresas:

   • Evite perder faturas em papel
   • Pode agilizar autorizações de pagamento
   • Organize melhor seus registros
   • Pode remeter pagamentos ou cuidar de outras tarefas de AP de qualquer lugar (com um sistema baseado em nuvem)

   Automatizar processos que antes eram feitos manualmente em papel, planilhas e sistemas desconectados também levam a grandes ganhos de eficiência e produtividade. Também ajuda a economizar dinheiro, libera os funcionários para se concentrarem em um trabalho mais significativo, reduz erros e reduz a chance de fraude.

7. Delegue onde puder

   Ao avaliar seus processos atuais de AP e determinar quais etapas você precisará realizar para melhorá-los, procure maneiras de delegar tarefas e responsabilidades aos colegas.

   Por exemplo, se ainda espera receber várias faturas em papel todos os meses, selecione um ponto específico de contato para recebimento, digitalizando e inserindo-os em seu sistema AP. Dessa maneira, se uma fatura for perdida ou um pagamento for emitido com atraso, haverá um ponto de contato para o fornecedor. Você também pode atribuir membros da equipe a outras funções para distribuir as responsabilidades do AP de maneira uniforme e liberar todos para realizar trabalhos mais importantes.

8. Elimine a entrada manual de dados

   Demorado, tedioso, caro e sujeito a erros, a entrada manual de dados reduz a eficiência de contas a pagar e abre muitas oportunidades para erros. Conforme os membros da equipe de contabilidade pegam os dados das faturas do fornecedor e os inserem manualmente em seus computadores, os erros são inevitáveis ​​e caros.

   Por exemplo, até mesmo apenas um número ausente ou ponto decimal mal colocado pode se traduzir em grandes custos para uma empresa. Se um sistema automatizado for programado para pagar a um fornecedor $ 35, 000 em vez de $ 3, 500, por exemplo, esse erro pode afetar significativamente os resultados financeiros. Uma vez identificado, o problema então precisa ser resolvido - mais uma perda de tempo e recursos para a organização.

   Multiplique esse erro em várias faturas e é fácil ver por que eliminar a entrada manual de dados é um motivo crítico para agilizar o processo de AP. Implementar um sistema ERP com automação AP permite que as empresas capturem todos os dados da fatura, sincronizá-lo com seu sistema de contabilidade, verifique a precisão de todos os dados (por exemplo, contra ordens de compra emitidas) e minimizar a chance de erros de dados.

9. Arquive dados de forma eficaz e automática

   O processo de AP não termina quando as faturas são pagas. Também inclui o arquivamento pós-pagamento de dados que podem ser recuperados, revisado e atuado (conforme necessário) em uma data posterior. Seja em papel ou digital, este registro histórico de todas as contas do fornecedor que foram liquidadas é uma parte vital dos registros financeiros de uma empresa.

   Além de reduzir os erros de entrada de dados, O software de automação AP fornece essa “trilha de papel digital” e dá aos funcionários controle e tempo para trabalhar em projetos mais importantes.

   Com o software baseado em nuvem, há um banco de dados centralizado de informações de AP com o qual membros autorizados da equipe em todos os departamentos podem interagir e acessar de qualquer lugar.

Você deve considerar a automação AP para o seu negócio?

De acordo com Ardent Partners, 55% das empresas veem seus departamentos de AP como “muito” ou “excepcionalmente” valiosos para a empresa como um todo. Apesar do valor percebido, o processamento de faturas ainda custa às empresas mais do que deveria. Enquanto os melhores departamentos de AP tinham custos médios de processamento de faturas de apenas US $ 2,18 por fatura, retardatários gastaram $ 12,60 - quase 500% a mais.

Com aprovações de faturas atrasadas, abundância de papel e pouca visibilidade de faturas e dados de pagamento, as empresas estão cada vez mais se voltando para a automação de AP. Em troca, essas empresas estão se beneficiando de melhores análises de AP, eliminando papel, reduzindo os custos de processamento e melhorando a colaboração do fornecedor.

Com cerca de 81% das empresas afetadas por fraudes de pagamentos em 2019, A automação de AP ajuda as empresas a se protegerem contra fraudes, controlando quais funcionários têm acesso à aprovação de faturas e liberação de pagamentos. Eles podem criar fluxos de trabalho de aprovação com várias pessoas e aumentar as chances de receber faturas fraudulentas antes que o pagamento seja processado.

Como o NetSuite ajuda empresas de todos os tamanhos com otimização e automação de AP

Empresas de todos os tamanhos podem gerenciar o processo completo de contas a pagar com as soluções líderes da NetSuite. Projetado desde o início para atender às necessidades das empresas em todos os setores, O NetSuite é fácil de implementar e simples de manter.

O NetSuite permite que as empresas mantenham todas as faturas e informações do fornecedor em um só lugar, automatizar pagamentos por meio de diferentes métodos (verificar, transferência bancária, arame, etc.) e gerenciar outros processos, desde o pedido de compra até o pagamento. Ele também pode produzir relatórios que revelam informações valiosas sobre o status dos pagamentos, quantidade total de faturas pendentes, contas vencidas e muito mais.