Integridade do inventário - Fatores importantes a serem considerados para evitar incompatibilidade de inventário

Qualquer estoque de matérias-primas ou produtos acabados é executado em milhares de itens SKU. Especialmente no caso de estoque de matéria-prima, bem como estoque de peças sobressalentes, esses números podem ser muito maiores quando comparados com produtos acabados. Mesmo em bens acabados, alguns produtos, como roupas, mercearia, etc., pode ter milhares de SKUs em toda a gama.

Cada unidade de estoque tem um valor econômico nos livros da empresa. Portanto, como um ativo, é necessário ter um controle sobre o estoque e garantir que o estoque contábil corresponda ao estoque físico. Por estoque de livros, essencialmente, queremos dizer estoque do sistema.

O gerenciamento de estoque, por um lado, consiste em gerenciar as transações de estoque e dados no sistema e, por outro, envolve processos físicos no local. Ambos devem trabalhar em conjunto para garantir que todas as transações sejam fechadas e concluídas tanto no sistema quanto no chão de fábrica.

Em um depósito, as operações diárias normais começam com o recebimento de materiais de diferentes fornecedores, que são descarregados, contados e atualizados no sistema. O sistema então emite um GRN e direciona o local onde o material deve ser armazenado. Conseqüentemente, o material é então movido para o depósito e uma confirmação de volta no sistema fecha toda a transação. Ao mesmo tempo, processos paralelos para entrega de remessa estarão em andamento onde o sistema libera pedidos de retirada no depósito. A equipe de operações coleta os materiais de acordo com a lista de seleção e confirma de volta ao sistema, que então libera um pedido de embalagem e uma fatura para envio. Em meio a essas várias transações, haveria algumas transações operacionais, como transferências de compartimento para compartimento, kits, etc, que são novamente transacionados no sistema, seguido pelo processo físico e reconfirmação do sistema.

Em tal situação, onde várias transações, tanto no sistema quanto em operações físicas, estão acontecendo e as tarefas são interdependentes, qualquer desvio de processo em qualquer uma das transações está fadado a ocorrer, resultando em diferenças entre as transações do sistema e o inventário físico.

A tendência atual nas indústrias é terceirizar as operações de armazenamento para prestadores de serviços terceirizados, nesse caso, as transações aumentam muito devido à introdução de um sistema adicional no final do armazém, que pertence ao fornecedor terceirizado. O principal cliente mantém seu estoque em seu ERP, que transaciona com os fornecedores terceirizados WMS - Warehouse Management System e as transações físicas no chão de fábrica, que devem ser executados simultaneamente com o sistema.

1. Problemas de sistema

   Normalmente, o sistema ERP e o WMS são interligados usando interfaces padrão. Ambos os sistemas trocam arquivos de interface padrão atualizando as transações realizadas em cada um dos sistemas e são baixados em ambas as extremidades em frequências de lote periódicas de meia hora ou uma hora. Assim, todos os recibos recebidos fisicamente no armazém em uma hora são atualizados no armazém WMS que, em seguida, envia as informações GRN para o ERP do Cliente para atualização. O ERP do cliente processa de forma semelhante os pedidos com base no estoque disponível em seu sistema e emite pedidos de vendas que são enviados para o WMS. O WMS então gera pacotes de picking que, quando confirmados, levam à liberação da lista de embalagem e da fatura. Essas transações são novamente concluídas fisicamente e o WMS é atualizado. O WMS ainda envia as informações de despacho ao ERP para posterior atualização. Para que essas transações ocorram sem problemas, tanto o ERP quanto o WMS devem corresponder perfeitamente em termos de estoque e informações de transação.

   Quando no caso de operações do dia-a-dia, centenas de transações estão sendo processadas em ambas as extremidades simultaneamente; as atualizações do sistema podem não acontecer em tempo real e podem levar a discrepâncias de estoque. Portanto, torna-se necessário ter uma reconciliação diária de todas as transações entre os dois sistemas, bem como as operações.

2. Disciplina de sistema necessária

   Esses sistemas baseados em transações exigem disciplina estrita por parte dos usuários do sistema para garantir que eles concluam todos os processos sem desvios e atualizem regularmente os mestres e se reconciliem diariamente. Qualquer falta de disciplina pode afetar não apenas o estoque, mas também as transações. Por exemplo, se, por qualquer motivo, um determinado SKU ou remessa for bloqueado no depósito e não for despachado, o bloqueio de estoque não deve acontecer apenas no WMS, que controla as operações do piso, mas também no ERP. Caso contrário, no ERP, o estoque bloqueado pode ser mostrado como estoque aberto e ser alocado para um pedido de venda.

3. A atualização de dados mestre é OBRIGATÓRIA

   Os números de código SKU em qualquer inventário estão sujeitos a alterações frequentes. Você também pode ter a mesma descrição e o mesmo item sendo fornecido por fornecedores diferentes. Cada vez que um novo SKU é criado no ERP do Cliente, deve-se garantir que os mesmos novos SKUs sejam criados no WMS também. Dados mestre WMS em relação ao Código SKU, A descrição e outros dados mestre do SKU e informações do mestre do fornecedor devem espelhar os do ERP. Se por descuido ou descuido esta coordenação for considerada deficiente, o inventário será confundido ou não será carregado no sistema.

4. O inventário do sistema deve corresponder ao inventário físico

   O estoque configurado e mantido no ERP, bem como no WMS, deve corresponder ao estoque do chão de fábrica. Por exemplo, o inventário mostrado no ERP e WMS com detalhes de cada local para onde, quanto está armazenado em qual local deve corresponder exatamente à realidade física. No chão de fábrica, o local físico deve ter o mesmo SKU, Quantidade exata de acordo com a entrada do sistema. Qualquer incompatibilidade na localização do piso resultante de um erro da equipe de operações de manter o estoque em local incorreto criará confusão tanto no sistema quanto nas operações.