Os três relatórios financeiros mais importantes para pequenas empresas

Após o final de um trimestre recente, A Oracle informou que suas receitas trimestrais totais aumentaram 11% ano a ano, com vendas internacionais respondendo por 60% de sua receita

A cada trimestre, qualquer pessoa interessada pode ter um vislumbre da saúde financeira de uma empresa como a Apple, porque ela é negociada publicamente e é obrigada a divulgar seu desempenho financeiro. Ele comunica esses resultados em chamadas de lucros e ao preencher relatórios financeiros com a Securities and Exchange Commission (SEC).

No entanto, os relatórios financeiros são um exercício vital para empresas de todos os tamanhos.

O que são relatórios financeiros?

Os relatórios financeiros ajudam os líderes internos e as partes interessadas externas a compreender a situação financeira da empresa. Embora pequeno, as empresas privadas só são obrigadas a apresentar relatórios à SEC se tiverem US $ 10 milhões ou mais em ativos e 500 ou mais acionistas, a maioria das empresas cria essas declarações, mesmo que sejam apenas para consumo interno. Adicionalmente, muitos pequenos, empresas privadas, em algum momento, precisarão fornecer relatórios financeiros às partes interessadas ao buscar empréstimos de um banco, investimento de uma empresa de capital de risco ou financiamento de capital.

Por que os relatórios financeiros são importantes?

Na Pesquisa de Crédito para Pequenas Empresas dos Bancos da Reserva Federal, 43% dos 5, 514 pequenas empresas pesquisadas disseram que solicitaram financiamento nos últimos 12 meses. Eles costumam usar esses fundos para expandir o negócio, adquirir novos ativos ou buscar oportunidade de negócio ou pagar despesas operacionais. Os tipos mais comuns de financiamento externo que as pequenas empresas procuraram foram empréstimos / linhas de crédito, um cartão de crédito, crédito comercial, arrendamento mercantil ou um investimento de capital. Para garantir esse financiamento, a maioria foi a um banco, com um credor online sendo a segunda opção mais popular.

Para receber qualquer financiamento, seja de um banco, investidor de capital de risco ou outra fonte, as partes interessadas precisarão revisar os relatórios financeiros. As pequenas empresas também podem precisar apresentar demonstrações financeiras para fins fiscais. Por exemplo, C Empresas são obrigadas a preencher um balanço patrimonial como parte de sua declaração anual de impostos federais. A U.S. Small Business Administration (SBA) diz que o IRS deseja ver se o balanço patrimonial incluído no Formulário 1120 está alinhado com os livros e registros da empresa.

O que está incluído nos relatórios financeiros?

Para pequenas empresas, relatórios financeiros sempre incluem o balanço patrimonial, demonstração de resultados (também chamada de demonstração de lucros e perdas) e demonstração de fluxo de caixa. As pequenas empresas também podem publicar um relatório anual que inclua demonstrações financeiras e informações mais detalhadas sobre o ano, incluindo as principais metas e realizações de negócios e informações sobre liderança.

Os três relatórios financeiros mais importantes para pequenas empresas

1. Balanço patrimonial

   A SBA diz que qualquer empresa que solicite um empréstimo SBA 7 (a) de mais de US $ 350, 000 precisa incluir um balanço patrimonial. Se a empresa está à venda, os investidores e compradores em potencial também examinarão o balanço patrimonial para avaliar sua posição financeira.

   O balanço patrimonial fornece um instantâneo da saúde geral da empresa - simplesmente, o que possui, o que deve e patrimônio líquido. Os balanços devem ser preparados de acordo com o período de relatório definido pela empresa (a cada trimestre, por exemplo).

   Os ativos são listados primeiro no balanço patrimonial, seguido pelo passivo e patrimônio líquido. A SEC diz que os ativos são listados em ordem decrescente de quão rapidamente eles podem ser convertidos em dinheiro, com contas a receber e estoque perto do topo da lista. Ativo permanente, como caminhões, móveis de escritório e outras propriedades, seriam listados abaixo de ativos atuais, como inventário. O passivo segue a mesma regra. Um exemplo de passivo circulante são contas a pagar. O patrimônio líquido pode ser listado no passivo, mas é uma categoria separada, não é uma responsabilidade.

   Os bancos e investidores podem olhar para um balanço para determinar o índice de endividamento de uma empresa. O índice da dívida é a dívida total dividida pelos ativos totais, em seguida, multiplicado por 100. Por exemplo, se a empresa tiver $ 100, 000 em dívida e $ 500, 000 em ativos, o rácio da dívida é de 20%. Quanto maior for a porcentagem, mais a empresa é alavancada.

   O cálculo dos itens listados no balanço patrimonial pode ser concluído usando o formulário de amostra do SBA abaixo.

   Este formulário automatizado é disponibilizado como complemento do CCH Business Owner’s Toolkit

   [Nome da sua empresa]
   Balanço patrimonial
   [Mmmm Dd, 200X]

   Ativos Ativos correntes: Dinheiro $ 0 Contas a receber $ 0 Menos:Reserva para devedores duvidosos 0 0 Estoque de mercadorias 0 Despesas Pré-Pagas 0 Notas a Receber 0 Total de ativos atuais $ 0 Ativo permanente: Veículos 0 Menos:Depreciação Acumulada 0 0 Móveis e Acessórios 0 Menos:Dep. Acumulada reciação 0 0 Equipamento 0 Menos:Depreciação Acumulada 0 0 Edifícios 0 Menos:Depreciação Acumulada 0 0 Terreno 0 Total de ativos fixos 0 Outros ativos: Goodwill 0 Total de outros ativos 0 Total de ativos $ 0 Passivo e capital Passivo Circulante: Contas a pagar $ 0 Impostos sobre vendas a pagar 0 Impostos sobre a folha de pagamento a pagar 0 Salários a pagar acumulados 0 Receitas não adquiridas 0 Notas de curto prazo a pagar 0 Empréstimo bancário de curto prazo a pagar 0 Passivo Circulante Total $ 0 Responsabilidades de longo prazo: Notas de longo prazo a pagar 0 Hipoteca a pagar 0 Total de passivos de longo prazo 0 Resposabilidades totais 0 Capital: Patrimônio líquido 0 Lucro líquido 0 Capital Total 0 Passivo total e capital $ 0

2. Declaração de renda (declaração de lucros e perdas)

   A demonstração de resultados fornece uma análise detalhada da receita da empresa, seu custo de receita, despesas operacionais e não operacionais e receita não operacional para mostrar a um credor ou investidor o lucro ou prejuízo da empresa durante um determinado período de relatório.

   A SEC oferece uma metáfora útil para conceituar uma demonstração de resultados em várias etapas - pense nela como um lance de escadas. O negócio começa no topo com todo o dinheiro que ganhou durante o período do relatório e continua a descer as escadas, subtraindo custos e despesas até chegar ao resultado final.

   As declarações de renda de várias etapas começam com as vendas brutas da empresa para um período específico. A próxima etapa é subtrair o valor dos retornos, descontos e subsídios. Essas são as vendas líquidas da empresa. Das vendas líquidas, deduzir o custo das vendas ou custo dos produtos vendidos (CPV), que inclui todos os custos associados à fabricação ou distribuição de produtos, para fabricantes. Para atacadistas e varejistas, COGS é o preço pago para adquirir estoque para revenda, incluindo taxas de envio de entrada. Este é o lucro bruto, porque as despesas operacionais e não operacionais ainda não foram deduzidas.

   Subtraia as despesas operacionais do lucro bruto para obter o lucro operacional. Algum interesse, receitas ou despesas não operacionais são então adicionadas ou subtraídas do lucro operacional para chegar ao lucro operacional antes do imposto de renda. Uma vez que o imposto de renda é deduzido, a empresa pode ver seu lucro ou prejuízo líquido.

   O SBA oferece este modelo útil para as empresas para ajudá-las a criar uma demonstração de resultados.

   Este formulário automatizado é disponibilizado como complemento do CCH Business Owner’s Toolkit

   [O nome da sua empresa]
   Declaração de renda
   Para o ano encerrado [Mmmm Dd, 200X]

   Receita: Vendas brutas $ 0,00 Menos:Retorno de vendas e descontos $ 0,00 Vendas Líquidas $ 0,00 Custo de bens vendidos: Estoque inicial $ 0,00 Adicionar:Compras $ 0,00 Adicionar:Frete $ 0,00 Adicionar:Labo direto $ 0,00 Adicionar:Despesas Indiretas $ 0,00 $ 0,00 Menos:Estoque Final $ 0,00 Custo de bens vendidos $ 0,00 Lucro bruto (perda) $ 0,00 Despesas: Publicidade $ 0,00 Amortização $ 0,00 Dívidas incobráveis ​​$ 0,00 Encargos bancários $ 0,00 Charitab le Contribuições $ 0,00 Comissões $ 0,00 Contrato de Trabalho $ 0,00 Taxas de cartão de crédito $ 0,00 Despesas de entrega $ 0,00 Depreciação $ 0,00 Taxas e assinaturas $ 0,00 Seguro $ 0,00 Juros $ 0,00 Manutenção $ 0,00 Diversos $ 0,00 Despesas de escritório $ 0,00 Suprimentos operacionais $ 0,00 Impostos sobre a folha de pagamento $ 0,00 Autorizações e licenças $ 0,00 Porte $ 0,00 Honorários Profissionais $ 0,00 Impostos sobre a Propriedade $ 0,00 Aluguel $ 0,00 Reparos $ 0,00 Telefone $ 0,00 Viagem $ 0,00 Utilitários $ 0,00 Despesas de veículos $ 0,00 Salários $ 0,00 Despesas totais $ 0,00 Receita operacional líquida $ 0,00 Outros rendimentos: Ganho (perda) na venda de ativos $ 0,00 Renda de juros $ 0,00 Total de outras receitas $ 0,00 Lucro líquido (perda) $ 0,00

   Uma empresa menos complexa que usa contabilidade de caixa pode usar uma demonstração de resultados de uma etapa. Com uma declaração de uma única etapa, vendas brutas e receita não operacional são incluídas no topo para mostrar a receita total da empresa. Todas as despesas operacionais são então subtraídas dessa receita total para calcular o lucro líquido.

3. Demonstração de fluxo de caixa

   O fluxo de caixa sempre foi um desafio para as pequenas empresas, e a pandemia apenas exacerbou esse problema, conforme evidenciado pela mais recente pesquisa semanal Small Business Pulse do U.S. Census Bureau. Apenas 28% relataram que tinham dinheiro suficiente para operar por três meses, e quase 50% previam que levaria mais de seis meses para que os negócios voltassem ao nível de um ano atrás.

   Acompanhar as entradas e saídas de caixa e comparar esses números mês a mês e trimestre a trimestre é importante para manter o fluxo de caixa estável. A demonstração do fluxo de caixa usa os números da demonstração de resultados e do balanço para tornar clara a posição de caixa da empresa, porque mostra as mudanças ao longo do tempo e o aumento ou diminuição líquido para aquele período contábil específico.

   As declarações de fluxo de caixa dividem e examinam o fluxo de caixa de três depósitos de caixa - atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento. O SBA também oferece um modelo de demonstração de fluxo de caixa de amostra, visto abaixo.

   Este formulário automatizado é disponibilizado como complemento do CCH Business Owner’s Toolkit

   Planilha de orçamento de fluxo de caixa [Mês] [Mês] [Mês] [Mês] [Mês] [Mês] Total Saldo de caixa inicial $ 10 $ 10 $ 0 $ 0 $ 0 Entrada de caixa (receita): Contas Gravando. Cobranças 0 Produto do empréstimo 0 Vendas e receitas 0 outro:0 0 Total de entradas de caixa $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Saldo de caixa disponível $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Saída de caixa (despesas): Publicidade 0 Taxas de serviço bancário 0 Taxas de cartão de crédito 0 Entrega 0 Health Insurance 0 Insurance 0 Interest 0 Inventory Purchases 0 Miscellaneous 0 Office 0 Payroll 0 Payroll Taxes 0 Professional Fees 0 Rent or Lease 0 Subscriptions &Dues 0 Supplies 0 Taxes &Licenses 0 Utilities &Telephone 0 Other:0 0 0 Subtotal $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Outros fluxos de caixa: Capital Purchases 0 Loan Principal 0 Owner’s Draw 0 Other:0 Subtotal $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Total de saídas de caixa $0 $0 $0 $0 $0 $0 $0 Saldo de caixa final $0 $0 $0 $0 $0 $0

Use Financial Management Software for Financial Reporting

In preparing for an IPO, one of the first steps companies must take is pulling data from their financial software. Companies must provide three years of audited financial data before they go public, and having an accounting system that automates many accounting processes and stores all key records in one place makes it much easier to provide accurate and timely financial reporting.

Financial reporting also improves financial discipline and ultimately puts small businesses in a better spot. A study by the Federal Reserve Banks of Chicago and San Francisco found a direct correlation between financial management and the financial health of small businesses. The study showed organizations with better financial planning and management practices had higher rates of excellent or above-average financial health and were far more likely to have annual revenue of at least $1 million.

Robert Half’s 2019 Accounting &Finance Functions report found that businesses of every size increased their accounting automation over the last year. Some 39% of firms with less than $499 million in revenue use automated software, with invoicing, geração de relatórios financeiros, data collection and document storage and compliance the most likely functions automated. And more than half of those surveyed that they use some or only cloud-based software for accounting and finance, such as ERP.