6 Melhores práticas de gestão de despesas:o guia completo para CFOs e especialistas

p Depois da folha de pagamento e benefícios do funcionário, viagens e entretenimento (T&E) é a segunda maior despesa controlável para empresas. Isso faz com que as práticas recomendadas de gestão de despesas sejam seguidas - o processo e as tecnologias envolvidas no reembolso de viagens aos trabalhadores, hotéis, refeições, entretenimento e outras despesas diretas - um grande negócio.

p O gerenciamento automatizado de despesas pode simplificar o processo de envio de relatórios, minimizar a documentação perdida, reduza os erros e reembolse os funcionários com mais rapidez. Ainda, a tecnologia precisa ser sustentada por políticas. Ao estabelecer os procedimentos que regem os relatórios de despesas, empresas de todos os tamanhos devem seguir as melhores práticas do setor. O IRS e os auditores não esperam nada menos.

Vantagens de monitorar e gerenciar com eficácia as despesas dos funcionários

p Você provavelmente tem algumas diretrizes em vigor para relatórios de despesas, mas eles acompanharam as mudanças na realidade dos negócios? Se não, é hora de uma atualização. Ao defender tal iniciativa, Os CFOs devem apontar que as organizações que rastreiam e gerenciam com eficácia as despesas dos funcionários podem:

• Aproveite ao máximo as deduções fiscais . Ao manter a documentação certa pelo período certo de tempo, e garantindo que todas as deduções são válidas, as empresas podem ter certeza de que podem aceitar todas as deduções permitidas e ter o nível correto de relatórios para o IRS.
• Desenvolva orçamentos e previsões mais precisas. As despesas de T&E constituem uma grande parte do orçamento operacional de uma empresa média. Quando essas despesas não são rastreadas e processadas adequadamente, que pode interferir na capacidade de um CFO de fazer um orçamento e fazer previsões para o futuro com precisão.
• Gerenciar despesas. Não saber quanto as pessoas estão gastando enquanto estão na estrada (ou em casa) trabalhando torna difícil gerenciar o fluxo de caixa de forma eficaz. Com melhor supervisão nesta área, você não saberá apenas quem está gastando o quê, você também terá mais controle dessas despesas, tornando mais fácil evitar que os funcionários abusem do sistema.
• Minimize a fraude em despesas de negócios. A fraude ocupacional inclui exagerar as despesas de negócios, enviar registros fraudulentos e outros abusos que podem ser restringidos por meio de boa supervisão, políticas e controles.

6 Melhores Práticas de Gestão de Despesas

p Talvez você já tenha um plano de gerenciamento de despesas em vigor e precise de uma abordagem atualizada para esse processo crítico de negócios. Ou, talvez você já tenha operado por anos sem um plano bem elaborado e agora esteja pronto para desenvolver um desde o início. Independentemente de qual extremidade do espectro sua empresa está, essas melhores práticas o ajudarão a desenvolver uma abordagem eficaz de gerenciamento de despesas.

1. Política de despesas

p Uma das melhores maneiras de controlar os gastos dos funcionários é implementar uma política de gerenciamento de despesas que todos na organização devem seguir. Sua política deve descrever exatamente o que é e o que não é uma despesa aprovável com base nas regulamentações atualizadas do IRS que regem os reembolsos e a cultura da sua empresa e realidade orçamentária.

p Uma política de despesas para toda a empresa também ajuda o departamento de contabilidade e / ou aprovadores a decidir rapidamente - e criar regras automatizadas que regem - se uma despesa é reembolsável ou não. Certifique-se de estabelecer orçamentos para cada categoria; por exemplo, qualquer voo que exceda um certo limite de custo requer aprovação prévia de um supervisor.

p A política também deve incluir informações sobre quando os funcionários podem esperar o reembolso de suas despesas, normalmente 30 dias ou menos, dependendo da empresa, e que recurso eles têm no caso de uma despesa ser rejeitada ou questionada. Dessa maneira, sua apólice servirá como um padrão para a tomada de decisões finais sobre o reembolso dos custos (ou não).

O que constitui uma boa política de despesas?

p Em poucas palavras, justiça, transparência, abrangência e clareza.

p Já mencionamos que todos na empresa estão sujeitos à política. Além disso, examine as leis estaduais e federais que regem os relatórios de despesas e reembolso e desenvolva uma política que esteja em conformidade com essas leis. Peça a opinião de seus funcionários e gerentes seniores:Que tecnologia tornaria o processo mais fácil para eles? Que regras precisam ser declaradas com mais clareza? Use esta entrada para criar um programa que atenda às necessidades de todos.

2. Relatório de despesas

p Regra nº 1:se você quiser o prompt, relatórios completos, dar aos funcionários uma maneira fácil de enviar suas despesas. Quanto mais planilhas do Excel, formulários, interfaces desajeitadas e documentação com que as pessoas precisam lutar, quanto mais eles vão atrasar, quanto maior será o nível de frustração e mais erros você terá que corrigir.

p Com o gerenciamento de despesas tradicional, as empresas usam um sistema de processamento baseado em papel e planilha, pagar e auditar as despesas de seus funcionários. Isso normalmente cobre viagens, acomodações, refeições e outras despesas incorridas enquanto um funcionário está conduzindo "negócios oficiais".

p Em outras palavras, enquanto eles estão na estrada. Por que não deixá-los fotografar e enviar recibos de um aplicativo em vez de controlar o papel?

3. Coleta de informações críticas de despesas

p Enquanto trabalhava fora do local, seus funcionários receberão recibos em diferentes formatos para comprovar suas despesas e ser reembolsados ​​por eles. Os recibos eletrônicos são aceitos pelo IRS; seguindo o exemplo, você simplifica o processo de acumulação, enviar e revisar a documentação de apoio.

p Para controlar os custos operacionais e minimizar a burocracia, você precisará de uma forma automatizada de coletar faturas, recibos e documentação de apoio dos funcionários. Descreva claramente esse processo em sua política de gestão de despesas de negócios, que os associados podem consultar ao enviar sua documentação para aprovação.

4. Estabelecendo responsabilidade

p Os processos estabelecidos são tão bons quanto as pessoas que dependem deles e os consultam regularmente. Para garantir que seu plano de despesas de negócios e a política relacionada sejam priorizados, você terá que responsabilizar os associados. Para iniciar, gerentes e supervisores devem estar cientes das políticas de despesas da organização e, por sua vez, responsabilizar suas equipes por segui-los.

p Para garantir altos níveis de responsabilidade nesta área, oferecem aos gerentes uma maneira fácil de acessar, revisar e fornecer feedback sobre os relatórios de despesas de seus funcionários. Usando um software de gerenciamento de despesas que pode ser acessado por meio de um dispositivo móvel, por exemplo, coloca mais poder nas mãos de seus gerentes e os ajuda a orientar os membros da equipe em direção a bons processos de gerenciamento de despesas de negócios.

5. Oportunidade

p Ninguém quer pagar $ 1, 000 em despesas de viagem do próprio bolso para uma viagem de negócios e, em seguida, esperar por meses enquanto essas despesas são revisadas, aprovado e reembolsado.

p Infelizmente, isso é exatamente o que acontece na ausência de políticas e processos sólidos de gestão de despesas de negócios.

p Para evitar este problema, e os funcionários infelizes que vêm com isso, criar prazos de nível de serviço que funcionem tanto para a empresa quanto para os funcionários. Por exemplo, deixar claro que os associados devem enviar seus relatórios de despesas até o dia “X” do mês, com a documentação exigida completa, para receber o reembolso até o dia “Y”. Se eles perderem esses prazos, especifique claramente quanto tempo adicional será necessário para processar seus relatórios e reembolsos.

p Certifique-se de que os gerentes e líderes seniores também entendam a importância de aprovar prontamente as despesas relatadas. Quando todos entendem suas obrigações individuais em fazer o sistema funcionar sem problemas, o relatório, o processo de autorização e reembolso ocorrerá em tempo hábil.

6. Auditorias regulares do processo de fraude

p Conduzir auditorias regulares de seus processos de gerenciamento de despesas e fazer revisões regulares para possíveis fraudes são duas práticas recomendadas que todos os CFOs devem seguir. As auditorias de gerenciamento de despesas podem identificar áreas de melhoria potencial e, ao mesmo tempo, apontar variações que podem estar aumentando substancialmente os custos operacionais.

p O processo de auditoria também ajuda a descobrir fraudes em despesas. Dos esquemas de fraude interna relatados por pequenas empresas, aqueles com menos de 100 funcionários, e organizações maiores, a Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) afirma que 20% das pequenas empresas e 13% das grandes empresas relataram reembolsos de despesas fraudulentos.

p A ACFE afirma que as principais atividades fraudulentas de reembolso de despesas são:

• Despesas mal caracterizadas
• Despesas exageradas
• Despesas fictícias
• Vários reembolsos para a mesma despesa

p Um sistema automatizado pode sinalizar anomalias, como arquivamento duplo, e, assim, ajudar as empresas a identificar e reprimir reivindicações fraudulentas.

7 estratégias-chave para gestão de despesas

p Para recapitular, aqui estão as principais estratégias de gerenciamento de despesas que todas as organizações podem começar a usar hoje para melhorar seus processos existentes - ou, desenvolver novos:

1. Escreva uma política de despesas sólida que reflita as necessidades da sua empresa, seus gerentes e líderes e seus funcionários.
2. Ser justo, transparente e abrangente com sua política.
3. Fornece uma maneira fácil para os funcionários enviarem seus relatórios de despesas.
4. Reúna e retenha informações críticas de despesas conforme exigido por lei.
5. Mantenha todos, de gerentes a funcionários e equipes de finanças, responsável ao longo de todo o processo.
6. Seja pontual com os reembolsos dos funcionários, para que eles não carreguem saldos.
7. Realize auditorias regulares de seu processo, e preste atenção às anomalias sinalizadas que podem indicar abusos e fraudes.

Facilite o processo (com o software de gerenciamento de despesas)

p Com 43% das empresas ainda usando processos manuais para gerenciar seus relatórios de despesas - e 46% das organizações não rastreando os custos associados - a implementação de um software de gerenciamento de despesas automatizado é mais uma prática recomendada para as empresas.

p De acordo com 82% das empresas que investiram ou planejam investir em tecnologia para facilitar a gestão de despesas simplificar o processo de relatório para funcionários e gerentes é um motivador chave.

p Em particular, uma coleta de recibos simplificada, O processo de retenção e envio elimina a dor de relatórios de despesas e torna mais fácil para os associados enviarem seus relatórios de despesas. Armazenado em um local central, esses relatórios podem ser acessados ​​por todos os aprovadores e revisores, acelerando o processo de aprovação, permitindo auditorias regulares e apoiando a boa conformidade.