Como fazer um orçamento base zero para o seu negócio

O orçamento base zero, ao contrário de um orçamento padrão, inicia o processo orçamentário do zero. Saiba mais sobre o orçamento base zero para ver se ele é adequado para o seu negócio.
O orçamento base zero é uma maneira de limpar a lousa. Frequentemente usado em conjunto com um plano estratégico, o orçamento zero ajuda as empresas a alinhar suas metas às suas despesas, removendo quaisquer despesas que não se encaixem em seu plano.

Saiba mais sobre o orçamento base zero, suas vantagens e desvantagens e veja se essa abordagem pode ser adequada para o seu negócio.

Visão geral:o que é orçamento base zero (OBZ)?

O orçamento base zero, ou OBZ, é um orçamento do zero:analisando cuidadosamente cada despesa ou despesa potencial antes de decidir adicioná-la ao orçamento.

Ao contrário do orçamento tradicional, como um orçamento mestre ou orçamento flexível, que se concentra em resultados históricos, o orçamento base zero é usado para alinhar objetivos estratégicos com seu orçamento.

Diferenças entre o orçamento tradicional e o orçamento base zero

Orçamento tradicional	Orçamento Base Zero
Examina os números	Analisa as metas
Requer pouca análise	Requer justificativa de despesas
Concentra-se no custo	Concentra-se na atividade
É simples de preparar	É um processo demorado
Concentra-se nas variações	Analisa todas as despesas igualmente

O orçamento base zero é frequentemente usado quando as empresas procuram cortar despesas ou realocar fundos disponíveis em despesas justificáveis.

Preparar um orçamento base zero normalmente leva mais tempo do que um orçamento baseado em resultados, pois cada despesa é cuidadosamente considerada antes de adicioná-la ao orçamento. Lembre-se de que existem vantagens e desvantagens no orçamento base zero, que explicaremos a seguir.

3 vantagens do orçamento base zero

Há muitas vantagens em criar um orçamento base zero, especialmente se o orçamento do ano anterior foi extremamente impreciso. Embora mais demorado do que criar um orçamento padrão, dedicar um tempo para criar um orçamento base zero pode valer a pena.

1. Precisão

Quando você joga em uma máquina caça-níqueis, muitos jogadores de caça-níqueis afirmam que o dinheiro que você coloca na máquina deixa de ser dinheiro; é apenas um número na parte superior da tela.

Os orçamentos são assim. Uma vez por ano, todos nos sentamos à mesa, bebendo café frio e mastigando bolos velhos enquanto determinamos o que deve entrar no orçamento. Na realidade, essa prática raramente produz novos insights, com a maior parte dos detalhes orçamentários retirados do orçamento do ano anterior, com um aumento ou diminuição levado em consideração.

Esse processo requer pouco pensamento crítico, ou pensamento, em vez de depender do valor gasto no ano anterior.

O orçamento base zero elimina os erros do ano anterior ao justificar qualquer despesa comercial incluída no orçamento, em vez de simplesmente levar adiante os erros do ano anterior.

2. Custo-benefício

O orçamento base zero aborda o orçamento de receitas e despesas, com ênfase nas despesas. No entanto, mergulhar fundo em seus fluxos de receita também faz parte do processo.

Por exemplo, suas canecas de viagem sempre foram um sucesso de vendas com todos os seus clientes. Mas a demanda por esses itens diminuiu devido a mais empresas mudando para funcionários remotos. Como resultado, você planeja diminuir o número de canecas compradas para revenda no ano novo, o que significa que os totais de receita precisarão ser ajustados, assim como as despesas.

É isso que o orçamento com equilíbrio zero faz. Ele elimina o desempenho passado, que pode ou não ser adequado para o seu orçamento futuro, e força você a ir além dos números até a base por trás desses números.

3. Melhor alinhamento com as metas de negócios

A menos que você esteja criando um orçamento pela primeira vez, a criação do orçamento anual geralmente envolve simplesmente aumentar ou diminuir os totais do orçamento do ano anterior em uma porcentagem definida. Isso não faz nada para resolver os déficits e imprecisões orçamentárias, nem se alinha com os objetivos estratégicos.

A criação de um orçamento base zero obriga você e seus funcionários a examinar cuidadosamente cada fonte de receita e cada despesa para determinar seu lugar no orçamento - e até mesmo se merece um lugar no orçamento. O orçamento base zero ajuda você a consolidar despesas entre departamentos, ver exatamente de onde vem sua receita e orçar usando apenas essas informações.

2 limitações do orçamento de base zero

As vantagens do orçamento base zero são aparentes. Mas há algumas desvantagens no processo de orçamento base zero.

1. Demorado

Mesmo para proprietários de pequenas empresas, criar um orçamento base zero não é um processo rápido. Isso porque cada item de linha em seu orçamento é cuidadosamente examinado para ver se é justificado. Embora isso pareça bastante simples, pode rapidamente se tornar um processo tedioso e demorado. Não há dúvida de que o resultado pode fornecer uma precisão que um orçamento padrão não pode, mas cabe a você determinar se também é um tempo bem gasto.

2. Participação do funcionário necessária

Se você tem apenas alguns funcionários, isso não é um problema. No entanto, para pequenas e médias empresas com vários departamentos, criar um orçamento base zero também significa que é necessária a participação total de vários funcionários representando vários departamentos. Sem representantes de todos os departamentos envolvidos, o orçamento base zero não será preciso.

Como fazer um orçamento base zero para sua empresa

Criar um orçamento base zero não é algo que acontece rapidamente. Em vez disso, algumas etapas básicas precisarão ser seguidas para tornar o processo o mais eficiente possível. Se você tiver uma ferramenta de orçamento em seu software de contabilidade, poderá usá-la para criar seu orçamento base zero, embora existam vários modelos disponíveis que também podem ser usados.

1. Identificar metas

Antes de começar a inserir os totais do orçamento, é útil que os chefes de departamento identifiquem suas metas. Por exemplo, se as metas do departamento de vendas são aumentar as vendas, é importante detalhar para determinar como isso acontecerá. As despesas seguirão o mesmo processo.

Por exemplo, se você planeja aumentar o tamanho do departamento de vendas, também deve justificar essa despesa adicional, com um aumento correspondente nas vendas. Se você pagou consistentemente por uma campanha de marketing cara que rendeu zero dólares, agora é a hora de remover essa despesa do seu orçamento.

2. Determine como atingir as metas

Embora seja importante definir metas, você deve estabelecer um caminho para alcançá-las. Serão utilizadas campanhas publicitárias? Será lançado um novo produto? Você vai tentar colocar seu produto em mais lojas? Você vai aumentar sua presença online? Essas são todas as coisas que precisam ser determinadas antes de concluir seu orçamento.

3. Revise todas as atividades geradoras de renda

O orçamento base zero pode ajudar a reduzir as despesas, mas também pode ajudar a identificar oportunidades para aumentar a receita. Isso é particularmente importante para pequenas empresas com fluxos de renda limitados. Por exemplo, se você vender apenas um produto, valeria a pena começar a vender dois ou até três? A criação de um orçamento base zero permite que você faça essas determinações.

4. Consolide as atividades e complete o orçamento

Depois de considerar todas as receitas e despesas do seu negócio, você pode começar a consolidá-las e priorizar seus processos de gastos. Se você está executando duas campanhas de marketing separadas, por que não consolidá-las em uma única campanha e economizar dinheiro? O objetivo final de um orçamento base zero é usar cada dólar de receita em uma despesa.

Exemplo de orçamento baseado em zero

Se você fosse criar um orçamento padrão para o próximo ano, usaria seus totais reais do ano atual e basearia seu orçamento nessas informações.

Por exemplo, o orçamento abaixo exibe os totais reais do orçamento para 2020. Se você estivesse criando um orçamento padrão para 2021, bastaria examinar cada total e talvez aumentar o valor em 10-15%.

O processo de orçamento base zero é simples, pois você está começando do zero, com cada uma das despesas de item de linha examinadas de perto para determinar se a despesa deve ser aumentada, diminuída ou eliminada.

Despesas Operacionais de 2020
Aluguel	$   35.000
Seguro	$     3.500
Eletricidade	$     1.700
Gás	$     1.000
Internet	$     1.200
Telefone	$     2.500
Viagens	$   15.500
Salários	$ 235.000
Materiais de escritório	$     1.300
Envio e entrega	$   17.500
Manutenção e reparos	$   11.000
Outro	$     4.100
Despesas Operacionais Totais	$ 329.300

Agora você está pronto para preparar seu orçamento base zero para 2020. Embora despesas não variáveis, como aluguel, gás e eletricidade, possam ser ligeiramente ajustadas para o novo ano ao examinar as despesas, você determinou algumas coisas:

• Você pode economizar muito dinheiro trocando de fornecedor de material de escritório, resultando em uma redução de US$ 1.300 por ano para US$ 900 por ano.
• Ao examinar suas despesas de viagem para 2020, você percebeu que muitas das viagens que seus funcionários fizeram não fizeram nada para aumentar a receita do seu negócio. Você também percebeu que muitas dessas viagens e reuniões poderiam ter sido tratadas remotamente, por uma fração do custo. Como resultado dessas descobertas, seu orçamento de viagem cai de US$ 15.500 para US$ 7.500.
• A maioria das manutenções e reparos gastos envolveu um equipamento antigo, que foi substituído. Como resultado, você pode reduzir os custos de manutenção e reparo para US$ 5.000.
• Embora todos os seus clientes usufruíssem anteriormente de frete grátis, os custos de frete continuaram a aumentar. Como resultado, você cobrará de seus clientes os custos de envio para qualquer pedido inferior a US$ 75. Isso permitirá que você reduza o custo do frete de US$ 17.500 para US$ 10.000.
• Agrupar seus custos de internet e telefone em um único plano economizará mais de US$ 1.200 por ano, reduzindo o custo atual de US$ 3.700 para US$ 2.500 por ano.
• Você também vai se livrar da categoria Outros, imaginando que se uma despesa não tiver uma categoria para colocá-la, ela pode ser eliminada.

Despesas Operacionais de 2021
Aluguel	$   37.000
Seguro	$     3.650
Eletricidade	$     1.800
Gás	$     1.100
Internet e telefone	$     2.500
Viagens	$     7.500
Salários	$ 235.000
Materiais de escritório	$        900
Envio e entrega	$   10.000
Manutenção e reparos	$     5.000
Despesas Operacionais Totais	$ 304.450

Usando o orçamento base zero, você conseguiu reduzir suas despesas em mais de 7%.

O orçamento base zero é adequado para sua empresa?

O orçamento base zero é uma das maneiras mais fáceis de alinhar suas despesas com seus objetivos. Diferente do orçamento de alto nível ou mesmo do orçamento do projeto, o objetivo do orçamento base zero é ter cada dólar gasto atribuído a uma despesa específica. Usar um orçamento de base zero também pode ajudar a identificar gastos excessivos, bem como identificar prioridades e financiá-las adequadamente.

E mesmo que você não use o orçamento base zero todos os anos, criar um orçamento base zero a cada dois ou três anos pode ajudar a colocar suas prioridades de negócios novamente em foco.